Meilleures pratiques en matière de signature d'e-mail : idées créatives, beaux exemples, conseils de conception et outils gratuits à utiliser maintenant

1. Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ou un pied de page d'e-mail ?
2. Devriez-vous traiter votre signature électronique comme une carte de visite ?
3. Meilleures pratiques de conception de signature électronique
4. Meilleures pratiques de marketing par signature électronique
5. Bonnes pratiques de gestion des signatures e-mail
6. Aspects techniques auxquels vous devez prêter attention
7. Meilleurs générateurs de signatures email gratuits
8. Exemples de signature d'e-mail et modèles modifiables

Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ou un pied de page d'e-mail ?

Une signature d'e-mail, souvent appelée pied de page d'e-mail, fait partie d'une image de marque, qui est plus que le nom et le titre de votre entreprise. Il fournit au destinataire des informations sur votre entreprise et aide à la reconnaître, entre autres.

Devriez-vous traiter votre signature électronique comme une carte de visite ?

Nous échangeons généralement des cartes de visite tout en réseautant lors d'événements hors ligne. Les cartes nous aident à créer une impression plus personnelle et mémorable et à jeter les bases de relations futures. Alors pourquoi ne pas faire de même lorsque nous interagissons avec des personnes en ligne ? De plus, la signature électronique, que nous ajoutons au bas de chaque message électronique que nous envoyons, fait partie des tactiques de marketing les plus abordables qui peuvent sensibiliser, augmenter la portée et instaurer la confiance.

Meilleures pratiques de conception de signature électronique

Avant de créer le meilleur pied de page d'e-mail et de faire ressortir vos e-mails, réfléchissez à ce qu'il transmet aux gens à propos de votre entreprise ? Est-ce que ça a l'air assez bien pour représenter votre marque géniale ? Avez-vous peaufiné son design avec tant de soin que les destinataires peuvent dire qu'ils ont affaire à un pro ? Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, assurez-vous de traiter votre signature électronique avec autant de soin que vous le feriez pour toute autre stratégie de marketing par courrier électronique. Dans cet esprit, nous souhaitons partager quelques bonnes pratiques en matière de signature électronique pour 2022.

1. Gardez la conception de votre signature électronique minimaliste

En ce qui concerne la conception de la signature électronique, rappelez-vous que moins c'est plus. Gardez votre signature propre, soignée et simple. Tenez compte des couleurs et des polices de votre entreprise lors de la création d'un pied de page d'e-mail.

• Tenez-vous en à deux ou trois couleurs dans votre palette de signature.

Si vous en utilisez plus, vous risquez de distraire le lecteur.

• Choisissez une police de signature d'e-mail. N'utilisez pas trop de polices fantaisistes.

Au lieu de cela, optez pour quelque chose de propre, élégant et simple. Si votre organisation a un style de police particulier pour les supports marketing, envisagez de l'utiliser dans le pied de page de votre e-mail pour que tout reste cohérent.

2. Utilisez la gradation visuelle pour mettre en évidence les informations importantes

Pour mettre en évidence les parties essentielles du pied de page de votre e-mail, assurez-vous de procéder comme suit :

• Priorisez vos informations

Savez-vous ce qu'est une pyramide hiérarchique visuelle ? La création d'une hiérarchie visuelle est importante pour diriger l'attention des lecteurs. C'est le processus d'organisation et de hiérarchisation du contenu ou des images afin d'attirer progressivement l'attention sur la partie la plus importante du contenu et de faciliter la lecture des informations. La hiérarchie visuelle ressemble à une pyramide - avec les éléments les plus importants en haut (transmis dans des polices plus grandes). Les informations s'alignent au fur et à mesure de leur importance selon leur importance. Par exemple, vous pouvez utiliser la formule suivante pour les signatures d'e-mail : nom > titre > adresse > numéro de téléphone > e-mail > site Web > comptes de médias sociaux . En présentant ainsi vos coordonnées, vous vous assurez que le destinataire traite naturellement les informations les plus importantes en premier.

• Utilisez le gras

Utilisez judicieusement les lettres en gras sur les choses les plus importantes car elles attirent rapidement les yeux du lecteur.

• Utiliser la taille de la police

Si vous avez besoin d'attirer l'attention sur un aspect spécifique du pied de page de votre e-mail, comme votre nom ou vos récompenses/certificats, jouez avec la taille de la police. Cependant, gardez à l'esprit que la taille de la police doit être comprise entre 10 et 12 pour assurer la meilleure lisibilité.

• Utilisez des séparateurs d'espace

Utilisez des séparateurs d'espace si nécessaire pour séparer les différents éléments de votre signature et diriger l'œil du destinataire.

3. Utilisez des images et des éléments graphiques de haute qualité

Lorsque vous utilisez des visuels dans le pied de page de votre e-mail, il est toujours judicieux de suivre ces règles simples :

• Utilisez des photos avec un fond neutre ;
• Choisissez une photo de tête au lieu d'une photo de tout le corps ;
• Utilisez des graphiques avec une résolution appropriée et un design épuré et simple.

4. Ajoutez uniquement des icônes sociales pertinentes et professionnelles

Notre étude récente a montré que 80 % de ceux qui utilisent des signatures électroniques professionnelles dans leurs communications professionnelles incluent des liens sociaux dans leurs signatures. Adaptez le pied de page de votre e-mail en fonction de votre public cible et de la marque. Utilisez un maximum de quatre icônes de médias sociaux pour garder l'espace dégagé. Assurez-vous également de choisir un ensemble de boutons de médias sociaux d'aspect professionnel qui correspondent au reste de votre signature électronique.

Choses à éviter dans la conception de votre signature électronique

Lorsqu'il s'agit de travailler sur la conception d'une signature électronique, vous devez être conscient de ce qu'il ne faut pas faire. Voici une liste de contrôle des cinq erreurs de signature d'e-mail les plus courantes que vous devriez éviter.

• Surcharger votre signature avec des informations textuelles

Trop de texte peut ruiner la belle apparence de votre signature électronique. Il est préférable de ne pas faire de chaque ligne de la signature plus de 72 caractères.

• Utiliser trop de couleur

Tout comme les images, les couleurs sont idéales pour attirer l'attention des destinataires et transmettre des émotions. Cependant, si vous en utilisez trop, vous risquez de paraître enfantin et non professionnel.

• Utilisation d'un trop grand nombre de polices non sécurisées pour le Web

Jouer avec de nombreuses polices différentes dans votre signature d'e-mail est un grand non-non. C'est juste distrayant, difficile à lire et vous fait paraître non professionnel. En parlant de polices sécurisées pour le Web, si vous utilisez une police de caractères que la plupart des gens n'ont pas installée sur leur ordinateur ou leur smartphone, votre signature aura l'air assez foirée pour la plupart d'entre eux.

• Ajouter trop d'icônes sociales

Le pied de page de votre e-mail aura l'air encombré si vous ajoutez des icônes pour tous vos canaux de médias sociaux. Comme nous l'avons déjà mentionné, il est recommandé de ne pas utiliser plus de quatre boutons de médias sociaux.

• Ne pas télécharger d'images pour les écrans Retina

Beaucoup de vos destinataires peuvent lire leurs e-mails sur les écrans Retina. Pour éviter qu'ils ne voient des images floues sur votre signature de courrier électronique, assurez-vous de télécharger des images de haute qualité pour les écrans Retina.

Meilleures pratiques de marketing par signature électronique

Comme nous l'avons déjà précisé, nous pouvons utiliser une signature électronique pour fournir aux destinataires des informations sur qui nous sommes et ce que nous faisons. Mais nous pouvons également faire passer cette pratique au niveau supérieur en faisant en sorte que la signature reflète les campagnes marketing que nous menons. Comment? Lisez ce guide de marketing par signature électronique.

Alors, par quoi allons-nous commencer ?

1. Ajoutez des appels à l'action à votre signature d'e-mail

Lorsque vous consultez de bons exemples de signatures d'e-mails professionnels, vous remarquerez que la plupart d'entre eux, en règle générale, ont des appels à l'action (CTA) clairs, simples et pas trop insistants. Vous pouvez essayer d'ajouter différents types de CTA au pied de page de votre e-mail. Les appels à l'action vont des offres d'abonnement à votre chaîne YouTube aux liens qui envoient les destinataires vers votre récent article de blog. Pour en savoir plus sur les CTA et comment les utiliser efficacement dans votre signature d'e-mail, consultez ce guide.

• Ajouter un lien à votre calendrier

Ce faisant, vous aiderez vos collègues, partenaires et clients à saisir du temps sur votre calendrier sans avoir à organiser une réunion par e-mail ou par téléphone.

• Demander un avis

Ajoutez des liens vers vos sites d'avis et vos clients les verront chaque fois qu'ils vous parleront par e-mail.

• Ajouter un lien pour télécharger des rapports/études de cas

Lorsque vous parlez à des clients potentiels, il est toujours sage de partager des rapports, des études de cas et des histoires de réussite.

• Liens vers votre place de marché

Une signature électronique peut également constituer un excellent moyen de commercialiser votre entreprise par courrier électronique. Et si vous vendez quelque chose sur Amazon, eBay, Etsy, pourquoi ne pas le mentionner dans votre signature ?

• Abonnez-vous à votre chaîne

Encouragez vos destinataires d'e-mails à s'abonner à votre chaîne sur les réseaux sociaux en ajoutant un CTA directement dans votre signature d'e-mail.

2. La signature électronique comme outil pour accroître la notoriété de votre marque

Si vous cherchez des moyens de promouvoir une plus grande notoriété de la marque pour votre organisation, pensez à ajouter des informations sur les récompenses, les certificats, les commentaires positifs des clients dans votre signature électronique.

• Récompenses et certificats

Si votre entreprise a déjà reçu des certificats ou des récompenses, un endroit idéal pour les montrer est le bas de chaque message électronique que vous envoyez à des partenaires, clients et prospects.

• Annonces

Le pied de page de votre e-mail est également un endroit idéal pour faire des annonces urgentes telles que des apparitions dans des salons professionnels, des heures spéciales de vacances, le lancement de nouveaux produits ou services.

• Avis des clients

Souhaitez-vous également afficher les notes de satisfaction et les avis des clients dans vos e-mails ? Insérez des liens vers des avis clients dans votre signature électronique et faites-les remarquer.

3. Exécutez des campagnes de bannières de signature électronique pour augmenter les conversions

Générez du trafic vers votre site Web en le liant à des bannières publicitaires. Vous pouvez les voir sur des blogs, des portails d'actualités, des réseaux sociaux et même des e-mails. Les bannières promotionnelles peuvent vous aider à montrer des histoires, des moments, des événements à venir, des offres spéciales et à susciter une réaction.

Vous trouverez ci-dessous quelques occasions et supports marketing que vous pouvez promouvoir via les bannières de signature d'e-mail :

• Article de blog récent
• Webinaire à venir
• Offres spéciales
• Accès gratuit à vos outils
• Inviter des personnes à se rencontrer lors de la conférence
• Réductions
• Écoutez votre podcast

Assurez-vous de ne pas submerger les utilisateurs avec trop d'appels à l'action. Si vous offrez trop de choix aux gens, ils risquent de ne rien choisir du tout.

Apprenez-en plus sur les campagnes de signature efficaces dans notre article sur le marketing par signature électronique.

Bonnes pratiques de gestion des signatures e-mail

Comme nous l'avons déjà établi, une signature électronique est votre carte de visite numérique. Et c'est un moyen de se connecter avec vos clients existants et potentiels. Malgré cela, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à faire des pieds de page des e-mails un élément naturel de leur stratégie de marque et à s'assurer que toutes les signatures sont cohérentes et mises à jour dans toute l'organisation. Alors, ne manquez pas l'occasion de transformer vos employés en ambassadeurs de votre marque et créez des signatures d'e-mails d'entreprise en suivant ces règles simples :

1. Créez un modèle de signature d'e-mail standardisé

Lorsqu'il s'agit de créer des signatures de courrier électronique pour les employés, il est important de les garder uniformes et cohérentes.

• Utiliser un logo

Un pied de page d'e-mail avec le logo d'une entreprise augmentera la notoriété de votre marque. Chaque fois que le lecteur verra la signature électronique de votre employé, il l'associera à votre marque, renforçant ainsi la reconnaissance de votre marque.

• Respectez les couleurs de votre marque

Il est recommandé d'utiliser une palette de couleurs cohérente avec les couleurs de votre marque. Mais rappelons-le encore une fois : ce n'est pas une bonne idée d'utiliser plus de deux couleurs.

• Coordonnées normalisées

Une signature d'e-mail d'entreprise standard doit contenir le nom et le titre de l'employé qui envoie l'e-mail, ainsi que ses coordonnées. Mais gardez à l'esprit que vous devrez peut-être personnaliser les signatures de l'entreprise en fonction du poste, du service et de la portée des destinataires des e-mails des employés. Par exemple, les pieds de page des e-mails de l'équipe commerciale doivent inclure des informations détaillées sur l'entreprise par rapport aux signatures des membres du personnel informatique.

2. Utilisez des signatures simplifiées pour la communication interne

Lorsque vous envoyez des e-mails à vos collègues, vous n'avez pas nécessairement besoin d'autant d'informations dans votre pied de page que vous le feriez pour des contacts externes. Il devrait s'agir d'une version plus compacte car vous n'avez pas besoin d'inclure des détails tels qu'une clause de non-responsabilité légale, des bannières marketing ou des boutons de médias sociaux. Inclure un logo, un nom, un intitulé de poste, une extension téléphonique ou une ligne directe suffirait.

3. Utilisez des signatures simplifiées pour les réponses et les transferts

Envisagez de simplifier le pied de page de votre e-mail pour les réponses et les transferts. Cela vous évitera de surcharger vos fils de conversation.

4. Ajoutez différents CTA et bannières pour différents départements

Créez des pieds de page spécifiques aux différents services de votre entreprise. Par exemple, les signatures de vos commerciaux peuvent contenir une bannière avec un bouton "Planifier une démo". Et les signatures de votre service marketing peuvent promouvoir le contenu récent et augmenter les inscriptions.

5. Partagez un lien vers le modèle de signature prédéfini dans votre générateur de signature électronique

Trouvez un service qui vous permettra de gérer et de déployer de manière centralisée des signatures d'entreprise pour n'importe quelle étendue de boîtes aux lettres de votre organisation.

Aspects techniques auxquels vous devez prêter attention

Il y a de nombreux aspects techniques auxquels il faut prêter attention lorsque vous rendez votre pied de page d'e-mail beau mais réactif.

1. Adaptez votre signature aux mobiles

Nous utilisons tous des smartphones de nos jours, et le nombre de personnes qui consultent leurs e-mails sur leur téléphone ne cesse d'augmenter. Saviez-vous que 55 % du total des messages électroniques délivrés chaque jour sont ouverts sur des appareils mobiles ? C'est quelque chose à noter. Lorsque vous travaillez sur votre signature, pensez à ce que les destinataires verront sur leur téléphone. Attention, l'écran d'un smartphone est beaucoup plus petit que l'écran d'un PC. Cela signifie que les objets que vous utilisez dans votre signature électronique doivent être plus grands, tandis que leur nombre est plus petit. N'oubliez pas non plus que la vitesse de l'Internet mobile peut être limitée.

2. Exécutez un test de compatibilité

Il existe une idée fausse commune selon laquelle le pied de page de votre e-mail s'affichera correctement sur tous les clients de messagerie. La triste vérité est que ce ne sera pas le cas. Ce n'est pas parce que votre signature est parfaite dans Gmail qu'elle sera identique dans Outlook. Pour vous assurer qu'il s'affiche bien dans différents clients de messagerie, vous devez exécuter un test de compatibilité entre tous les clients de messagerie les plus populaires.

Voici un exemple de la façon dont ce test doit être effectué :

• Envoi depuis Outlook 2016 vers Gmail
• Envoi depuis Outlook 2019 vers Gmail
• Envoi de Gmail vers Outlook 2016
• Envoi de Gmail vers Outlook 2019
• etc.

Espérons que divers outils permettent de s'assurer que votre signature électronique s'affiche correctement sur toutes les plates-formes. Notre prochain chapitre est consacré à ce sujet. Continue de lire.

3. N'oubliez pas la taille de la signature électronique

Avec les pieds de page des e-mails, il y a deux tailles à vérifier. La taille en pixels et la taille en kilo-octets. Pour les ordinateurs de bureau, la taille de signature d'e-mail maximale recommandée est de 700 pixels (largeur) x 300 pixels (hauteur). Il est préférable de garder votre signature 320px (largeur) x 600px (hauteur) pour les appareils mobiles avec des écrans et une mise à l'échelle plus petits. Essayez également de garder le pied de page de votre e-mail en dessous de 50 Ko.

4. Hébergement d'images

Si vous hébergez des images sur un domaine non approuvé, vos e-mails risquent de ne pas être remis dans la boîte de réception du destinataire. C'est pourquoi il est essentiel d'utiliser un hébergeur commercial réputé pour toutes les images que vous incluez. Certains d'entre eux sont votre serveur, Google Photos, Amazon S3.

5. Assurez-vous de ne pas utiliser de double suivi dans les signatures

Si vous choisissez de suivre les impressions et les clics sur les liens de votre signature, veillez à ne pas utiliser d'autres services/extensions de suivi des e-mails (par exemple, Mailtrack). Sinon, vous risquez d'être pris par les filtres anti-spam.

Les meilleurs générateurs de signatures email gratuits

Il peut être difficile de garder à l'esprit toutes les meilleures pratiques mentionnées ci-dessus lors de la conception d'une signature d'e-mail professionnelle. Les solutions de gestion des signatures d'e-mails peuvent vous aider à créer une conception propre et professionnelle, à distribuer des modèles de signature d'e-mail standardisés dans les services de votre entreprise et à vous assurer que les approbations de votre équipe sont parfaites dans la majorité des clients de messagerie.

Voici une liste de quelques créateurs de signature fiables pour commencer :

Newoldstamp

Newoldstamp est un générateur de signature populaire qui a des versions gratuites et premium avec un abonnement annuel. Il permet de choisir et de personnaliser un modèle en fonction de vos besoins et de vos exigences. Si vous souhaitez ajouter des bannières promotionnelles avec des appels à l'action menant à une page de destination, vous pouvez le faire avec Newoldstamp. De plus, ce générateur de signatures e-mail est un outil parfait pour l'ensemble de votre organisation car il dispose d'une gestion centralisée qui vous permet de contrôler et de mettre à jour toutes les signatures de votre entreprise. Rappelez-vous, nous parlions de vous assurer que votre signature s'affiche bien dans différents clients de messagerie ? Les signatures de Newoldstamp sont compatibles avec la plupart des principaux clients de messagerie.

Ma signature

MySignature est un excellent outil pour vous aider à augmenter la visibilité de votre marque en utilisant votre signature. Il propose de nombreux modèles et modules complémentaires pour exprimer l'identité de la marque et faire ressortir vos e-mails. MySignature est la meilleure solution pour les indépendants et les petites entreprises.

HubSpot

Le créateur de signatures de Hubspot est connu pour sa convivialité. Entrez vos informations personnelles, ajoutez des liens vers vos comptes de réseaux sociaux, jouez avec les thèmes, les polices et les couleurs. Et puis, intégrez simplement votre nouvelle signature dans votre compte de messagerie.

Vous pouvez trouver plus d'options avec des informations détaillées sur les fonctionnalités, les prix et les avis des clients dans notre article sur le meilleur logiciel de gestion des signatures e-mail .

Exemples de signature d'e-mail et modèles modifiables

Alors, à quoi ressemble une signature d'e-mail professionnelle ? Ici, nous avons quelques exemples fantastiques réalisés avec notre générateur de signature e-mail Newoldstamp.

#1 Cette signature électronique minimaliste reflète l'identité de marque de l'entreprise et génère en même temps du trafic vers les profils de médias sociaux de l'entreprise. Le bouton Télécharger sur l'AppStore CTA fonctionne comme un outil supplémentaire de génération de leads.

ce modèle créé à l'aide de newoldstamp.com

#2 Voici un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser une campagne de bannières de signature électronique pour annoncer vos futurs événements hors ligne et en ligne tels que des conférences ou des webinaires. Utilisez un logiciel de signature d'e-mails pour suivre le nombre de clics et de visualisations de bannières.

ce modèle créé à l'aide de newoldstamp.com

# 3 L'exemple suivant vous donnera une idée de la façon dont vous pouvez utiliser votre signature électronique pour développer votre liste de diffusion ou augmenter le nombre de vos abonnés podcast ou YouTube.

ce modèle créé à l'aide de newoldstamp.com

#4 Un autre exemple de signature d'e-mail de marque qui aide à gagner la confiance des clients en fournissant un lien vers une étude de cas récente. Ajoutez une preuve sociale dans votre signature pour augmenter la fidélité et les ventes.

ce modèle créé à l'aide de newoldstamp.com

Conclusion

Lors de la conception de votre signature email professionnelle, pensez à :

• Conception simple et soignée
• Utiliser uniquement des images et des éléments graphiques de haute qualité
• Ajout d'un simple appel à l'action
• Utiliser des bannières publicitaires pour promouvoir des éléments tels que des articles de blog récents, des événements à venir
• Rendre votre signature adaptée aux mobiles
• Respect des normes d'entreprise et juridiques
• Création de signatures corporatives
• Tirer parti des constructeurs de signatures de courrier électronique.