电子邮件签名最佳实践：创意、精美示例、设计提示和立即使用的免费工具

已发表: 2022-06-03

1. 什么是电子邮件签名或电子邮件页脚？
2.你应该把你的电子邮件签名当作名片吗？
3. 电子邮件签名设计最佳实践
4.电子邮件签名营销最佳实践
5.电子邮件签名管理最佳实践
6.你应该注意的技术方面
7. 最好的免费电子邮件签名生成器
8. 电子邮件签名示例和可编辑模板

什么是电子邮件签名或电子邮件页脚？

电子邮件签名通常称为电子邮件页脚，是品牌形象的一部分，而不仅仅是您的公司名称和头衔。它为收件人提供有关您的业务的信息，并帮助识别它等等。

您应该将电子邮件签名视为名片吗？

我们通常在线下活动中交流名片。这些卡片帮助我们创造更加个人化和难忘的印象，并为未来的关系奠定基础。那么，当我们在网上与人互动时，为什么不这样做呢？此外，我们在发送的每封电子邮件底部添加的电子邮件签名属于最实惠的营销策略，可以提高知名度、扩大覆盖面并建立信任。

电子邮件签名示例

电子邮件签名设计最佳实践

在您创建最好的电子邮件页脚并使您的电子邮件脱颖而出之前，请考虑一下它向人们传达的有关您公司的信息？它看起来足以代表您的真棒品牌吗？您是否如此仔细地打磨其设计，以至于收件人可以说他们与专业人士打交道？无论您是大型企业还是小型企业，请务必像对待任何其他电子邮件营销策略一样谨慎对待您的电子邮件签名。考虑到这一点，我们想分享一些 2022 年的电子邮件签名最佳实践。

1.保持您的电子邮件签名设计简约

当谈到电子邮件签名设计时，请记住少即是多。保持您的签名干净、整洁和简单。在制作电子邮件页脚时，请考虑您的公司颜色和字体。

在你的标志性调色板中坚持使用两种或三种颜色。

如果你使用更多，你可能会分散读者的注意力。

选择一种电子邮件签名字体。不要使用太多花哨的字体。

相反，选择干净、优雅和简单的东西。如果您的组织对营销材料有特定的字体样式，请考虑在您的电子邮件页脚中使用它以保持一切一致。

电子邮件签名示例

2.使用视觉渐变突出重要信息

要突出显示电子邮件页脚的重要部分，请确保执行以下操作：

优先考虑您的信息

你知道什么是视觉层次金字塔吗？创建视觉层次结构对于引导读者的注意力很重要。这是对内容或图像进行组织和优先排序的过程，以便逐渐将注意力吸引到内容中最重要的部分，并使信息易于阅读。视觉层次就像一个金字塔——最重要的元素在顶部（以更大的字体传达）。当你往下走时，信息的重要性会逐渐对齐。例如，您可以对电子邮件签名使用以下公式：姓名 > 职务 > 地址 > 电话号码 > 电子邮件 > 网站 > 社交媒体帐户。通过以这种方式显示您的联系方式，您可以确保收件人自然而然地首先处理最重要的信息。

使用粗体

明智地在最重要的事情上使用粗体字母，因为它们能迅速吸引读者的眼球。

如果您需要注意电子邮件页脚的特定方面，例如您的姓名或奖项/证书，请使用字体大小。但是，请记住，字体大小应在 10 到 12 之间，以确保最佳可读性。

使用空间分隔线

如有必要，请使用空间分隔符来分隔签名的不同元素并引导收件人的视线。

3. 使用高质量的图像和图形元素

在电子邮件页脚中使用视觉效果时，遵循以下简单规则始终是明智之举：

使用中性背景的照片；
选择头像而不是全身照片；
使用具有适当分辨率和简洁设计的图形。

电子邮件签名最佳实践

4.只添加相关和专业的社交图标

我们最近的研究表明，在商务交流中使用专业电子邮件签名的人中，有 80% 在他们的签名中包含社交链接。根据您的目标受众和品牌定制您的电子邮件页脚。最多使用四个社交媒体图标来保持空间整洁。此外，请务必选择一组与您的电子邮件签名的其余部分相匹配的专业外观的社交媒体按钮。

电子邮件签名设计中要避免的事情

在进行电子邮件签名设计时，您必须注意不该做什么。这是您应该避免的五个最常见的电子邮件签名错误的清单。

用文本信息重载您的签名

过多的文字会破坏电子邮件签名的美观。最好不要让 sig 的每一行超过 72 个字符。

使用过多的颜色

就像图像一样，颜色非常适合吸引收件人的注意力和传达情感。但是，如果您使用太多，您可能会显得幼稚和不专业。

使用过多且不安全的字体

在您的电子邮件签名中使用许多不同的字体是一个很大的禁忌。它只是分散注意力，难以阅读，并且让你看起来不专业。说到网络安全字体，如果您使用大多数人没有在他们的计算机或智能手机上安装的字体，那么对于大多数人来说，您的签名看起来会很混乱。

添加太多社交图标

如果您为所有社交媒体渠道添加图标，您的电子邮件页脚会显得杂乱无章。正如我们已经提到的，建议使用不超过四个社交媒体按钮。

不为 Retina 屏幕上传图像

您的许多收件人可能会在 Retina 显示屏上阅读他们的电子邮件。为避免他们在您的电子邮件签名中看到模糊的图像，请务必为 Retina 屏幕上传高质量的图片。

电子邮件签名社交图标

电子邮件签名营销最佳实践

正如我们已经阐明的那样，我们可以使用电子邮件签名向收件人提供有关我们是谁以及我们做什么的信息。但是我们也可以通过使签名反映我们开展的营销活动来将这种做法提升到一个新的水平。如何？阅读此电子邮件签名营销指南。

那么，我们应该从什么开始呢？

1. 将号召性用语添加到您的电子邮件签名中

当您查看良好的商业电子邮件签名示例时，您会注意到其中大多数通常具有清晰、简单、不太咄咄逼人的号召性用语 (CTA)。您可以尝试将各种类型的 CTA 添加到您的电子邮件页脚。号召性用语的范围从订阅您的 YouTube 频道的提议到将收件人发送到您最近的博客文章的链接。要了解有关 CTA 以及如何在电子邮件签名中有效使用它们的更多信息，请查看本指南。

将链接添加到您的日历

通过这样做，您将帮助您的同事、合作伙伴和客户在您的日历上节省时间，而无需通过电子邮件或电话安排会议。

要求审查

添加指向您的评论网站的链接，您的客户每次通过电子邮件与您交谈时都会看到它们。

添加链接以下载报告/案例研究

当您与潜在客户交谈时，分享报告、案例研究和成功故事总是明智的。

链接到您的市场

电子邮件签名也可以作为通过电子邮件营销您的业务的绝佳方式。如果你在亚马逊、eBay、Etsy 上卖东西，为什么不在你的签名中提到这个？

订阅您的频道

通过在您的电子邮件签名中添加 CTA 来鼓励您的电子邮件收件人在社交媒体上订阅您的频道。

电子邮件签名示例

2. 电子邮件签名作为提高品牌知名度的工具

如果您正在寻找为您的组织提高品牌知名度的方法，请考虑在您的电子邮件签名中添加一些关于奖项、证书、积极的客户反馈的信息。

奖项和证书

如果您的公司曾经获得过任何证书或奖项，那么展示它们的理想场所就是您发送给合作伙伴、客户和潜在客户的每封电子邮件的底部。

公告

您的电子邮件页脚也是发布时间敏感的公告的好地方，例如贸易展览的出现、特殊的假期时间、新产品或服务的推出。

顾客评论

您是否也想在您的电子邮件中显示客户满意度评分和评论？将指向客户评论的链接放入您的电子邮件签名中，并引起他们的注意。

3. 运行电子邮件签名横幅广告系列以增加转化率

通过将其链接到横幅广告来为您的网站产生流量。您可以在博客、新闻门户、社交媒体甚至电子邮件中看到它们。促销横幅可以帮助您展示故事、时刻、即将发生的事件、特别优惠并引起反应。

以下是您可以通过电子邮件签名横幅宣传的一些场合和营销材料：

最近的博客文章
即将举行的网络研讨会
特别优惠
免费使用您的工具
邀请人们在会议上见面
折扣
收听您的播客

Newoldstamp 电子邮件签名横幅

确保不要用太多的号召性用语压倒用户。如果你为人们提供太多选择，他们可能根本不会选择任何东西。

在我们关于电子邮件签名营销的文章中了解有关有效签名活动的更多信息。

电子邮件签名管理最佳实践

正如我们已经确定的那样，电子邮件签名就是您的数字名片。这是一种与现有和潜在客户联系的方式。尽管如此，许多企业未能使电子邮件页脚成为其品牌战略的自然组成部分，并未能确保所有签名在整个组织中保持一致和更新。因此，不要错过将您的员工变成您的品牌大使并按照以下简单规则创建公司电子邮件签名的机会：

1.创建标准化的电子邮件签名模板

在创建员工的电子邮件签名时，保持它们的统一和一致非常重要。

使用徽标

带有公司徽标的电子邮件页脚将提高您的品牌知名度。每次读者看到您员工的电子邮件签名时，他们都会将其与您的品牌相关联，从而增强您的品牌认知度。

坚持你的品牌颜色

建议使用与您的品牌颜色一致的调色板。但是让我们再次提醒您：使用两种以上的颜色并不是一个好主意。

标准化联系方式

标准的公司电子邮件签名应包含发送电子邮件的员工的姓名和职务，以及他们的联系数据。但请记住，您可能需要根据员工的职位、部门和电子邮件收件人的范围来个性化公司签名。例如，与 IT 员工签名相比，销售团队的电子邮件页脚应包含扩展的公司详细信息。

电子邮件签名管理 Newoldstamp

2.使用简化签名进行内部沟通

在向您的同事发送电子邮件时，您的页脚中不一定需要与外部联系人一样多的信息。它应该是一个更紧凑的版本，因为您不需要包含法律免责声明、营销横幅或社交媒体按钮等详细信息。包括徽标、姓名、职位、电话分机或直拨电话就足够了。

3. 使用简化签名进行回复和转发

考虑简化您的电子邮件页脚以进行回复和转发。它将帮助您避免使对话线程过载。

4.为不同部门添加不同的CTA和横幅

为公司内的不同部门制作特定的电子邮件页脚。例如，您的销售人员的签名可以包含带有“安排演示”按钮的横幅。您的营销部门的签名可以宣传最近的内容并增加注册。

5. 在您的电子邮件签名生成器中共享预定义签名模板的链接

找到一项服务，让您可以集中管理和部署组织中任何范围的邮箱的公司签名。

您应该注意的技术方面

在使您的电子邮件页脚美观但响应迅速时，需要注意许多技术方面。

1. 让您的签名适合移动设备

如今，我们都在使用智能手机，在手机上查看电子邮件的人数也在不断增加。您知道每天发送的全部电子信息中有 55% 是在移动设备上打开的吗？这是需要注意的。在处理您的签名时，请考虑收件人将在他们的手机上看到的内容。请注意，智能手机的屏幕比 PC 的屏幕小得多。这意味着您在电子邮件签名中使用的对象必须更大，而它们的数量必须更小。另外，请记住，移动互联网的速度可能会受到限制。

手机邮件签名

2.运行兼容性测试

有一个常见的误解，即您的电子邮件页脚将在所有电子邮件客户端中正确显示。可悲的事实是它不会。仅仅因为您的签名在 Gmail 中看起来很完美并不意味着它在 Outlook 中看起来也一样。为了确保它在不同的电子邮件客户端中看起来不错，您需要在所有最流行的电子邮件客户端之间运行兼容性测试。

以下是应如何执行此测试的示例：

从 Outlook 2016 发送到 Gmail
从 Outlook 2019 发送到 Gmail
从 Gmail 发送到 Outlook 2016
从 Gmail 发送到 Outlook 2019
等等。

希望各种工具可以方便和轻松地确保您的电子邮件签名在所有平台上正确显示。我们的下一章将重点讨论该主题。继续阅读。

3.记住电子邮件签名大小

对于电子邮件页脚，有两种尺寸可供检查。以像素为单位的大小和以千字节为单位的大小。对于台式机，建议的最大电子邮件签名大小为 700 像素（宽）x 300 像素（高）。对于具有较小屏幕和缩放比例的移动设备，最好将 sig 保持在 320 像素（宽度）x 600 像素（高度）。此外，尽量将您的电子邮件页脚保持在 50KB 以下。

4. 图像托管

如果您在不受信任的域上托管图像，您的电子邮件可能不会发送到收件人的收件箱。这就是为什么必须为您包含的任何图像使用信誉良好的商业主机。其中一些是您的服务器、Google Photos、Amazon S3。

5. 确保不要在签名中使用双重跟踪

如果您选择跟踪签名中链接的展示次数和点击次数，请确保不要使用其他电子邮件跟踪服务/扩展程序（例如 Mailtrack）。否则，您可能会被垃圾邮件过滤器捕获。

最好的免费电子邮件签名生成器

在设计商业电子邮件签名时，牢记上述所有最佳实践可能会让人不知所措。电子邮件签名管理解决方案可以帮助您创建干净、专业的设计，在您的公司部门分发标准化的电子邮件签名模板，并确保您的团队签名在大多数电子邮件客户端中看起来都很完美。

以下是一些可靠的签名创建者的列表：

新旧邮票

Newoldstamp 是一种流行的签名生成器，它有免费和高级版本，每年订阅。它允许选择和自定义模板以满足您的需要和要求。如果您想添加带有号召性用语的促销横幅，并引导至登录页面，您可以使用 Newoldstamp 来实现。此外，此电子邮件签名生成器是您整个组织的完美工具，因为它具有中央管理功能，可让您控制和更新整个公司的所有签名。请记住，我们讨论的是确保您的签名在不同的电子邮件客户端中看起来不错？ Newoldstamp 的签名与大多数主要的电子邮件客户端兼容。

电子邮件签名生成器