Migliori pratiche per la firma dell'e-mail: idee creative, splendidi esempi, suggerimenti per la progettazione e strumenti gratuiti da utilizzare ora

1. Che cos'è una firma e-mail o un piè di pagina e-mail?
2. Dovresti considerare la tua firma e-mail come un biglietto da visita?
3. Migliori pratiche per la progettazione della firma e-mail
4. Migliori pratiche di marketing delle firme e-mail
5. Migliori pratiche per la gestione delle firme e-mail
6. Aspetti tecnici a cui prestare attenzione
7. I migliori generatori di firme e-mail gratuiti
8. Esempi di firme e-mail e modelli modificabili

Che cos'è una firma e-mail o un piè di pagina e-mail?

Una firma e-mail spesso chiamata piè di pagina e-mail, fa parte dell'immagine di un marchio, che è più del semplice nome e titolo della tua azienda. Fornisce a un destinatario informazioni sulla tua attività e aiuta a riconoscerla, tra gli altri.

Dovresti considerare la tua firma e-mail come un biglietto da visita?

Di solito ci scambiamo biglietti da visita durante il networking in occasione di eventi offline. Le carte ci aiutano a creare un'impressione più personale e memorabile e a costruire le basi per le relazioni future. Allora perché non fare lo stesso quando interagiamo con le persone online? Inoltre, la firma e-mail, che aggiungiamo in fondo a ogni messaggio e-mail che inviamo, appartiene alle tattiche di marketing più convenienti che possono aumentare la consapevolezza, aumentare la portata e creare fiducia.

Migliori pratiche per la progettazione di firme e-mail

Prima di creare il miglior footer e-mail e far risaltare le tue e-mail, pensa a cosa trasmette alle persone della tua azienda? Sembra abbastanza buono per rappresentare il tuo fantastico marchio? Hai lucidato il suo design così accuratamente che i destinatari possono dire di avere a che fare con un professionista? Che tu sia una grande o una piccola impresa, assicurati di trattare la tua firma e-mail con la stessa cura che faresti per qualsiasi altra strategia di email marketing. Con questo in mente, vogliamo condividere alcune best practice per la firma e-mail per il 2022.

1. Mantieni il design della tua firma e-mail minimalista

Quando si tratta di design della firma e-mail, ricorda che meno è meglio. Mantieni il tuo segno pulito, ordinato e semplice. Prendi in considerazione i colori e i caratteri aziendali durante la creazione di un piè di pagina dell'e-mail.

• Attenersi a due o tre colori nella tavolozza della tua firma.

Se ne usi di più, rischi di distrarre il lettore.

• Scegli un carattere per la firma e-mail. Non usare troppi caratteri stravaganti.

Invece, scegli qualcosa di pulito, elegante e semplice. Se la tua organizzazione ha uno stile di carattere particolare per i materiali di marketing, considera di utilizzarlo nel piè di pagina dell'e-mail per mantenere tutto coerente.

2. Usa la gradazione visiva per evidenziare informazioni importanti

Per evidenziare le parti essenziali del piè di pagina dell'e-mail, assicurati di eseguire le seguenti operazioni:

• Dai priorità alle tue informazioni

Sai cos'è una piramide gerarchica visiva? La creazione di una gerarchia visiva è importante per dirigere l'attenzione dei lettori. È il processo di organizzazione e priorità dei contenuti o delle immagini in modo da attirare gradualmente l'attenzione sulla parte più importante del contenuto e facilitare la lettura delle informazioni. La gerarchia visiva è come una piramide, con gli elementi più importanti in alto (trasmessi in caratteri più grandi). Le informazioni vengono gradualmente allineate in base alla loro importanza man mano che si scende. Ad esempio, puoi utilizzare la seguente formula per le firme e-mail: nome > titolo > indirizzo > numero di telefono > e-mail > sito Web > account di social media . Presentando i tuoi dati di contatto in questo modo, ti assicuri che il destinatario elabori naturalmente prima le informazioni più importanti.

• Usa grassetto

Usa saggiamente lettere in grassetto sulle cose più importanti poiché attirano rapidamente gli occhi del lettore.

• Usa la dimensione del carattere

Se hai bisogno di attirare l'attenzione su un aspetto specifico del piè di pagina della tua email, come il tuo nome o premi/certificati, gioca con la dimensione del carattere. Tuttavia, tieni presente che la dimensione del carattere dovrebbe essere compresa tra 10 e 12 per garantire la migliore leggibilità.

• Usa i divisori di spazio

Usa i divisori di spazio, se necessario, per separare diversi elementi del tuo segno e dirigere l'occhio del destinatario.

3. Utilizzare immagini ed elementi grafici di alta qualità

Quando si utilizzano elementi visivi nel piè di pagina dell'e-mail, è sempre una buona idea seguire queste semplici regole:

• Usa foto con uno sfondo neutro;
• Scegli un primo piano invece di una foto di tutto il corpo;
• Usa la grafica con una risoluzione adeguata e un design pulito e semplice.

4. Aggiungi solo icone social pertinenti e professionali

Il nostro recente studio ha mostrato che l'80% di coloro che utilizzano firme e-mail professionali nelle comunicazioni aziendali includono collegamenti social nelle loro firme. Personalizza il tuo piè di pagina e-mail in base al tuo pubblico di destinazione e al marchio. Utilizza un massimo di quattro icone dei social media per mantenere lo spazio ordinato. Inoltre, assicurati di scegliere un set di pulsanti di social media dall'aspetto professionale che corrisponda al resto della tua firma e-mail.

Cose da evitare nel design della tua firma e-mail

Quando si tratta di lavorare sul design della firma e-mail, è necessario essere consapevoli di cosa non fare. Ecco un elenco di controllo dei cinque errori di firma e-mail più comuni che dovresti evitare.

• Sovraccaricare la tua firma con informazioni di testo

Troppo testo può rovinare l'aspetto gradevole della tua firma e-mail. È meglio non rendere ogni riga del segno più di 72 caratteri.

• Usando troppo colore

Proprio come le immagini, i colori sono ottimi per attirare l'attenzione dei destinatari e trasmettere emozioni. Tuttavia, se ne usi troppo, rischi di sembrare infantile e poco professionale.

• Utilizzo di troppi font e non sicuri per il web

Giocare con molti caratteri diversi nella tua firma e-mail è un grande no. È solo fonte di distrazione, difficile da leggere e ti fa sembrare poco professionale. Parlando di caratteri sicuri per il Web, se utilizzi un carattere tipografico che la maggior parte delle persone non ha installato sui propri computer o smartphone, la tua firma sembrerà piuttosto incasinata per la maggior parte di essi.

• Aggiunta di troppe icone social

Il piè di pagina della tua email apparirà ingombra se aggiungi icone per tutti i tuoi canali di social media. Come già accennato, si consiglia di utilizzare non più di quattro pulsanti dei social media.

• Impossibile caricare le immagini per gli schermi Retina

Molti dei tuoi destinatari potrebbero leggere le loro email sui display Retina. Per evitare che vedano immagini sfocate sulla tua email, assicurati di caricare immagini di alta qualità per gli schermi Retina.

Migliori pratiche di marketing delle firme e-mail

Come abbiamo già chiarito, possiamo utilizzare una firma e-mail per fornire ai destinatari informazioni su chi siamo e cosa facciamo. Ma possiamo anche portare questa pratica al livello successivo facendo in modo che la firma rifletta le campagne di marketing che eseguiamo. Come? Leggi questa guida al marketing delle firme e-mail.

Allora, da cosa dobbiamo cominciare?

1. Aggiungi inviti all'azione alla tua firma e-mail

Quando controlli buoni esempi di firme e-mail aziendali, noterai che la maggior parte di essi, di regola, ha inviti all'azione (CTA) chiari, semplici e non troppo invadenti. Puoi provare ad aggiungere vari tipi di CTA al piè di pagina della tua email. Gli inviti all'azione vanno dalle offerte per iscriversi al tuo canale YouTube ai collegamenti che inviano i destinatari al tuo recente post sul blog. Per saperne di più sulle CTA e su come utilizzarle in modo efficiente nella firma e-mail, consulta questa guida.

• Aggiungi un link al tuo calendario

In questo modo, aiuterai i tuoi colleghi, partner e clienti a prendere tempo sul tuo calendario senza la necessità di organizzare una riunione via e-mail o telefono.

• Chiedi una recensione

Aggiungi link ai tuoi siti di recensioni e i tuoi clienti li vedranno ogni volta che ti parlano via e-mail.

• Aggiungi un link per scaricare rapporti/casi di studio

Quando parli con potenziali clienti, è sempre opportuno condividere report, casi di studio e storie di successo.

• Collegamenti al tuo mercato

Una firma e-mail può anche servire come un ottimo modo per commercializzare la tua attività tramite e-mail. E se vendi qualcosa su Amazon, eBay, Etsy perché non menzionarlo nel tuo segno?

• Iscriviti al tuo canale

Incoraggia i tuoi destinatari e-mail a iscriversi al tuo canale sui social media aggiungendo un CTA direttamente nella tua firma e-mail.

2. Firma e-mail come strumento per aumentare la consapevolezza del tuo marchio

Se stai cercando modi per promuovere una maggiore consapevolezza del marchio per la tua organizzazione, considera l'aggiunta di alcune informazioni su premi, certificati e feedback positivi dei clienti nella tua firma e-mail.

• Premi e attestati

Se la tua azienda ha mai ricevuto certificati o premi, un posto perfetto per mostrarli è la parte inferiore di ogni messaggio e-mail che invii a partner, clienti e potenziali clienti.

• Annunci

Il tuo piè di pagina e-mail è anche un ottimo posto per fare annunci urgenti come apparizioni in fiere, orari speciali delle vacanze, il lancio di nuovi prodotti o servizi.

• Recensioni dei clienti

Vorresti visualizzare le valutazioni e le recensioni sulla soddisfazione dei clienti anche nelle tue e-mail? Inserisci i link alle recensioni dei clienti nella tua firma e-mail e falli notare.

3. Esegui campagne di banner di firma e-mail per aumentare le conversioni

Genera traffico verso il tuo sito web collegandolo a banner pubblicitari. Puoi vederli su blog, portali di notizie, social media e persino e-mail. I banner promozionali possono aiutarti a mostrare storie, momenti, eventi imminenti, offerte speciali e suscitare reazioni.

Di seguito sono elencate alcune occasioni e materiali di marketing che puoi promuovere tramite i banner delle firme e-mail:

• Post sul blog recente
• Prossimo webinar
• Offerte speciali
• Accesso gratuito ai tuoi strumenti
• Invita le persone a incontrarsi alla conferenza
• Sconti
• Ascolta il tuo podcast

Assicurati di non sovraccaricare gli utenti con troppi inviti all'azione. Se offri alle persone troppe scelte, potrebbero non scegliere proprio nulla.

Scopri di più sulle campagne di firme efficaci nel nostro articolo sul marketing delle firme e-mail.

Best practice per la gestione delle firme e-mail

Come abbiamo già stabilito, una firma e-mail è il tuo biglietto da visita digitale. Ed è un modo per entrare in contatto con i tuoi clienti esistenti e potenziali. Nonostante ciò, molte aziende non rendono i piè di pagina delle e-mail una parte naturale della propria strategia di branding e garantiscono che tutte le firme siano coerenti e aggiornate nell'intera organizzazione. Quindi, non perdere l'occasione di trasformare i tuoi dipendenti nei tuoi ambasciatori del marchio e creare firme e-mail aziendali seguendo queste semplici regole:

1. Creare un modello di firma e-mail standardizzato

Quando si tratta di creare firme e-mail dei dipendenti, è importante mantenerle uniformi e coerenti.

• Usa un logo

Un piè di pagina e-mail con il logo di un'azienda aumenterà la consapevolezza del tuo marchio. Ogni volta che il lettore vede la firma e-mail del tuo dipendente, la assocerà al tuo marchio, rafforzando così il riconoscimento del tuo marchio.

• Attieniti ai colori del tuo marchio

Si consiglia di utilizzare una tavolozza di colori coerente con i colori del proprio marchio. Ma ve lo ricordiamo ancora una volta: non è una buona idea usare più di due colori.

• Informazioni di contatto standardizzate

Una firma e-mail aziendale standard deve contenere il nome e il titolo del dipendente che invia l'e-mail, nonché i suoi dati di contatto. Tuttavia, tieni presente che potrebbe essere necessario personalizzare le firme aziendali in base alla posizione, al reparto e all'ambito dei destinatari delle e-mail dei dipendenti. Ad esempio, i piè di pagina delle e-mail del team di vendita dovrebbero includere dettagli aziendali estesi rispetto alle firme dei membri del personale IT.

2. Utilizzare firme semplificate per la comunicazione interna

Quando invii e-mail ai tuoi colleghi, non hai necessariamente bisogno di tante informazioni nel tuo piè di pagina come avresti per i contatti esterni. Dovrebbe essere una versione più compatta in quanto non è necessario includere dettagli come un disclaimer legale, banner di marketing o pulsanti di social media. Sarebbe sufficiente includere un logo, un nome, un titolo di lavoro, un interno telefonico o una chiamata diretta.

3. Utilizzare firme semplificate per le risposte e gli inoltri

Prendi in considerazione la possibilità di semplificare il piè di pagina delle email per le risposte e gli inoltri. Ti aiuterà a evitare di sovraccaricare i tuoi thread di conversazione.

4. Aggiungi diversi CTA e banner per diversi reparti

Crea piè di pagina email specifici per i diversi dipartimenti della tua azienda. Ad esempio, le firme dei tuoi venditori possono contenere un banner con un pulsante "Programma una demo". E le firme per il tuo reparto marketing possono promuovere i contenuti recenti e aumentare le iscrizioni.

5. Condividi un collegamento al modello di firma predefinito nel generatore di firme e-mail

Trova un servizio che ti consenta di gestire e distribuire centralmente le firme aziendali per qualsiasi ambito di cassette postali nella tua organizzazione.

Aspetti tecnici a cui prestare attenzione

Ci sono molti aspetti tecnici a cui prestare attenzione quando si rende il piè di pagina dell'e-mail bello ma reattivo.

1. Rendi la tua firma mobile friendly

Oggigiorno utilizziamo tutti gli smartphone e il numero di persone che controllano le e-mail sui loro telefoni è in continuo aumento. Lo sapevi che il 55% del totale dei messaggi elettronici recapitati ogni giorno viene aperto su dispositivi mobili? È qualcosa di cui prendere nota. Quando lavori sul tuo sig, pensa a cosa vedranno i destinatari sui loro telefoni. Fai attenzione che lo schermo di uno smartphone è molto più piccolo dello schermo di un PC. Significa che gli oggetti che usi nella tua firma e-mail devono essere più grandi, mentre il numero di essi è più piccolo. Inoltre, tieni presente che la velocità di Internet mobile può essere limitata.

2. Eseguire un test di compatibilità

C'è un malinteso comune sul fatto che il tuo piè di pagina e-mail venga visualizzato correttamente su tutti i client di posta elettronica. La triste verità è che non sarà così. Solo perché la tua firma sembra perfetta in Gmail non significa che avrà lo stesso aspetto in Outlook. Per assicurarti che appaia bene in diversi client di posta elettronica, è necessario eseguire un test di compatibilità tra tutti i client di posta elettronica più popolari.

Ecco un esempio di come dovrebbe essere eseguito questo test:

• Invio da Outlook 2016 a Gmail
• Invio da Outlook 2019 a Gmail
• Invio da Gmail a Outlook 2016
• Invio da Gmail a Outlook 2019
• e così via.

Si spera che vari strumenti rendano conveniente e facile garantire che la firma e-mail venga visualizzata correttamente su tutte le piattaforme. Il nostro prossimo capitolo è incentrato su questo argomento. Continua a leggere.

3. Ricorda le dimensioni della firma e-mail

Con i piè di pagina delle email, ci sono due dimensioni da controllare. La dimensione in pixel e la dimensione in kilobyte. Per i desktop, la dimensione massima consigliata per la firma dell'e-mail è 700 px (larghezza) x 300 px (altezza). È meglio mantenere il tuo sig 320px (larghezza) x 600px (altezza) per i dispositivi mobili con schermi più piccoli e ridimensionamento. Inoltre, prova a mantenere il piè di pagina della tua e-mail sotto i 50 KB.

4. Hosting di immagini

Se ospiti immagini su un dominio non attendibile, le tue email potrebbero non essere recapitate alla posta in arrivo del destinatario. Ecco perché è essenziale utilizzare un host commerciale affidabile per tutte le immagini che includi. Alcuni di questi sono il tuo server, Google Foto, Amazon S3.

5. Assicurati di non utilizzare il doppio tracciamento nelle firme

Se scegli di tenere traccia delle impressioni e dei clic sui collegamenti nella tua firma, assicurati di non utilizzare altri servizi/estensioni di tracciamento e-mail (ad es. Mailtrack). In caso contrario, rischi di essere catturato dai filtri antispam.

I migliori generatori di firme e-mail gratuiti

Potrebbe essere opprimente tenere a mente tutte le migliori pratiche sopra menzionate quando si progetta una firma e-mail aziendale. Le soluzioni di gestione delle firme e-mail possono aiutarti a creare un design pulito e professionale, distribuire modelli di firme e-mail standardizzati nei reparti della tua azienda e assicurarti che le approvazioni del tuo team siano perfette nella maggior parte dei client di posta elettronica.

Ecco un elenco di alcuni creatori di firme affidabili per cominciare:

Nuovo vecchio francobollo

Newoldstamp è un popolare generatore di firme che ha versioni gratuite e premium con un abbonamento annuale. Consente di scegliere e personalizzare un modello in base alle proprie esigenze e requisiti. Se vuoi aggiungere banner promozionali con inviti all'azione che portano a una pagina di destinazione, puoi farlo con Newoldstamp. Inoltre, questo generatore di firme e-mail è uno strumento perfetto per l'intera organizzazione perché ha una gestione centralizzata che ti consente di controllare e aggiornare tutte le firme della tua azienda. Ricordi, stavamo parlando di assicurarci che il tuo sig appaia bene in diversi client di posta elettronica? Le firme di Newoldstamp sono compatibili con la maggior parte dei principali client di posta elettronica.

La mia firma

MySignature è un ottimo strumento per aiutarti ad aumentare la visibilità del marchio utilizzando la tua firma. Ha molti modelli e componenti aggiuntivi per esprimere l'identità del marchio e far risaltare le tue e-mail. MySignature è la soluzione migliore per liberi professionisti e piccole imprese.

HubSpot

Il produttore di firme di Hubspot è noto per la sua facilità d'uso. Inserisci le tue informazioni personali, aggiungi collegamenti ai tuoi account di social media, gioca con temi, caratteri e colori. E poi, incorpora la tua nuova firma nel tuo account di posta elettronica.

Puoi trovare più opzioni con informazioni dettagliate su funzionalità, prezzi e recensioni dei clienti nel nostro articolo sul miglior software di gestione delle firme e-mail .

Esempi di firme e-mail e modelli modificabili

Allora, che aspetto ha una firma e-mail professionale? Qui abbiamo alcuni fantastici esempi realizzati con il nostro generatore di firme e-mail Newoldstamp.

#1 Questa firma e-mail minimalista riflette l'identità del marchio dell'azienda e allo stesso tempo indirizza il traffico verso i profili dei social media aziendali. Il pulsante Scarica sull'AppStore CTA funziona come uno strumento aggiuntivo per la generazione di lead.

questo modello creato utilizzando newoldstamp.com

#2 Ecco un esempio di come puoi utilizzare una campagna banner di firma e-mail per annunciare i tuoi futuri eventi offline e online come conferenze o webinar. Utilizza il software di firma e-mail per tenere traccia del numero di clic e visualizzazioni del banner.

questo modello creato utilizzando newoldstamp.com

#3 L'esempio seguente ti darà un'idea di come puoi utilizzare la tua firma e-mail per far crescere la tua lista e-mail o aumentare il numero dei tuoi podcast o abbonati YouTube.

questo modello creato utilizzando newoldstamp.com

#4 Un altro esempio di firma e-mail di marca che aiuta a guadagnare la fiducia dei clienti fornendo un collegamento a un recente case study. Aggiungi la prova sociale nella tua approvazione per aumentare la fedeltà e le vendite.

questo modello creato utilizzando newoldstamp.com

Conclusione

Quando progetti la tua firma e-mail professionale, ricorda di pensare a:

• Design semplice e pulito
• Utilizzando solo immagini ed elementi grafici di alta qualità
• Aggiunta di un semplice invito all'azione
• Utilizzo di banner pubblicitari per promuovere contenuti come post recenti del blog, eventi imminenti
• Rendere la tua firma mobile friendly
• Mantenimento degli standard aziendali e legali
• Creazione firme aziendali
• Sfruttare i costruttori di firme e-mail.