電子郵件簽名最佳實踐：創意、精美示例、設計提示和立即使用的免費工具

已發表: 2022-06-03

1. 什麼是電子郵件簽名或電子郵件頁腳？
2.你應該把你的電子郵件簽名當作名片嗎？
3. 電子郵件簽名設計最佳實踐
4.電子郵件簽名營銷最佳實踐
5.電子郵件簽名管理最佳實踐
6.你應該注意的技術方面
7. 最好的免費電子郵件簽名生成器
8. 電子郵件簽名示例和可編輯模板

什麼是電子郵件簽名或電子郵件頁腳？

電子郵件簽名通常稱為電子郵件頁腳，是品牌形象的一部分，而不僅僅是您的公司名稱和頭銜。它為收件人提供有關您的業務的信息，並幫助識別它等等。

您應該將電子郵件簽名視為名片嗎？

我們通常在線下活動中交流名片。這些卡片幫助我們創造更加個人化和難忘的印象，並為未來的關係奠定基礎。那麼，當我們在網上與人互動時，為什麼不這樣做呢？此外，我們在發送的每封電子郵件底部添加的電子郵件簽名屬於最實惠的營銷策略，可以提高知名度、擴大覆蓋面並建立信任。

電子郵件簽名示例

電子郵件簽名設計最佳實踐

在您創建最好的電子郵件頁腳並使您的電子郵件脫穎而出之前，請考慮一下它向人們傳達的有關您公司的信息？它看起來足以代表您的真棒品牌嗎？您是否如此仔細地打磨其設計，以至於收件人可以說他們與專業人士打交道？無論您是大型企業還是小型企業，請務必像對待任何其他電子郵件營銷策略一樣謹慎對待您的電子郵件簽名。考慮到這一點，我們想分享一些 2022 年的電子郵件簽名最佳實踐。

1.保持您的電子郵件簽名設計簡約

當談到電子郵件簽名設計時，請記住少即是多。保持您的簽名乾淨、整潔和簡單。在製作電子郵件頁腳時，請考慮您的公司顏色和字體。

在你的標誌性調色板中堅持使用兩種或三種顏色。

如果你使用更多，你可能會分散讀者的注意力。

選擇一種電子郵件簽名字體。不要使用太多花哨的字體。

相反，選擇乾淨、優雅和簡單的東西。如果您的組織對營銷材料有特定的字體樣式，請考慮在您的電子郵件頁腳中使用它以保持一切一致。

電子郵件簽名示例

2.使用視覺漸變突出重要信息

要突出顯示電子郵件頁腳的重要部分，請確保執行以下操作：

優先考慮您的信息

你知道什麼是視覺層次金字塔嗎？創建視覺層次結構對於引導讀者的注意力很重要。這是對內容或圖像進行組織和優先排序的過程，以便逐漸將注意力吸引到內容中最重要的部分，並使信息易於閱讀。視覺層次就像一個金字塔——最重要的元素在頂部（以更大的字體傳達）。當你往下走時，信息的重要性會逐漸對齊。例如，您可以對電子郵件簽名使用以下公式：姓名 > 職務 > 地址 > 電話號碼 > 電子郵件 > 網站 > 社交媒體帳戶。通過以這種方式顯示您的聯繫方式，您可以確保收件人自然而然地首先處理最重要的信息。

使用粗體

明智地在最重要的事情上使用粗體字母，因為它們能迅速吸引讀者的眼球。

如果您需要注意電子郵件頁腳的特定方面，例如您的姓名或獎項/證書，請使用字體大小。但是，請記住，字體大小應在 10 到 12 之間，以確保最佳可讀性。

使用空間分隔線

如有必要，請使用空間分隔符來分隔簽名的不同元素並引導收件人的視線。

3. 使用高質量的圖像和圖形元素

在電子郵件頁腳中使用視覺效果時，遵循以下簡單規則始終是明智之舉：

使用中性背景的照片；
選擇頭像而不是全身照片；
使用具有適當分辨率和簡潔設計的圖形。

電子郵件簽名最佳實踐

4.只添加相關和專業的社交圖標

我們最近的研究表明，在商務交流中使用專業電子郵件簽名的人中，有 80% 在他們的簽名中包含社交鏈接。根據您的目標受眾和品牌定制您的電子郵件頁腳。最多使用四個社交媒體圖標來保持空間整潔。此外，請務必選擇一組與您的電子郵件簽名的其餘部分相匹配的專業外觀的社交媒體按鈕。

電子郵件簽名設計中要避免的事情

在進行電子郵件簽名設計時，您必須注意不該做什麼。這是您應該避免的五個最常見的電子郵件簽名錯誤的清單。

用文本信息重載您的簽名

過多的文字會破壞電子郵件簽名的美觀。最好不要讓 sig 的每一行超過 72 個字符。

使用過多的顏色

就像圖像一樣，顏色非常適合吸引收件人的注意力和傳達情感。但是，如果您使用太多，您可能會顯得幼稚和不專業。

使用過多且不安全的字體

在您的電子郵件簽名中使用許多不同的字體是一個很大的禁忌。它只是分散注意力，難以閱讀，並且讓你看起來不專業。說到網絡安全字體，如果您使用大多數人沒有在他們的計算機或智能手機上安裝的字體，那麼對於大多數人來說，您的簽名看起來會很混亂。

添加太多社交圖標

如果您為所有社交媒體渠道添加圖標，您的電子郵件頁腳會顯得雜亂無章。正如我們已經提到的，建議使用不超過四個社交媒體按鈕。

不為 Retina 屏幕上傳圖像

您的許多收件人可能會在 Retina 顯示屏上閱讀他們的電子郵件。為避免他們在您的電子郵件簽名中看到模糊的圖像，請務必為 Retina 屏幕上傳高質量的圖片。

電子郵件簽名社交圖標

電子郵件簽名營銷最佳實踐

正如我們已經闡明的那樣，我們可以使用電子郵件簽名向收件人提供有關我們是誰以及我們做什麼的信息。但是我們也可以通過使簽名反映我們開展的營銷活動來將這種做法提升到一個新的水平。如何？閱讀此電子郵件簽名營銷指南。

那麼，我們應該從什麼開始呢？

1. 將號召性用語添加到您的電子郵件簽名中

當您查看良好的商業電子郵件簽名示例時，您會注意到其中大多數通常具有清晰、簡單、不太咄咄逼人的號召性用語 (CTA)。您可以嘗試將各種類型的 CTA 添加到您的電子郵件頁腳。號召性用語的範圍從訂閱您的 YouTube 頻道的提議到將收件人發送到您最近的博客文章的鏈接。要了解有關 CTA 以及如何在電子郵件簽名中有效使用它們的更多信息，請查看本指南。

將鏈接添加到您的日曆

通過這樣做，您將幫助您的同事、合作夥伴和客戶在您的日曆上節省時間，而無需通過電子郵件或電話安排會議。

要求審查

添加指向您的評論網站的鏈接，您的客戶每次通過電子郵件與您交談時都會看到它們。

添加鏈接以下載報告/案例研究

當您與潛在客戶交談時，分享報告、案例研究和成功故事總是明智的。

鏈接到您的市場

電子郵件簽名也可以作為通過電子郵件營銷您的業務的絕佳方式。如果你在亞馬遜、eBay、Etsy 上賣東西，為什麼不在你的簽名中提到這個？

訂閱您的頻道

通過在您的電子郵件簽名中添加 CTA 來鼓勵您的電子郵件收件人在社交媒體上訂閱您的頻道。

電子郵件簽名示例

2. 電子郵件簽名作為提高品牌知名度的工具

如果您正在尋找為您的組織提高品牌知名度的方法，請考慮在您的電子郵件簽名中添加一些關於獎項、證書、積極的客戶反饋的信息。

獎項和證書

如果您的公司曾經獲得過任何證書或獎項，那麼展示它們的理想場所就是您發送給合作夥伴、客戶和潛在客戶的每封電子郵件的底部。

公告

您的電子郵件頁腳也是發佈時間敏感的公告的好地方，例如貿易展覽的出現、特殊的假期時間、新產品或服務的推出。

顧客評論

您是否也想在您的電子郵件中顯示客戶滿意度評分和評論？將指向客戶評論的鏈接放入您的電子郵件簽名中，並引起他們的注意。

3. 運行電子郵件簽名橫幅廣告系列以增加轉化率

通過將其鏈接到橫幅廣告來為您的網站產生流量。您可以在博客、新聞門戶、社交媒體甚至電子郵件中看到它們。促銷橫幅可以幫助您展示故事、時刻、即將發生的事件、特別優惠並引起反應。

以下是您可以通過電子郵件簽名橫幅宣傳的一些場合和營銷材料：

最近的博客文章
即將舉行的網絡研討會
特別優惠
免費使用您的工具
邀請人們在會議上見面
折扣
收聽您的播客

Newoldstamp 電子郵件簽名橫幅

確保不要用太多的號召性用語壓倒用戶。如果你為人們提供太多選擇，他們可能根本不會選擇任何東西。

在我們關於電子郵件簽名營銷的文章中了解有關有效簽名活動的更多信息。

電子郵件簽名管理最佳實踐

正如我們已經確定的那樣，電子郵件簽名就是您的數字名片。這是一種與現有和潛在客戶聯繫的方式。儘管如此，許多企業未能使電子郵件頁腳成為其品牌戰略的自然組成部分，並未能確保所有簽名在整個組織中保持一致和更新。因此，不要錯過將您的員工變成您的品牌大使並按照以下簡單規則創建公司電子郵件簽名的機會：

1.創建標準化的電子郵件簽名模板

在創建員工的電子郵件簽名時，保持它們的統一和一致非常重要。

使用徽標

帶有公司徽標的電子郵件頁腳將提高您的品牌知名度。每次讀者看到您員工的電子郵件簽名時，他們都會將其與您的品牌相關聯，從而增強您的品牌認知度。

堅持你的品牌顏色

建議使用與您的品牌顏色一致的調色板。但是讓我們再次提醒您：使用兩種以上的顏色並不是一個好主意。

標準化聯繫方式

標準的公司電子郵件簽名應包含發送電子郵件的員工的姓名和職務，以及他們的聯繫數據。但請記住，您可能需要根據員工的職位、部門和電子郵件收件人的範圍來個性化公司簽名。例如，與 IT 員工簽名相比，銷售團隊的電子郵件頁腳應包含擴展的公司詳細信息。

電子郵件簽名管理 Newoldstamp

2.使用簡化簽名進行內部溝通

在向您的同事發送電子郵件時，您的頁腳中不一定需要與外部聯繫人一樣多的信息。它應該是一個更緊湊的版本，因為您不需要包含法律免責聲明、營銷橫幅或社交媒體按鈕等詳細信息。包括徽標、姓名、職位、電話分機或直撥電話就足夠了。

3. 使用簡化簽名進行回復和轉發

考慮簡化您的電子郵件頁腳以進行回復和轉發。它將幫助您避免使對話線程過載。

4.為不同部門添加不同的CTA和橫幅

為公司內的不同部門製作特定的電子郵件頁腳。例如，您的銷售人員的簽名可以包含帶有“安排演示”按鈕的橫幅。您的營銷部門的簽名可以宣傳最近的內容並增加註冊。

5. 在您的電子郵件簽名生成器中共享預定義簽名模板的鏈接

找到一項服務，讓您可以集中管理和部署組織中任何範圍的郵箱的公司簽名。

您應該注意的技術方面

在使您的電子郵件頁腳美觀但響應迅速時，需要注意許多技術方面。

1. 讓您的簽名適合移動設備

如今，我們都在使用智能手機，在手機上查看電子郵件的人數也在不斷增加。您知道每天發送的全部電子信息中有 55% 是在移動設備上打開的嗎？這是需要注意的。在處理您的簽名時，請考慮收件人將在他們的手機上看到的內容。請注意，智能手機的屏幕比 PC 的屏幕小得多。這意味著您在電子郵件簽名中使用的對象必須更大，而它們的數量必須更小。另外，請記住，移動互聯網的速度可能會受到限制。

手機郵件簽名

2.運行兼容性測試

有一個常見的誤解，即您的電子郵件頁腳將在所有電子郵件客戶端中正確顯示。可悲的事實是它不會。僅僅因為您的簽名在 Gmail 中看起來很完美並不意味著它在 Outlook 中看起來也一樣。為了確保它在不同的電子郵件客戶端中看起來不錯，您需要在所有最流行的電子郵件客戶端之間運行兼容性測試。

以下是應如何執行此測試的示例：

從 Outlook 2016 發送到 Gmail
從 Outlook 2019 發送到 Gmail
從 Gmail 發送到 Outlook 2016
從 Gmail 發送到 Outlook 2019
等等。

希望各種工具可以方便和輕鬆地確保您的電子郵件簽名在所有平台上正確顯示。我們的下一章將重點討論該主題。繼續閱讀。

3.記住電子郵件簽名大小

對於電子郵件頁腳，有兩種尺寸可供檢查。以像素為單位的大小和以千字節為單位的大小。對於台式機，建議的最大電子郵件簽名大小為 700 像素（寬）x 300 像素（高）。對於具有較小屏幕和縮放比例的移動設備，最好將 sig 保持在 320 像素（寬度）x 600 像素（高度）。此外，盡量將您的電子郵件頁腳保持在 50KB 以下。

4. 圖像託管

如果您在不受信任的域上託管圖像，您的電子郵件可能不會發送到收件人的收件箱。這就是為什麼必須為您包含的任何圖像使用信譽良好的商業主機。其中一些是您的服務器、Google Photos、Amazon S3。

5. 確保不要在簽名中使用雙重跟踪

如果您選擇跟踪簽名中鏈接的展示次數和點擊次數，請確保不要使用其他電子郵件跟踪服務/擴展程序（例如 Mailtrack）。否則，您可能會被垃圾郵件過濾器捕獲。

最好的免費電子郵件簽名生成器

在設計商業電子郵件簽名時，牢記上述所有最佳實踐可能會讓人不知所措。電子郵件簽名管理解決方案可以幫助您創建乾淨、專業的設計，在您的公司部門分發標準化的電子郵件簽名模板，並確保您的團隊簽名在大多數電子郵件客戶端中看起來都很完美。

以下是一些可靠的簽名創建者的列表：

新舊郵票

Newoldstamp 是一種流行的簽名生成器，它有免費和高級版本，每年訂閱。它允許選擇和自定義模板以滿足您的需要和要求。如果您想添加帶有號召性用語的促銷橫幅，並引導至登錄頁面，您可以使用 Newoldstamp 來實現。此外，此電子郵件簽名生成器是您整個組織的完美工具，因為它具有中央管理功能，可讓您控制和更新整個公司的所有簽名。請記住，我們討論的是確保您的簽名在不同的電子郵件客戶端中看起來不錯？ Newoldstamp 的簽名與大多數主要的電子郵件客戶端兼容。

電子郵件簽名生成器