Práticas recomendadas para assinatura de e-mail: ideias criativas, belos exemplos, dicas de design e ferramentas gratuitas para usar agora

1. O que é uma assinatura de e-mail ou rodapé de e-mail?
2. Você deve tratar sua assinatura de e-mail como um cartão de visita?
3. Práticas recomendadas de design de assinatura de e-mail
4. Práticas recomendadas de marketing de assinatura de e-mail
5. Práticas recomendadas de gerenciamento de assinatura de e-mail
6. Aspectos técnicos aos quais você deve prestar atenção
7. Melhores geradores de assinatura de e-mail gratuitos
8. Exemplos de assinatura de e-mail e modelos editáveis

O que é uma assinatura de e-mail ou rodapé de e-mail?

Uma assinatura de e-mail, muitas vezes chamada de rodapé de e-mail, faz parte de uma imagem de marca, que é mais do que apenas o nome e o título da sua empresa. Ele fornece a um destinatário informações sobre seu negócio e ajuda a reconhecê-lo, entre outros.

Você deve tratar sua assinatura de e-mail como um cartão de visita?

Costumamos trocar cartões de visita enquanto fazemos networking em eventos offline. Os cartões nos ajudam a criar uma impressão mais pessoal e memorável e construir uma base para relacionamentos futuros. Então, por que não fazer o mesmo quando interagimos com as pessoas online? Além disso, a assinatura de e-mail, que adicionamos na parte inferior de cada mensagem de e-mail que enviamos, pertence às táticas de marketing mais acessíveis que podem aumentar a conscientização, aumentar o alcance e criar confiança.

Práticas recomendadas de design de assinatura de e-mail

Antes de criar o melhor rodapé de e-mail e destacar seus e-mails, pense no que ele transmite para as pessoas sobre sua empresa? Parece bom o suficiente para representar sua marca incrível? Você poliu seu design com tanto cuidado que os destinatários podem dizer que lidam com um profissional? Seja você uma grande ou pequena empresa, certifique-se de tratar sua assinatura de e-mail com tanto cuidado quanto faria com qualquer outra estratégia de marketing por e-mail. Com isso em mente, queremos compartilhar algumas práticas recomendadas de assinatura de e-mail para 2022.

1. Mantenha seu design de assinatura de e-mail minimalista

Quando se trata de design de assinatura de e-mail, lembre-se de que menos é mais. Mantenha sua assinatura limpa, organizada e simples. Leve em consideração suas cores e fontes corporativas ao criar um rodapé de e-mail.

• Atenha-se a duas ou três cores em sua paleta de assinatura.

Se você usar mais do que isso, corre o risco de distrair o leitor.

• Escolha uma fonte de assinatura de e-mail. Não use muitas fontes extravagantes.

Em vez disso, escolha algo limpo, elegante e simples. Se sua organização tiver um estilo de fonte específico para materiais de marketing, considere usá-lo no rodapé de seu e-mail para manter tudo consistente.

2. Use gradação visual para destacar informações importantes

Para destacar as partes essenciais do rodapé do seu e-mail, certifique-se de fazer o seguinte:

• Priorize suas informações

Você sabe o que é uma pirâmide de hierarquia visual? Criar uma hierarquia visual é importante para direcionar a atenção dos leitores. É o processo de organização e priorização de conteúdo ou imagens para que gradualmente chame a atenção para a parte mais importante do conteúdo e facilite a leitura das informações. A hierarquia visual é como uma pirâmide – com os elementos mais importantes no topo (transmitidos em fontes maiores). As informações são gradualmente alinhadas por sua importância à medida que você desce. Por exemplo, você pode usar a seguinte fórmula para assinaturas de e-mail: nome > cargo > endereço > número de telefone > e-mail > site > contas de mídia social . Ao apresentar seus detalhes de contato dessa maneira, você garante que o destinatário processe naturalmente as informações mais importantes primeiro.

• Usar negrito

Use letras em negrito nas coisas mais importantes com sabedoria, pois elas atraem os olhos do leitor rapidamente.

• Usar tamanho da fonte

Se você precisar chamar a atenção para um aspecto específico do rodapé do seu e-mail, como seu nome ou prêmios/certificados, brinque com o tamanho da fonte. No entanto, lembre-se de que o tamanho da fonte deve estar entre 10 e 12 para garantir a melhor legibilidade.

• Use divisores de espaço

Use divisores de espaço, se necessário, para separar diferentes elementos da sua assinatura e direcionar os olhos do destinatário.

3. Use imagens e elementos gráficos de alta qualidade

Ao usar recursos visuais no rodapé do seu e-mail, é sempre uma boa ideia seguir estas regras simples:

• Use fotos com fundo neutro;
• Escolha uma foto na cabeça em vez de uma foto de corpo inteiro;
• Use gráficos com resolução adequada e design limpo e simples.

4. Adicione apenas ícones sociais relevantes e profissionais

Nosso estudo recente mostrou que 80% daqueles que usam assinaturas de e-mail profissionais em suas comunicações comerciais incluem links sociais em suas assinaturas. Adapte o rodapé do seu e-mail de acordo com o seu público-alvo e a marca. Use no máximo quatro ícones de mídia social para manter o espaço organizado. Além disso, certifique-se de escolher um conjunto de botões de mídia social com aparência profissional que correspondam ao restante da sua assinatura de e-mail.

Coisas a evitar em seu design de assinatura de e-mail

Quando se trata de trabalhar no design de assinatura de e-mail, você deve estar atento ao que não fazer. Aqui está uma lista de verificação dos cinco erros mais comuns de assinatura de e-mail que você deve evitar.

• Sobrecarregar sua assinatura com informações de texto

Muito texto pode arruinar a boa aparência da sua assinatura de e-mail. É melhor não fazer com que cada linha da assinatura tenha mais de 72 caracteres.

• Usar muita cor

Assim como as imagens, as cores são ótimas para chamar a atenção dos destinatários e transmitir emoções. No entanto, se você usar muito deles, corre o risco de parecer infantil e pouco profissional.

• Usando muitas fontes e não seguras para a Web

Brincar com muitas fontes diferentes em sua assinatura de e-mail é um grande não-não. É apenas perturbador, difícil de ler e faz você parecer pouco profissional. Falando sobre fontes seguras para a web, se você usar algum tipo de letra que a maioria das pessoas não instalou em seus computadores ou smartphones, sua assinatura parecerá bastante confusa para a maioria deles.

• Adicionando muitos ícones sociais

O rodapé do seu e-mail ficará confuso se você adicionar ícones para todos os seus canais de mídia social. Como já mencionamos, é recomendável usar no máximo quatro botões de mídia social.

• Não fazer upload de imagens para telas Retina

Muitos de seus destinatários podem ler seus e-mails em telas Retina. Para evitar que eles vejam imagens borradas em sua assinatura de e-mail, certifique-se de enviar imagens de alta qualidade para telas Retina.

Práticas recomendadas de marketing de assinatura de e-mail

Como já esclarecemos, podemos usar uma assinatura de e-mail para fornecer aos destinatários informações sobre quem somos e o que fazemos. Mas também podemos levar essa prática para o próximo nível, fazendo com que a assinatura reflita as campanhas de marketing que realizamos. Como? Leia este guia de marketing de assinatura de e-mail.

Então, com o que devemos começar?

1. Adicione frases de chamariz à sua assinatura de e-mail

Ao conferir bons exemplos de assinaturas de e-mail comerciais, você notará que a maioria deles, via de regra, tem call to action (CTAs) claros, simples e não muito insistentes. Você pode experimentar adicionar vários tipos de CTAs ao rodapé do seu e-mail. As chamadas para ação variam de ofertas para se inscrever em seu canal do YouTube a links que enviam destinatários para sua postagem recente no blog. Para saber mais sobre CTAs e como usá-los em sua assinatura de e-mail com eficiência, consulte este guia.

• Adicionar um link ao seu calendário

Ao fazer isso, você ajudará seus colegas de trabalho, parceiros e clientes a reservar um tempo em sua agenda sem a necessidade de marcar uma reunião por e-mail ou telefone.

• Pedir revisão

Adicione links aos seus sites de avaliação e seus clientes os verão sempre que falarem com você por e-mail.

• Adicione um link para baixar relatórios/estudos de caso

Quando você fala com clientes em potencial, é sempre bom compartilhar relatórios, estudos de caso e histórias de sucesso.

• Links para o seu mercado

Uma assinatura de e-mail também pode servir como uma excelente maneira de divulgar sua empresa por e-mail. E se você vende algo na Amazon, eBay, Etsy, por que não mencionar isso em sua assinatura?

• Inscreva-se no seu canal

Incentive seus destinatários de e-mail a se inscreverem em seu canal nas mídias sociais, adicionando um CTA diretamente em sua assinatura de e-mail.

2. Assinatura de e-mail como ferramenta para aumentar o reconhecimento da sua marca

Se você estiver procurando maneiras de promover maior reconhecimento de marca para sua organização, considere adicionar algumas informações sobre prêmios, certificados e feedback positivo de clientes em sua assinatura de e-mail.

• Prêmios e certificados

Se sua empresa já recebeu certificados ou prêmios, um lugar perfeito para exibi-los é a parte inferior de cada mensagem de e-mail que você envia para parceiros, clientes e prospects.

• Anúncios

O rodapé do seu e-mail também é um ótimo lugar para fazer anúncios urgentes, como aparições em feiras, horários especiais de feriados, lançamento de novos produtos ou serviços.

• Avaliações de Clientes

Você gostaria de exibir avaliações e avaliações de satisfação do cliente em seus e-mails também? Coloque links para comentários de clientes em sua assinatura de e-mail e faça com que eles sejam notados.

3. Execute campanhas de banner de assinatura de e-mail para aumentar as conversões

Gere tráfego para seu site vinculando-o a anúncios de banner. Você pode vê-los em blogs, portais de notícias, mídias sociais e até mesmo e-mail. Os banners promocionais podem ajudá-lo a mostrar histórias, momentos, eventos futuros, ofertas especiais e provocar uma reação.

Abaixo estão algumas ocasiões e materiais de marketing que você pode promover através dos banners de assinatura de e-mail:

• Postagem recente do blog
• Próximo webinar
• Ofertas especiais
• Acesso gratuito às suas ferramentas
• Convide pessoas para se encontrarem na conferência
• Descontos
• Ouça seu podcast

Certifique-se de não sobrecarregar os usuários com muitas chamadas para ação. Se você oferecer muitas opções às pessoas, elas podem não escolher nada.

Saiba mais sobre campanhas de assinatura eficazes em nosso artigo sobre marketing de assinatura de e-mail.

Práticas recomendadas de gerenciamento de assinatura de e-mail

Como já estabelecemos, uma assinatura de e-mail é o seu cartão de visita digital. E é uma maneira de se conectar com seus clientes existentes e potenciais. Apesar disso, muitas empresas não conseguem tornar os rodapés de e-mail uma parte natural de sua estratégia de marca e garantir que todas as assinaturas sejam consistentes e atualizadas em toda a organização. Portanto, não perca a oportunidade de transformar seus funcionários em embaixadores da sua marca e criar assinaturas de e-mail da empresa seguindo estas regras simples:

1. Crie um modelo de assinatura de e-mail padronizado

Quando se trata de criar as assinaturas de e-mail dos funcionários, é importante mantê-las uniformes e consistentes.

• Usar um logotipo

Um rodapé de e-mail com o logotipo de uma empresa aumentará o reconhecimento da sua marca. Toda vez que o leitor vir a assinatura de e-mail do seu funcionário, ele a associará à sua marca, fortalecendo assim o reconhecimento da sua marca.

• Atenha-se às cores da sua marca

É recomendável usar uma paleta de cores consistente com as cores da sua marca. Mas vamos lembrá-lo mais uma vez: não é uma boa ideia usar mais de duas cores.

• Informações de contato padronizadas

Uma assinatura de e-mail corporativo padrão deve conter o nome e o cargo do funcionário que envia o e-mail, bem como seus dados de contato. Mas lembre-se de que pode ser necessário personalizar as assinaturas da empresa de acordo com o cargo, o departamento e o escopo dos destinatários de e-mail dos funcionários. Por exemplo, os rodapés de e-mail da equipe de vendas devem incluir detalhes estendidos da empresa em comparação com as assinaturas dos membros da equipe de TI.

2. Use assinaturas simplificadas para comunicação interna

Ao enviar e-mails para seus colegas de trabalho, você não precisa necessariamente de tantas informações no rodapé quanto precisaria para contatos externos. Deve ser uma versão mais compacta, pois você não precisa incluir detalhes como um aviso legal, banners de marketing ou botões de mídia social. Incluir um logotipo, nome, cargo, ramal de telefone ou discagem direta seria suficiente.

3. Use assinaturas simplificadas para respostas e encaminhamentos

Considere simplificar o rodapé do seu e-mail para respostas e encaminhamentos. Isso ajudará você a evitar sobrecarregar seus tópicos de conversa.

4. Adicione diferentes CTAs e banners para diferentes departamentos

Crie rodapés de e-mail específicos para diferentes departamentos da sua empresa. Por exemplo, as assinaturas de seus vendedores podem conter um banner com um botão "Agendar uma demonstração". E as assinaturas do seu departamento de marketing podem promover conteúdo recente e aumentar as inscrições.

5. Compartilhe um link para o modelo de assinatura predefinido em seu gerador de assinatura de e-mail

Encontre um serviço que permita gerenciar e implantar centralmente assinaturas corporativas para qualquer escopo de caixas de correio em sua organização.

Aspectos técnicos aos quais você deve prestar atenção

Há muitos aspectos técnicos para prestar atenção ao tornar o rodapé do seu e-mail bonito, mas responsivo.

1. Torne sua assinatura compatível com dispositivos móveis

Todos nós usamos smartphones hoje em dia, e o número de pessoas verificando e-mails em seus telefones está cada vez maior. Você sabia que 55% do total de mensagens eletrônicas entregues todos os dias são abertas em dispositivos móveis? Isso é algo para tomar nota. Ao trabalhar em sua assinatura, pense no que os destinatários verão em seus telefones. Preste atenção que a tela de um smartphone é muito menor que a tela de um PC. Isso significa que os objetos que você usa em sua assinatura de e-mail devem ser maiores, enquanto o número deles deve ser menor. Além disso, lembre-se de que a velocidade da Internet móvel pode ser limitada.

2. Execute um teste de compatibilidade

Há um equívoco comum de que o rodapé do seu e-mail será exibido corretamente em todos os clientes de e-mail. A triste verdade é que não vai. Só porque sua assinatura parece perfeita no Gmail não significa que ela terá a mesma aparência no Outlook. Para garantir uma boa aparência em diferentes clientes de e-mail, você precisa executar um teste de compatibilidade entre todos os clientes de e-mail mais populares.

Aqui está um exemplo de como este teste deve ser realizado:

• Enviando do Outlook 2016 para o Gmail
• Enviando do Outlook 2019 para o Gmail
• Enviando do Gmail para o Outlook 2016
• Enviando do Gmail para o Outlook 2019
• e assim por diante.

Felizmente, várias ferramentas tornam conveniente e fácil garantir que sua assinatura de e-mail seja exibida corretamente em todas as plataformas. Nosso próximo capítulo é focado nesse tópico. Continue lendo.

3. Lembre-se do tamanho da assinatura de e-mail

Com rodapés de e-mail, há dois tamanhos para verificar. O tamanho em pixels e o tamanho em kilobytes. Para desktops, o tamanho máximo recomendado da assinatura de e-mail é 700px (largura) x 300px (altura). É melhor manter sua assinatura de 320px (largura) x 600px (altura) para dispositivos móveis com telas menores e dimensionamento. Além disso, tente manter o rodapé do seu e-mail abaixo de 50 KB.

4. Hospedagem de imagens

Se você hospedar imagens em um domínio não confiável, seus e-mails podem não ser entregues na caixa de entrada do destinatário. É por isso que é essencial usar um host comercial respeitável para todas as imagens que você incluir. Alguns deles são o seu servidor, Google Fotos, Amazon S3.

5. Certifique-se de não usar rastreamento duplo nas assinaturas

Se você optar por rastrear impressões e cliques nos links em sua assinatura, certifique-se de não usar outros serviços/extensões de rastreamento de e-mail (por exemplo, Mailtrack). Caso contrário, você corre o risco de ser pego por filtros de spam.

Melhores geradores de assinatura de e-mail gratuitos

Pode ser difícil manter todas as práticas recomendadas acima mencionadas ao criar uma assinatura de e-mail comercial. As soluções de gerenciamento de assinatura de e-mail podem ajudá-lo a criar um design limpo e profissional, distribuir modelos de assinatura de e-mail padronizados em todos os departamentos de sua empresa e garantir que as assinaturas de sua equipe pareçam perfeitas na maioria dos clientes de e-mail.

Aqui está uma lista de alguns criadores de assinatura confiáveis ​​para começar:

Selo Newold

Newoldstamp é um gerador de assinatura popular que possui versões gratuitas e premium com uma assinatura anual. Ele permite escolher e personalizar um modelo para atender às suas necessidades e requisitos. Se você deseja adicionar banners promocionais com frases de chamariz que levam a uma página de destino, você pode fazer isso com o Newoldstamp. Além disso, este gerador de assinaturas de e-mail é uma ferramenta perfeita para toda a sua organização, pois possui gerenciamento central que permite controlar e atualizar todas as assinaturas de sua empresa. Lembre-se, estávamos falando sobre garantir que sua assinatura fique bem em diferentes clientes de e-mail? As assinaturas do Newoldstamp são compatíveis com a maioria dos principais clientes de e-mail.

Minha assinatura

MySignature é uma ótima ferramenta para ajudá-lo a aumentar a visibilidade da marca usando sua aprovação. Possui muitos modelos e complementos para expressar a identidade da marca e destacar seus e-mails. MySignature é a melhor solução para freelancers e pequenas empresas.

HubSpot

O criador de assinaturas da Hubspot é conhecido por sua facilidade de uso. Coloque suas informações pessoais, adicione links às suas contas de mídia social, brinque com temas, fontes e cores. E então, basta incorporar sua nova assinatura em sua conta de e-mail.

Você pode encontrar mais opções com informações detalhadas sobre os recursos, preços e avaliações dos clientes em nosso artigo sobre o melhor software de gerenciamento de assinatura de e-mail .

Exemplos de assinatura de e-mail e modelos editáveis

Então, como é uma assinatura de e-mail profissional? Aqui temos alguns exemplos fantásticos feitos com nosso gerador de assinatura de e-mail Newoldstamp.

#1 Esta assinatura de e-mail minimalista reflete a identidade da marca da empresa e, ao mesmo tempo, direciona o tráfego para os perfis corporativos de mídia social. O botão Baixar no CTA da AppStore funciona como uma ferramenta adicional de geração de leads.

este modelo criado usando newoldstamp.com

#2 Aqui está um exemplo de como você pode usar uma campanha de banner de assinatura de e-mail para anunciar seus futuros eventos offline e online, como conferências ou webinars. Use o software de assinatura de e-mail para rastrear o número de cliques e visualizações no banner.

este modelo criado usando newoldstamp.com

#3 O exemplo a seguir lhe dará uma ideia de como você pode usar sua assinatura de e-mail para aumentar sua lista de e-mail ou aumentar o número de assinantes de podcast ou YouTube.

este modelo criado usando newoldstamp.com

#4 Outro exemplo de assinatura de e-mail com marca que ajuda a ganhar a confiança dos clientes ao fornecer um link para um estudo de caso recente. Adicione prova social em sua assinatura para aumentar a fidelidade e as vendas.

este modelo criado usando newoldstamp.com

Conclusão

Ao criar sua assinatura de e-mail profissional, lembre-se de pensar em:

• Design simples e arrumado
• Usando apenas imagens e elementos gráficos de alta qualidade
• Adicionando um call to action simples
• Usar banners de anúncios para promover coisas como postagens recentes no blog, eventos futuros
• Tornando sua assinatura compatível com dispositivos móveis
• Mantendo os padrões corporativos e legais
• Criação de assinaturas corporativas
• Aproveitando os construtores de assinatura de e-mail.