電子メールの署名のベストプラクティス：創造的なアイデア、美しい例、デザインのヒント、今すぐ使用できる無料のツール

1.電子メールの署名または電子メールのフッターとは何ですか？
2.電子メールの署名を名刺として扱う必要がありますか？
3.電子メールの署名デザインのベストプラクティス
4.電子メール署名マーケティングのベストプラクティス
5.電子メール署名管理のベストプラクティス
6.注意を払う必要のある技術的側面
7.最高の無料の電子メール署名ジェネレータ
8.電子メールの署名例と編集可能なテンプレート

メールの署名またはメールのフッターとは何ですか？

メールフッターと呼ばれることの多いメール署名は、ブランドイメージの一部であり、会社名や役職だけではありません。 それはあなたのビジネスについての情報を受信者に提供し、とりわけそれを認識するのを助けます。

メールの署名を名刺として扱う必要がありますか？

私たちは通常、オフラインイベントでネットワーキングしながら名刺を交換します。 カードは、私たちがより個人的で記憶に残る印象を作り、将来の関係の基盤を築くのに役立ちます。 では、オンラインで人々と交流するときに同じことをしてみませんか？ さらに、送信するすべての電子メールメッセージの下部に追加する電子メール署名は、認知度を高め、リーチを拡大し、信頼を築くことができる最も手頃なマーケティング戦術に属しています。

電子メールの署名デザインのベストプラクティス

最高のメールフッターを作成してメールを目立たせる前に、それがあなたの会社について人々に何を伝えるかを考えてみてください。 あなたの素晴らしいブランドを表現するのに十分見栄えがしますか？ 受信者がプロと取引していると言えるように、デザインを慎重に磨きましたか？ あなたが大企業であろうと中小企業であろうと、他の電子メールマーケティング戦略と同じように注意して電子メールの署名を扱うようにしてください。 そのことを念頭に置いて、2022年の電子メール署名のベストプラクティスをいくつか共有したいと思います。

1.メールの署名デザインを最小限に抑える

電子メールの署名デザインに関しては、少ないほど多いことを忘れないでください。 sigをクリーンで、きちんと、そしてシンプルに保ちます。 メールフッターを作成するときは、会社の色とフォントを考慮に入れてください。

• 署名パレットの2色または3色に固執します。

それ以上使用すると、読者の注意をそらす危険があります。

• メールの署名フォントを1つ選択してください。 派手なフォントを使いすぎないでください。

代わりに、クリーンでエレガント、そしてシンプルなものを選びましょう。 組織にマーケティング資料用の特定のフォントスタイルがある場合は、すべての一貫性を保つために、それを電子メールフッターで使用することを検討してください。

2.視覚的なグラデーションを使用して重要な情報を強調します

メールフッターの重要な部分を強調するには、次のことを確認してください。

• 情報に優先順位を付ける

視覚的な階層ピラミッドとは何か知っていますか？ 視覚的な階層を作成することは、読者の注意を向けるために重要です。 これは、コンテンツまたは画像を整理して優先順位を付け、コンテンツの最も重要な部分に徐々に注意を向け、情報を読みやすくするプロセスです。 視覚的な階層はピラミッドのようなもので、最も重要な要素が上部にあります（大きなフォントで伝達されます）。 情報は、下に行くにつれてその重要性によって徐々に調整されます。 たとえば、電子メールの署名には、名前>タイトル>アドレス>電話番号>電子メール>Webサイト>ソーシャルメディアアカウントの式を使用できます。 このように連絡先の詳細を提示することにより、受信者が最も重要な情報を最初に自然に処理するようになります。

• 太字を使用

読者の目をすばやく引くため、最も重要なものには太字を使用してください。

• フォントサイズを使用する

名前や賞/証明書など、メールフッターの特定の側面に注意を向ける必要がある場合は、フォントサイズを試してみてください。 ただし、最高の読みやすさを確保するには、フォントサイズを10〜12の範囲にする必要があることに注意してください。

• スペースディバイダーを使用する

必要に応じてスペースディバイダーを使用して、シグニチャのさまざまな要素を分離し、受信者の目を向けます。

3.高品質の画像とグラフィック要素を使用する

メールフッターでビジュアルを使用する場合は、次の簡単なルールに従うことをお勧めします。

• 背景がニュートラルな写真を使用してください。
• 全身写真の代わりに顔写真を選択してください。
• 適切な解像度とすっきりとしたシンプルなデザインのグラフィックを使用してください。

4.関連性のある専門的なソーシャルアイコンのみを追加します

私たちの最近の調査によると、ビジネスコミュニケーションでプロの電子メール署名を使用する人の80％は、サインオフにソーシャルリンクを含んでいます。 ターゲットオーディエンスとブランドに応じてメールフッターを調整します。 最大4つのソーシャルメディアアイコンを使用して、スペースをすっきりさせます。 また、残りの電子メール署名と一致するプロ並みのソーシャルメディアボタンのセットを必ず選択してください。

メールの署名デザインで避けるべきこと

電子メールの署名デザインに取り組むことになると、あなたは何をしてはいけないかについて注意しなければなりません。 これは、避けるべき5つの最も一般的な電子メール署名の間違いのチェックリストです。

• 署名にテキスト情報をオーバーロードする

テキストが多すぎると、電子メールの署名の見栄えが悪くなる可能性があります。 sigの各行を72文字を超えないようにすることをお勧めします。

• 色を使いすぎる

画像と同じように、色は受信者の注意を引き、感情を伝えるのに最適です。 ただし、それらを使いすぎると、子供っぽくて専門的でないように見えるリスクがあります。

• Webセーフではないフォントを多用している

電子メールの署名にさまざまなフォントを使用することは、大したことではありません。 気が散るだけで読みづらく、プロフェッショナルではないように見えます。 Webセーフフォントについて言えば、ほとんどの人が自分のコンピューターやスマートフォンにインストールしていない書体を使用すると、ほとんどのフォントで署名がかなり混乱しているように見えます。

• ソーシャルアイコンの追加が多すぎます

すべてのソーシャルメディアチャネルにアイコンを追加すると、メールフッターが乱雑に見えます。 すでに述べたように、4つ以下のソーシャルメディアボタンを使用することをお勧めします。

• Retina画面の画像をアップロードしない

受信者の多くは、Retinaディスプレイでメールを読む可能性があります。 メール信号にぼやけた画像が表示されないようにするには、Retina画面用に高品質の画像をアップロードしてください。

電子メール署名マーケティングのベストプラクティス

すでに明確にしたように、電子メールの署名を使用して、受信者に私たちが誰で何をしているのかに関する情報を提供できます。 ただし、実行するマーケティングキャンペーンを署名に反映させることで、このプラクティスを次のレベルに引き上げることもできます。 どのように？ この電子メール署名マーケティングガイドをお読みください。

では、何から始めましょうか。

1.メールの署名に召喚状を追加します

優れたビジネス用電子メール署名の例を確認すると、それらのほとんどは、原則として、明確で、単純で、あまり強引ではない行動の呼びかけ（CTA）を持っていることに気付くでしょう。 メールフッターにさまざまな種類のCTAを追加してみることができます。 召喚状は、YouTubeチャンネルに登録するオファーから、受信者を最近のブログ投稿に送信するリンクまで多岐にわたります。 CTAの詳細と、電子メールの署名でCTAを効率的に使用する方法については、このガイドを確認してください。

• カレンダーへのリンクを追加する

そうすることで、同僚、パートナー、および顧客が、電子メールや電話で会議を設定しなくても、カレンダーで時間を把握できるようになります。

• レビューを依頼する

レビューサイトへのリンクを追加すると、顧客はメールであなたと話すたびにそれらを見ることができます。

• レポート/ケーススタディをダウンロードするためのリンクを追加する

潜在的なクライアントと話すときは、レポート、ケーススタディ、成功事例を共有することが常に賢明です。

• マーケットプレイスへのリンク

電子メールの署名は、電子メールを介してビジネスを売り込むための優れた方法としても役立ちます。 また、Amazon、eBay、Etsyで何かを販売している場合は、sigでこれについて言及してみませんか？

• あなたのチャンネルを購読する

電子メールの署名にCTAを追加して、電子メールの受信者にソーシャルメディアでチャネルを購読するように促します。

2.ブランド認知度を高めるためのツールとしての電子メール署名

組織のブランド認知度を高める方法を探している場合は、賞、証明書、顧客からの肯定的なフィードバックに関する情報を電子メールの署名に追加することを検討してください。

• 賞と証明書

あなたの会社が証明書や賞を受け取ったことがある場合、それらを披露するのに最適な場所は、パートナー、クライアント、および見込み客に送信するすべての電子メールメッセージの下部です。

• お知らせ

メールフッターは、見本市の出演、特別な休日の時間、新製品やサービスの発売など、時間に敏感な発表を行うのにも最適な場所です。

• カスタマーレビュー

メールにも顧客満足度とレビューを表示しますか？ カスタマーレビューへのリンクをメールの署名に入れて、注目を集めましょう。

3.メール署名バナーキャンペーンを実行して、コンバージョンを増やします

バナー広告にリンクして、Webサイトへのトラフィックを生成します。 ブログ、ニュースポータル、ソーシャルメディア、さらには電子メールでそれらを見ることができます。 プロモーションバナーは、ストーリー、瞬間、今後のイベント、特別オファーを表示し、反応を引き出すのに役立ちます。

以下は、電子メールの署名バナーを通じて宣伝できるいくつかの機会とマーケティング資料です。

• 最近のブログ投稿
• 今後のウェビナー
• 特別オファー
• ツールへの無料アクセス
• 会議に参加するように人々を招待する
• 割引
• ポッドキャストを聞く

召喚状が多すぎてユーザーを圧倒しないように注意してください。 あなたが人々にあまりにも多くの選択肢を提供すると、彼らは何も選択しないかもしれません。

効果的な署名キャンペーンの詳細については、メール署名マーケティングに関する記事をご覧ください。

電子メール署名管理のベストプラクティス

すでに確立しているように、電子メールの署名はあなたのデジタル名刺です。 そして、それはあなたの既存のそして潜在的な顧客とつながる方法です。 それにもかかわらず、多くの企業は、電子メールフッターをブランディング戦略の自然な一部にし、すべての署名が組織全体で一貫して更新されていることを確認できていません。 したがって、従業員をブランドアンバサダーに変え、次の簡単なルールに従って会社の電子メール署名を作成する機会をお見逃しなく。

1.標準化された電子メール署名テンプレートを作成します

従業員の電子メール署名を作成する場合、それらを均一で一貫性のあるものに保つことが重要です。

• ロゴを使用する

会社のロゴが付いたメールフッターは、ブランドの認知度を高めます。 読者が従業員の電子メール署名を見るたびに、読者はそれをあなたのブランドに関連付け、ブランドの認知度を高めます。

• ブランドカラーにこだわる

ブランドの色と一致するカラーパレットを使用することをお勧めします。 ただし、もう一度思い出させてください。2色以上を使用することはお勧めできません。

• 標準化された連絡先情報

標準の企業の電子メール署名には、電子メールを送信する従業員の名前と役職、および連絡先データが含まれている必要があります。 ただし、従業員の位置、部門、および電子メール受信者の範囲に応じて、会社の署名をパーソナライズする必要がある場合があることに注意してください。 たとえば、営業チームの電子メールフッターには、ITスタッフの署名と比較して拡張された会社の詳細を含める必要があります。

2.内部通信に簡体字署名を使用する

同僚に電子メールを送信する場合、外部の連絡先の場合ほど多くの情報をフッターに含める必要はありません。 法的免責事項、マーケティングバナー、ソーシャルメディアボタンなどの詳細を含める必要がないため、よりコンパクトなバージョンにする必要があります。 ロゴ、名前、役職、内線電話、または直通電話を含めるだけで十分です。

3.返信と転送に簡体字署名を使用する

返信と転送のためにメールフッターを簡素化することを検討してください。 会話スレッドの過負荷を回避するのに役立ちます。

4.部門ごとに異なるCTAとバナーを追加します

社内のさまざまな部門に固有の電子メールフッターを作成します。 たとえば、営業担当者の署名には、[デモのスケジュール]ボタンが付いたバナーを含めることができます。また、マーケティング部門の署名は、最近のコンテンツを宣伝し、登録を増やすことができます。

5.電子メール署名ジェネレーターで事前定義された署名テンプレートへのリンクを共有します

組織内のあらゆる範囲のメールボックスの企業署名を一元管理および展開できるサービスを見つけてください。

注意すべき技術的側面

メールフッターを美しく、しかし応答性の高いものにする際に注意を払うべき多くの技術的側面があります。

1.署名をモバイルフレンドリーにする

最近はみんなスマートフォンを使っており、携帯電話でメールをチェックする人は増え続けています。 毎日配信される電子メッセージ全体の55％がモバイルデバイスで開かれていることをご存知ですか？ それは注意すべきことです。 あなたのシグニチャで作業するときは、受信者が自分の電話で何を見るかを考えてください。 スマートフォンの画面はPCの画面よりもはるかに小さいことに注意してください。 つまり、電子メールの署名で使用するオブジェクトは大きくする必要がありますが、オブジェクトの数は少なくする必要があります。 また、モバイルインターネットの速度が制限される可能性があることに注意してください。

2.互換性テストを実行します

メールフッターがすべてのメールクライアントで正しく表示されるという一般的な誤解があります。 悲しい真実はそうではないということです。 Gmailで署名が完璧に見えるからといって、Outlookでも同じように見えるとは限りません。 さまざまな電子メールクライアントで見栄えを良くするには、最も人気のあるすべての電子メールクライアント間で互換性テストを実行する必要があります。

このテストの実行方法の例を次に示します。

• Outlook2016からGmailへの送信
• Outlook2019からGmailへの送信
• GmailからOutlook2016への送信
• GmailからOutlook2019への送信
• 等々。

うまくいけば、さまざまなツールを使用すると、すべてのプラットフォームで電子メールの署名が正しく表示されるようになります。 次の章では、そのトピックに焦点を当てます。 読み続けます。

3.電子メールの署名サイズについて覚えておいてください

メールフッターでは、確認するサイズが2つあります。 ピクセル単位のサイズとキロバイト単位のサイズ。 デスクトップの場合、推奨される最大の電子メール署名サイズは700px（幅）x 300px（高さ）です。 画面が小さく、スケーリングが小さいモバイルデバイスの場合は、sigを320px（幅）x 600px（高さ）に保つのが最適です。 また、メールフッターを50KB未満に保つようにしてください。

4.画像ホスティング

信頼できないドメインで画像をホストしている場合、メールが受信者の受信トレイに配信されない可能性があります。 そのため、含める画像には評判の良い商用ホストを使用することが不可欠です。 それらのいくつかはあなたのサーバー、グーグルフォト、アマゾンS3です。

5.署名で複線を使用しないように注意してください

署名のインプレッションとリンクのクリックを追跡することを選択した場合は、他の電子メール追跡サービス/拡張機能（Mailtrackなど）を使用しないようにしてください。 そうしないと、スパムフィルターに捕まるリスクがあります。

最高の無料の電子メール署名ジェネレータ

ビジネス用の電子メール署名を設計する際に、上記のすべてのベストプラクティスを念頭に置くのは大変なことかもしれません。 電子メール署名管理ソリューションは、クリーンでプロフェッショナルなデザインを作成し、標準化された電子メール署名テンプレートを会社の部門全体に配布し、チームのサインオフが大多数の電子メールクライアントで完璧に見えるようにするのに役立ちます。

信頼できる署名作成者のリストは次のとおりです。

Newoldstamp

Newoldstampは人気のある署名ジェネレーターで、年間サブスクリプション付きの無料バージョンとプレミアムバージョンの両方があります。 それはあなたのニーズと要件に合うようにテンプレートを選択してカスタマイズすることを可能にします。 ランディングページにつながる行動を促すフレーズを含むプロモーションバナーを追加する場合は、Newoldstampを使用して追加できます。 さらに、この電子メール署名ジェネレーターは、会社全体のすべての署名を制御および更新できる中央管理機能を備えているため、組織全体に最適なツールです。 覚えておいてください、私たちはあなたの署名がさまざまな電子メールクライアントで見栄えがすることを確認することについて話していましたか？ Newoldstampの署名は、ほとんどの主要な電子メールクライアントと互換性があります。

私の署名

MySignatureは、サインオフを使用してブランドの認知度を高めるのに役立つ優れたツールです。 ブランドアイデンティティを表現し、メールを目立たせるための多くのテンプレートとアドオンがあります。 MySignatureは、フリーランサーや中小企業に最適なソリューションです。

HubSpot

Hubspotの署名メーカーは、その使いやすさで知られています。 個人情報を入力し、ソーシャルメディアアカウントへのリンクを追加し、テーマ、フォント、色で遊んでください。 次に、新しい署名をメールアカウントに埋め込みます。

最高の電子メール署名管理ソフトウェアに関する記事で、機能、価格設定、および顧客のレビューに関する詳細情報を含むその他のオプションを見つけることができます。

メールの署名例と編集可能なテンプレート

では、プロの電子メール署名はどのように見えますか？ ここに、電子メール署名ジェネレーターNewoldstampで作成されたいくつかの素晴らしい例があります。

＃1この最小限の電子メール署名は、企業のブランドアイデンティティを反映すると同時に、企業のソーシャルメディアプロファイルへのトラフィックを促進します。 AppStoreの[CTAでダウンロード]ボタンは、追加のリード生成ツールとして機能します。

newoldstamp.comを使用して作成されたこのテンプレート

＃2これは、電子メール署名バナーキャンペーンを使用して、会議やウェビナーなどの将来のオフラインおよびオンラインイベントを発表する方法の例です。 電子メール署名ソフトウェアを使用して、バナーのクリック数と視覚化を追跡します。

newoldstamp.comを使用して作成されたこのテンプレート

＃3次の例は、電子メールの署名を使用して電子メールリストを増やしたり、ポッドキャストまたはYouTubeのサブスクライバーの数を増やしたりする方法を示しています。

newoldstamp.comを使用して作成されたこのテンプレート

＃4最近のケーススタディへのリンクを提供することで顧客の信頼を得るのに役立つブランド化された電子メール署名の別の例。 サインオフに社会的証明を追加して、忠誠心と売り上げを増やします。

newoldstamp.comを使用して作成されたこのテンプレート

結論

プロフェッショナルな電子メール署名を設計するときは、次のことを忘れないでください。

• シンプルですっきりとしたデザイン
• 高品質の画像とグラフィック要素のみを使用する
• 簡単な召喚状の追加
• 広告バナーを使用して、最近のブログ投稿や今後のイベントなどを宣伝する
• 署名をモバイルフレンドリーにする
• 企業および法的な基準を維持する
• 企業の署名の作成
• 電子メール署名ビルダーを利用します。