5 strategi untuk membantu Anda menghindari kelelahan di tempat kerja

Saat Anda bekerja di industri yang bergerak cepat, terlalu mudah untuk mencapai burnout – apa pun peran Anda.

Dan ketika Anda mengerjakan beberapa proyek bersamaan dan di banyak tim, risiko kelelahan tidak hanya tinggi, tetapi juga bisa terasa tak terelakkan. Banyak kontributor individu (seperti peneliti, desainer visual, ahli strategi konten, ilmuwan data) yang bekerja secara horizontal di seluruh tim dapat dipandang sebagai sumber daya yang tak terbatas. Kami masuk, kami mengerjakan keajaiban kami (biasanya dalam waktu singkat) dan kemudian pergi lagi untuk melakukan hal yang sama di tim lain.

Apa itu burnout?

Ada banyak percakapan seputar apa sebenarnya burnout itu, dan perbedaan antara definisi dapat mempersulit untuk mengenali tanda-tandanya. Menurut WebMD:

Burnout adalah “suatu bentuk kelelahan yang disebabkan oleh perasaan kewalahan secara terus-menerus. Ini adalah hasil dari stres emosional, fisik, dan mental yang berlebihan dan berkepanjangan.”

Tidak selalu demikian, tetapi kelelahan sering dikaitkan dengan pekerjaan. Risiko kelelahan seseorang di tempat kerja tergantung pada berbagai faktor, dan kebiasaan serta praktik pribadi hanyalah sebagian kecil dari teka-teki. Namun demikian, strategi untuk manajemen beban kerja yang efektif dapat membantu, bahkan jika ada pengaruh eksternal yang berada di luar kendali Anda.

Memutus lingkaran setan tenggat waktu yang mustahil

Kadang-kadang ketika kita bekerja dalam fungsi "pelayanan", kita merugikan diri kita sendiri. Kami pada dasarnya "masuk ke" proyek dengan tenggat waktu yang tidak realistis, menyelesaikan pekerjaan apa pun, dan kemudian pergi. Dan kami bertanya-tanya mengapa pemangku kepentingan mengharapkan pekerjaan dilakukan lebih cepat dan lebih cepat, dengan tenggat waktu yang lebih ketat? Ini bisa dengan cepat menjadi lingkaran setan. Tapi tidak harus seperti ini.

Ada banyak strategi berbeda untuk membantu Anda memprioritaskan perawatan diri dan menghindari kelelahan di tempat kerja – ini bahkan lebih penting di dunia kerja jarak jauh atau hibrida, di mana perbedaan antara pekerjaan dan kehidupan menjadi kabur.

“Mengomunikasikan proses Anda kepada tim dan kolega lain, dan dengan jelas menetapkan harapan yang realistis dan berkelanjutan, adalah kunci untuk melindungi diri Anda dari beban berlebih”

Mengkomunikasikan proses Anda kepada tim dan kolega lain, dan dengan jelas menetapkan ekspektasi yang realistis dan berkelanjutan, adalah kunci untuk melindungi diri Anda dari beban yang berlebihan. Membangun pemahaman tentang tidak hanya berapa banyak pekerjaan yang dilakukan, tetapi berapa lama waktu yang dibutuhkan dan bagaimana proyek Anda diprioritaskan dapat secara drastis mengubah kehidupan kerja Anda sebagai kontributor individu. Berikut adalah beberapa tip berguna untuk memantau beban kerja Anda dan mencegah kelelahan di tempat kerja.

Jadikan peta jalan Anda terlihat oleh semua orang

Langkah pertama untuk mengomunikasikan proses Anda adalah memastikan peta jalan proyek Anda transparan dan terlihat oleh semua orang. Ini bisa langsung, misalnya, jika Anda memiliki peta jalan di Coda atau spreadsheet, pastikan itu dapat diakses oleh semua orang di perusahaan. Kemudian Anda dapat menautkan ke peta jalan tim secara keseluruhan di halaman tim internal Anda atau menyematkannya ke saluran Slack tim Anda, bergantung pada cara kerja tim Anda.

“Jika seseorang tidak mengetahui apa lagi yang sedang Anda kerjakan, mereka mungkin menganggap Anda tidak ingin mengerjakannya atas permintaan mereka”

Jika Anda adalah kontributor individu yang bekerja secara horizontal di seluruh tim, kolega Anda harus memahami bahwa Anda berkolaborasi dalam banyak proyek, bukan hanya proyek mereka. Ini akan sangat membantu ketika Anda harus menolak proyek, memperpanjang tenggat waktu, atau mengurangi beban kerja Anda. Jika seseorang tidak mengetahui apa lagi yang sedang Anda kerjakan, mereka mungkin menganggap Anda tidak ingin mengerjakannya atas permintaan mereka. Hal ini dapat menyebabkan ketegangan, menciptakan lingkungan yang penuh tekanan dan meningkatkan risiko kelelahan di tempat kerja.

Tawarkan garis waktu yang realistis

Maklum, kebanyakan orang tidak memiliki pengetahuan mendalam tentang nuansa dan seluk-beluk disiplin ilmu lain. Akibatnya, mereka dapat sangat meremehkan komitmen waktu yang dibutuhkan oleh berbagai proyek. Untuk mengatasinya, pertimbangkan untuk membagikan perkiraan jadwal untuk berbagai jenis pekerjaan yang Anda lakukan. Misalnya, Anda mungkin memasukkan garis waktu dalam setiap rencana penelitian untuk meningkatkan kesadaran tentang apa yang masuk ke setiap proyek penelitian. Dengan menyorot semua blok bangunan penting dari sebuah proyek yang mungkin tidak terlihat oleh rekan kerja, Anda menciptakan ekspektasi yang lebih realistis seputar bandwidth Anda. Itu pada gilirannya mengarah pada harapan yang lebih masuk akal tentang kemampuan Anda untuk berkomitmen di masa depan.

Berlatih seni "tidak positif"

Melindungi waktu Anda berarti sesekali mengatakan tidak. Jadi, bagaimana Anda menanggapi permintaan yang kemungkinan besar tidak dapat Anda prioritaskan? Tanpa strategi, kemungkinan besar Anda akan ditarik ke dalam proyek yang tidak dapat Anda akomodasi secara realistis. Masukkan "tidak positif".

Istilah ini dipopulerkan oleh penulis William Ury dalam bukunya The Power of a Positive No. Konsepnya cukup sederhana – tidak positif terdiri dari “Ya! Tidak iya? penyataan." Dalam kata-kata Ury: “Yang pertama Ya! menyatakan minat Anda; TIDAK menegaskan kekuatan Anda; dan yang kedua Ya? mempererat hubungan kalian.”

“Ketika Anda memiliki tim yang meminta lebih banyak waktu atau sumber daya Anda daripada yang mungkin, penting bagi Anda untuk tidak mengabaikan permintaan tersebut dengan mengatakan ' Tidak, saya tidak dapat mengerjakannya.' langsung"

Ketika Anda memiliki tim yang meminta lebih banyak waktu atau sumber daya Anda daripada yang mungkin, penting bagi Anda untuk tidak mengabaikan permintaan tersebut dengan menyatakan “Tidak, saya tidak dapat mengerjakannya.” langsung. Ini tidak akan membantu membangun hubungan yang berarti dengan tim lain. Mari kita hadapi itu, permintaan ini tidak dapat dihindari – bagaimanapun juga, tidak setiap proyek dapat dicakup dengan tepat jauh sebelumnya. Sebaliknya, tanggapi dengan sesuatu seperti “Itu terdengar seperti ide yang bagus. Bisakah kita mengobrol lebih banyak tentang ini untuk melihat apakah saya bisa memasukkannya ke dalam siklus ini?”

Teknik lain yang bekerja dengan baik telah digunakan dalam improvisasi. komedi selama bertahun-tahun di mana Anda menanggapi permintaan dengan "Ya, dan ..." alih-alih "Tidak." Ini menjauhkan Anda dari pola pikir negatif saat menghadapi permintaan yang sulit, sekaligus memungkinkan Anda untuk membentuk tingkat komitmen Anda.

Memperkenalkan teknik ini akan membuat percakapan sulit seputar bandwidth ini lebih mudah ditangani. Alih-alih menutup orang, mereka membuka percakapan untuk mengukur apa yang mereka butuhkan, sambil juga mengomunikasikan kendala Anda.

Perlakukan permintaan apa pun sebagai permintaan sebelum berkomitmen untuk itu

Anda mungkin akan menemukan bahwa bahkan ketika Anda secara proaktif membagikan peta jalan Anda dan mempraktikkan seni "Tidak" yang positif, proyek ad hoc yang tiba-tiba akan tetap muncul. Ketika dihadapkan dengan lebih banyak tuntutan daripada yang dapat Anda tangani, pendekatan yang berharga adalah membedakan antara permintaan luas dan proyek aktual yang perlu dikerjakan.

“Ini bisa menjadi fungsi pemaksa yang hebat bagi rekan kerja untuk berpikir secara mendalam tentang ide-ide yang mereka miliki, sehingga bukan lagi konsep yang kabur tetapi ide yang dipertimbangkan dengan baik”

Tanyakan rekan kerja yang membuat permintaan pada waktu Anda untuk menjelaskan mengapa itu menjadi prioritas. Langkah penting ini akan menghalangi tim lain untuk mendekati Anda sebelum kebutuhan mereka sepenuhnya tercakup. Di tim Konten, misalnya, jika kami menerima permintaan untuk membuat panduan pelanggan, kami mungkin meminta agar tim tersebut membahas permintaan dengan mengajukan pertanyaan seperti:

• Mengapa sekarang saat yang tepat untuk membuat panduan ini?
• Bagaimana panduan ini selaras dengan tujuan perusahaan yang lebih luas?
• Bagaimana kita mengukur keberhasilan panduan ini?

Ini bisa menjadi fungsi pemaksa yang hebat bagi rekan kerja untuk berpikir secara mendalam tentang ide-ide yang mereka miliki, sehingga itu bukan lagi konsep yang kabur tetapi ide yang dipertimbangkan dengan baik yang mengarah pada hasil yang sebenarnya. Bergantung pada disiplin Anda atau ukuran tim Anda, proses ini dapat berkembang menjadi sistem penerimaan permintaan yang lengkap, dengan kriteria yang ditetapkan untuk menentukan prioritas proyek.

Pertimbangkan batu-batu besar dan kerikil

Kontributor umum untuk kelelahan di tempat kerja adalah perasaan memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan, tanpa rasa yang jelas dari mana harus memulai. Mungkin sulit untuk memutuskan apa yang akan memiliki dampak paling besar, dan Anda dapat dengan cepat mulai merasa terbebani.

Inilah sebabnya mengapa memprioritaskan tugas Anda sangat penting, tetapi bisa sangat sulit untuk dikuasai. Metafora "batu besar/kerikil" bisa sangat membantu saat mempelajari cara mengelola beban kerja Anda secara efektif.

“Vasnya mungkin terlihat penuh dengan dua proyek batu besar di dalamnya, tetapi jika Anda melihat lebih dekat, masih ada ruang untuk proyek yang lebih kecil dan berprioritas lebih rendah. Ini adalah 'proyek kerikil'”

Bayangkan sebuah vas kaca besar. Vas mewakili siklus kerja (sebulan, seperempat, apa yang Anda miliki). Di dalam vas ada beberapa batu besar. Ini mewakili "proyek prioritas" Anda – proyek yang terkait dengan tujuan perusahaan atau berkorelasi dengan keberhasilan fitur atau produk baru.

Setiap siklus akan memiliki satu atau dua proyek batu besar. Vas mungkin terlihat penuh dengan dua proyek batu besar di dalamnya, tetapi jika Anda melihat lebih dekat, masih ada ruang untuk proyek yang lebih kecil dan berprioritas lebih rendah. Ini adalah "proyek kerikil" – untuk tim Konten, ini dapat melibatkan aktivitas seperti mengumpulkan metrik kinerja untuk kampanye konten sebelumnya, atau memperbarui posting blog lama dengan konten baru yang lebih relevan.

Mereka juga bisa menjadi tujuan pribadi seperti presentasi di rapat perusahaan atau menghadiri pelatihan pengembangan profesional. Batu-batu besar harus mendominasi waktu kerja Anda, kerikil harus ditampung di sekitar batu-batu besar jika memungkinkan.

Begitu Anda menerapkan metafora ini pada pekerjaan Anda, Anda akan terkejut betapa mudahnya mengkonseptualisasikan tuntutan waktu Anda sebagai batu besar atau kerikil. Anda juga dapat membagikan metafora ini dengan tim lain untuk membantu mereka memahami bahwa Anda harus menyesuaikan permintaan mereka dengan prioritas utama Anda.

“Memberitahu rekan kerja Anda bahwa permintaan akan lebih dekat dengan batu daripada kerikil menambahkan konteks penting”

Ini adalah cara yang berguna untuk mengomunikasikan tingkat upaya yang diperlukan untuk proyek yang berbeda – sesuatu mungkin tampak mudah bagi tim lain, tetapi sebenarnya melibatkan banyak pekerjaan. Memberi tahu kolega Anda bahwa permintaan akan lebih dekat dengan batu daripada kerikil menambahkan konteks penting. Metafora juga membantu Anda mengukur beban kerja Anda sendiri – apakah Anda telah menghabiskan cukup waktu di atas batu besar atau apakah Anda dialihkan oleh terlalu banyak kerikil?

Menghindari kelelahan di tempat kerja lebih penting dari sebelumnya, terutama pada saat yang penuh tekanan ini. Sangat penting bagi kita untuk belajar bagaimana melindungi diri kita dari komitmen berlebihan pada proyek sambil tetap membuat dampak terbesar yang kita bisa. Semoga tips dan strategi ini membantu Anda melakukan hal itu.

Kami ingin membantu Anda mendapatkan pengalaman terbaik dalam karir Anda – lihat peran terbuka kami.