5 استراتيجيات لتجنب الإرهاق في العمل

عندما تعمل في صناعة سريعة الخطى ، من السهل جدًا الوصول إلى الإرهاق - بغض النظر عن الدور الذي تلعبه.

وعندما تعمل في عدة مشاريع متزامنة وعبر العديد من الفرق ، فإن خطر الإرهاق ليس مرتفعًا فحسب ، بل يمكن أن يكون حتميًا. يمكن اعتبار العديد من المساهمين الفرديين (مثل الباحثين والمصممين المرئيين واستراتيجيي المحتوى وعلماء البيانات) الذين يعملون أفقيًا عبر الفرق كمورد لا نهائي. ندخل ونعمل على سحرنا (عادة في فترة زمنية قصيرة) ثم نترك مرة أخرى لنفعل الشيء نفسه مع فريق آخر.

ما هو الإرهاق؟

هناك الكثير من الحديث حول ما هو الإرهاق في الواقع ، والتناقضات بين التعريفات يمكن أن تجعل من الصعب تحديد العلامات. وفقًا لـ WebMD:

الإرهاق هو "شكل من أشكال الإرهاق الناجم عن الشعور المستمر بالغرق. إنه نتيجة الإجهاد العاطفي والجسدي والعقلي المفرط والمطول ".

ليس الأمر كذلك دائمًا ، لكن الإرهاق غالبًا ما يرتبط بالعمل. يعتمد خطر تعرض الشخص للإرهاق في العمل على مجموعة من العوامل ، وتشكل العادات والممارسات الشخصية جزءًا صغيرًا من اللغز. ومع ذلك ، يمكن أن تساعد استراتيجيات الإدارة الفعالة لأعباء العمل ، حتى لو كانت هناك تأثيرات خارجية خارجة عن سيطرتك.

كسر الحلقة المفرغة من المواعيد النهائية المستحيلة

في بعض الأحيان عندما نعمل في وظيفة "خدمة" ، فإننا نلحق الضرر بأنفسنا. نحن في الأساس "نسقط" مشروعًا بموعد نهائي غير واقعي ، وننجز العمل بغض النظر ، ثم نغادر. ونتساءل لماذا يتوقع أصحاب المصلحة إنجاز العمل بشكل أسرع وأسرع ، مع تحديد مواعيد نهائية أكثر صرامة؟ يمكن أن تتحول بسرعة إلى حلقة مفرغة. لكن لا يجب أن تكون الأمور على هذا النحو.

هناك الكثير من الإستراتيجيات المختلفة لمساعدتك في تحديد أولويات الرعاية الذاتية وتجنب الإرهاق في العمل - وهي أكثر أهمية في عالم العمل عن بُعد أو الهجين ، حيث يتلاشى الفاصل بين العمل والحياة.

"إن إيصال عمليتك إلى الفرق والزملاء الآخرين ، ووضع توقعات واقعية ومستدامة بوضوح ، أمر أساسي لحماية نفسك من أن تصبح مثقلًا بالأعباء"

يعد توصيل عمليتك إلى الفرق والزملاء الآخرين ، ووضع توقعات واقعية ومستدامة بوضوح ، أمرًا أساسيًا لحماية نفسك من أن تصبح مثقلًا بالأعباء. يمكن أن يؤدي تكوين فهم ليس فقط لمقدار العمل الذي يتم إنجازه ، ولكن أيضًا إلى المدة التي تستغرقها وكيف يتم تحديد أولويات مشاريعك إلى تغيير حياتك العملية بشكل كبير كمساهم فردي. فيما يلي بعض النصائح المفيدة لمراقبة عبء العمل لديك والحماية من الإرهاق في العمل.

اجعل خارطة الطريق الخاصة بك مرئية للجميع

تتمثل الخطوة الأولى لتوصيل عمليتك في التأكد من أن خريطة طريق مشروعك شفافة ومرئية للجميع. يمكن أن يكون هذا واضحًا ، على سبيل المثال ، إذا كانت لديك خريطة طريق في Coda أو جدول بيانات ، فتأكد من إمكانية الوصول إليها للجميع في الشركة. بعد ذلك ، يمكنك الارتباط بخريطة طريق الفريق الإجمالية على صفحة الفريق الداخلية الخاصة بك أو تثبيتها بقناة Slack الخاصة بفريقك ، اعتمادًا على كيفية عمل فريقك.

"إذا لم يكن الشخص على علم بما تعمل عليه أيضًا ، فيمكنه افتراض أنك لا تريد العمل بناءً على طلبه"

إذا كنت مساهمًا فرديًا تعمل أفقيًا عبر الفرق ، فمن الضروري أن يفهم زملاؤك أنك تتعاون في مشاريع متعددة ، وليس مشاريعهم فقط. سيساعدك هذا كثيرًا عندما تضطر إلى رفض مشروع أو تمديد موعد نهائي أو تقليص حجم العمل. إذا لم يكن الشخص على علم بما تعمل عليه أيضًا ، فيمكنه افتراض أنك لا تريد العمل بناءً على طلبه. يمكن أن يؤدي ذلك إلى التوتر وخلق بيئة مرهقة وزيادة خطر الإرهاق في العمل.

قدم جداول زمنية واقعية

من المفهوم أن معظم الناس ليس لديهم معرفة متعمقة بالفروق الدقيقة والتعقيدات في التخصصات الأخرى. نتيجة لذلك ، يمكنهم التقليل إلى حد كبير من الالتزامات الزمنية التي تتطلبها المشاريع المختلفة. لحل هذه المشكلة ، ضع في اعتبارك مشاركة المخططات الزمنية المقدرة لأنواع مختلفة من العمل الذي تقوم به. على سبيل المثال ، يمكنك تضمين جدول زمني في كل خطة بحث لزيادة الوعي بما يدخل في كل مشروع بحثي. من خلال تسليط الضوء على جميع اللبنات الأساسية للمشروع التي قد تكون غير مرئية للزملاء ، فإنك تخلق توقعات أكثر واقعية حول النطاق الترددي الخاص بك. وهذا بدوره يؤدي إلى توقعات أكثر منطقية بشأن قدرتك على الالتزام في المستقبل.

مارس فن "الرفض الإيجابي"

حماية وقتك تعني أحيانًا قول لا. إذن ، كيف ترد على طلب من غير المحتمل أن تتمكن من تحديد أولوياته؟ بدون استراتيجية ، من المرجح أن تنجذب إلى مشاريع لا يمكنك استيعابها بشكل واقعي. أدخل "لا الإيجابي".

اشتهر هذا المصطلح من قبل المؤلف ويليام يوري في كتابه The Power of a Positive No. المفهوم بسيط للغاية - تتكون كلمة "لا" الإيجابية من "نعم! لا نعم؟ بيان." وبكلمات أوري: "نعم أولاً! يعبر عن اهتمامك ؛ لا يؤكد قوتك ؛ والثاني نعم؟ يعزز علاقتك. "

"عندما يكون لديك فريق يطلب المزيد من وقتك أو مواردك أكثر مما هو ممكن ، فمن المهم ألا ترفض هذه الطلبات بقولك " لا ، لا يمكنني العمل على ذلك ". على الفور"

عندما يكون لديك فريق يطلب المزيد من وقتك أو مواردك أكثر مما هو ممكن ، فمن المهم ألا ترفض هذه الطلبات بالقول "لا ، لا يمكنني العمل على ذلك". على الفور. لن يساعد هذا في بناء علاقات هادفة مع الفرق الأخرى. دعونا نواجه الأمر ، هذه الطلبات حتمية - لا يمكن تحديد نطاق كل مشروع بدقة مسبقًا ، بعد كل شيء. بدلاً من ذلك ، رد بشيء مثل "تبدو هذه فكرة رائعة. هل يمكننا التحدث أكثر حول هذا الأمر لمعرفة ما إذا كان بإمكاني إدخاله في هذه الدورة؟ "

تم استخدام تقنية أخرى تعمل بشكل جيد في التحسين. كوميديا ​​لسنوات حيث ترد على الطلبات بـ "نعم ، و ..." بدلاً من "لا". هذا يوجهك بعيدًا عن العقلية السلبية عندما تواجه طلبًا صعبًا ، بينما يسمح لك بتشكيل مستوى التزامك.

يجب أن يؤدي تقديم هذه الأساليب إلى تسهيل التعامل مع هذه المحادثات الصعبة حول النطاق الترددي. بدلاً من إغلاق الناس ، يفتحون المحادثة لقياس ما يحتاجون إليه ، مع التواصل أيضًا مع ماهية قيودك.

تعامل مع أي طلب على أنه طلب قبل الالتزام به

من المحتمل أن تجد أنه حتى عندما تشارك خارطة الطريق بشكل استباقي وتتدرب على فن "لا" الإيجابي ، ستستمر المشاريع المخصصة المفاجئة في الظهور. عندما تواجه طلبات أكثر مما يمكنك التعامل معه ، فإن النهج القيم هو التمييز بين الطلبات الواسعة والمشاريع الفعلية التي تحتاج إلى العمل عليها.

"يمكن أن تكون هذه وظيفة إجبارية كبيرة للزملاء للتفكير بعمق في الأفكار التي لديهم ، بحيث لم يعد مفهومًا غامضًا ولكنه فكرة مدروسة جيدًا"

اطلب من الزملاء الذين يقدمون طلبات بشأن وقتك أن يحددوا سبب كونه من أولوياتك. ستثني هذه الخطوة الحاسمة الفرق الأخرى عن الاقتراب منك قبل تحديد نطاق احتياجاتهم بالكامل. في فريق المحتوى ، على سبيل المثال ، إذا تلقينا طلبًا لإنتاج دليل العملاء ، فقد نطلب من تلك الفرق تحديد نطاق الطلبات عن طريق طرح أسئلة مثل:

• لماذا هو الوقت المناسب الآن لإنشاء هذا الدليل؟
• كيف يتوافق هذا الدليل مع أهداف الشركة الأوسع؟
• كيف سنقيس نجاح هذا الدليل؟

يمكن أن تكون هذه وظيفة إجبارية كبيرة للزملاء للتفكير بعمق في الأفكار التي لديهم ، بحيث لم يعد مفهومًا غامضًا بل فكرة مدروسة جيدًا تؤدي إلى نتائج فعلية. اعتمادًا على الانضباط الخاص بك أو حجم فريقك ، يمكن أن تتطور هذه العملية إلى نظام كامل لتلقي الطلبات ، مع معايير محددة تحدد تحديد أولويات المشاريع.

تأمل الصخور والحصى

من المساهمين الشائعين في الإرهاق في مكان العمل الشعور بالحصول على قدر هائل من العمل الذي يتعين القيام به ، دون إحساس واضح بمكان البدء. قد يكون من الصعب تحديد ما سيكون له التأثير الأكبر ، ويمكنك أن تبدأ سريعًا في الشعور بالثقل.

هذا هو سبب أهمية تحديد أولويات مهامك ، ولكن قد يكون إتقانها أمرًا صعبًا بشكل مدهش. يمكن أن تكون استعارة "بولدر / بيبل" مفيدة للغاية عند تعلم كيفية إدارة عبء العمل بشكل فعال.

"قد تبدو المزهرية ممتلئة بمشروعين صخريين كبيرين فيهما ، ولكن إذا نظرت عن كثب ، لا يزال هناك مجال لمشاريع أصغر ذات أولوية أقل. هذه "مشاريع حصاة" "

تخيل مزهرية زجاجية كبيرة. الإناء يمثل دورة عمل (شهر ، ربع ، ماذا لديك). داخل المزهرية بعض الصخور الكبيرة. تمثل هذه "المشاريع ذات الأولوية" - المشاريع التي ترتبط بهدف الشركة أو ترتبط بنجاح ميزة أو منتج جديد.

سيكون لكل دورة مشروع أو مشروعان من الصخور. قد تبدو المزهرية ممتلئة بمشروعين صخريين كبيرين فيها ، ولكن إذا نظرت عن كثب ، لا يزال هناك مجال لمشاريع أصغر ذات أولوية أقل. هذه "مشاريع حصاة" - بالنسبة لفريق المحتوى ، يمكن أن تتضمن أنشطة مثل تجميع مقاييس الأداء معًا لحملة محتوى سابقة ، أو تحديث منشور مدونة قديم بمحتوى جديد أكثر صلة.

يمكن أن تكون أيضًا أهدافًا شخصية مثل التقديم في اجتماع الشركة أو حضور تدريب التطوير المهني. يجب أن تهيمن الصخور على وقت عملك ، ويجب وضع الحصى حول الصخور حيثما أمكن ذلك.

بمجرد تطبيق هذه الاستعارة على عملك ، ستندهش من مدى سهولة تصور المتطلبات في وقتك على أنها إما صخور أو حصى. يمكنك أيضًا مشاركة هذه الاستعارة مع فرق أخرى لمساعدتهم على فهم أنه سيتعين عليك تكييف طلباتهم مع أولوياتك الرئيسية.

"السماح لزملائك بمعرفة أن الطلب سيكون أقرب إلى صخرة من الحصاة يضيف سياقًا مهمًا"

إنها طريقة مفيدة لتوصيل مستوى الجهد المطلوب لمشاريع مختلفة - قد يظهر شيء ما بسهولة لفريق آخر ، ولكنه في الواقع ينطوي على قدر هائل من العمل. السماح لزملائك بمعرفة أن الطلب سيكون أقرب إلى صخرة من الحصاة يضيف سياقًا مهمًا. تساعدك الاستعارة أيضًا على قياس عبء العمل الخاص بك - هل قضيت وقتًا كافيًا على الصخور أو هل حولتك الكثير من الحصى؟

يعد تجنب الإرهاق في العمل أكثر أهمية من أي وقت مضى ، خاصة في هذا الوقت العصيب. من الضروري أن نتعلم كيف نحمي أنفسنا من الإفراط في الالتزام بالمشاريع مع الاستمرار في إحداث أكبر تأثير ممكن. نأمل أن تساعدك هذه النصائح والاستراتيجيات على القيام بذلك.

نريد مساعدتك في الحصول على أفضل تجربة في حياتك المهنية - تحقق من أدوارنا المفتوحة.