5 กลยุทธ์ช่วยคุณไม่ให้หมดไฟในการทำงาน

เมื่อคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่เร่งรีบ การเข้าถึงความเหนื่อยหน่ายนั้นง่ายเกินไป ไม่ว่าคุณจะอยู่ในบทบาทใด

และเมื่อคุณทำงานในโปรเจ็กต์หลายโครงการพร้อมกันและในหลายทีม ความเสี่ยงที่จะเกิดภาวะหมดไฟในการทำงานไม่ได้มีแค่สูงเท่านั้น แต่ยังรู้สึกหลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้ร่วมให้ข้อมูลแต่ละราย (เช่น นักวิจัย นักออกแบบภาพ นักยุทธศาสตร์ด้านเนื้อหา นักวิทยาศาสตร์ด้านข้อมูล) ที่ทำงานในแนวนอนระหว่างทีมสามารถถูกมองว่าเป็นทรัพยากรที่ไม่มีที่สิ้นสุด เราเข้ามา เราร่ายมนตร์ของเรา (โดยปกติในช่วงเวลาสั้นๆ) แล้วจากไปอีกครั้งเพื่อทำแบบเดียวกันกับอีกทีมหนึ่ง

เหนื่อยหน่ายคืออะไร?

มีการพูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับความเหนื่อยหน่ายที่แท้จริง และความคลาดเคลื่อนระหว่างคำจำกัดความสามารถทำให้มองเห็นสัญญาณได้ยากขึ้น ตาม WebMD:

ความเหนื่อยหน่ายเป็น “รูปแบบหนึ่งของความอ่อนล้าที่เกิดจากความรู้สึกท่วมท้นอยู่ตลอดเวลา มันเป็นผลมาจากความเครียดทางอารมณ์ร่างกายและจิตใจที่มากเกินไปและยาวนาน”

มันไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป แต่ความเหนื่อยหน่ายมักเกี่ยวข้องกับงาน ความเสี่ยงต่อการเกิดภาวะหมดไฟในการทำงานของบุคคลนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ และนิสัยและการปฏิบัติส่วนบุคคลเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของปริศนา อย่างไรก็ตาม กลยุทธ์สำหรับการจัดการปริมาณงานที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยได้ แม้ว่าจะมีอิทธิพลจากภายนอกที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณก็ตาม

ทำลายวงจรอุบาทว์ของเส้นตายที่เป็นไปไม่ได้

บางครั้งเมื่อเราทำงานในหน้าที่ "บริการ" เราก็สร้างความเสียหายให้กับตัวเอง โดยพื้นฐานแล้วเรา "เข้าร่วม" โครงการที่มีกำหนดเวลาที่ไม่สมจริง ทำงานให้เสร็จโดยไม่คำนึงถึง แล้วจากไป และเราสงสัยว่าทำไมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคาดหวังว่างานจะเสร็จเร็วขึ้นและเร็วขึ้นด้วยกำหนดเวลาที่เข้มงวดยิ่งขึ้น จะกลายเป็นวงจรอุบาทว์อย่างรวดเร็ว แต่มันต้องไม่ใช่แบบนี้

มีกลยุทธ์ต่างๆ มากมายที่จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญในการดูแลตนเองและหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่ายในที่ทำงาน ซึ่งมีความสำคัญมากกว่าในโลกของการทำงานระยะไกลหรือการทำงานแบบผสมผสาน ที่ซึ่งการแบ่งแยกระหว่างงานกับชีวิตไม่ชัดเจน

“การสื่อสารกระบวนการของคุณกับทีมอื่นและเพื่อนร่วมงาน และการกำหนดความคาดหวังที่เป็นจริงและยั่งยืนอย่างชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญในการปกป้องตัวเองจากการเป็นภาระมากเกินไป”

การสื่อสารกระบวนการของคุณกับทีมอื่นและเพื่อนร่วมงาน และการกำหนดความคาดหวังที่เป็นจริงและยั่งยืนอย่างชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญในการปกป้องตัวเองจากการเป็นภาระมากเกินไป การสร้างความเข้าใจไม่เพียงแต่จะมีงานเกิดขึ้นมากเพียงใด แต่ต้องใช้เวลานานแค่ไหนและการจัดลำดับความสำคัญของโครงการอาจเปลี่ยนแปลงชีวิตการทำงานของคุณอย่างมากในฐานะผู้ร่วมให้ข้อมูลแต่ละบุคคล ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่มีประโยชน์ในการตรวจสอบปริมาณงานและป้องกันภาวะหมดไฟในการทำงาน

ทำให้ทุกคนเห็นแผนงานของคุณ

ขั้นตอนแรกในการสื่อสารกระบวนการของคุณคือการทำให้แน่ใจว่าแผนงานโครงการของคุณโปร่งใสและทุกคนสามารถมองเห็นได้ สิ่งนี้สามารถตรงไปตรงมา ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแผนงานใน Coda หรือสเปรดชีต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในบริษัทสามารถเข้าถึงได้ จากนั้น คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนงานโดยรวมของทีมในหน้าเพจภายในทีมของคุณ หรือปักหมุดไว้ที่ช่องทาง Slack ของทีม ขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานของทีมของคุณ

“ถ้าคน ๆ หนึ่งไม่รู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ พวกเขาอาจถือว่าคุณไม่ต้องการทำงานตามคำขอของพวกเขา”

หากคุณเป็น Contributor แต่ละคนที่ทำงานในแนวนอนระหว่างทีม เพื่อนร่วมงานของคุณต้องเข้าใจว่าคุณทำงานร่วมกันในหลายโครงการ ไม่ใช่แค่โครงการของพวกเขา สิ่งนี้จะช่วยได้อย่างมากเมื่อคุณต้องปฏิเสธโครงการ ขยายกำหนดเวลา หรือลดขนาดงานของคุณ ถ้าคนๆ หนึ่งไม่รู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ เขาก็อาจคิดว่าคุณไม่ต้องการทำงานตามคำขอของเขา สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ความตึงเครียด สร้างสภาพแวดล้อมที่ตึงเครียด และเพิ่มความเสี่ยงของความเหนื่อยหน่ายในที่ทำงาน

เสนอไทม์ไลน์ที่สมจริง

เป็นที่เข้าใจกันว่าคนส่วนใหญ่ไม่มีความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับความแตกต่างและความซับซ้อนของสาขาวิชาอื่นๆ ส่งผลให้พวกเขาสามารถประเมินเวลาที่กำหนดในโครงการต่างๆ ต่ำเกินไปได้อย่างมาก ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้พิจารณาแชร์ไทม์ไลน์โดยประมาณสำหรับงานประเภทต่างๆ ที่คุณทำ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่ไทม์ไลน์ในแผนการวิจัยทุกแผนเพื่อสร้างความตระหนักในสิ่งที่เข้าสู่โครงการวิจัยแต่ละโครงการ การเน้นย้ำส่วนประกอบสำคัญทั้งหมดของโครงการที่อาจมองไม่เห็นสำหรับเพื่อนร่วมงาน คุณจะสร้างความคาดหวังที่สมจริงยิ่งขึ้นเกี่ยวกับแบนด์วิดท์ของคุณ ซึ่งจะนำไปสู่ความคาดหวังที่สมเหตุสมผลมากขึ้นเกี่ยวกับความสามารถของคุณในอนาคต

ฝึกฝนศิลปะของ "บวกไม่"

การปกป้องเวลาของคุณหมายถึงการปฏิเสธเป็นครั้งคราว ดังนั้นคุณจะตอบสนองต่อคำขอที่คุณไม่น่าจะจัดลำดับความสำคัญได้อย่างไร หากไม่มีกลยุทธ์ คุณมักจะถูกดึงเข้าไปในโครงการที่คุณทำไม่ได้ตามความเป็นจริง ป้อน "หมายเลขที่เป็นบวก"

คำนี้ได้รับความนิยมจากผู้แต่ง William Ury ในหนังสือของเขา The Power of a Positive No แนวคิดนี้ค่อนข้างเรียบง่าย – แง่บวก no ประกอบด้วย “ใช่! ไม่ ใช่? คำแถลง." ในคำพูดของ Ury: “คนแรก ใช่! แสดงความสนใจของคุณ; ไม่มีการยืนยันอำนาจของคุณ; และครั้งที่สอง ใช่? ส่งเสริมความสัมพันธ์ของคุณ”

“เมื่อคุณมีทีมที่ขอเวลาหรือทรัพยากรของคุณมากกว่าที่จะเป็นไปได้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องไม่ปฏิเสธคำขอเหล่านั้นโดยพูดว่า ' ไม่ ฉันไม่สามารถดำเนินการนั้นได้' ทันที"

เมื่อคุณมีทีมที่ขอเวลาหรือทรัพยากรของคุณมากกว่าที่จะเป็นไปได้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องไม่ปฏิเสธคำขอเหล่านั้นโดยระบุว่า “ไม่ ฉันไม่สามารถดำเนินการนั้นได้” ทันที. สิ่งนี้จะไม่ช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับทีมอื่นๆ ยอมรับเถอะ คำขอเหล่านี้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ใช่ว่าทุกโครงการจะสามารถกำหนดขอบเขตได้อย่างแม่นยำล่วงหน้า ให้ตอบกลับด้วยคำพูดเช่น “นั่นฟังดูเป็นความคิดที่ดี เรามาพูดคุยกันเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้เพื่อดูว่าฉันสามารถใส่มันเข้าไปในวัฏจักรนี้ได้หรือไม่”

อีกเทคนิคหนึ่งที่ใช้ได้ผลดีในอิมโพรฟ ตลกเป็นเวลาหลายปีที่คุณตอบสนองต่อคำขอด้วย "ใช่และ..." แทนที่จะเป็น "ไม่" สิ่งนี้จะนำคุณออกจากกรอบความคิดเชิงลบเมื่อต้องเผชิญกับคำขอที่ยากลำบาก ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณกำหนดระดับของความมุ่งมั่นได้

การแนะนำเทคนิคเหล่านี้ควรทำให้การสนทนาที่ยากลำบากเกี่ยวกับแบนด์วิดท์จัดการได้ง่ายขึ้น แทนที่จะปิดผู้คน พวกเขาเปิดการสนทนาเพื่อวัดสิ่งที่พวกเขาต้องการ ในขณะที่ยังสื่อสารว่าข้อจำกัดของคุณคืออะไร

ปฏิบัติต่อคำขอใด ๆ เป็นคำขอก่อนที่จะกระทำการ

คุณอาจจะพบว่าแม้ว่าคุณจะแบ่งปันแผนงานในเชิงรุกและฝึกฝนศิลปะของคำว่า “ไม่” ในเชิงบวก โครงการเฉพาะกิจอย่างกะทันหันก็ยังคงเกิดขึ้น เมื่อต้องเผชิญกับความต้องการมากกว่าที่คุณจะรับมือได้ แนวทางที่มีคุณค่าคือการแยกความแตกต่างระหว่างคำขอแบบกว้างๆ และโครงการจริงที่ต้องดำเนินการ

“นี่อาจเป็นฟังก์ชันบังคับที่ดีสำหรับเพื่อนร่วมงานให้คิดอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับแนวคิดที่พวกเขามี เพื่อไม่ให้เป็นแนวคิดที่คลุมเครืออีกต่อไป แต่เป็นแนวคิดที่ผ่านการพิจารณาอย่างดี”

ขอให้เพื่อนร่วมงานที่ร้องขอเวลาของคุณอธิบายว่าเหตุใดจึงมีความสำคัญ ขั้นตอนสำคัญนี้จะห้ามไม่ให้ทีมอื่นๆ เข้ามาหาคุณก่อนที่ความต้องการของพวกเขาจะถูกจำกัดขอบเขตอย่างเต็มที่ ในทีมเนื้อหา ตัวอย่างเช่น หากเราได้รับคำขอให้จัดทำคู่มือลูกค้า เราอาจขอให้ทีมกำหนดขอบเขตคำขอโดยถามคำถามเช่น:

• เหตุใดจึงเป็นเวลาที่ดีในการสร้างคู่มือนี้
• คู่มือนี้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทที่กว้างขึ้นอย่างไร
• เราจะวัดความสำเร็จของคู่มือนี้อย่างไร

นี่อาจเป็นฟังก์ชันบังคับที่ดีสำหรับเพื่อนร่วมงานให้คิดอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับแนวคิดที่พวกเขามี เพื่อไม่ให้เป็นแนวคิดที่คลุมเครืออีกต่อไป แต่เป็นแนวคิดที่ผ่านการพิจารณาอย่างดีซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่แท้จริง ขึ้นอยู่กับระเบียบวินัยหรือขนาดทีมของคุณ กระบวนการนี้สามารถพัฒนาเป็นระบบการรับคำขอที่เต็มเปี่ยมด้วยเกณฑ์ที่กำหนดเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญของโครงการ

พิจารณาก้อนหินและก้อนกรวด

ปัจจัยทั่วไปที่ทำให้เกิดความเหนื่อยหน่ายในที่ทำงานคือความรู้สึกว่ามีงานต้องทำมากมาย โดยไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นที่ไหน อาจเป็นเรื่องยากที่จะตัดสินใจว่าสิ่งใดจะมีผลกระทบมากที่สุด และคุณสามารถเริ่มรู้สึกหนักใจได้อย่างรวดเร็ว

นี่คือเหตุผลที่การจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณมีความสำคัญมาก แต่อาจเป็นเรื่องยากอย่างน่าประหลาดใจที่จะเชี่ยวชาญ คำอุปมา "ก้อนหิน/ก้อนกรวด" มีประโยชน์อย่างมากเมื่อเรียนรู้วิธีจัดการปริมาณงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

“แจกันอาจดูเต็มไปด้วยก้อนหินก้อนใหญ่สองโปรเจ็กต์อยู่ แต่ถ้าคุณมองดีๆ ก็ยังมีที่ว่างสำหรับโปรเจ็กต์ที่มีขนาดเล็กกว่าและมีลำดับความสำคัญต่ำกว่า เหล่านี้คือ 'โครงการกรวด'”

ลองนึกภาพแจกันแก้วขนาดใหญ่ แจกันแสดงถึงวงจรการทำงาน (เดือน ไตรมาส สิ่งที่คุณมี) ภายในแจกันมีหินก้อนใหญ่ สิ่งเหล่านี้แสดงถึง “โครงการสำคัญ” ของคุณ – โครงการที่เชื่อมโยงกับเป้าหมายของบริษัทหรือสัมพันธ์กับความสำเร็จของคุณลักษณะหรือผลิตภัณฑ์ใหม่

ทุกรอบจะมีโครงการก้อนหินหนึ่งหรือสองโครงการ แจกันอาจดูเต็มไปด้วยหินก้อนใหญ่สองโปรเจ็กต์อยู่ แต่ถ้าคุณมองดีๆ ก็ยังมีที่ว่างสำหรับโปรเจ็กต์ที่มีขนาดเล็กกว่าและมีลำดับความสำคัญต่ำกว่า สิ่งเหล่านี้คือ "โครงการกรวด" สำหรับทีมเนื้อหา สิ่งเหล่านี้อาจเกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆ เช่น การรวมการวัดประสิทธิภาพสำหรับแคมเปญเนื้อหาที่ผ่านมา หรือการอัปเดตบล็อกโพสต์เก่าด้วยเนื้อหาใหม่ที่เกี่ยวข้องมากขึ้น

พวกเขาอาจเป็นเป้าหมายส่วนตัวเช่นการนำเสนอในการประชุมของบริษัทหรือเข้าร่วมการฝึกอบรมการพัฒนาวิชาชีพ ก้อนหินควรครองเวลาทำงานของคุณ ก้อนหินควรจะวางอยู่รอบๆ ก้อนหินถ้าเป็นไปได้

เมื่อคุณนำคำอุปมานี้มาใช้กับงานของคุณ คุณจะแปลกใจว่ามันง่ายแค่ไหนที่จะกำหนดแนวคิดเกี่ยวกับความต้องการเวลาของคุณให้เป็นก้อนหินหรือก้อนกรวด คุณยังสามารถแบ่งปันคำอุปมานี้กับทีมอื่นๆ เพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าคุณจะต้องทำตามคำขอของพวกเขาตามลำดับความสำคัญหลักของคุณ

“การให้เพื่อนร่วมงานของคุณรู้ว่าคำขอจะอยู่ใกล้ก้อนหินมากกว่าก้อนกรวดเพิ่มบริบทที่สำคัญ”

เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการสื่อสารระดับความพยายามที่จำเป็นสำหรับโครงการต่างๆ ซึ่งอาจดูเหมือนเป็นเรื่องง่ายสำหรับทีมอื่น แต่จริงๆ แล้วเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก การให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบคำขอจะใกล้ชิดกับก้อนหินมากกว่าก้อนกรวดเพิ่มบริบทที่สำคัญ คำอุปมานี้ยังช่วยให้คุณวัดปริมาณงานของคุณเองด้วย คุณใช้เวลาบนก้อนหินมากพอหรือยัง หรือคุณถูกก้อนกรวดหันเหความสนใจไปมากเกินไป

การหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่ายในที่ทำงานมีความสำคัญมากกว่าที่เคย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาเครียดๆ แบบนี้ สิ่งสำคัญคือเราต้องเรียนรู้วิธีป้องกันตนเองจากการทุ่มเทในโครงการมากเกินไป ในขณะที่ยังคงสร้างผลกระทบที่ใหญ่ที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หวังว่าเคล็ดลับและกลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยคุณได้

เราต้องการช่วยให้คุณได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุดในอาชีพการงานของคุณ – ตรวจสอบบทบาทที่เปิดกว้างของเรา