Panduan 5 Langkah tentang Cara Mempersiapkan Presentasi Anggaran Tahunan yang Meyakinkan

Pelajari cara mempresentasikan anggaran departemen Anda dan dapatkan persetujuan dari pembuat keputusan.

Setiap tahun, para pemimpin bertanggung jawab untuk membuat anggaran tahunan untuk departemen mereka. Bergulat dengan angka adalah satu hal, tetapi menyajikan anggaran bisa menjadi tugas yang lebih menantang.

Jika anggaran tahunan Anda tidak cukup meyakinkan, kemungkinan besar Anda tidak akan mendapatkan semua yang Anda perlukan untuk menjalankan departemen Anda sebagaimana mestinya. Apa pun yang kurang dari yang dibutuhkan dan Anda akan mengalami kesulitan melewati tahun yang akan datang.

Kami telah menyusun daftar lima langkah yang dirancang untuk membantu Anda menyiapkan presentasi anggaran tahunan yang luar biasa yang tidak dapat luput dari perhatian. Menggunakan pendekatan langkah demi langkah ini akan membantu Anda meyakinkan para pemimpin eksekutif bahwa setiap komponen anggaran Anda mutlak diperlukan untuk menjalankan departemen Anda dan memenuhi tujuan perusahaan.

1. Evaluasi kembali tujuan perusahaan dan departemen

Sebelum menentukan anggaran tahunan Anda, tinjau kembali tujuan perusahaan dan departemen Anda. Perhatikan apa pun yang berubah dari tahun-tahun sebelumnya. Ini sangat penting dalam kasus perubahan ekonomi dan pasar atau gangguan dalam bisnis karena pandemi dan kejadian tak terduga lainnya. Saat tujuan berubah, anggaran juga harus—perhatikan baik-baik semua data historis. Saat Anda mengembangkan anggaran departemen Anda, Anda ingin memastikan bahwa itu sejalan dengan departemen Anda dan tujuan dan sasaran keseluruhan perusahaan.

2. Kumpulkan informasi penganggaran

Berikan banyak waktu untuk mengumpulkan semua intel yang dibutuhkan untuk membuat anggaran yang terperinci dan akurat. Jangan hanya mengikuti pengeluaran departemen dan pembayaran yang dilakukan selama tahun sebelumnya. Anggaran tahun sebelumnya memang penting, tetapi perhatikan juga catatan aktual untuk mengidentifikasi kekurangan atau kelebihan pada item yang dianggarkan.

Saat membuat anggaran, Anda memiliki opsi berbeda tentang cara mendekatinya dan terutama saat mempresentasikannya. Tentu saja, ini semua dapat bergantung pada industri, perusahaan, dan departemen tertentu Anda. Berikut ini adalah berbagai jenis anggaran yang paling sering digunakan perusahaan:

Juga, diskusikan penganggaran dengan anggota tim dan pemangku kepentingan lainnya untuk memastikan bahwa Anda mencakup semua basis Anda. Namun, setiap informasi penganggaran harus didasarkan pada fakta, bukan opini. Dengan begitu, Anda pasti akan memiliki anggaran yang dialokasikan dengan tepat.

3. Siapkan anggaran tahunan

Selanjutnya, duduklah untuk membuat anggaran yang sebenarnya. Bergantung pada metode pilihan Anda, atau perusahaan Anda, Anda dapat menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak penganggaran. Setiap anggaran biasanya mencakup elemen dasar berikut:

Taksiran pendapatan	Jumlah pendapatan yang diharapkan diterima perusahaan dari semua sumber selama tahun anggaran.
Biaya tetap	Biaya—seperti sewa atau perjanjian sewa guna usaha dan pembayaran pinjaman—yang tidak berubah, tidak peduli apakah produksi atau penjualan meningkat atau menurun.
Biaya variabel	Biaya—persediaan produksi, biaya pengiriman, dan komisi, misalnya—yang berubah seiring dengan perubahan volume.
Biaya satu kali	Pengeluaran, seperti biaya relokasi, yang terjadi di luar aktivitas biasa perusahaan.
Arus kas	Pergerakan uang masuk (misalnya, uang yang diperoleh dari penjualan produk) dan keluar (misalnya, penggajian) suatu perusahaan.
Laba	Keuntungan finansial.

Selain barang-barang dasar, Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan biaya tambahan dan tak terduga yang mungkin terjadi. Anda mungkin memikirkan berbagai skenario yang dapat muncul dan menentukan bagaimana hal itu dapat memengaruhi bisnis Anda dan memengaruhi anggaran Anda. Anda kemudian dapat mengubah anggaran sesuai keinginan Anda. Ini memungkinkan Anda untuk merencanakan ke depan dan bersiap dengan baik untuk setiap kesulitan yang mungkin muncul.

4. Buat presentasi anggaran yang meyakinkan

Menyiapkan anggaran tahunan Anda dengan hati-hati dan menyelaraskannya dengan tujuan perusahaan dan departemen Anda akan membuat materi iklan berikut sedikit lebih mudah. Hal terburuk yang harus dilakukan adalah mencoba menyatukan anggaran saat membuat presentasi. Anda harus menyusun bebek penganggaran Anda dalam satu baris terlebih dahulu.

Ada banyak cara untuk membuat presentasi yang efektif dan berdampak. Itu bisa apa saja dari buklet cetak sederhana hingga presentasi multimedia interaktif. Tidak harus berlebihan tetapi harus menunjukkan bahwa anggaran Anda terorganisir dengan baik, menyeluruh, dan berdasarkan fakta.

5. Tunjukkan anggaran Anda dan menangkan!

Tidak masalah bagaimana Anda memilih untuk mempresentasikan anggaran Anda—Anda dapat menggunakan PowerPoint atau media lain—namun itu harus menyertakan grafik dan informasi lain untuk membuat kasus Anda. Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat:

• Jaga agar tetap singkat (tidak lebih dari 10 slide).

• Sertakan bagan, diagram, grafik, dll. untuk visualisasi data yang lebih baik.

• Pamerkan keterampilan pemecahan masalah Anda dengan memberikan solusi.

• Tunjukkan antusiasme, tetapi jangan menyampaikan pidato yang panjang.

Tingkatkan presentasi anggaran tahunan Anda

Kecuali Anda seorang akuntan berpengalaman atau penny pincher alami, Anda mungkin merasa ngeri membayangkan membuat anggaran tahunan. Terlebih lagi, mencoba membuat atasan Anda menerima anggaran Anda bisa membuat frustrasi. Itulah mengapa sangat penting untuk mengetahui cara membuat presentasi anggaran tahunan yang mengesankan dan meyakinkan yang memenangkan persetujuan pemangku kepentingan bisnis.