Panduan Utama tentang Cara Memulai Bisnis Perencanaan Acara Anda

Tidak ada waktu seperti sekarang untuk memulai bisnis perencanaan acara Anda. Tetapi sebelum Anda mendapatkan pelanggan pertama Anda, Anda perlu melakukan beberapa pekerjaan persiapan.

Mungkin itu dimulai di sekolah menengah, ketika Anda merencanakan makanan ringan, agenda, dan peran semua orang untuk sesi belajar. Mungkin itu dimulai di perguruan tinggi, ketika Anda mengadakan malam mic terbuka di bar lokal. Yang Anda tahu adalah Anda merasa gatal: Anda ingin memulai bisnis perencanaan acara.

Tapi bagaimana Anda beralih dari hanya memikirkannya menjadi benar-benar menjalankan bisnis?

Ada enam langkah utama yang perlu Anda ambil untuk memulai bisnis Anda. Kami akan membawa Anda melalui masing-masing sehingga pada saat Anda selesai membaca ini, Anda akan lebih siap untuk membuka toko.

6 langkah untuk memulai bisnis Anda

1. Bangun keahlian Anda

Jika Anda ingin orang mempercayai Anda dengan acara mereka, Anda perlu menunjukkan bahwa Anda tahu apa yang Anda lakukan.

Di luar gelar sarjana di bidang perhotelan, Anda dapat mendaftar di berbagai program sertifikasi yang akan membantu meningkatkan keahlian Anda dan memberi tahu klien Anda bahwa mereka berada di tangan yang ahli.

Namun, ada begitu banyak jenis sertifikasi sehingga sulit untuk mengetahui yang terbaik untuk didapatkan. Di bawah ini, kami akan melihat tiga sertifikasi umum (tidak khusus) yang dapat Anda peroleh.

Tentu saja, ada banyak sertifikasi lain yang dapat Anda peroleh dan kursus yang dapat Anda ikuti yang jauh lebih spesifik untuk jenis acara. Anda juga dapat melihat apakah perguruan tinggi atau universitas setempat menawarkan kursus atau sertifikat yang dapat membantu Anda memulai.

Sertifikasi Certified Meeting Professional (CMP).

CMP didirikan oleh Dewan Industri Konvensi, dan ujian mencakup perencanaan, manajemen lokasi, desain acara, pemasaran, dan standar internasional.

Situs web Dewan menawarkan bahan bacaan dan persiapan yang disarankan dan ujian ditawarkan setiap beberapa bulan. Untuk tahun 2020, tanggal tes yang diumumkan adalah pada bulan Januari, Mei, dan Agustus.

Pemegang CMP menghasilkan sekitar $10.000 lebih banyak setiap tahun daripada rekan mereka yang tidak bersertifikat, menurut Dewan Acara.

Jika ada peluang sekecil apa pun yang Anda pertimbangkan untuk bekerja sebagai profesional acara perawatan kesehatan, mereka juga menawarkan CMP untuk fungsi tersebut secara khusus.

Sertifikasi Certified Special Events Professional (CSEP).

Ujian ini, diselenggarakan empat kali setahun, dapat diambil dari jarak jauh. Mirip dengan CMP, itu didirikan oleh sekelompok profesional (kali ini, Asosiasi Acara Langsung Internasional).

Dengan sertifikasi Anda, Anda juga mendapatkan buletin industri dan jaringan terstruktur yang dapat membantu Anda mengembangkan sumber daya, mendapatkan saran, dan menemukan mentor untuk membantu bisnis Anda tumbuh. Namun, ada persyaratan keahlian (tiga tahun di industri perencanaan acara) sebelum Anda dapat menerimanya.

Sertifikat Manajemen Rapat (CMM)

Daripada hanya mengikuti ujian untuk menguji pengetahuan Anda, CMM adalah program pelatihan secara keseluruhan. Dibutuhkan sekitar 15 minggu dan pendekatannya lebih akademis daripada praktis.

Sisi negatifnya adalah Anda harus melakukan perjalanan ke Indiana, jadi jika Anda tidak berasal dari daerah tersebut, mungkin diperlukan anggaran yang sedikit lebih banyak daripada yang tersedia untuk mendapatkan sertifikasi ini.

Namun, orang dengan CMM menghasilkan sekitar $30.000 per tahun lebih banyak daripada mereka yang tidak memilikinya (dan $20.000 per tahun lebih banyak daripada mereka yang memiliki sertifikasi CMP).

2. Bangun rencana bisnis yang efektif

Rencana bisnis pada dasarnya menetapkan apa tujuan dan strategi bisnis Anda akan bergerak maju.

Memiliki rencana bisnis tidak hanya membantu Anda mengatur dan merencanakan kesuksesan bisnis Anda. Ini juga bisa menjadi alat yang ampuh untuk hadir ke dunia luar, seperti calon investor yang penasaran dengan strategi Anda.

Rencana Anda harus mencakup hal-hal berikut:

• Ringkasan eksekutif—mengapa perusahaan Anda berbeda dari semua perusahaan lain?

• Gambaran umum perusahaan—seperti inilah tampilan perusahaan nantinya.

• Analisis industri—terlihat seperti ceruk industri acara kami.

• Analisis pelanggan—pelanggan kita akan terlihat seperti ini.

• Rincian pesaing utama Anda—inilah yang kami hadapi.

• Rencana Anda untuk pemasaran, operasi, manajemen, dan keuangan—beginilah cara kami menghasilkan uang.

• Lampiran dari semua dokumen pendukung Anda—sewa, kontrak, merek dagang, resume, materi pemasaran, dll.

Score menawarkan template praktis yang dapat membantu Anda memulai.

Dalam ikhtisar perusahaan Anda, Anda perlu menetapkan dengan tegas jenis acara apa yang Anda rencanakan untuk difokuskan. Anda tidak perlu terpaku pada jenis acara itu selamanya, tetapi penting untuk memulai dengan satu upaya. Anda dapat mendedikasikan seluruh sumber daya dan keahlian Anda untuk mencapai tujuan tersebut, dan kemudian perlahan-lahan membangunnya dari sana.

Berfokus pada satu jenis acara juga akan memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang siapa pelanggan Anda nantinya. Ini dapat membantu dalam beberapa bagian dari rencana bisnis Anda.

3. Amankan modal awal

Hanya membutuhkan sekitar $2.000 hingga $5.000 untuk memulai bisnis Anda. Di luar itu, akan ada biaya berulang yang perlu Anda perhitungkan dalam anggaran Anda, karena Anda tidak akan langsung mendapat untung.

Ada beberapa cara untuk mengamankan uang itu:

• Membiayai diri sendiri

• Bank (yaitu lini kredit, pinjaman usaha kecil, atau pembiayaan bisnis 401(k))

• Teman dan keluarga

Tetapi bagaimana jika Anda tidak memiliki uang awal?

Jika Anda tidak dapat membiayai sendiri, jangan khawatir—rencana bisnis Anda siap membantu.

Apakah Anda memasukkannya ke dalam presentasi ke bank, atau menggunakan platform crowdfunding seperti AngelList, CrowdFunder, atau Fundable, rencana bisnis Anda akan menunjukkan dengan tepat ke mana uang investor Anda pergi, dan bagaimana Anda berencana untuk mendapatkannya kembali. mereka.

4. Berinvestasilah pada perangkat lunak yang Anda perlukan untuk menjalankan bisnis Anda secara efektif

Ada banyak jenis perangkat lunak yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda. Beberapa di antaranya akan langsung Anda temukan bermanfaat, dan beberapa di antaranya akan Anda temukan bermanfaat di kemudian hari.

Berikut adalah daftar jenis perangkat lunak inti dan mengapa Anda mungkin ingin berinvestasi di dalamnya:

• Untuk membantu mengelola proyek, tugas, dan alur kerja: manajemen acara atau perangkat lunak manajemen proyek.

• Untuk membantu berinteraksi dengan pelanggan Anda saat ini dan di masa mendatang: manajemen hubungan pelanggan, manajemen prospek, pemasaran email, pemasaran media sosial, perangkat lunak otomasi pemasaran.

• Untuk membantu menjaga keamanan informasi Anda: keamanan email, keamanan cloud, keamanan jaringan, dan/atau perangkat lunak SIEM.

• Agar kantor Anda tetap berjalan dengan lancar: perangkat lunak penganggaran, penagihan & penagihan, dan kolaborasi.

• Untuk meningkatkan pengalaman peserta di acara Anda: konferensi (pastikan untuk mendapatkannya dengan kemampuan pendaftaran), manajemen tempat, dan aplikasi acara seluler.

Anda mungkin dapat menemukan beberapa opsi gratis (seperti dalam artikel ini tentang perangkat lunak manajemen acara sumber terbuka dan gratis). Pastikan Anda memeriksa ulasan pengguna tentang pembelian potensial Anda untuk memastikan itu tidak akan lebih merepotkan daripada nilainya. Direktori perangkat lunak Capterra memiliki ulasan pengguna untuk semua produk yang tercantum di atas.

5. Cari tahu apa yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis perencanaan acara Anda secara legal

Berusaha sekarang untuk memastikan bahwa bisnis perencanaan acara Anda berada di atas papan dan terlindungi berarti jauh lebih sedikit dokumen (dan jauh lebih sedikit dalam hal potensi biaya hukum) di kemudian hari.

Langkah besar pertama adalah mendaftarkan bisnis Anda ke pemerintah negara bagian dan federal. IRS menawarkan saran praktis tentang cara melakukannya.

Anda juga harus mencari tahu lisensi dan izin mana yang Anda butuhkan. Banyak dari ini akan bergantung pada jenis perencanaan acara yang ingin Anda lakukan, tetapi Brand Name USA memiliki panduan yang bagus untuk Anda mulai.

Terakhir, Anda harus memastikan bahwa Anda terlindungi jika terjadi kecelakaan—untuk Anda, bisnis Anda, atau karyawan Anda. Anda harus mengamankan kebijakan kompensasi pekerja, serta berbagai jenis asuransi.

6. Buat kampanye pemasaran dan bangun jaringan Anda

Agar bisnis Anda benar-benar berhasil, Anda memerlukan klien dan mitra.

Memasarkan bisnis Anda ke klien

Anda tahu persis siapa target klien Anda, berkat riset yang masuk ke dalam rencana bisnis Anda. Saatnya untuk menjangkau klien potensial tersebut. Gunakan saluran apa pun yang Anda miliki—kampanye pemasaran email, telepon dingin ke bisnis, atau media sosial, misalnya.

Pastikan Anda berfokus pada saluran yang berdampak besar bagi audiens target Anda. Anda dapat melakukan ini dengan menguji berbagai saluran dan melihat saluran mana yang mendapat keterlibatan paling banyak dari jaringan Anda. Anda juga dapat menggunakan segmentasi media sosial yang dapat sedikit membantu merampingkan proses ini.

Misalnya, jika Anda ingin merencanakan pengalaman makanan pop-up, Instagram, Twitter, dan Facebook adalah saluran yang bagus. Jika Anda ingin merencanakan pameran perangkat lunak, LinkedIn dan pemasaran email mungkin merupakan permainan yang lebih baik.

Buat strategi pemasaran yang paling berdampak, dan Anda akan meraih prospek tersebut dalam waktu singkat.

Memasarkan bisnis Anda ke mitra potensial

Anda perlu membangun jaringan vendor, tempat, dan pakar industri lainnya yang layanannya mungkin Anda perlukan.

Anda telah menetapkan jenis acara apa yang ingin Anda fokuskan pada bisnis Anda. Pikirkan setiap aspek dari peristiwa yang mungkin terjadi. Lihat panduan kami tentang cara merencanakan acara. Lihat daftar vendor di sana, dan temukan vendor lokal yang melayani masing-masing kategori tersebut. Baik itu katering atau peralatan keamanan atau A/V, Anda harus tahu siapa yang dapat Anda hubungi untuk acara.

Jangkau mereka dan buat koneksi sehingga ketika Anda memiliki acara dan membutuhkan layanan mereka, Anda memiliki hubungan yang masih ada yang dapat Anda gunakan untuk bekerja.

Bacaan penting sebelum Anda memulai bisnis perencanaan acara Anda

Panduan ini akan memberi Anda pemahaman yang kuat tentang apa yang perlu Anda lakukan untuk memulai bisnis perencanaan acara Anda.