คำแนะนำ 5 ขั้นตอนในการเตรียมการนำเสนองบประมาณประจำปีที่น่าเชื่อถือ

เรียนรู้วิธีนำเสนองบประมาณแผนกของคุณและรับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจตัดสินใจ

ทุกๆ ปี ผู้นำมีหน้าที่จัดทำงบประมาณประจำปีสำหรับแผนกของตน การต่อสู้กับตัวเลขเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การนำเสนองบประมาณอาจเป็นงานที่ท้าทายกว่า

หากงบประมาณประจำปีของคุณไม่น่าเชื่อถือเพียงพอ มีโอกาสที่คุณจะไม่ได้รับทุกสิ่งที่คุณต้องการในการบริหารแผนกของคุณตามที่ต้องการ อะไรที่น้อยกว่าที่จำเป็นและคุณจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการผ่านปีที่จะถึงนี้

เราได้รวบรวมรายการห้าขั้นตอนที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณเตรียมการนำเสนองบประมาณประจำปีที่ยอดเยี่ยมซึ่งไม่มีใครสังเกตเห็น การใช้แนวทางแบบทีละขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณโน้มน้าวใจผู้นำระดับบริหารว่าทุกองค์ประกอบในงบประมาณของคุณมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการบริหารแผนกและบรรลุเป้าหมายของบริษัท

1. ประเมินเป้าหมายของบริษัทและแผนกอีกครั้ง

ก่อนกำหนดงบประมาณประจำปี ให้ย้อนกลับไปทบทวนเป้าหมายของบริษัทและแผนกของคุณ บันทึกสิ่งที่เปลี่ยนแปลงจากปีก่อนหน้า สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในกรณีของเศรษฐกิจและตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป หรือการหยุดชะงักของธุรกิจเนื่องจากการแพร่ระบาดและเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอื่นๆ เมื่อเป้าหมายเปลี่ยนไป งบประมาณก็เช่นกัน—ให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับข้อมูลในอดีตทั้งหมด เมื่อคุณพัฒนางบประมาณของแผนก คุณต้องแน่ใจว่างบประมาณนั้นสอดคล้องกับแผนกของคุณและเป้าหมายและวัตถุประสงค์โดยรวมของบริษัท

2. รวบรวมข้อมูลการจัดทำงบประมาณ

ให้เวลามากมายเพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจัดทำงบประมาณอย่างละเอียดและแม่นยำ อย่าคิดแต่เพียงค่าใช้จ่ายของแผนกและการชำระเงินที่เกิดขึ้นในปีที่แล้ว งบประมาณปีที่แล้วของคุณมีความสำคัญ แต่ควรให้ความสนใจกับบันทึกจริงเพื่อระบุส่วนที่ขาดหรือส่วนเกินในรายการงบประมาณ

เมื่อจัดทำงบประมาณ คุณมีตัวเลือกต่างๆ มากมายเกี่ยวกับวิธีดำเนินการและโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อนำเสนอ แน่นอนว่าทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม บริษัท และแผนกเฉพาะของคุณ ต่อไปนี้เป็นงบประมาณประเภทต่างๆ ที่บริษัทใช้บ่อยที่สุด:

นอกจากนี้ หารือเกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณกับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลการจัดทำงบประมาณทุกชิ้นควรอยู่บนพื้นฐานของข้อเท็จจริงมากกว่าความคิดเห็น ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่ามีการจัดสรรงบประมาณอย่างเหมาะสม

3. ตั้งงบประมาณประจำปี

จากนั้นให้นั่งลงเพื่อสร้างงบประมาณจริง ขึ้นอยู่กับวิธีการที่คุณต้องการหรือของบริษัทของคุณ คุณสามารถใช้สเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์การจัดทำงบประมาณ โดยทั่วไป งบประมาณแต่ละรายการจะมีองค์ประกอบพื้นฐานดังต่อไปนี้:

รายได้โดยประมาณ	จำนวนรายได้ที่บริษัทคาดว่าจะได้รับจากทุกแหล่งในระหว่างปีงบประมาณ
ต้นทุนคงที่	ต้นทุน—เช่น ค่าเช่าหรือสัญญาเช่า และการชำระเงินกู้—ซึ่งไม่เปลี่ยนแปลง ไม่ว่าการผลิตหรือการขายจะเพิ่มขึ้นหรือลดลง
มูลค่าผันแปร	ตัวอย่างเช่น ต้นทุน—อุปกรณ์การผลิต ค่าจัดส่ง และค่าคอมมิชชัน—ซึ่งเปลี่ยนแปลงตามปริมาณที่เปลี่ยนแปลง
ค่าใช้จ่ายครั้งเดียว	ค่าใช้จ่าย เช่น ค่าธรรมเนียมการย้ายที่อยู่ ซึ่งเกิดขึ้นนอกเหนือจากกิจกรรมตามปกติของบริษัท
กระแสเงินสด	การเคลื่อนย้ายของเงินเข้า (เช่น เงินที่ได้จากการขายสินค้า) และออก (เช่น บัญชีเงินเดือน) ของบริษัท
กำไร	กำไรทางการเงิน

นอกจากรายการพื้นฐานแล้ว คุณยังอาจต้องพิจารณาค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้นด้วย คุณอาจนึกถึงสถานการณ์ต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นและพิจารณาว่าเหตุการณ์เหล่านั้นอาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจและงบประมาณของคุณอย่างไร จากนั้นคุณสามารถปรับงบประมาณได้ตามที่เห็นสมควร สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถวางแผนล่วงหน้าและเตรียมพร้อมสำหรับความทุกข์ยากที่อาจเกิดขึ้น

4. สร้างการนำเสนองบประมาณที่น่าเชื่อถือ

การตั้งงบประมาณประจำปีของคุณอย่างรอบคอบและจัดให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทและแผนกของคุณจะทำให้การสร้างสรรค์ต่อไปนี้ง่ายขึ้น สิ่งที่แย่ที่สุดที่ต้องทำคือพยายามทุ่มงบประมาณในขณะที่สร้างงานนำเสนอ คุณต้องมีเป็ดงบประมาณของคุณเรียงเป็นแถวก่อน

มีหลายวิธีในการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพและมีผลกระทบ มันสามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่หนังสือเล่มเล็กธรรมดาไปจนถึงงานนำเสนอมัลติมีเดียแบบโต้ตอบ ไม่จำเป็นต้องมากเกินไป แต่ควรแสดงให้เห็นว่างบประมาณของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างดี ละเอียดรอบคอบ และอิงตามข้อเท็จจริง

5. แสดงงบประมาณของคุณและชนะ!

ไม่สำคัญว่าคุณจะเลือกนำเสนองบประมาณของคุณด้วยวิธีใด คุณสามารถใช้ PowerPoint หรือสื่ออื่นๆ ได้ แต่ควรมีกราฟิกและข้อมูลอื่นๆ ประกอบในกรณีของคุณ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่ควรทราบ:

• ทำให้สั้น (ไม่เกิน 10 สไลด์)

• รวมแผนภูมิ ไดอะแกรม กราฟ ฯลฯ เพื่อการแสดงข้อมูลที่ดีขึ้น

• แสดงทักษะการแก้ปัญหาของคุณด้วยการให้คำตอบ

• แสดงความกระตือรือร้นแต่อย่าพูดยาว

ปรับปรุงการนำเสนองบประมาณประจำปีของคุณ

เว้นแต่คุณจะเป็นนักบัญชีที่มีประสบการณ์หรือเป็นคนใช้เงินเก่ง คุณอาจประจบประแจงเมื่อนึกถึงการจัดทำงบประมาณประจำปี ยิ่งไปกว่านั้น การพยายามให้เจ้านายยอมรับงบประมาณของคุณอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการรู้วิธีสร้างงานนำเสนองบประมาณประจำปีที่น่าประทับใจและน่าเชื่อถือจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ