Ghid în 5 pași despre cum să pregătiți o prezentare convingătoare a bugetului anual

Aflați cum să vă prezentați bugetul departamental și să obțineți aprobarea factorilor de decizie.

În fiecare an, liderii sunt responsabili pentru crearea unui buget anual pentru departamentul lor. Un lucru este să te lupți cu cifrele, dar prezentarea bugetului poate fi o sarcină mai dificilă.

Dacă bugetul dvs. anual nu este suficient de convingător, sunt șanse să nu obțineți tot ce aveți nevoie pentru a vă conduce departamentul așa cum trebuie. Orice mai puțin decât ceea ce este necesar și veți avea o perioadă dificilă să treceți prin anul care vine.

Am alcătuit o listă de cinci pași menționați pentru a vă ajuta să pregătiți o prezentare bugetară anuală excepțională, care nu poate trece neobservată. Folosirea acestei abordări pas cu pas vă va ajuta să convingeți liderii executivi că fiecare componentă a bugetului dvs. este absolut necesară pentru a vă conduce departamentul și a îndeplini obiectivele companiei.

1. Reevaluați obiectivele companiei și ale departamentelor

Înainte de a vă determina bugetul anual, reveniți și revizuiți obiectivele companiei și ale departamentului dvs. Rețineți orice s-a schimbat față de anii precedenți. Acest lucru este deosebit de important în cazul unei economii și piețe în schimbare sau al unor perturbări în afaceri din cauza pandemiei și a altor evenimente neașteptate. Pe măsură ce obiectivele se schimbă, la fel trebuie să fie și bugetul - acordați o atenție deosebită tuturor datelor istorice. Pe măsură ce vă dezvoltați bugetul departamental, doriți să vă asigurați că acesta se aliniază cu departamentul dvs. și cu obiectivele și obiectivele generale ale companiei.

2. Adunați informații privind bugetul

Acordați mult timp pentru a aduna toate informațiile necesare pentru a crea un buget detaliat și precis. Nu vă uitați doar de cheltuielile departamentului și plățile efectuate în anul precedent. Bugetul anului precedent este important, dar acordați atenție înregistrărilor efective pentru a identifica deficiențe sau surplus în elementele bugetate.

Atunci când creați un buget, aveți diferite opțiuni cu privire la modul în care îl abordați și mai ales când îl prezentați. Desigur, totul poate depinde de industria, compania și departamentul dvs. specific. Următoarele sunt diferitele tipuri de bugete pe care companiile le folosesc cel mai des:

De asemenea, discutați despre bugetul cu membrii echipei și cu alte părți interesate pentru a vă asigura că acoperiți toate bazele dvs. Cu toate acestea, fiecare informație privind bugetul ar trebui să se bazeze mai degrabă pe fapte decât pe opinii. În acest fel, veți fi sigur că aveți un buget care este alocat corespunzător.

3. Stabiliți bugetul anual

Apoi, așezați-vă pentru a crea bugetul real. În funcție de metoda preferată sau de cea a companiei dvs., puteți utiliza foi de calcul sau software de bugetare. Fiecare buget include de obicei următoarele elemente de bază:

Venitul estimat	Suma de venit pe care o companie se așteaptă să o primească din toate sursele pe parcursul unui an bugetar.
Costuri fixe	Costuri – cum ar fi contractele de închiriere sau de închiriere și plățile împrumutului – care nu se modifică, indiferent dacă producția sau vânzările cresc sau scad.
Costuri variabile	Costuri - consumabile de producție, taxe de livrare și comisioane, de exemplu - care se modifică pe măsură ce volumul se modifică.
Cheltuieli unice	Cheltuieli, cum ar fi taxele de relocare, care apar în afara activităților obișnuite ale unei companii.
Fluxul de numerar	Mișcarea banilor în (de exemplu, bani câștigați din vânzarea produselor) și în afara (de exemplu, statul de plată) dintr-o companie.
Profit	Un câștig financiar.

Pe lângă elementele de bază, poate doriți să luați în considerare și cheltuielile suplimentare și neașteptate care pot apărea. S-ar putea să vă gândiți la diferite scenarii care ar putea apărea și să determinați cum ar putea avea impact asupra afacerii dvs. și asupra bugetului. Apoi, puteți modifica bugetul după cum credeți de cuviință. Acest lucru vă permite să planificați din timp și să fiți bine pregătiți pentru orice adversitate care poate apărea.

4. Creați o prezentare convingătoare a bugetului

Configurarea cu atenție a bugetului anual și alinierea acestuia la obiectivele companiei și ale departamentului dvs. va face următoarea creativitate mai ușoară. Cel mai rău lucru pe care îl puteți face este să încercați să puneți împreună un buget în timp ce creați prezentarea. Mai întâi trebuie să aveți rațele bugetare aliniate într-un rând.

Există multe modalități de a face o prezentare eficientă și de impact. Poate fi orice, de la o simplă broșură tipărită la o prezentare multimedia interactivă. Nu trebuie să fie exagerat, dar ar trebui să arate că bugetul dvs. este bine organizat, minuțios și bazat pe fapte.

5. Prezintă-ți bugetul și câștigă!

Nu contează cum alegeți să vă prezentați bugetul - puteți utiliza PowerPoint sau alte media - dar ar trebui să includă grafice și alte informații pentru a vă argumenta. Iată câteva sfaturi de care trebuie să ții cont:

• Păstrați-l scurt (nu mai mult de 10 diapozitive).

• Includeți diagrame, diagrame, grafice etc. pentru o mai bună vizualizare a datelor.

• Prezintă-ți abilitățile de rezolvare a problemelor oferind soluții.

• Dați dovadă de entuziasm, dar nu rostiți un discurs lung.

Îmbunătățiți-vă prezentarea bugetului anual

Cu excepția cazului în care sunteți un contabil cu experiență sau un bănuț natural, probabil că vă încântați la gândul de a crea un buget anual. Cu atât mai mult, poate fi frustrant să încerci să-ți convingi șeful să-ți accepte bugetul. De aceea, este esențial să știi cum să creezi o prezentare anuală impresionantă și convingătoare a bugetului, care să câștige aprobarea părților interesate de afaceri.