5-Schritte-Leitfaden zur Vorbereitung einer überzeugenden Präsentation des Jahresbudgets

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Ressortbudget präsentieren und die Zustimmung der Entscheidungsträger gewinnen.

Die Führungskräfte sind jedes Jahr dafür verantwortlich, ein Jahresbudget für ihre Abteilung zu erstellen. Es ist eine Sache, sich mit den Zahlen auseinanderzusetzen, aber die Vorlage des Budgets kann eine schwierigere Aufgabe sein.

Wenn Ihr Jahresbudget nicht überzeugend genug ist, werden Sie wahrscheinlich nicht alles bekommen, was Sie benötigen, um Ihre Abteilung so zu führen, wie es erforderlich ist. Alles andere als das, was erforderlich ist, und Sie werden es schwer haben, das kommende Jahr zu überstehen.

Wir haben eine Liste mit fünf Schritten zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, eine außergewöhnliche Jahresbudgetpräsentation vorzubereiten, die nicht unbemerkt bleiben kann. Mit diesem schrittweisen Ansatz können Sie Führungskräfte davon überzeugen, dass jede Komponente Ihres Budgets unbedingt erforderlich ist, um Ihre Abteilung zu führen und die Unternehmensziele zu erreichen.

1. Unternehmens- und Abteilungsziele neu bewerten

Bevor Sie Ihr Jahresbudget festlegen, gehen Sie zurück und überprüfen Sie die Ziele Ihres Unternehmens und Ihrer Abteilung. Beachten Sie alles, was sich gegenüber den Vorjahren geändert hat. Dies ist besonders wichtig im Falle einer sich verändernden Wirtschaft und eines Marktes oder von Geschäftsunterbrechungen aufgrund der Pandemie und anderer unerwarteter Ereignisse. Wenn sich die Ziele ändern, muss sich auch das Budget ändern – achten Sie genau auf alle historischen Daten. Wenn Sie Ihr Abteilungsbudget entwickeln, möchten Sie sicherstellen, dass es mit Ihrer Abteilung und den allgemeinen Zielen und Zielsetzungen des Unternehmens übereinstimmt.

2. Sammeln Sie Budgetinformationen

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um alle Informationen zu sammeln, die für die Erstellung eines detaillierten und genauen Budgets erforderlich sind. Orientieren Sie sich nicht nur an den Abteilungsausgaben und Zahlungen des Vorjahres. Ihr Vorjahresbudget ist wichtig, aber achten Sie auch auf die tatsächlichen Aufzeichnungen, um Defizite oder einen Überschuss bei den budgetierten Posten zu erkennen.

Bei der Erstellung eines Budgets haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie Sie es angehen und vor allem bei der Darstellung. Dies kann natürlich alles von Ihrer Branche, Ihrem Unternehmen und Ihrer spezifischen Abteilung abhängen. Im Folgenden sind die verschiedenen Arten von Budgets aufgeführt, die Unternehmen am häufigsten verwenden:

Besprechen Sie auch die Budgetierung mit Teammitgliedern und anderen Beteiligten, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Grundlagen abdecken. Allerdings sollte jede Budgetierungsinformation auf Fakten und nicht auf Meinungen beruhen. Auf diese Weise haben Sie sicher ein angemessen zugewiesenes Budget.

3. Stellen Sie das Jahresbudget auf

Setzen Sie sich als Nächstes hin, um das eigentliche Budget zu erstellen. Abhängig von Ihrer bevorzugten Methode oder der Ihres Unternehmens können Sie Tabellenkalkulationen oder Budgetierungssoftware verwenden. Jedes Budget umfasst in der Regel die folgenden Grundelemente:

Geschätzter Umsatz	Höhe der Einnahmen, die ein Unternehmen aus allen Quellen während eines Haushaltsjahres erwartet.
Fixkosten	Kosten – wie Miet- oder Pachtverträge und Kreditzahlungen – die sich nicht ändern, egal ob Produktion oder Umsatz steigen oder fallen.
Variable Kosten	Kosten – beispielsweise Produktionsmaterialien, Liefergebühren und Provisionen – die sich mit dem Volumen ändern.
Einmalige Ausgaben	Ausgaben, wie z. B. Umzugskosten, die außerhalb der üblichen Aktivitäten eines Unternehmens anfallen.
Bargeldumlauf	Die Bewegung von Geld (z. B. Geld, das durch den Verkauf von Produkten verdient wird) und aus einem Unternehmen (z. B. Gehaltsabrechnung).
Profitieren	Ein finanzieller Gewinn.

Zusätzlich zu den grundlegenden Posten möchten Sie möglicherweise auch zusätzliche und unerwartete Ausgaben berücksichtigen, die auftreten können. Sie können an verschiedene Szenarien denken, die auftreten könnten, und bestimmen, wie sie sich auf Ihr Unternehmen und Ihr Budget auswirken könnten. Sie können das Budget dann nach Belieben anpassen. So können Sie vorausschauend planen und auf eventuelle Widrigkeiten gut vorbereitet sein.

4. Erstellen Sie eine überzeugende Budgetpräsentation

Wenn Sie Ihr Jahresbudget sorgfältig aufstellen und es an den Zielen Ihres Unternehmens und Ihrer Abteilung ausrichten, wird die folgende kreative Phase einfacher. Das Schlimmste, was Sie tun können, ist zu versuchen, ein Budget zusammenzuwerfen, während Sie die Präsentation erstellen. Sie müssen zuerst Ihre Budgetenten in einer Reihe aufstellen.

Es gibt viele Möglichkeiten, eine effektive und wirkungsvolle Präsentation zu gestalten. Es kann alles sein, von einer einfachen gedruckten Broschüre bis hin zu einer interaktiven Multimedia-Präsentation. Es muss nicht übertrieben sein, sollte aber zeigen, dass Ihr Budget gut organisiert, gründlich und faktenbasiert ist.

5. Legen Sie Ihr Budget vor und gewinnen Sie!

Es spielt keine Rolle, wie Sie Ihr Budget präsentieren – Sie können PowerPoint oder andere Medien verwenden – aber es sollte Grafiken und andere Informationen enthalten, um Ihre Argumente zu untermauern. Hier sind ein paar Tipps, die Sie beachten sollten:

• Fassen Sie sich kurz (nicht mehr als 10 Folien).

• Fügen Sie Diagramme, Diagramme, Grafiken usw. für eine bessere Datenvisualisierung hinzu.

• Zeigen Sie Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung, indem Sie Lösungen anbieten.

• Zeigen Sie Enthusiasmus, aber halten Sie keine lange Rede.

Verbessern Sie Ihre jährliche Budgetpräsentation

Wenn Sie kein erfahrener Buchhalter oder ein natürlicher Pfennigfuchser sind, schrecken Sie wahrscheinlich bei dem Gedanken zurück, ein Jahresbudget zu erstellen. Noch mehr kann es frustrierend sein, Ihren Chef dazu zu bringen, Ihr Budget zu akzeptieren. Aus diesem Grund ist es wichtig zu wissen, wie man eine beeindruckende und überzeugende Präsentation des Jahresbudgets erstellt, die die Zustimmung der Interessengruppen des Unternehmens gewinnt.