Guia de 5 etapas sobre como preparar uma apresentação convincente do orçamento anual

Aprenda como apresentar seu orçamento departamental e obter a aprovação dos tomadores de decisão.

Todos os anos, os líderes são responsáveis ​​por criar um orçamento anual para seu departamento. Uma coisa é lidar com os números, mas apresentar o orçamento pode ser uma tarefa mais desafiadora.

Se o seu orçamento anual não for convincente o suficiente, é provável que você não consiga tudo o que precisa para administrar seu departamento da maneira que ele precisa. Qualquer coisa menos do que o necessário e você terá dificuldades para passar o próximo ano.

Reunimos uma lista de cinco etapas destinadas a ajudá-lo a preparar uma apresentação de orçamento anual excepcional que não pode passar despercebida. O uso dessa abordagem passo a passo ajudará você a convencer os líderes executivos de que cada componente do seu orçamento é absolutamente necessário para administrar seu departamento e atingir as metas da empresa.

1. Reavalie as metas da empresa e do departamento

Antes de determinar seu orçamento anual, volte e analise as metas de sua empresa e departamento. Observe tudo o que mudou em relação aos anos anteriores. Isso é particularmente importante no caso de uma economia e mercado em mudança ou interrupções nos negócios devido à pandemia e outros eventos inesperados. À medida que as metas mudam, o orçamento também deve mudar - preste muita atenção a todos os dados históricos. À medida que desenvolve o orçamento do seu departamento, você deseja garantir que ele esteja alinhado com o seu departamento e com as metas e objetivos gerais da empresa.

2. Reúna informações orçamentárias

Reserve bastante tempo para reunir todas as informações necessárias para criar um orçamento detalhado e preciso. Não se limite apenas às despesas departamentais e pagamentos feitos durante o ano anterior. O orçamento do ano anterior é importante, mas também preste atenção aos registros reais para identificar deficiências ou superávits nos itens orçados.

Ao criar um orçamento, você tem diferentes opções sobre como abordá-lo e principalmente ao apresentá-lo. Claro, tudo isso pode depender do seu setor, empresa e departamento específico. A seguir estão os diferentes tipos de orçamentos que as empresas mais usam:

Além disso, discuta o orçamento com os membros da equipe e outras partes interessadas para garantir que você cubra todas as suas bases. No entanto, todas as informações orçamentárias devem ser baseadas em fatos e não em opiniões. Dessa forma, você terá a certeza de ter um orçamento devidamente alocado.

3. Defina o orçamento anual

Em seguida, sente-se para criar o orçamento real. Dependendo do seu método preferido ou da sua empresa, você pode usar planilhas ou software de orçamento. Cada orçamento geralmente inclui os seguintes elementos básicos:

receita estimada	Quantidade de receita que uma empresa espera receber de todas as fontes durante um ano orçamentário.
Custos fixos	Custos – como aluguel ou contratos de arrendamento e pagamentos de empréstimos – que não mudam, não importa se a produção ou as vendas aumentam ou diminuem.
Custos variáveis	Custos – suprimentos de produção, taxas de entrega e comissões, por exemplo – que mudam conforme o volume muda.
Despesas únicas	Despesas, como taxas de realocação, que ocorrem fora das atividades normais de uma empresa.
Fluxo de caixa	A movimentação de dinheiro para dentro (por exemplo, dinheiro ganho com a venda de produtos) e para fora (por exemplo, folha de pagamento) de uma empresa.
Lucro	Um ganho financeiro.

Além dos itens básicos, você também pode considerar despesas adicionais e inesperadas que podem ocorrer. Você pode pensar em diferentes cenários que podem surgir e determinar como eles podem impactar seus negócios e afetar seu orçamento. Você pode então ajustar o orçamento como achar melhor. Isso permite que você planeje com antecedência e esteja bem preparado para qualquer adversidade que possa surgir.

4. Crie uma apresentação de orçamento convincente

Definir cuidadosamente seu orçamento anual e alinhá-lo às metas de sua empresa e departamento facilitará o seguinte criativo. A pior coisa a fazer é tentar montar um orçamento ao criar a apresentação. Você deve ter seus patos orçamentários alinhados primeiro.

Há muitas maneiras de fazer uma apresentação eficaz e impactante. Pode ser qualquer coisa, desde um simples livreto impresso até uma apresentação multimídia interativa. Não precisa ser exagerado, mas deve mostrar que seu orçamento é bem organizado, completo e baseado em fatos.

5. Apresente seu orçamento e ganhe!

Não importa como você escolhe apresentar seu orçamento - você pode usar o PowerPoint ou outra mídia - mas deve incluir gráficos e outras informações para defender seu caso. Aqui estão algumas dicas para manter em mente:

• Seja breve (não mais que 10 slides).

• Inclua tabelas, diagramas, gráficos, etc. para uma melhor visualização dos dados.

• Mostre suas habilidades de resolução de problemas, dando soluções.

• Mostre entusiasmo, mas não faça um discurso longo.

Melhore a apresentação do seu orçamento anual

A menos que você seja um contador experiente ou um avarento nato, provavelmente se assusta com a ideia de criar um orçamento anual. Ainda mais, pode ser frustrante tentar fazer com que seu chefe aceite seu orçamento. É por isso que é fundamental saber como criar uma apresentação de orçamento anual impressionante e convincente que obtenha a aprovação das partes interessadas nos negócios.