Guida in 5 passaggi su come preparare una presentazione convincente del budget annuale

Scopri come presentare il tuo budget dipartimentale e ottenere l'approvazione dei responsabili delle decisioni.

Ogni anno, i leader sono responsabili della creazione di un budget annuale per il loro dipartimento. Una cosa è fare i conti con i numeri, ma presentare il budget può essere un compito più impegnativo.

Se il tuo budget annuale non è abbastanza convincente, è probabile che non otterrai tutto ciò di cui hai bisogno per gestire il tuo dipartimento nel modo necessario. Qualcosa di meno di quanto richiesto e avrai difficoltà a superare il prossimo anno.

Abbiamo messo insieme un elenco di cinque passaggi progettati per aiutarti a preparare un'eccezionale presentazione del budget annuale che non può passare inosservata. L'utilizzo di questo approccio graduale ti aiuterà a convincere i dirigenti esecutivi che ogni componente del tuo budget è assolutamente necessario per gestire il tuo dipartimento e raggiungere gli obiettivi aziendali.

1. Rivalutare gli obiettivi aziendali e dipartimentali

Prima di determinare il tuo budget annuale, torna indietro e rivedi gli obiettivi della tua azienda e del tuo dipartimento. Nota tutto ciò che è cambiato rispetto agli anni precedenti. Ciò è particolarmente importante nel caso di un'economia e di un mercato in evoluzione o di interruzioni dell'attività a causa della pandemia e di altri eventi imprevisti. Man mano che gli obiettivi cambiano, anche il budget deve cambiare: presta molta attenzione a tutti i dati storici. Mentre sviluppi il tuo budget dipartimentale, vuoi assicurarti che sia allineato con il tuo dipartimento e gli obiettivi e gli obiettivi generali dell'azienda.

2. Raccogli informazioni sul budget

Concedi un sacco di tempo per raccogliere tutte le informazioni necessarie per creare un budget dettagliato e accurato. Non limitarti alle spese dipartimentali e ai pagamenti effettuati durante l'anno precedente. Il budget dell'anno precedente è importante, ma presta attenzione anche ai registri effettivi per identificare carenze o eccedenze nelle voci preventivate.

Quando crei un budget, hai diverse opzioni su come affrontarlo e soprattutto quando lo presenti. Naturalmente, tutto ciò può dipendere dal settore, dall'azienda e dal reparto specifico. Di seguito sono riportati i diversi tipi di budget che le aziende utilizzano più spesso:

Inoltre, discuti il ​​budget con i membri del team e altre parti interessate per assicurarti di coprire tutte le tue basi. Tuttavia, ogni informazione sul budget dovrebbe essere basata su fatti piuttosto che su opinioni. In questo modo, sarai sicuro di avere un budget adeguatamente allocato.

3. Impostare il budget annuale

Quindi, siediti per creare il budget effettivo. A seconda del metodo che preferisci o della tua azienda, puoi utilizzare fogli di calcolo o software di budgeting. Ogni budget include in genere i seguenti elementi di base:

Entrate stimate	Importo delle entrate che un'azienda prevede di ricevere da tutte le fonti durante un anno di bilancio.
Prezzi fissi	Costi, come contratti di affitto o locazione e pagamenti di prestiti, che non cambiano, indipendentemente dal fatto che la produzione o le vendite aumentino o diminuiscano.
Costi variabili	Costi, forniture di produzione, spese di consegna e commissioni, ad esempio, che cambiano al variare del volume.
Spese una tantum	Spese, come le spese di trasferimento, che si verificano al di fuori delle normali attività di un'azienda.
Flusso monetario	Il movimento di denaro in entrata (ad esempio, denaro guadagnato dalla vendita di prodotti) e in uscita (ad esempio, buste paga) di un'azienda.
Profitto	Un guadagno finanziario.

Oltre agli articoli di base, potresti anche considerare le spese aggiuntive e impreviste che potrebbero verificarsi. Potresti pensare a diversi scenari che potrebbero verificarsi e determinare in che modo potrebbero influire sulla tua attività e sul tuo budget. Puoi quindi modificare il budget come ritieni opportuno. Ciò ti consente di pianificare in anticipo ed essere ben preparato per qualsiasi avversità che potrebbe emergere.

4. Crea una presentazione del budget convincente

Impostare con cura il tuo budget annuale e allinearlo agli obiettivi della tua azienda e del tuo dipartimento renderà più semplice la parte creativa successiva. La cosa peggiore da fare è cercare di mettere insieme un budget durante la creazione della presentazione. Devi prima mettere in fila le tue anatre di budget.

Esistono molti modi per realizzare una presentazione efficace e di grande impatto. Può essere qualsiasi cosa, da un semplice opuscolo stampato a una presentazione multimediale interattiva. Non deve essere esagerato, ma dovrebbe mostrare che il tuo budget è ben organizzato, completo e basato sui fatti.

5. Presenta il tuo budget e vinci!

Non importa come scegli di presentare il tuo budget, puoi utilizzare PowerPoint o altri media, ma dovrebbe includere grafica e altre informazioni per sostenere il tuo caso. Ecco alcuni consigli da tenere a mente:

• Sii breve (non più di 10 diapositive).

• Includi diagrammi, diagrammi, grafici, ecc. per una migliore visualizzazione dei dati.

• Mostra le tue capacità di problem solving fornendo soluzioni.

• Mostra entusiasmo, ma non fare un discorso lungo.

Migliora la tua presentazione del budget annuale

A meno che tu non sia un contabile esperto o un penny pincher naturale, probabilmente rabbrividisci al pensiero di creare un budget annuale. Ancora di più, può essere frustrante cercare di convincere il tuo capo ad accettare il tuo budget. Ecco perché è fondamentale sapere come creare una presentazione del budget annuale impressionante e convincente che ottenga l'approvazione degli stakeholder aziendali.