Guide en 5 étapes pour préparer une présentation budgétaire annuelle convaincante

Apprenez à présenter le budget de votre service et à obtenir l'approbation des décideurs.

Chaque année, les dirigeants sont responsables de créer un budget annuel pour leur département. C'est une chose de se débattre avec les chiffres, mais présenter le budget peut être une tâche plus difficile.

Si votre budget annuel n'est pas assez convaincant, il y a de fortes chances que vous n'obteniez pas tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre service comme il le faut. Rien de moins que ce qui est requis et vous aurez du mal à traverser l'année à venir.

Nous avons dressé une liste de cinq étapes conçues pour vous aider à préparer une présentation budgétaire annuelle exceptionnelle qui ne peut passer inaperçue. L'utilisation de cette approche étape par étape vous aidera à convaincre les dirigeants que chaque élément de votre budget est absolument nécessaire pour gérer votre service et atteindre les objectifs de l'entreprise.

1. Réévaluer les objectifs de l'entreprise et du service

Avant de déterminer votre budget annuel, revenez en arrière et passez en revue les objectifs de votre entreprise et de votre service. Notez tout ce qui a changé par rapport aux années précédentes. Ceci est particulièrement important dans le cas d'une économie et d'un marché en mutation ou de perturbations des activités dues à la pandémie et à d'autres événements imprévus. Au fur et à mesure que les objectifs changent, le budget doit également changer - prêtez une attention particulière à toutes les données historiques. Lorsque vous élaborez le budget de votre service, vous voulez vous assurer qu'il s'aligne sur les buts et objectifs généraux de votre service et de l'entreprise.

2. Recueillir des informations budgétaires

Prévoyez suffisamment de temps pour rassembler toutes les informations nécessaires pour créer un budget détaillé et précis. Ne vous fiez pas simplement aux dépenses et aux paiements du ministère effectués au cours de l'année précédente. Votre budget de l'année précédente est important, mais faites également attention aux dossiers réels pour identifier les manques à gagner ou un excédent dans les postes budgétés.

Lors de la création d'un budget, vous avez différentes options sur la façon dont vous l'abordez et surtout lors de sa présentation. Bien sûr, tout cela peut dépendre de votre secteur d'activité, de votre entreprise et de votre département spécifique. Voici les différents types de budgets que les entreprises utilisent le plus souvent :

Discutez également de la budgétisation avec les membres de l'équipe et les autres parties prenantes pour vous assurer que vous couvrez toutes vos bases. Cependant, chaque élément d'information budgétaire doit être basé sur des faits plutôt que sur des opinions. De cette façon, vous serez sûr d'avoir un budget bien alloué.

3. Établir le budget annuel

Ensuite, asseyez-vous pour créer le budget réel. Selon votre méthode préférée ou celle de votre entreprise, vous pouvez utiliser des feuilles de calcul ou un logiciel de budgétisation. Chaque budget comprend généralement les éléments de base suivants :

Revenus estimés	Montant des revenus qu'une entreprise s'attend à recevoir de toutes les sources au cours d'une année budgétaire.
Coûts fixes	Coûts, tels que les contrats de location ou de location et les paiements de prêt, qui ne changent pas, que la production ou les ventes augmentent ou diminuent.
Coûts variables	Coûts (fournitures de production, frais de livraison et commissions, par exemple) qui changent à mesure que le volume change.
Dépenses ponctuelles	Dépenses, telles que les frais de déménagement, qui surviennent en dehors des activités habituelles d'une entreprise.
Des flux de trésorerie	Le mouvement de l'argent entrant (par exemple, l'argent gagné grâce à la vente de produits) et sortant (par exemple, la masse salariale) d'une entreprise.
Profit	Un gain financier.

En plus des éléments de base, vous voudrez peut-être également envisager des dépenses supplémentaires et imprévues qui pourraient survenir. Vous pouvez penser à différents scénarios qui pourraient survenir et déterminer comment ils pourraient avoir un impact sur votre entreprise et sur votre budget. Vous pouvez ensuite modifier le budget comme bon vous semble. Cela vous permet de planifier à l'avance et d'être bien préparé à toute adversité qui pourrait survenir.

4. Créez une présentation budgétaire convaincante

Établir soigneusement votre budget annuel et l'aligner sur les objectifs de votre entreprise et de votre service facilitera la création suivante. La pire chose à faire est d'essayer d'établir un budget lors de la création de la présentation. Vous devez d'abord aligner vos canards budgétaires.

Il existe de nombreuses façons de faire une présentation efficace et percutante. Cela peut aller d'un simple livret imprimé à une présentation multimédia interactive. Il n'est pas nécessaire qu'il soit exagéré, mais il doit montrer que votre budget est bien organisé, complet et basé sur des faits.

5. Présentez votre budget et gagnez !

Peu importe comment vous choisissez de présenter votre budget—vous pouvez utiliser PowerPoint ou un autre média—mais il devrait inclure des graphiques et d'autres informations pour faire valoir votre point de vue. Voici quelques conseils à garder à l'esprit :

• Soyez bref (pas plus de 10 diapositives).

• Incluez des tableaux, des diagrammes, des graphiques, etc. pour une meilleure visualisation des données.

• Montrez vos compétences en résolution de problèmes en donnant des solutions.

• Montrez de l'enthousiasme, mais ne prononcez pas un long discours.

Améliorez la présentation de votre budget annuel

À moins que vous ne soyez un comptable expérimenté ou un penny pincer naturel, vous grincerez probablement des dents à l'idée de créer un budget annuel. Plus encore, il peut être frustrant d'essayer d'amener votre patron à accepter votre budget. C'est pourquoi il est essentiel de savoir comment créer une présentation budgétaire annuelle impressionnante et convaincante qui remporte l'approbation des parties prenantes de l'entreprise.