關於如何準備令人信服的年度預算報告的 5 步指南

已發表: 2022-11-25

了解如何提交部門預算並獲得決策者的批准。

每年，領導者都有責任為其部門製定年度預算。處理數字是一回事，但提出預算可能是一項更具挑戰性的任務。

如果您的年度預算不夠令人信服，您很可能無法獲得按照部門所需的方式運行部門所需的一切。任何低於要求的東西，你將很難度過來年。

我們列出了五個步驟，旨在幫助您準備一份引人注目的出色年度預算報告。使用這種循序漸進的方法將幫助您說服行政領導，您的預算的每個組成部分對於運營您的部門和實現公司目標都是絕對必要的。

在確定你的年度預算之前，回過頭來回顧一下你公司和部門的目標。請注意與前幾年相比發生的任何變化。在經濟和市場不斷變化或因大流行和其他意外事件導致業務中斷的情況下，這一點尤為重要。隨著目標的改變，預算也必須改變——密切關注所有歷史數據。在製定部門預算時，您希望確保它符合您的部門和公司的總體目標。

留出足夠的時間來收集創建詳細而準確的預算所需的所有情報。不要只看上一年的部門開支和付款。你前一年的預算很重要，但也要注意實際記錄，以確定預算項目中的不足或盈餘。

在製定預算時，您有不同的選擇來處理它，尤其是在提出預算時。當然，這完全取決於您所在的行業、公司和具體部門。以下是公司最常用的不同類型的預算：

總預算	將所有較小的預算（例如，市場營銷、人力資源和其他部門預算）合併為一個預算，提供公司財務的全面概覽。
戰略計劃預算	為貴公司一年以上的長期預算制定願景和計劃。
現金流量預算	跟踪支出和收入的時間，以確保您的公司每週都有足夠的現金。
資本預算	分配資金用於維護和購買固定資產，例如設備和財產。
財務預算	維持管理公司資產、收入、支出和現金流的策略。
銷售預算	估算您公司在設定時間段內的總收入。
營運預算	估算您公司在特定時間段內的支出和收入。
生產預算	計算在特定時間段內需要製造的產品數量。
人工預算	計算總生產和服務目標的財務成本和實際人工費用。

此外，與團隊成員和其他利益相關者討論預算，以確保涵蓋所有基礎。然而，每一條預算信息都應該基於事實而不是意見。這樣，您就可以確保獲得適當分配的預算。

接下來，坐下來製定實際預算。根據您或您公司的首選方法，您可以使用電子表格或預算軟件。每個預算通常包括以下基本要素：

預計收入	公司預計在預算年度內從所有來源獲得的收入金額。
固定成本	無論生產或銷售增加還是減少，成本（例如租金或租賃協議和貸款支付）都不會改變。
可變成本	成本——例如生產供應、運費和佣金——隨著數量的變化而變化。
一次性費用	公司日常活動之外發生的費用，例如搬遷費。
現金周轉	公司的資金流入（例如，銷售產品賺取的資金）和流出（例如，工資單）。
利潤	經濟利益。

除了基本項目外，您可能還需要考慮可能發生的額外和意外費用。您可能會想到可能出現的不同場景，並確定它們將如何影響您的業務和預算。然後，您可以根據需要調整預算。這使您可以提前計劃並為可能出現的任何逆境做好充分準備。

仔細設置您的年度預算並使其與您公司和部門的目標保持一致將使以下創意更容易一些。最糟糕的事情是在創建演示文稿時嘗試拼湊預算。你必須先把你的預算鴨子排成一排。

演示技巧

在計劃演示時，請考慮包括以下內容以幫助您說服決策者：

有很多方法可以進行有效且有影響力的演示。它可以是任何東西，從簡單的印刷小冊子到交互式多媒體演示文稿。它不必誇大其詞，但應表明您的預算組織良好、全面且以事實為基礎。

選擇如何展示預算並不重要——你可以使用 PowerPoint 或其他媒體——但它應該包括圖形和其他信息來說明你的情況。以下是一些需要牢記的提示：

除非您是經驗豐富的會計師或天生的吝嗇鬼，否則您可能一想到製定年度預算就會畏縮不前。更重要的是，試圖讓你的老闆接受你的預算可能會令人沮喪。這就是了解如何創建令人印象深刻且令人信服的年度預算報告以贏得業務利益相關者認可的原因。

有很多選項可以幫助您增強您的演示文稿，以展示年度預算，這將獲得“贊成”而不是“反對”。在 Capterra，我們已經做了所有繁瑣的工作來編制一份演示軟件列表，供您輕鬆比較和選擇。我們的入圍名單為您提供了排名靠前的建議，因此您可以查看排名最高的軟件。

如果您在準備展示之前需要幫助整理您的數字，請查看可用的預算軟件，包括適用於小型企業的最佳免費預算軟件。