Guía de 5 pasos sobre cómo preparar una presentación de presupuesto anual convincente

Aprenda a presentar su presupuesto departamental y obtenga la aprobación de los tomadores de decisiones.

Cada año, los líderes son responsables de crear un presupuesto anual para su departamento. Una cosa es lidiar con los números, pero presentar el presupuesto puede ser una tarea más desafiante.

Si su presupuesto anual no es lo suficientemente convincente, es probable que no obtenga todo lo que necesita para administrar su departamento de la forma en que lo necesita. Cualquier cosa menos de lo que se requiere y tendrá dificultades para pasar el próximo año.

Hemos reunido una lista de cinco pasos diseñados para ayudarlo a preparar una presentación de presupuesto anual excepcional que no puede pasar desapercibida. El uso de este enfoque paso a paso lo ayudará a convencer a los líderes ejecutivos de que cada componente de su presupuesto es absolutamente necesario para administrar su departamento y cumplir con los objetivos de la empresa.

1. Reevaluar los objetivos de la empresa y del departamento

Antes de determinar su presupuesto anual, vuelva atrás y revise los objetivos de su empresa y departamento. Tenga en cuenta todo lo que haya cambiado con respecto a años anteriores. Esto es particularmente importante en el caso de una economía y un mercado cambiantes o interrupciones en los negocios debido a la pandemia y otros eventos inesperados. A medida que cambian las metas, también debe hacerlo el presupuesto: preste mucha atención a todos los datos históricos. A medida que desarrolla el presupuesto de su departamento, desea asegurarse de que se alinee con su departamento y las metas y objetivos generales de la empresa.

2. Reúna información presupuestaria

Permita suficiente tiempo para recopilar toda la información necesaria para crear un presupuesto detallado y preciso. No se limite a guiarse por los gastos departamentales y los pagos realizados durante el año anterior. El presupuesto del año anterior es importante, pero también preste atención a los registros reales para identificar déficits o excedentes en los elementos presupuestados.

Al crear un presupuesto, tiene diferentes opciones sobre cómo abordarlo y especialmente al momento de presentarlo. Por supuesto, todo esto puede depender de su industria, empresa y departamento específico. Los siguientes son los diferentes tipos de presupuestos que las empresas utilizan con mayor frecuencia:

Además, discuta el presupuesto con los miembros del equipo y otras partes interesadas para asegurarse de cubrir todas sus bases. Sin embargo, toda información presupuestaria debe basarse en hechos y no en opiniones. De esa manera, se asegurará de tener un presupuesto asignado adecuadamente.

3. Configura el presupuesto anual

A continuación, siéntese para crear el presupuesto real. Dependiendo de su método preferido, o el de su empresa, puede utilizar hojas de cálculo o software de presupuesto. Cada presupuesto normalmente incluye los siguientes elementos básicos:

Ingresos estimados	Cantidad de ingresos que una empresa espera recibir de todas las fuentes durante un año presupuestario.
Costes fijos	Costos, como contratos de alquiler o arrendamiento y pagos de préstamos, que no cambian, sin importar si la producción o las ventas aumentan o disminuyen.
Costos variables	Costos (suministros de producción, tarifas de entrega y comisiones, por ejemplo) que cambian a medida que cambia el volumen.
gastos de una sola vez	Gastos, como tarifas de reubicación, que ocurren fuera de las actividades habituales de una empresa.
Flujo de efectivo	El movimiento de entrada de dinero (p. ej., dinero obtenido de la venta de productos) y salida (p. ej., nómina) de una empresa.
Lucro	Una ganancia financiera.

Además de los elementos básicos, es posible que también desee considerar los gastos adicionales e inesperados que puedan ocurrir. Puede pensar en diferentes escenarios que podrían surgir y determinar cómo podrían impactar su negocio y afectar su presupuesto. A continuación, puede ajustar el presupuesto como mejor le parezca. Esto le permite planificar con anticipación y estar bien preparado para cualquier adversidad que pueda surgir.

4. Crea una presentación presupuestaria convincente

Establecer cuidadosamente su presupuesto anual y alinearlo con los objetivos de su empresa y departamento hará que la siguiente parte creativa sea más fácil. Lo peor que puede hacer es tratar de armar un presupuesto mientras crea la presentación. Primero debe tener sus patos presupuestarios alineados en una fila.

Hay muchas maneras de hacer una presentación efectiva e impactante. Puede ser cualquier cosa, desde un simple folleto impreso hasta una presentación multimedia interactiva. No tiene que ser exagerado, pero debe mostrar que su presupuesto está bien organizado, completo y basado en hechos.

5. ¡Presenta tu presupuesto y gana!

No importa cómo elija presentar su presupuesto, puede usar PowerPoint u otros medios, pero debe incluir gráficos y otra información para presentar su caso. Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta:

• Sea breve (no más de 10 diapositivas).

• Incluya cuadros, diagramas, gráficos, etc. para una mejor visualización de los datos.

• Muestre sus habilidades para resolver problemas dando soluciones.

• Muestra entusiasmo, pero no pronuncies un discurso largo.

Mejore su presentación de presupuesto anual

A menos que sea un contador experimentado o un tacaño natural, probablemente se estremezca ante la idea de crear un presupuesto anual. Aún más, puede ser frustrante intentar que su jefe acepte su presupuesto. Por eso es fundamental saber cómo crear una presentación de presupuesto anual impresionante y convincente que gane la aprobación de las partes interesadas de la empresa.