Руководство из 5 шагов о том, как подготовить убедительную презентацию годового бюджета

Узнайте, как представить свой бюджет отдела и получить одобрение лиц, принимающих решения.

Каждый год руководители несут ответственность за создание годового бюджета для своего отдела. Одно дело бороться с цифрами, но представление бюджета может оказаться более сложной задачей.

Если ваш годовой бюджет недостаточно убедителен, скорее всего, вы не получите всего, что вам нужно, чтобы управлять своим отделом так, как он должен. Что-нибудь меньше, чем требуется, и вам будет тяжело пережить наступающий год.

Мы составили список из пяти шагов, призванных помочь вам подготовить исключительную презентацию годового бюджета, которая не может остаться незамеченной. Использование этого пошагового подхода поможет вам убедить руководителей высшего звена в том, что каждый компонент вашего бюджета абсолютно необходим для управления вашим отделом и достижения целей компании.

1. Переоцените цели компании и отдела

Прежде чем определить свой годовой бюджет, вернитесь назад и просмотрите цели вашей компании и отдела. Обратите внимание на все, что изменилось по сравнению с предыдущими годами. Это особенно важно в случае меняющейся экономики и рынка или сбоев в работе из-за пандемии и других непредвиденных событий. По мере изменения целей должен меняться и бюджет — уделяйте пристальное внимание всем историческим данным. Когда вы разрабатываете бюджет своего отдела, вы хотите убедиться, что он согласуется с вашим отделом и общими целями и задачами компании.

2. Соберите информацию о бюджете

Выделите достаточно времени, чтобы собрать всю информацию, необходимую для составления подробного и точного бюджета. Не ограничивайтесь только ведомственными расходами и платежами, сделанными в течение предыдущего года. Ваш бюджет за предыдущий год важен, но также обратите внимание на фактические записи, чтобы выявить дефицит или профицит в бюджетных статьях.

При создании бюджета у вас есть разные варианты подхода к нему и особенно при его представлении. Конечно, все это может зависеть от вашей отрасли, компании и конкретного отдела. Ниже приведены различные типы бюджетов, которые чаще всего используют компании:

Кроме того, обсудите составление бюджета с членами команды и другими заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что вы охватываете все свои основные моменты. Однако любая часть бюджетной информации должна основываться на фактах, а не на мнениях. Таким образом, вы будете уверены, что у вас будет правильно распределенный бюджет.

3. Настройте годовой бюджет

Затем сядьте, чтобы создать фактический бюджет. В зависимости от вашего предпочтительного метода или метода вашей компании, вы можете использовать электронные таблицы или программное обеспечение для составления бюджета. Каждый бюджет обычно включает следующие основные элементы:

Расчетный доход	Сумма дохода, которую компания ожидает получить из всех источников в течение бюджетного года.
Фиксированные расходы	Затраты, такие как арендная плата или договоры аренды и платежи по кредиту, которые не меняются независимо от того, увеличиваются или уменьшаются производство или продажи.
Различные цены	Затраты — например, производственные поставки, плата за доставку и комиссионные — которые меняются по мере изменения объема.
Разовые расходы	Расходы, такие как плата за переезд, которые происходят за рамками обычной деятельности компании.
Поток наличных денег	Движение денег в (например, деньги, полученные от продажи продуктов) и из (например, фонд заработной платы) компании.
Выгода	Финансовая выгода.

В дополнение к основным пунктам вы также можете рассмотреть дополнительные и непредвиденные расходы, которые могут возникнуть. Вы можете подумать о различных сценариях, которые могут возникнуть, и определить, как они могут повлиять на ваш бизнес и ваш бюджет. Затем вы можете настроить бюджет по своему усмотрению. Это позволяет вам планировать заранее и быть хорошо подготовленными к любым невзгодам, которые могут возникнуть.

4. Создайте убедительную презентацию бюджета

Тщательная настройка вашего годового бюджета и согласование его с целями вашей компании и отдела облегчит следующий творческий процесс. Худшее, что можно сделать, это попытаться рассчитать бюджет при создании презентации. Сначала вы должны выстроить своих бюджетных уток в ряд.

Есть много способов сделать эффективную и эффектную презентацию. Это может быть что угодно, от простого печатного буклета до интерактивной мультимедийной презентации. Он не должен быть чрезмерным, но должен показать, что ваш бюджет хорошо организован, тщательен и основан на фактах.

5. Представьте свой бюджет и выиграйте!

Неважно, как вы решите представить свой бюджет — вы можете использовать PowerPoint или другие средства массовой информации, — но он должен включать графику и другую информацию, чтобы донести ваши доводы. Вот несколько советов, о которых следует помнить:

• Будьте краткими (не более 10 слайдов).

• Включите диаграммы, диаграммы, графики и т. д. для лучшей визуализации данных.

• Продемонстрируйте свои навыки решения проблем, предлагая решения.

• Проявите энтузиазм, но не произносите длинную речь.

Улучшите презентацию годового бюджета

Если вы не опытный бухгалтер или прирожденный скряга, вы, вероятно, съеживаетесь при мысли о составлении годового бюджета. Более того, попытки убедить начальника принять ваш бюджет могут оказаться неприятными. Вот почему так важно знать, как создать впечатляющую и убедительную презентацию годового бюджета, которая получит одобрение заинтересованных сторон.