دليل من 5 خطوات حول كيفية إعداد عرض تقديمي سنوي مقنع للميزانية

تعرف على كيفية تقديم ميزانية إدارتك والحصول على موافقة صانعي القرار.

في كل عام ، يكون القادة مسؤولين عن إنشاء ميزانية سنوية لإدارتهم. التعامل مع الأرقام أمر واحد ، لكن تقديم الميزانية يمكن أن يكون مهمة أكثر صعوبة.

إذا لم تكن ميزانيتك السنوية مقنعة بدرجة كافية ، فمن المحتمل أنك لن تحصل على كل ما تحتاجه لإدارة قسمك بالطريقة التي يحتاجها. أي شيء أقل مما هو مطلوب وستواجه وقتًا عصيبًا خلال العام المقبل.

لقد قمنا بتجميع قائمة من خمس خطوات مصممة لمساعدتك في إعداد عرض ميزانية سنوي استثنائي لا يمكن أن يمر دون أن يلاحظه أحد. سيساعدك استخدام هذا النهج التدريجي في إقناع القادة التنفيذيين بأن كل عنصر في ميزانيتك ضروري للغاية لإدارة قسمك وتحقيق أهداف الشركة.

1. إعادة تقييم أهداف الشركة والإدارات

قبل تحديد ميزانيتك السنوية ، ارجع وراجع أهداف شركتك وقسمك. لاحظ أي شيء تغير عن السنوات السابقة. هذا مهم بشكل خاص في حالة الاقتصاد المتغير والسوق أو الاضطرابات في الأعمال بسبب الوباء والأحداث الأخرى غير المتوقعة. مع تغير الأهداف ، يجب أن تتغير الميزانية - انتبه جيدًا لجميع البيانات السابقة. أثناء قيامك بتطوير ميزانية إدارتك ، فأنت تريد التأكد من أنها تتوافق مع إدارتك والأهداف والغايات العامة للشركة.

2. جمع معلومات الميزانية

اترك متسعًا من الوقت لجمع كل المعلومات المطلوبة لإنشاء ميزانية مفصلة ودقيقة. لا تذهب فقط من خلال نفقات الإدارات والمدفوعات التي تم سدادها خلال العام السابق. تعتبر ميزانية العام السابق مهمة ، ولكن عليك أيضًا الانتباه إلى السجلات الفعلية لتحديد أوجه النقص أو الفائض في البنود المدرجة في الميزانية.

عند إنشاء الميزانية ، لديك خيارات مختلفة حول كيفية التعامل معها وخاصة عند عرضها. بالطبع ، يمكن أن يعتمد كل هذا على مجال عملك وشركتك وقسمك المحدد. فيما يلي الأنواع المختلفة من الميزانيات التي تستخدمها الشركات غالبًا:

ناقش أيضًا وضع الميزانية مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين للتأكد من أنك تغطي جميع القواعد الخاصة بك. ومع ذلك ، يجب أن تستند كل جزء من معلومات الموازنة إلى الحقائق بدلاً من الآراء. بهذه الطريقة ، ستكون على يقين من أن لديك ميزانية مخصصة بشكل مناسب.

3. إعداد الميزانية السنوية

بعد ذلك ، اجلس لإنشاء الميزانية الفعلية. اعتمادًا على طريقتك المفضلة ، أو طريقة شركتك ، يمكنك استخدام جداول البيانات أو برامج الميزانية. تتضمن كل ميزانية بشكل نموذجي العناصر الأساسية التالية:

الإيرادات المقدرة	مقدار الإيرادات التي تتوقع الشركة الحصول عليها من جميع المصادر خلال سنة الميزانية.
سعر ثابت	التكاليف - مثل عقود الإيجار أو عقود الإيجار ودفعات القروض - التي لا تتغير ، بغض النظر عما إذا كان الإنتاج أو المبيعات قد زاد أو انخفض.
اسعار متغيرة	التكاليف - مستلزمات الإنتاج ورسوم التسليم والعمولات ، على سبيل المثال - التي تتغير مع تغير الحجم.
نفقات لمرة واحدة	النفقات ، مثل رسوم الانتقال ، التي تحدث خارج الأنشطة المعتادة للشركة.
نقد متدفق	حركة الأموال في (على سبيل المثال ، الأموال المكتسبة من بيع المنتجات) والخروج (على سبيل المثال ، كشوف المرتبات) للشركة.
ربح	مكسب مالي.

بالإضافة إلى العناصر الأساسية ، قد ترغب أيضًا في التفكير في النفقات الإضافية وغير المتوقعة التي قد تحدث. قد تفكر في سيناريوهات مختلفة يمكن أن تظهر وتحدد كيف يمكن أن تؤثر على عملك وتؤثر على ميزانيتك. يمكنك بعد ذلك تعديل الميزانية كما تراه مناسبًا. يتيح لك ذلك التخطيط مسبقًا والاستعداد جيدًا لأي محنة قد تظهر.

4. إنشاء عرض مقنع للميزانية

إن إعداد ميزانيتك السنوية بعناية ومواءمتها مع أهداف شركتك وقسمك سيجعل الشيء الإبداعي التالي أسهل. أسوأ ما يمكنك فعله هو محاولة تجميع الميزانية أثناء إنشاء العرض التقديمي. يجب أن يكون لديك بط الميزانية الخاصة بك في صف واحد على التوالي.

هناك العديد من الطرق لتقديم عرض تقديمي فعال ومؤثر. يمكن أن يكون أي شيء من كتيب مطبوع بسيط إلى عرض تفاعلي للوسائط المتعددة. ليس من الضروري أن تكون مبالغًا فيها ولكن يجب أن تُظهر أن ميزانيتك منظمة جيدًا وشاملة وقائمة على الحقائق.

5. اعرض ميزانيتك واربح!

لا يهم كيف تختار تقديم ميزانيتك - يمكنك استخدام PowerPoint أو وسائط أخرى - ولكن يجب أن تتضمن رسومات ومعلومات أخرى لإثبات قضيتك. إليك بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار:

• اجعلها مختصرة (لا تزيد عن 10 شرائح).

• قم بتضمين المخططات والرسوم البيانية والرسوم البيانية وما إلى ذلك للحصول على تصور أفضل للبيانات.

• اعرض مهاراتك في حل المشكلات من خلال تقديم الحلول.

• أظهر الحماس ، لكن لا تلقي خطابًا طويلاً.

تحسين عرض الميزانية السنوية الخاصة بك

ما لم تكن محاسبًا متمرسًا أو مغرمًا بالقرش الطبيعي ، فمن المحتمل أنك تتراجع عن فكرة إنشاء ميزانية سنوية. والأكثر من ذلك ، قد يكون من المحبط محاولة إقناع رئيسك بقبول ميزانيتك. لهذا السبب من الأهمية بمكان معرفة كيفية إنشاء عرض تقديمي سنوي مثير للإعجاب ومقنع للميزانية يحظى بموافقة أصحاب المصلحة التجاريين.