Avantages des feuilles de temps numériques par rapport aux feuilles de temps papier

Avec autant d'emplois en ligne dans le monde, il en va de même pour la pratique du suivi du temps et du travail. Nous nous efforçons d'être pratiques et efficaces, en particulier avec des processus brefs mais qui s'accumulent au fil du temps (comme la suppression de vos e-mails). De nos jours, la plupart des entreprises ne peuvent pas imaginer travailler avec des feuilles de temps papier car les feuilles de temps numériques offrent tellement de confort et de facilité d'utilisation.

Si vous faites partie de ceux qui ne sont toujours pas convaincus de leur efficacité, nous avons compilé une liste des avantages des feuilles de temps numériques et comment elles peuvent bouleverser votre vie professionnelle - pour le mieux, bien sûr.

Les plus gros problèmes avec les feuilles de temps papier et les cartes perforées

Pour souligner à quel point les feuilles de temps papier peuvent vous coûter de l'argent, du temps et de l'énergie, nous allons utiliser un exemple. Jetez un oeil à la feuille de temps ci-dessous.

Exemple de feuille de temps de amherst.edu

Bien que nous n'essayions pas de dire que les feuilles de temps papier sont mauvaises (pour certains particuliers et entreprises, cela fonctionne beaucoup mieux), nous sommes très favorables à la numérisation. Et bien que la feuille de temps ci-dessus soit bien remplie, il existe plusieurs points faibles pour les erreurs.

Bien sûr, leurs équivalents numériques présentent leurs propres défis, mais ils sont beaucoup plus facilement rattrapés dans le temps et les erreurs de feuille de temps sont plus facilement minimisées.

Ils couvrent une période trop large

Bien que les feuilles de temps de deux semaines ne soient pas rares, lorsqu'elles sont écrites comme celle-ci, vous ne voyez pas beaucoup de détails sur la journée de travail d'une personne. Ce que vous obtenez, ce sont des chiffres et des informations sommaires.

C'est bien si vous occupez un poste qui met davantage l'accent sur votre présence, ou que les autres ne comptent pas sur votre travail, ou si vous fournissez simplement des feuilles de temps à la comptabilité pour calculer votre masse salariale.

Il y a plus de place pour l'erreur humaine et l'exploitation

Lorsque les feuilles de temps sont remplies à la main et reposent uniquement sur la notation des temps d'arrêt, il existe plusieurs possibilités de problèmes :

• L'écriture manuscrite d'une personne est illisible;
• La façon dont ils arrondissent le temps est erronée, ce qui compromet les entrées de temps ;
• Ils remplissent mal les champs ;
• Le calcul de la masse salariale nécessite plus de concentration, car les dérapages sont plus faciles à faire ;
• Une personne peut oublier ou omettre délibérément d'écrire une tâche ou une pause.

Avec les feuilles de temps papier, il y aura toujours un moyen de tromper le système. Dans l'un de mes anciens lieux de travail, nous ne remplissions pas de feuilles de temps en tant que telles, mais nous avions des lecteurs de cartes d'identité d'entreprise à la porte principale et à la porte arrière (où nous avions nos pauses). Ces lecteurs de cartes déverrouilleraient la porte, de sorte que le système saurait quand vous êtes entré et sorti du bâtiment (commencé et terminé votre journée de travail et quand vous avez pris des pauses).

Inutile de dire que bientôt, vous pourriez voir des groupes de cinq personnes faire une pause cigarette, l'une d'entre elles disant : « Cette pause, c'est pour moi ! tout en déverrouillant la porte, tandis que les autres n'ont même pas scanné leurs pièces d'identité (ainsi leurs pauses n'ont pas été enregistrées). Dans de nombreux cas, les employeurs ont du mal à trouver la meilleure façon de suivre les heures de leurs employés.

La morale de l'histoire est la suivante : certaines personnes trouveront des moyens de contourner les règles, et les systèmes de chronométrage obsolètes leur facilitent la tâche pendant que vous subissez les pertes.

Travail supplémentaire pour les autres départements

Pour les managers et les chefs d'équipe , les feuilles de temps papier peuvent être une archive cauchemardesque à parcourir lorsqu'ils doivent faire des évaluations de projet ou vérifier comment leurs équipes s'en sortent dans l'ensemble. Et des informations sommaires comme l'heure à laquelle ils sont entrés et sortis du bâtiment n'aideront pas beaucoup. Pour eux, les saisies de temps un peu plus détaillées et les feuilles de temps collectives sont bien plus utiles.

Pour les comptables , une feuille de temps comme celle de notre exemple semble faire gagner beaucoup de temps, car la personne avait déjà calculé sa masse salariale. Cependant, il est prudent de deviner que le comptable reviendra sur les calculs pour s'assurer que tout est conforme au livre. Sans parler de la saisie des mêmes données dans leurs propres logiciels ou livres. Cela ne fait que doubler le travail, et inutilement.

Pour les pigistes , une feuille de temps comme celle-ci fonctionne à leur détriment. Les clients demandent souvent une sorte de ventilation de leurs processus et délais. Alors que le freelance a le droit de donner aussi peu d'informations qu'il le souhaite, une grande partie de la confiance repose sur la transparence. Pouvoir montrer à votre client combien de temps vous passez par jour sur chaque partie de son projet est inestimable. Il construit une meilleure compréhension et vous aide à justifier vos tarifs.

Vous repérez les problèmes trop tard

Imaginez qu'un employé s'approche de vous et expose un problème qu'il a avec son coéquipier depuis des semaines maintenant. Ils étaient réticents à dire quoi que ce soit au début, voulant résoudre le problème par eux-mêmes ou ne pas causer de chahut. Le coéquipier était constamment en retard avec sa partie du projet, inventant des excuses et livrant des résultats médiocres. Il y a plusieurs grands drapeaux rouges ici :

1. Le problème était là depuis des semaines, et vous n'en étiez pas conscient ;
2. Vous devez parcourir des tonnes de feuilles de temps pour recueillir des preuves pour confronter l'employé ;
3. Vous devrez faire de nouvelles estimations de projet manuellement alors que la date limite approche rapidement.

Pour les freelances, le problème est similaire : un client souhaite repousser un délai ou vous accuse de prendre trop de temps. Donc, pour vous sauvegarder, vous devrez passer beaucoup de temps à parcourir tous les papiers (ou livres), en recherchant manuellement les informations dont vous avez besoin. Tout en espérant que vous gardiez le compte de tout.

Cela étant dit, en introduisant simplement une feuille de temps numérique et un suivi du temps, vous pouvez éviter tous ces problèmes et décupler vos retours.

Raisons d'utiliser des feuilles de temps numériques

Dans cette section, nous nous concentrerons sur les multiples avantages des feuilles de temps numériques pour vous (ou votre entreprise). Et à la fin de la liste, vous verrez à quel point un seul logiciel peut devenir indispensable.

Ils vous permettent de modifier les feuilles de temps et les entrées de temps

Avec une feuille de temps numérique, il est possible de modifier la description de chaque entrée de temps. C'est parfait pour ajouter des détails sur la tâche liée à cette entrée. Des informations telles que les outils utilisés, ou qui a assigné la tâche, etc.

Bien que vous puissiez affirmer que la même chose est disponible sur une feuille de temps papier, il y a toujours des problèmes d'illisibilité et des personnes qui pointent ou remplissent pour leurs collègues (risque de vol de temps). Mais avec un suivi du temps numérique et une feuille de temps, vous obtenez trois solutions à ces problèmes :

1. Il est plus facile de supprimer et de corriger une entrée de temps numériquement que sur papier ;
2. Chaque employé a ses propres identifiants de connexion, de sorte qu'ils ne peuvent pas écrire de temps l'un pour l'autre, et
3. Les employeurs peuvent verrouiller l'option d'édition dans le logiciel lui-même. Cela signifie que les employés auront besoin d'une approbation avant de modifier une entrée de temps, ce qui est idéal pour prévenir le vol de temps.

Modification de l'entrée de temps dans Clockify

Il existe également de nombreux modèles de feuille de temps pour ceux qui ne veulent pas installer un logiciel séparé mais qui aiment l'idée d'avoir un compte rendu propre et numérisé des temps de chacun.

Meilleure vue d'ensemble de tout le monde et de tout

C'est l'ère de la transparence et de la responsabilité. Et avec les feuilles de temps papier, vous n'avez pas ce luxe.

Les feuilles de temps numériques vous permettent de voir ce que chacun fait en temps réel. Il est beaucoup plus facile de rechercher un employé spécifique pour voir sa disponibilité, suivre l'avancement du projet et dans quelle mesure le temps de travail correspond à vos estimations.

Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir quel employé travaille sur quel projet, et vous pouvez même rechercher dans les feuilles de temps d'un employé spécifique.

Vous resterez facilement au courant des estimations de projet

Chaque projet vous obligera à faire des estimations de temps qui affectent tous ses aspects : comment vous allouez le budget au fur et à mesure que le projet avance, quels coéquipiers sont disponibles pour quoi, quelles tâches affectent les délais, comment les priorités changent, etc.

Avec les feuilles de temps papier, il peut être difficile de suivre dans quelle mesure le projet respecte vos estimations. Il y a un retard dans le traitement de l'information, et c'est simplement plus long et plus éprouvant de tout parcourir.

L'horloge numérique, en revanche, rend tout instantané. Le logiciel est conçu pour vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin le plus rapidement possible. Après avoir entré les informations nécessaires - comme les estimations de temps et de budget dans ce cas, le logiciel peut suivre toutes les entrées de temps que les employés font et les comparer à vos estimations.

Suivi des estimations de projet dans Clockify .

Vous avez la possibilité de suivre la progression du projet au fur et à mesure de son évolution et de voir si vous êtes en avance ou en retard. Et il fournit ces informations quand vous le souhaitez, en quelques minutes. Il s'agit de laisser le logiciel faire tout le gros du travail.

Les problèmes sont plus faciles à repérer

Après avoir mentionné les estimations, il est logique que nous nous penchions sur le sujet des retards de projet et sur la façon dont les feuilles de temps numériques peuvent vous aider à les éviter.

Certaines des principales raisons des retards dans les délais incluent :

• Manque de motivation ou de productivité ;
• Problèmes d'attribution des tâches ;
• Employés débordés;
• Demandes déraisonnables des clients, etc.

Croiriez-vous que presque tous ces problèmes peuvent être évités à l'aide de feuilles de temps ?

C'est simple.

Au lieu d'utiliser uniquement une feuille de temps indiquant quand quelqu'un est entré et sorti du bureau à la fin de la journée, le suivi en temps réel vous aide à repérer un problème croissant des jours, voire des semaines à l'avance. Au moment où la tâche de quelqu'un prend plus de temps ou reste en attente plus que nécessaire, vous pouvez agir sur-le-champ et trouver la cause première.

Sans oublier que le fait d'avoir un rapport d'estimation de projet à portée de clic peut vous aider à voir si une échéance particulière sera difficile à respecter même des semaines à l'avance. Ainsi, vous pouvez contacter vos clients et les informer en conséquence, au lieu de faire face à des e-mails et des appels désagréables en retard.

Chronométrage plus précis

Avec un suivi du temps numérique, vos feuilles de temps deviendront aussi détaillées que vous le souhaitez.

Les trackers de temps modernes vous offrent la possibilité de

• Étiqueter vos entrées de temps, afin que vous sachiez quel type de travail vous avez effectué

(comptabilité, réunions, développement, tests, brainstorming projet, etc.)

• Intégration avec d'autres applications que vous utilisez

(Navigateur Web, logiciel comptable, outil de gestion de projet, etc.)

Sur les deux comptes, chaque entrée que vous effectuez a la possibilité de spécifier le type de travail que vous avez effectué. Et normalement, tout ce que vous avez à faire est de saisir les informations une seule fois, et elles seront transférées à toutes vos entrées futures.

Un avantage incroyable en matière de précision est la possibilité de créer directement une entrée de temps à partir de votre calendrier en ligne. Ainsi:

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, un compteur de temps numérique peut fonctionner de pair avec votre calendrier. Lorsque vous connectez les deux, il n'est pas nécessaire d'entrer manuellement des données dans votre entrée de temps pour cette tâche spécifique sur votre liste. La « réunion avec le client X » dans l'image ci-dessus montre qu'en un clic sur le bouton « jouer », vous démarrez le chronomètre pour cette tâche. Et lorsque vous avez terminé, l'entrée de temps va directement à la feuille de temps.

Aussi simple que cela!

Moins de place pour l'erreur humaine et moins de tracas pour toutes les personnes impliquées

Examinons un autre exemple de feuille de temps papier :

Exemple de feuille de temps papier de Psychology.illinois.edu

Nous avons mentionné que ceux-ci ont un but précis : simplement noter les heures travaillées pour faciliter le calcul de la paie.

Et en même temps, cela signifie que certaines personnes (sinon la plupart) parcourront les champs en demandant quel type de tâche était effectuée dans ce créneau horaire. De plus, les superviseurs pourraient simplement signer rapidement ces feuilles de temps pour parcourir le lot et les laisser de côté pour plus tard. Il faut également une écriture manuscrite lisible et éviter tout dommage (comme des taches et des déchirures dans le papier).

Avec une feuille de temps numérique, très peu de son achèvement dépend des employés et des superviseurs. Alors que les entrées de temps doivent encore être remplies, le logiciel fait le reste : calcul de la paie, extraction des informations, formulation de rapports, recherche d'entrées spécifiques et même présentation d'un aperçu des tâches et des temps passés au travail de chacun.

Les rapports sont à portée de clic

Dernier point, mais non des moindres, des rapports sur l'avancement du projet. Avec tout ce qui a été mentionné précédemment, le logiciel reçoit suffisamment d'informations pour générer une vue complexe et riche en données de tout ce que vous pourriez souhaiter :

• Qui a travaillé sur quelle tâche et délégation globale des tâches ;
• Heures travaillées en général ;
• Avancement du projet, temps restant, budget et dépenses ;
• Temps gagné et temps perdu ;
• Heures facturables vs non facturables, et plus encore.

Et pour la relation client, des documents comme ceux-ci sont essentiels. Un logiciel de chronométrage vous permet d'obtenir toutes ces informations à partir de vos feuilles de temps numériques en un clin d'œil. Ce qui est pratique lorsqu'un client vous appelle pour avoir une réunion sur le projet dès le matin.

Conclusion

Les avantages d'avoir une feuille de temps numérique sont trop nombreux pour être comptés. Nous n'en avons couvert que quelques-uns qui semblent persister avec les feuilles de temps papier, dans l'espoir d'illustrer comment ils peuvent vous faciliter la vie au travail. Il y a moins de place à l'erreur humaine, ils accélèrent chaque processus, facilitent le calcul de la paie et le suivi des projets… Et les trackers numériques ne semblent que s'améliorer avec le temps. Alors pourquoi ne pas moderniser et économiser beaucoup d'argent, de temps et de ressources ?