Comment créer une politique PTO (+ modèle de politique PTO)

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous pouvez attirer des candidats précieux et talentueux en leur offrant des salaires compétitifs. Mais, outre la motivation financière, de nombreuses personnes apprécieront également une politique de prise de force attrayante. Quand on y pense, avoir suffisamment de temps libre pour profiter de la vie en dehors du travail est ce que nous désirons tous. Ainsi, en tant qu'employeur, vous avez cette incroyable opportunité de fournir à votre personnel un format de prise de force qui lui conviendra.

Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils pratiques sur la façon de créer une politique de prise de force. Avant de faire cela, nous allons d'abord vous guider à travers les bases de la politique de prise de force et de prise de force, telles que les divers types de politiques et la façon dont les lois réglementent cette question.

Quelles sont les politiques de prise de force et de prise de force ?

Les congés payés (PTO) sont le temps que les employés passent à ne pas travailler, mais ils sont quand même payés pour ces heures. PTO est un terme générique qui comprend :

• vacances,
• journées personnelles,
• congé de maladie,
• deuil,
• service juridique,
• les congés de maternité et de paternité, et
• bénévolat.

Ainsi, les employés peuvent s'absenter non seulement pour des vacances, mais aussi à d'autres fins, comme un congé de maternité ou une fonction de juré.

Que réglemente la politique de prise de force ?

Désormais, la politique de prise de force réglemente :

• Le nombre total de jours de prise de force que les travailleurs obtiennent chaque année.
• Si les employés obtiennent des jours de prise de force sous forme de somme forfaitaire unique ou s'ils peuvent accumuler des jours de congé . L'accumulation permet aux travailleurs de gagner leur prise de force au fil du temps. Les charges à payer dépendront des années de service des employés. Les travailleurs peuvent utiliser le temps de congé accumulé avant son expiration, qui peut être à la fin d'une année civile ou d'une année d'anniversaire de travail.
• Si les employés doivent suivre la politique de report du solde inutilisé ou de l'utiliser ou de le perdre . Avec le solde inutilisé reporté, les employeurs permettent à leurs travailleurs d'ajouter des jours inutilisés au solde de l'année suivante. Par exemple, si un employé a 15 jours de PTO par an, et qu'il n'utilise que 10 jours, il pourra reporter ces 5 jours de PTO à l'année suivante. D'un autre côté, la politique de l'utilisation ou de la perte signifie que les travailleurs doivent utiliser tous les jours de prise de force qu'ils obtiennent par an. Sinon, ils perdent ces jours de congé.

De plus, la politique de prise de force doit indiquer qui est chargé d'approuver les congés, comme les RH, les superviseurs ou toute autre personne. De plus, les employés doivent savoir quand demander un congé, car il doit y avoir un délai requis avant de prendre des jours de congé. Par exemple, les travailleurs doivent soumettre leurs demandes deux semaines avant de partir en vacances.

Il convient de noter que les politiques de prise de force ne sont pas les mêmes pour les travailleurs salariés et horaires. Par exemple, les employés horaires ne bénéficient pas d'une prise de force illimitée car ils ont droit à une rémunération des heures supplémentaires. Au contraire, les salariés ne peuvent pas percevoir d'heures supplémentaires.

Trois types de politiques de prise de force

Si vous êtes un employeur, assurez-vous qu'il existe plusieurs types de politique de prise de force :

1. prise de force traditionnelle,
2. prise de force flexible et
3. prise de force illimitée.

Prise de force traditionnelle

Lorsque les entreprises optent pour la politique traditionnelle de prise de force, elles créent plusieurs catégories spécifiques pour les jours de congé, comme les vacances, les congés de maladie et les jours personnels. De cette façon, les employés doivent choisir une catégorie particulière lorsqu'ils demandent leur congé.

Pour les travailleurs, le principal avantage des règles traditionnelles de prise de force est que le nombre de jours de prise de force augmente à mesure que les employés travaillent longtemps dans une entreprise. Ainsi, le roulement du personnel sera réduit, ce qui est avantageux pour les employeurs.

Cependant, le principal inconvénient est que les travailleurs peuvent avoir l'impression d'avoir des options limitées pour prendre des jours de congé. Ainsi, pour éviter que leurs soldes n'augmentent, les travailleurs peuvent déclarer leurs jours de congé de manière incorrecte.

• Dans quel cas les employeurs doivent-ils utiliser la politique traditionnelle de prise de force ?

Dans les situations où les employeurs veulent savoir exactement comment leurs employés utilisent leur temps libre (à quelles occasions).

Prise de force flexible

Le PTO flexible (la banque de PTO) est un pool unique de jours de PTO. Les employés ont une somme fixe de temps libre et ils peuvent utiliser ces jours comme ils l'entendent. Il n'y a donc pas de catégories distinctes telles que les vacances, les fonctions de juré ou les congés de maladie.

La prise de force flexible donne aux employés la liberté d'organiser leurs jours de congé comme ils le souhaitent. Par exemple, les parents qui travaillent peuvent utiliser leur temps libre pour soutenir leurs enfants lors de certains événements sportifs.

Mais le principal inconvénient ici est qu'il peut être difficile pour les employeurs de fixer une limite annuelle de jours de prise de force pour les employés.

• Dans quel cas les employeurs doivent-ils utiliser la politique de prise de force flexible ?

Dans les situations où les employeurs recherchent un moyen de traiter facilement avec l'administration.

Prise de force illimitée

Avec la politique de prise de force illimitée, les employés peuvent prendre autant de temps qu'ils le souhaitent, à condition que leurs responsables approuvent ces jours de congé. De manière générale, les entreprises utilisent encore rarement ce type de règle PTO. C'est pourquoi les entreprises qui optent pour ce format PTO attirent de nombreux employés talentueux.

Mais le principal problème avec la politique de prise de force illimitée est que certaines enquêtes montrent que la prise de force illimitée est généralement sous-utilisée. C'est parce que les travailleurs ont du mal à choisir le nombre approprié de jours de congé.

• Dans quel cas les employeurs doivent-ils utiliser la politique de prise de force illimitée ?

La politique illimitée fonctionne bien lorsque les employeurs veulent garder un œil sur les finances de l'entreprise. Dans les entreprises où les employés ont une prise de force illimitée, les travailleurs ne peuvent pas accumuler de jours de congé. Par conséquent, lorsqu'un employé quitte l'entreprise, l'employeur n'est pas obligé de payer ses vacances.

Combien de PTO la plupart des entreprises donnent-elles ?

Désormais, quel que soit le type de politique de prise de force que les entreprises choisissent, le nombre moyen de jours que les employés reçoivent par an peut aller de 13 à 26, selon l'enquête SHRM. En parlant de politiques traditionnelles qui séparent les catégories de prise de force, les nombres moyens sont :

• 8 à 22 jours pour les vacances,
• 7 à 19 pour les jours de maladie et,
• 4 jours personnels pour les employés à temps plein.

Il est important de noter que ces jours dépendent de la durée de service des employés.

Comment la prise de force est-elle réglementée par la loi ?

Les employeurs sont-ils tenus d'accorder à leurs travailleurs des congés payés? Eh bien, la réponse peut varier car les niveaux fédéral et étatique réglementent différemment cette question.

Selon la FLSA, les employeurs ne sont pas obligés de rémunérer leurs employés pour le temps non travaillé (vacances, congés personnels, jours fériés). De tels avantages dépendent de l'accord entre l'employeur et l'employé.

Au niveau de l'État, les réglementations PTO sont différentes d'un État à l'autre. Les lois des États réglementent certaines questions, comme ce qui se passe avec les vacances non utilisées et si les employeurs sont obligés de rémunérer les travailleurs. De plus, la politique de l'utilisation ou de la perte est illégale dans certains États. Au contraire, dans certains États, comme Washington, les employeurs sont tenus d'accorder aux travailleurs des congés de maladie payés. Voici la liste des États et plus de détails sur leurs réglementations en matière de congés de maladie.

Ainsi, les employeurs doivent porter une attention particulière aux lois fédérales et étatiques lors de la création d'une politique de prise de force.

Comment mettre en place une politique de congés payés ?

Maintenant que vous connaissez les parties les plus importantes des politiques de prise de force, voici quelques conseils pour créer la politique de prise de force qui convient à votre entreprise.

Décidez du nombre approprié de jours de prise de force

Si vous choisissez la politique de prise de force traditionnelle ou flexible pour votre entreprise, pensez au nombre approprié de jours de prise de force que vous accorderez à vos employés. Comment prenez-vous cette décision ? Vous pouvez faire des recherches pour découvrir comment d'autres entreprises de votre secteur et de votre zone géographique traitent ce problème.

Par exemple, certaines études montrent que les salariés travaillant dans le secteur associatif/fondation ont en moyenne 17,5 jours de congés payés par an. Les travailleurs du gouvernement et de l'industrie militaire ont en moyenne 17,3 jours de congé par an.

En parlant de divers États, la prise de force moyenne des propriétaires de petites entreprises dans les États du nord-est (New York, New Hampshire, Maine) est de 11,4 jours par an. La Californie et d'autres États de l'Ouest autorisent 9,4 jours de prise de force, tandis que les États du Sud et du Midwest ont en moyenne 8,5 jours par an.

Il convient également de noter qu'avec des règles de prise de force appropriées, vous pouvez vous assurer que vos meilleurs employés ne quittent pas l'entreprise. Voici comment : récompensez les travailleurs avec plus de temps de congé plus ils travaillent longtemps dans votre entreprise. De cette façon, les employés se sentiront également plus appréciés pour leurs efforts.

Décidez de l'option de roulement

Lors de la création de la politique de prise de force, il est crucial de choisir si vous autorisez vos employés à l'option de roulement ou à la politique d'utilisation ou de perte.

Tout d'abord, n'oubliez pas de vérifier les réglementations de votre état sur l'option de roulement, car certains États imposent un plan de roulement pour la prise de force. Si tel est le cas dans votre région, assurez-vous de noter plus de détails à ce sujet. Ensuite, les employés ont-ils la possibilité de reporter les jours de prise de force non utilisés à la prochaine date anniversaire de travail ou à l'année civile ? Choisissez une option et ajoutez-la à votre politique de prise de force.

Là encore, si vous optez pour la politique d'utilisation ou de perte, incluez ces informations dans votre politique de prise de force. De plus, vous pouvez rappeler de temps en temps à vos employés de prendre leurs jours de congé et éviter de perdre leur précieux temps libre.

Définir le processus d'approbation des PTO

Une fois que vous avez déterminé le nombre de jours que les travailleurs peuvent utiliser et d'autres options inestimables, assurez-vous de définir des règles de base pour demander un congé.

Tout d'abord, les employés doivent connaître une date limite pour soumettre leur demande de congé. Par exemple, si les travailleurs veulent prendre plus de 5 jours, ils devront demander un congé deux semaines à l'avance. Lorsqu'ils prennent moins de jours de congé, les employés sont autorisés à demander un congé deux jours avant de l'utiliser.

Maintenant, ces règles s'appliquent à tout type de prise de force, mais concentrons-nous sur les jours de maladie en particulier. Travailler dans des entreprises comme les hôtels et les restaurants signifie généralement travailler par équipes. De tels environnements de travail exigent un travail dynamique, donc avoir moins d'employés dans un quart de travail peut être assez problématique. Pour éviter ces situations, les employeurs devraient fixer un délai réaliste pour se déclarer malade. Ainsi, il sera plus facile de trouver des travailleurs qui prendront le quart de travail de quelqu'un.

En outre, la politique de prise de force doit indiquer qui est chargé d'approuver les jours de congé. Selon le nombre d'employés dans votre entreprise, il peut s'agir d'un service RH, d'un responsable ou d'un employeur.

Laissez vos employés vérifier leur solde de prise de force et leur cumul

En tant qu'employeur ou manager, il est logique que vous suiviez les congés de votre équipe. Mais, pour améliorer la confiance entre vous et votre équipe, assurez-vous de laisser vos employés vérifier leur solde de prise de force.

Si vous utilisez un logiciel pour demander et approuver les congés payés, donnez à vos employés l'accès pour consulter leurs congés. Par exemple, vous pouvez essayer Clockify, le suivi des congés et des vacances, à cette fin. Ici, un employé peut voir l'historique de son solde, qui montre les demandes de congés et les modifications apportées à l'accumulation, comme dans la capture d'écran ci-dessous.

Dans cet exemple, nous pouvons voir un solde de vacances. Ainsi, chaque fois que l'utilisateur soumet une demande de congé, cette action sera ajoutée à la liste. De plus, lorsque les gestionnaires ou les administrateurs approuvent ou rejettent les demandes, l'historique du solde inclura également ces actions.

Assurez-vous que votre police respecte toutes les lois et réglementations

Nous avons déjà parlé de la façon dont les différents États ont différentes réglementations en matière de politique de prise de force. Ainsi, avant de partager votre politique de prise de force avec les employés, prenez le temps d'explorer les lois et réglementations fédérales, étatiques et locales. C'est la meilleure façon de vous assurer que votre police est conforme à toutes les lois.

De plus, si votre entreprise emploie des travailleurs dans plus d'une juridiction, vérifiez s'il existe des variations entre les divers domaines d'autorité.

Inclure votre politique de prise de force dans un manuel de l'employé

Les informations précieuses doivent toujours être partagées. Alors, ne laissez pas vos employés dans l'ignorance en ce qui concerne les règles de prise de force. Au lieu de cela, ajoutez votre politique de prise de force à un manuel de l'employé. Chaque fois que de nouveaux travailleurs commencent dans votre entreprise, ils auront tous les détails dont ils ont besoin sur les congés payés.

De plus, faites savoir à vos employés qu'ils peuvent venir vous voir s'ils ont des questions sur leur prise de force.

Un modèle de politique PTO

Pour vous aider à créer une politique PTO adaptée à votre entreprise, nous avons créé un modèle de politique PTO. Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir une partie de ce modèle, que vous pouvez télécharger sur le lien ci-dessous.

Télécharger le modèle de politique PTO

Voici les principales catégories incluses dans ce modèle :

1. Introduction : en bref, c'est ici que vous expliquez ce qu'est le PTO et quand les employés peuvent commencer à utiliser leurs jours de congé. De plus, vous pouvez ajouter le type de votre police (traditionnelle, flexible ou illimitée).
2. Politique d'accumulation et de roulement : expliquez qui est éligible pour gagner ses jours de prise de force et quand les employés peuvent commencer à utiliser le temps accumulé. Vous devez également inclure un calendrier de régularisation. Précisez également si les travailleurs sont autorisés à reporter les jours de prise de force non utilisés. Si tel est le cas, indiquez si les employés doivent reporter les jours non utilisés à l'année civile ou à l'année d'anniversaire de travail suivante. Précisez s'il existe des différences entre les employés à temps partiel et à temps plein.
3. Congé de maladie : étant donné que le congé de maladie est obligatoire dans certains États, c'est ici que vous pouvez saisir ces données, en fonction de l'emplacement de votre entreprise.
4. Demandes et approbations de prise de force : clarifiez simplement comment les employés peuvent demander des congés et qui approuve les jours de prise de force.
5. Licenciement : lorsqu'un salarié quitte l'entreprise, qu'advient-il de ses jours de prise de force non utilisés accumulés ? Assurez-vous d'expliquer dans cette section.

Conclusion

Lors de la création d'une politique PTO, vous aurez plusieurs décisions à prendre :

• Tout d'abord, vous devrez déterminer si vous souhaitez fournir à vos employés le format de prise de force traditionnel, flexible ou illimité.
• Ensuite, vous devrez vous demander si vous voulez permettre à vos travailleurs d'accumuler leurs congés ou s'ils recevront une somme en début d'année.
• Vous devrez également choisir si vous offrez aux employés la possibilité de reporter leurs jours de congé non utilisés ou s'ils doivent utiliser tous les jours de prise de force d'ici la fin de l'année.

De plus, il est crucial que vous respectiez les lois et règlements puisque la politique de prise de force doit se conformer à tous les niveaux de lois.

Une fois que vous créez votre propre politique de prise de force, assurez-vous de l'inclure dans un manuel de l'employé. Enfin, encouragez vos travailleurs à vous contacter s'ils ont des questions ou des préoccupations concernant leur prise de force.