Comment rédiger un e-mail d'annulation d'événement ?

1. Qu'est-ce qu'un e-mail d'annulation d'événement ?
2. Quand devez-vous rédiger une lettre d'annulation d'événement ?
3. Pourquoi avez-vous besoin d'écrire une lettre d'annulation d'événement ?
4. Étape par étape : comment rédiger un e-mail d'annulation d'événement

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. Mailtrack - Le lien e-mail ouvre le suivi
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Vous arrive-t-il de devoir annuler un événement après que des personnes se sont inscrites ? Essayer de trouver la bonne façon de le faire ? Eh bien tu es venu au bon endroit. Nous vous aiderons à rédiger le bon e-mail pour annuler votre événement qui ne nuira pas à votre public.

Cet article fournira toutes les informations concernant l'importance de l' e-mail d'annulation d'événement. Nous vous expliquerons également comment rédiger l' e-mail d'annulation d'un événement étape par étape. Alors, restez serré et lisez la suite!

Qu'est-ce qu'un e-mail d'annulation d'événement ?

Rédiger un e-mail d'annulation d'événement peut être une tâche difficile si vous ne connaissez pas les tactiques d'écriture. Un e-mail qui informe le public de l'annulation de l'événement est appelé e-mail d'annulation d'événement. Il devrait idéalement être envoyé au moins quelques semaines ou mois à l'avance. Il peut contenir des informations sur le prochain événement. En outre, de nombreuses organisations ont admis que les e-mails d'annulation sont l'une des choses difficiles à écrire car vous écrasez les rêves de nombreux participants d'y assister.

L'annulation d'un événement peut vous coûter cher à certains de vos participants qui avaient anticipé cet événement. Par conséquent, il est important de toucher les bons accords dans l'e-mail et de leur faire savoir que vous êtes vraiment désolé à ce sujet et, si possible, de fournir des incitations pour le prochain événement, comme une petite remise ou quelque chose de similaire.

Contenu important dans un e-mail d'annulation d'événement :

• Motifs pertinents d'annulation,
• Détails de l'événement pourquoi il est annulé,
• Autres étapes à suivre par un participant,
• Remboursements, si besoin.

Quand devez-vous écrire une lettre d'annulation d'événement ?

Les e-mails d'annulation doivent être envoyés à vos participants avant qu'un événement ne se produise. Vous devez indiquer où l'événement devait avoir lieu, écrire la date, l'heure et le lieu. En outre, vous devez inclure des détails sur l'annulation et en raison des circonstances inévitables, il a été fermé. Il doit être envoyé le plus tôt possible avant l'événement afin que vous laissiez le temps à vos participants de modifier leurs horaires.

De plus, s'il y a des spéculations sur l'annulation, n'envoyez pas l'e-mail. Il est conseillé d'informer les déclarants uniquement après que la décision finale a été prise. Mais n'annulez pas un événement quelques jours seulement avant le jour de l'événement. Cela peut être perçu par les participants comme un manque de professionnalisme ou des hôtes non organisés.

Vous devez également tenir compte du fait que certains participants viennent d'autres pays pour des conférences ou des séminaires internationaux et qu'ils ont des réservations de vol et d'hébergement. Ils doivent également être annulés.

Pourquoi avez-vous besoin d'écrire une lettre d'annulation d'événement ?

Eh bien, la principale raison d'écrire une lettre d'annulation d'événement est flagrante. Si vous n'écrivez pas d'e-mail concernant un événement annulé, vous perdrez tous vos inscrits et participants. Ils n'assisteront jamais à aucun autre événement organisé par vous ou votre organisation, entreprise à l'avenir.

Tout d'abord, organisez un événement uniquement si vous en êtes sûr. Bien entendu, en cas d'annulation, vous rédigerez un court e-mail expliquant les circonstances dans lesquelles les organisateurs annulent l'événement. Mais vous devez vous assurer que les gens comprendront votre raisonnement au cas où il serait vraiment indéniable.

Lorsque les gens ont des questions ou des plaintes concernant l'annulation, répondez-leur avec un ton explicatif simple et essayez de leur faire comprendre la nécessité d'annuler.

Étape par étape : comment rédiger un e-mail d'annulation d'événement

Maintenant que vous connaissez toutes les informations concernant « quoi », « quand » et « pourquoi », passons directement au guide étape par étape. Nous vous expliquerons brièvement toute la procédure et essaierons de vous en expliquer le moindre détail. Pour rédiger un e-mail d'annulation, suivez les étapes ci-dessous :

Choisissez le bon format pour votre lettre d'annulation d'événement

Cela peut être un peu difficile car vous ne savez pas quel format convient le mieux à votre public. Tout d'abord, passons en revue les bases. Il existe deux types de format, l'un est formel qui nécessite une formulation professionnelle et est écrit pour de grands événements comme des webinaires ou des séminaires internationaux, et l'autre est le format moins formel qui inclut une approche conviviale.

Le format moins formel peut être utilisé pour des événements locaux ou des fêtes, qui ne sont pas si grands et se concentrent sur le public local et les jeunes. Les événements officiels doivent suivre le format formel pour maintenir le décorum du bureau.

Informer les destinataires de l'annulation

Il est de la plus haute importance que vous écriviez une ligne d'objet appropriée comme « L'événement a été annulé », « Événement annulé » ou « Annulation malheureuse ». Ces lignes d'objet mettent en évidence le but de cet événement - que l'événement a été annulé - et en informent ainsi le destinataire.

Une fois que la ligne d'objet a clairement prouvé le motif de cet e-mail, puis dans le corps, vous pouvez commencer à décrire le reste des détails, mais commencez par dire et ajouter du contenu comme "l'événement a été annulé", "malheureusement, l'événement a été annulé » et d'autres expressions similaires.

Donnez une raison pour laquelle l'événement a été annulé :

Mentionnez la raison de manière détaillée dans l'e-mail. Celui-ci doit prendre le maximum de place entre autres détails dans le corps du mail. Même si j'ai mentionné qu'il devrait s'agir d'une explication « élaborée » et « détaillée », elle devrait être courte, comme un maximum de 100 à 200 mots. Essayez de rester professionnel et d'aller droit au but.

Écrivez des excuses pour l' annulation de l'événement dans votre e-mail

C'est une nécessité absolue dans le message d'annulation de l'événement. Des excuses sont indispensables soit lorsque vous commencez quelques lignes, soit lorsque vous les ajoutez dans le paragraphe suivant avant d'expliquer les raisons.

Vous pouvez écrire les exemples ci-dessous pour vous excuser :

• "Nous sommes désolés de vous informer",
• « Au nom du comité/de l'organisation, je m'excuse »,
• "Veuillez accepter nos sincères excuses" et ainsi de suite.

Présenter des excuses pour l'annulation de l'événement est l'une des parties les plus cruciales de l'e-mail sans laquelle vous pouvez sembler impoli et irrespectueux.

Indiquez les conditions de remboursement dans votre message d'annulation d'événement

Dans un e-mail d'annulation, un destinataire recherche des conditions de remboursement ou est prêt à se retourner contre vous en écrivant un e-mail demandant un remboursement. Cela peut développer des tensions entre vous et votre participant à cause de l'argent, dans la plupart des cas, l'argent est à l'origine de tous les conflits. Par conséquent, mentionnez clairement les modalités de remboursement et comment les participants recevront leur argent en raison de l'événement annulé .

Mentionnez également le montant qui sera prélevé à titre de commission ou de frais de service. Une grande organisation renommée qui a pris une grosse somme d'argent doit restituer l'argent comme indiqué dans les règles et règlements.  

Terminez la lettre avec appréciation

Enfin, après avoir écrit tout l'e-mail, à la fin, écrivez quelques mots d'appréciation. Cela ajoutera une touche douce à votre copie professionnelle et donnera à votre e-mail un aspect élégant. Cette appréciation est importante pour faire savoir aux participants que le temps et l'argent qu'ils ont dépensés pour l'inscription ont été pris en compte et valorisés.

Vous pouvez ajouter des phrases telles que :

• Nous apprécions vraiment le temps que vous nous avez accordé,
• Votre intérêt pour cette conférence est très apprécié,
• Nous nous excusons pour la gêne occasionnée,
• Ce fut un plaisir de discuter avec vous et nous vous souhaitons tout le meilleur.

Envoyez la lettre dès que possible

Le public attendra cet événement avec impatience et se programmera en fonction de celui-ci. De telles nouvelles d'annulation pourraient leur briser le cœur, surtout si elles sont envoyées quelques jours avant l'événement.

Afin d'éviter tous les problèmes, l' annonce de l'annulation de l'événement doit être faite bien avant la date réelle de l'événement. Et seulement après que la décision finale a été prise, envoyez l'e-mail d'annulation dès que possible.

Meilleurs exemples d'e-mail d'annulation d'événement

Voici quelques exemples qui expliqueront tous les points donnés ci-dessus. Il est plus facile de voir ces e-mails visuellement après avoir lu tous ces conseils. Cela facilitera votre tâche de rédaction d'un avis d'annulation d'événement .

Voici quelques exemples d'e-mails d'annulation d'événement :

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Dans l'exemple ci-dessus, la façon dont ils ont expliqué pourquoi l'événement a été annulé est très bonne et précise - cela aide à éviter toute confusion. En outre, ils ont donné un lien pour l'événement à venir.

Cette image ressemble plus à un modèle mais explique beaucoup sur la façon de s'excuser, les raisons de l'annulation, les mots d'appréciation et montre l'événement à venir.

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L'e-mail ci-dessus fournit à leurs participants les détails de l'annulation ainsi que les informations de financement - c'est très important pour toute campagne par e-mail. C'est bien d'être clair et concis. Vous devez expliquer dans l'annulation de l'événement, pourquoi les participants n'ont pas pu y assister et comment effectuer le remboursement immédiatement.

Pensez à l'intégralité de l'e-mail

Nous espérons que cet article s'est avéré utile car nous avons essayé d'expliquer tous les aspects d'un e-mail d'annulation. De plus, toutes les étapes indiquées dans l'e-mail ci-dessus doivent être utilisées dans l'e-mail en fonction du type d'événement. Essayez de le garder aussi professionnel que possible et plus convivial pour les événements informels.

De plus, chaque fois que vous recevez un e-mail des participants avec des questions, essayez de leur répondre avec les informations requises dès que possible. Si vous ne pouvez pas leur fournir ces informations, vous pouvez simplement écrire que vous n'avez pas d'informations à ce sujet pour le moment et que vous les informerez dans un délai donné.

De plus, essayez toujours de vérifier le texte pour la grammaire, les fautes de frappe et les fautes d'orthographe avant d'envoyer l'e-mail. Assurez-vous d'ajouter toutes les informations pertinentes sur l'événement qui est annulé et les coordonnées de la personne responsable ou de l'hôte. Vous pouvez le faire en ajoutant une signature dans le pied de page de l'e-mail.

En utilisant le service NEWOLDSTAMP , vous pouvez joindre la signature électronique avec les coordonnées et la bannière professionnelle en quelques étapes simples.
Maintenant que vous savez comment rédiger un e-mail d'annulation d'événement, soyez courageux et allez-y !