Cómo hacer un seguimiento de los gastos

¿Eres bueno con el dinero o parece que se te escapa de las manos?

¿Asigna un trabajo a cada dólar que gana o simplemente se deja llevar por la corriente cuando se trata de administrar el dinero?

¿Controlas tus finanzas o te controlan a ti?

No tienes que responder en voz alta; si eliges al menos una de las últimas opciones, sigue leyendo.

En este artículo, aprenderemos qué es el seguimiento de gastos, por qué debería hacerlo y le ofreceremos algunos recursos que pueden ayudarlo a recuperar el control de sus finanzas, tanto personales como comerciales.

¿Qué es el seguimiento de gastos?

Ya sea que no esté seguro de a dónde va exactamente su cheque de pago (y por qué se va tan rápido) o si desea tomar el control de las finanzas de su negocio, el seguimiento de sus gastos puede ayudarlo. En pocas palabras, el seguimiento de gastos es un método de presupuestación para mantener un registro de todos los gastos durante un período de tiempo y evitar desviarse de su presupuesto.

Para evitar gastos excesivos o incluso insuficientes en el presupuesto, se debe hacer una distinción entre los procesos de reserva y publicación (hablaremos más sobre esto en la sección Clasifique sus gastos en esta publicación de blog):

• Soportes de reserva para registrar los gastos.
• Publicar es el acto de "asignar gastos a una cuenta específica" o colocar los gastos en la categoría correcta

En este blog, hablamos mucho sobre el seguimiento del tiempo y cómo te ayuda a ser consciente de cómo pasas tu tiempo y si necesitas implementar algunos cambios en tu horario. Del mismo modo, el seguimiento de gastos lo ayuda a tener una visión general clara de a dónde va su dinero, qué gastos puede eliminar y lo ayuda a crear un buen presupuesto semanal o mensual.

Seguimiento de gastos como individuo

Puede pensar que los gastos menores, como comprar una botella de agua o una taza de café para llevar, parecen irrelevantes, pero cuando acumula todos esos gastos mensualmente, la suma que obtiene ya no parece irrelevante. Pruébelo usted mismo: el precio promedio de una taza de café en los EE. UU. (sin leche ni propina) es de aproximadamente $ 2.70. Supongamos que compra una taza de café 20 días al mes: $2,70 multiplicados por 20 son $54 mensuales por "solo" una taza de café de vez en cuando. ¡Y perece el pensamiento de que bebes moka todas las mañanas!

Seguimiento de gastos para empresas.

Las empresas a veces no son conscientes de las enormes cantidades de dinero que dan para pagar las tarifas y tarifas de las tarjetas de crédito (sin mencionar las tasas de interés y las deudas por pagos atrasados). Al igual que con las tazas de café, parecen irrelevantes cuando las miras por separado, pero cuando se acumulan pueden causar grandes dolores de cabeza a los dueños de negocios.

Los gastos menores solo parecen inofensivos porque no los consideramos como un costo total agregado. Por lo tanto, los gastos, ya sean menores o mayores, deben anotarse y rastrearse para estar al tanto de nuestras finanzas y desarrollar mejores habilidades de administración del dinero.

6 razones por las que debes llevar un registro de tus gastos

El seguimiento meticuloso de los gastos puede traer consigo una amplia gama de beneficios. Si es propietario de una pequeña empresa, el seguimiento de sus gastos (suministros de oficina, servicios públicos, salarios, suscripciones, millaje, etc.) lo ayuda a administrar su negocio sin problemas y de manera eficiente. Lo mismo ocurre con los individuos. Cuando está al tanto de gastos como alimentos, facturas, pagos de hipoteca, entretenimiento, impuestos y gastos similares, desarrolla mejores habilidades de administración del dinero.

Además de administrar mejor su flujo de efectivo, reducir su obligación tributaria y asegurarse de que su negocio funcione sin problemas, hemos enumerado 6 razones adicionales por las que es importante realizar un seguimiento de los gastos.

1. Te da el control de tus finanzas

Como dijo Francis Bacon: “El dinero es un buen sirviente, pero un mal amo”.

Si bien "simplemente siga la corriente " no es un mal lema, no se puede aplicar a la administración del dinero (al menos no si desea conservarlo). Tienes que controlar tu dinero en lugar de dejar que tu dinero te controle a ti. El seguimiento de sus gastos lo ayudará a mantenerse al tanto de su presupuesto y no gastar de más ni desperdiciar dinero en cosas que no necesita.

2. Te mantiene enfocado en tus metas financieras

Tener el control de sus finanzas lo hace más concentrado y más seguro cuando se trata de alcanzar sus metas financieras. El seguimiento de gastos asegurará que esté en el camino correcto y que invierta dinero en sus prioridades, ya sea saldar deudas, ahorrar para una casa o invertir en una nueva empresa comercial. Tener un objetivo financiero a largo plazo hará que el control de los gastos sea más llevadero e incluso alegre, dependiendo de cuál sea su objetivo.

3. Revela problemas de gastos

El primer paso para resolver un problema es saber cuál es el problema.

Cuando comienza a realizar un seguimiento de sus gastos, puede ver si tiene algunos malos hábitos de gasto (sin juzgar, todos lo hacemos) o una categoría de presupuesto que necesita reevaluar.

También hará que atrape gastos personales de los que se había olvidado, como suscripciones mensuales innecesarias a una revista que realmente no lee o un servicio de transmisión que apenas usa. Lo mismo ocurre con los gastos comerciales. Los suministros de oficina son necesarios, pero pueden costar una fortuna, especialmente si no controla su reposición. Asigne algunas personas de su empresa para que se encarguen de comprar suministros de oficina y hacer estimaciones e informes detallados sobre los mismos.

Cuando realiza un seguimiento de sus gastos, ve a dónde va su dinero y pone fin a los hábitos de gasto derrochadores.

4. Facilita la previsión empresarial

Si tiene un negocio, debe asegurarse de que los gastos comerciales se controlen y justifiquen periódicamente. El seguimiento de gastos facilita la previsión empresarial, ya que puede hacer conjeturas más fundamentadas en función de todos los datos que recopiló.

Además, te facilitará el cálculo de la rentabilidad de tu negocio. Por lo tanto, puede ver fácilmente si está ganando dinero y cuánto, atraer a más inversores, mantener contentos a sus empleados y financiar sus gastos diarios.

5. Le ayuda a ajustarse a su presupuesto y reducir los gastos impulsivos

El seguimiento de gastos le permite saber cuánto ha gastado ya y cuánto más puede gastar en cada categoría de presupuesto. Ser consciente de la cantidad de dinero que tienes en todo momento puede ayudarte a reducir gastos innecesarios.

Además, lo motivará a gastar su dinero de manera consciente, en lugar de hacerlo de manera impulsiva e imprudente. Saber que tendrás que anotar que desperdiciaste el dinero que tanto te costó ganar en algo trivial (ese nuevo par de botas que nunca usaste aún) te hará pensar dos veces si realmente necesitas esa cosa. Entonces, la próxima vez que experimente una dosis rápida de dopamina mientras sale de compras, hágase una pregunta: "¿Realmente necesito esto?"

6. Te ayuda a resolver problemas a tiempo

Cuando realiza un seguimiento de sus gastos, sabe cuánto dinero tiene en todo momento. Eso significa que si una cierta cantidad de dinero desaparece de tu cuenta bancaria, lo notarás. Cuando se trata de averiguar si su cuenta se vio comprometida, es mejor saberlo más temprano que tarde. Así podrás tomar las medidas necesarias para solucionar el problema lo antes posible.

Los fraudes no son el único problema que puede ocurrir: los costos inesperados pueden surgir en cualquier momento. Cuando tienes el control de tus finanzas, no son un problema tan grande como podrían ser si estuvieras administrando tu dinero mensualmente.

¿Cómo hacer un seguimiento de los gastos?

Independientemente de si es propietario de una pequeña empresa o un individuo, para equilibrar los libros y mantenerse dentro del presupuesto, debe desarrollar un sistema de seguimiento de gastos eficiente que haga el trabajo por usted. No existe una forma estrictamente "fija" o "definida" de cómo exactamente debe vigilar sus gastos. Sin embargo, hemos seleccionado cuidadosamente 5 pasos universales que puede seguir para realizar un seguimiento de sus gastos de manera eficiente, ya sea que sea un individuo o un propietario de una pequeña empresa.

Paso 1: Categoriza tus gastos

Cuando comienza a categorizar sus gastos, obtiene una mejor comprensión de sus finanzas. Por lo tanto, queremos presentarle un método de categorización aparentemente anticuado pero bastante efectivo: la presupuestación de sobres.

Este método lo ayuda a determinar de antemano cuánto dinero puede gastar en cada categoría de gastos: alimentos, servicios públicos, artículos de oficina, entretenimiento, etc. Cuando haga estimaciones presupuestarias cuidadosamente para cada categoría, póngalas en un sobre real. De esta manera, tendrá una idea clara de cuánto dinero tiene a su disposición y evitará gastos excesivos. Además, si prefiere una forma más moderna de categorizar sus gastos, opte por una herramienta tecnológica que funcione con el mismo principio. Categorizar sus gastos lo ayudará a administrar su presupuesto de manera más inteligente, o incluso a construir su cuenta de ahorros (si le queda algo de dinero en un determinado sobre, puede agregarlo a sus ahorros).

En lo que se refiere a un negocio, quizás el método del sobre para categorizar sus gastos no sea el más conveniente. Por el contrario, encuentre un software de contabilidad que organice automáticamente sus gastos en categorías para obtener una mejor perspectiva de las tendencias a lo largo del tiempo.

Sea como fuere, colocar los gastos en diferentes categorías lo ayuda a tener una visión holística de sus gastos y rompe con los malos hábitos de gasto.

Paso 2: Realice un seguimiento de sus gastos con regularidad

Idealmente, debe realizar un seguimiento de sus gastos tan pronto como los haga. Todos los gastos deben ser contabilizados y registrados sin más demora. Debe desarrollar un hábito regular para registrar esos gastos, ya que el descuido al hacerlo no le hará bien ni a usted ni a su presupuesto.

Dicho esto, puede configurar recordatorios diarios o semanales para desarrollar mejores hábitos de presupuesto y nunca volver a pasar por alto un gasto.

Como dueño de un negocio, hacer un seguimiento manual de las horas de trabajo de sus empleados suena terriblemente ineficiente. Por el contrario, use un software de seguimiento de tiempo que registre el tiempo de sus empleados (facturables o no) y registre esas horas en una hoja de tiempo en línea automáticamente. Establecer recordatorios y hacer un seguimiento de su tiempo o el de sus empleados puede ayudarlo a controlar sus gastos de manera organizada. Al hacerlo, nunca olvidará pagar sus facturas, por ejemplo, o pagar a sus empleados a tiempo.

Paso 3: mantenga un registro documental completo

Con esto no queremos decir que debas amontonar docenas de papeles en tus cajones. Para empezar, al administrar los gastos personales, reúna todos los documentos financieros y otros documentos valiosos que se encuentran en la casa. Luego, organícelos en una carpeta de archivos por categorías, como recibos, registros de impuestos, certificados, garantías, pólizas, etc. Si no prefiere una carpeta de archivos tradicional, puede optar por la tecnología de computación en la nube y almacenar sus documentos digitalmente.

Las pequeñas empresas deben tener un sistema de mantenimiento de registros viable para organizar sus facturas, extractos bancarios, registros de nómina y otros gastos relacionados con el negocio para poder cumplir con los requisitos del IRS en consecuencia.

Independientemente del método que elija, categorizar y almacenar sus documentos valiosos es esencial para realizar un seguimiento de sus gastos en consecuencia. Nunca se sabe cuándo va a necesitar el recibo del teléfono que compró recientemente (siga el consejo de un experto en comprar productos defectuosos y, con éxito, devolverlos).

Paso 4: Mantenga un informe mensual de gastos

Ahora que ha registrado sus gastos (a mano o digitalmente), es conveniente analizarlos y revisarlos mensualmente. De esta manera, puede ver a dónde se fue su dinero, considerar si necesita implementar algún cambio o modificar sus hábitos de gasto.

Dicho esto, puede realizar un seguimiento y anotar todo (si prefiere un mantenimiento de informes más tradicional) u optar por una aplicación de presupuesto que hará el trabajo automáticamente exportando datos a informes PDF, CSV o Excel.

Los dueños de negocios también pueden exportar informes digitalmente (hacerlo a mano en la era digital sería tedioso), pero también pueden analizar su balance, flujo de efectivo, ganancias o posibles pérdidas al final de cada mes. De esa manera, pueden tener una idea de su patrimonio, activos, pasivos, o tal vez permanecer preparados para gastos inesperados.

Podemos concluir que este paso es crucial para apegarse a un presupuesto familiar o mantener un negocio exitoso (o incluso alcanzar ciertas metas financieras). Mantener registros y analizar sus gastos mensualmente seguramente puede brindarle tranquilidad.

Paso 5: encuentre una herramienta adecuada para el seguimiento de gastos

No existe una manera perfecta de registrar sus gastos. Mientras que algunas personas se sienten cómodas usando un libro de gastos simple o un registro de cheques donde anotan las compras a mano, otras prefieren aplicaciones de presupuesto ricas en funciones para rastrear el dinero sobre la marcha. Puede usar software de contabilidad o software de hoja de cálculo para fines personales o comerciales. Encuentra tu "estilo" y lo que funciona mejor para ti: la elección es toda tuya.

En esta sección, sin embargo, queremos presentarle 8 aplicaciones de seguimiento de gastos que nosotros mismos revisamos y probamos cuidadosamente. Estas aplicaciones no solo ahorran tiempo, sino que también son aplicables tanto a los hogares como a las empresas. Empecemos.

relojear

Clockify le permite rastrear y registrar fácilmente los gastos basados ​​en unidades de su hogar o de sus empleados, como horas, millaje, días, gastos relacionados con proyectos, tarifas fijas como salarios, pago de horas extra, reembolsos, etc. Si sus gastos tienen una unidad, el la cantidad se calculará automáticamente y también puede cambiar el precio unitario en la configuración.

Además, adjunte un recibo con fines contables y elija entre varias opciones de guardado (.png, .pdf, etc.) con un tamaño de archivo de hasta 5 MB.

Así es como se ve la creación de gastos en Clockify:

No se preocupe si no puede encontrar una categoría de gastos que necesita en el menú desplegable. En Clockify, puede crear categorías de gastos personalizadas que estarán disponibles de inmediato al registrar los gastos. Edite o archive categorías de gastos a su conveniencia sin afectar los gastos existentes. Clockify ofrece a los administradores ver, editar o agregar nuevos gastos para otras personas, o incluso bloquear la adición o edición de gastos para fechas de pase.

La función de seguimiento de gastos en Clockify también le permite crear:

• Facturas

Crea facturas personalizadas y elige el rango de fechas y cómo deseas mostrarlas (por proyecto, usuario, categoría, etc.). Edítelos más tarde sin afectar los gastos registrados. Tenga en cuenta que solo se importan a factura los gastos facturables no facturados.

• Informes

Más tarde, cree informes de rango predefinidos (de este mes, este año, etc.) o informes personalizados o fíltrelos por cualquier criterio, como usuario, categoría, estado. Finalmente, expórtelos en archivos CSV o Excel.

• Plantillas

Utilice plantillas gratuitas de informes de gastos para solicitar el reembolso de los gastos relacionados con la empresa. Hay varias plantillas disponibles para cosas como gastos de viajes de negocios, gastos de proyectos, gastos de almuerzos de negocios con clientes o alojamiento durante viajes de negocios.

Descripción general de Clockify:

Crea fácilmente categorías de gastos personalizadas,

Calcula automáticamente los gastos basados ​​en unidades,

Crea facturas personalizadas,

Crea informes predefinidos o personalizados,

Ofrece plantillas gratuitas de informes de gastos,

Apto para particulares, equipos, empresas.

Gastar

Expensify es una herramienta utilizada para automatizar la gestión de gastos y el seguimiento de recibos.

Expensify genera informes de gastos sobre la marcha, lo que la convierte en una excelente opción para aquellos que realizan viajes de negocios con frecuencia. Otra característica destacada es que puede escanear/tomar fotos de los recibos y la aplicación leerá automáticamente el recibo y registrará los datos mientras organiza los gastos por categorías al mismo tiempo.

Además, puedes vincular tu cuenta bancaria a Expensify para importar automáticamente los gastos o vincularla a tu GPS para calcular fácilmente tus gastos de kilometraje.

Finalmente, Expensify genera y envía automáticamente informes de gastos para compartir o descargar.

Resumen de Expensificar:

Escanea y registra automáticamente los datos de gastos,

Exporta informes automáticamente,

Se sincroniza con una cuenta bancaria o GPS para realizar un seguimiento de los gastos de kilometraje,

Seguro de usar ya que está protegido por estándares de seguridad de clase mundial,

Apto para empresas.

Intuit-Quickbooks

Intuit Quickbooks es una herramienta de contabilidad inteligente para empresas pequeñas y en crecimiento. Cuando se registra, debe responder un par de preguntas para que el sitio pueda adaptarse a su tipo específico de negocio. Quickbooks lo ayuda a mantenerse organizado con su interfaz fácil de usar. Escanee sus recibos y adjúntelos a los gastos comerciales o realice un seguimiento de su millaje, lo que facilita el registro de millas.

QuickBooks Self-Employed es una característica adicional sorprendente si trabaja (como sugiere el nombre de la aplicación) por cuenta propia, ya que puede separar fácilmente los gastos comerciales y personales mientras realiza un seguimiento y administra ambos de manera eficiente. También calcula sus impuestos y se sincroniza con el software de preparación de impuestos TurboTax para facilitar el proceso de impuestos.

Descripción general de Intuit Quickbooks:

Captura y escanea recibos,

Categoriza y organiza los gastos automáticamente,

Separa los negocios de los gastos personales,

Le recuerda las fechas de vencimiento de impuestos,

Apto para particulares y empresas.  

Intuit-Menta

Continuando con la aplicación favorita de todos de Intuit, Mint es una herramienta de finanzas personales. Esta poderosa aplicación te permite:

• Conecte todas sus cuentas (cuentas corrientes o de ahorro, tarjetas de crédito, préstamos, inversiones, hipotecas, etc.) y muestre las transacciones en todas las cuentas vinculadas,
• Reciba una notificación si aumentan los costos de suscripción o cuándo vencen sus facturas,
• Crea un presupuesto personalizado,
• Rastree los gastos por categorías,
• Controle su puntaje de crédito.

Todo eso está empaquetado en una interfaz fácil de usar disponible para todos. Mint es excelente para mantener un presupuesto familiar y mejorar sus hábitos de gasto con objetivos personalizados, como ahorrar para una casa, prepararse para el futuro, etc.

Resumen de Intuit Mint:

Organiza tu presupuesto y controla tu flujo de caja de forma ágil,

Monitores fechas de vencimiento de facturas,

Fomenta el ahorro,

Interfaz fácil de usar,

Da forma a su presupuesto de acuerdo a sus gastos,

Apto para uso personal, autónomos.

YNAB

YNAB significa You Need A Budget, y realmente lo necesitas. Si no está seguro de cómo crear uno, esta aplicación galardonada puede ser su taza de té. Su estrategia tiene cuatro reglas:

1. A cada dólar se le debe dar un “trabajo”/un propósito incluso antes de gastarlo.
2. Desglose sus gastos grandes y menos frecuentes (p. ej., regalos de Navidad) en partes más pequeñas que pueda pagar mensualmente.
3. Piense en el futuro: si le quedan, por ejemplo, $50 en la categoría de facturas al final del mes, déjelo para las próximas facturas. De esta manera, construye su presupuesto para pagar facturas para no dejar su cuenta sobregirada.
4. Tenga un propósito con sus gastos y viva dentro de sus posibilidades.

YNAB utiliza el sistema de presupuesto basado en cero que le propone asignar su ingreso mensual completo a sus categorías de gastos hasta que le queden $0 en su cuenta. Las características de la aplicación incluyen el seguimiento de sus gastos, la exportación flexible de datos, el cambio entre múltiples presupuestos y la sincronización con múltiples dispositivos y una gran cantidad de bancos.

Resumen de YNAB:

Le ayuda a priorizar sus gastos,

Excelente para administrar facturas y lograr objetivos financieros,

Adopta un enfoque prospectivo en la gestión de sus finanzas,

Adecuado para uso personal.

Criajo

Wally es una aplicación para administrar sus finanzas personales y tal vez incluso sus actividades secundarias. Puede realizar un seguimiento de sus gastos, ya sea manualmente o tomando fotos de los recibos, y categorizarlos.

Su objetivo es ayudarlo a ahorrar, para que pueda:

• Realice un seguimiento de sus ingresos y vea sus ahorros proyectados para cada mes,
• Presupuesto a la medida de tus necesidades,
• Seguimiento de su progreso,
• Sea responsable con actualizaciones en tiempo real, entre muchas otras características.

Descripción general de Wally:

Promueve hábitos de ahorro estableciendo metas de ahorro (comprar un auto nuevo, renovar una casa, etc.),

sincronización bancaria,

Vigila tu presupuesto,

Proporciona a sus usuarios una visión holística de sus finanzas y gastos,

Adecuado para uso personal.

Capital personal

La propia revista Forbes afirma que Personal Capital es la aplicación de presupuesto número uno. Además de realizar un seguimiento de sus gastos y flujo de efectivo, se distingue de otras aplicaciones gracias a sus excelentes herramientas de ahorro, sistema de asesoramiento, análisis de inversiones y más. Crea tu plan de jubilación vinculando tus cuentas a esta aplicación y siguiendo su minucioso análisis y recomendaciones de objetivos. O utilice su herramienta de verificación de inversiones que le muestra cómo reequilibrar sus inversiones para lograr mejores resultados financieros. Incluso tienen sus propios asesores de capital a los que puede contactar para analizar su cartera.

Descripción general del capital personal:

Excelente para administrar su patrimonio neto,

Brinda asesoramiento práctico sobre sus inversiones,

Increíbles gráficos de análisis,

Ayuda a desarrollar estrategias de inversión y lograr objetivos financieros a largo plazo,

Apto para inversores, planeando un fondo de retiro.

Guardia de bolsillo

PocketGuard es otra aplicación de presupuesto que obtuvo una posición envidiable en la lista de las mejores aplicaciones de presupuesto de Forbes. Los amantes de las hojas de cálculo disfrutarán usando esta aplicación ya que, entre otras opciones, también puedes exportar tus transacciones a Excel. No tiene que preocuparse por los problemas de seguridad porque esta aplicación está protegida con datos biométricos y un código PIN. PocketGuard ofrece una vista holística de las finanzas y los gastos mediante un gráfico circular que lo ayuda a personalizar los informes de gastos.

PocketGuard “protege” su bolsillo como su propio nombre indica. Le da una idea clara de cuánto dinero tiene después de pagar todas las facturas y otros gastos. Si, por ejemplo, paga sus facturas mensuales, PocketGuard le notificará sobre su saldo actual y lo ayudará a alcanzar sus objetivos de ahorro.

Tienen un blog increíble donde puede encontrar consejos y trucos prácticos sobre cómo administrar mejor su dinero, evitar deudas, mantenerse dentro del presupuesto y más.

Descripción general de PocketGuard:

Evita que gastes de más,

Ayuda a establecer metas de ahorro a largo plazo,

Adecuado para uso personal.

Conclusión

El seguimiento de gastos es una práctica útil, ya sea que necesite hacerlo para su negocio o simplemente esté tratando de llevar sus finanzas personales al siguiente nivel. Le da el control de sus finanzas, lo mantiene enfocado en sus metas financieras, revela problemas de gastos, facilita la previsión de negocios y lo ayuda a cumplir con su presupuesto y resolver problemas eventuales que puedan ocurrir lo más rápido posible.