Oficina virtual: qué es, quién debe usarla, mejores servicios en 2023

Si decide mudarse a un lugar de trabajo virtual, es imposible usar solo las mismas herramientas que usa en su oficina. Como todo equipo nuevo, el equipo remoto está obligado a encontrar ciertas dificultades.

El software de oficina virtual garantizará que su equipo sea productivo y cree el entorno de trabajo perfecto para las oficinas virtuales.

Hemos analizado varias de las firmas populares de oficinas virtuales. Estos son los servicios que brindan (ya qué costo) para ayudarlo a elegir el mejor para sus necesidades.

¿Qué es una Oficina Virtual?

Las oficinas virtuales son un servicio ideal para medianas y pequeñas empresas o startups que requieren una dirección de oficina oficial sin tener que preocuparse por el compromiso de costo del espacio de oficina en privado. Además, al utilizar una oficina virtual, puede obtener una dirección profesional.

Las oficinas virtuales ofrecen una variedad de herramientas, que incluyen servicios de respuesta de números de teléfono, recepcionistas en tiempo real, escritorios compartidos de reenvío de correo para uso privado y atención al cliente.

Las oficinas en línea se han vuelto más populares debido a su bajo costo de operación sin desmerecer las ventajas esenciales de poseer o arrendar un espacio de oficina.

Muchas empresas en el hogar utilizan una dirección comercial virtual en lugar de una dirección particular utilizada junto con los clientes, como tarjetas de presentación, sitios web, volantes, etc.

¿Quién debe usar una oficina virtual?

Una variedad de profesionales y empresas podrían beneficiarse de las oficinas virtuales. Los más populares son:

Empresarios independientes La mayoría de los empresarios independientes utilizan oficinas virtuales para obtener una dirección física para su negocio sin el costo de alquilar la oficina.

Pequeñas empresas Las empresas más pequeñas suelen utilizar oficinas virtuales para reducir los gastos generales y obtener una dirección profesional sin revelar su dirección de residencia.

Empresas con base en el hogar Las empresas con base en el hogar pueden usar una oficina en línea para tener una dirección comercial oficial y enviar el correo de su empresa a su residencia (oa cualquier otro lugar cuando viaje).

Startups Las oficinas virtuales son una excelente opción para las startups que no tienen el dinero para comprar un espacio de oficina tradicional.

Las empresas globales suelen emplear oficinas virtuales en múltiples ubicaciones en todo el mundo para garantizar la presencia local sin el costo de alquilar oficinas en cada ubicación.

El mejor proveedor de oficina virtual

1. Oficinas virtuales de Opus: lo mejor para principiantes

Opus Virtual Offices ofrece servicios básicos de oficina a un precio asequible. Ofrece más de 500 oficinas en América del Norte, lo que lo pone a disposición de los propietarios de empresas de todos los estados, Canadá y Puerto Rico.

Los servicios de Opus son fáciles, intuitivos y perfectos para emprendedores que inician sus negocios y crean su primera oficina virtual. Su paquete de servicios básicos incluye servicios completos de teléfono y correo y una recepcionista en vivo durante el horario comercial.

Si prefiere leer los mensajes que recibe, Opus convertirá todos sus mensajes de voz y fax en correos electrónicos y luego los enviará directamente a su bandeja de entrada.

Opus VO también tiene una función de transferencia de llamadas premium. La recepcionista en vivo intentará reenviar cualquier mensaje a hasta 4 números diferentes que usted proporcione. Si no se recibe respuesta a la llamada, la recepcionista reenviará el mensaje a su correo de voz. Esta es una característica maravillosa para cualquiera que opere un negocio basado en servicios que con frecuencia trabaja en el sitio en lugar de en una oficina.

2. Davinci: lo mejor para la mayoría

Más de 5000 salas de reuniones amuebladas y mejoradas tecnológicamente en 1500 ubicaciones en todo el mundo, chat en vivo, respuesta en vivo y precios asequibles. Los planes comienzan en $ 49 por mes.

Davinci Virtual le ofrece más de lo que jamás pagará. Con más de 1500 ubicaciones en más de 50 países, podrá crear la imagen que desea para su negocio en cualquier parte del mundo que desee.

No permita que Davinci Virtual sea el catalizador del crecimiento de su empresa.

Cada ubicación de Davinci Virtual tiene las herramientas para presentaciones, servicio de respuesta en vivo y salas de conferencias, por lo que hacer negocios es consistente independientemente de la ubicación. Las elegantes oficinas presentarán reclamos en nombre de sus clientes, y las nuevas ofertas tranquilizarán a los prospectos.

Ser un cliente ofrece a los clientes varias opciones más allá de la dirección comercial profesional.

• Enviar y recibir correo
• Internet de alta velocidad
• Directorio de vestíbulos
• oficina diurna
• Saludador del vestíbulo
• Centro de apoyo comercial
• Abastecimiento
• Agente registrado y licencia colgante
• Chat en vivo en la web
• Recepcionistas en vivo y en auto

Cuando compra Davinci Virtual, tiene un espacio ideal para realizar entrevistas, organizar reuniones con clientes o enseñar a los empleados. Todo por el precio que pagaría en un estante de liquidación en Macy's.

3. Oficinas virtuales de la Alianza

Alliance Virtual Offices es una dirección que puede ser una solución de oficina virtual que incluye más de 40 países en los que puede elegir su dirección (Estados Unidos, México, Emiratos Árabes Unidos, Países Bajos, Canadá y el Reino Unido).

En su red mundial, que incluye más de 1200 ubicaciones en todo el mundo, las Oficinas Virtuales de la Alianza brindan direcciones comerciales reconocidas, salas de reuniones en el espacio de la oficina de reenvío de correo, servicios de recepcionista en vivo, números de teléfono comerciales y un sistema telefónico virtual.

Con un programa de oficina virtual, es posible recibir correo de los recepcionistas que están en el sitio, y se mantiene seguro para ser recogido localmente, lo que incluye el costo mensual. Los clientes también pueden recibir correo cuando lo deseen sin costo adicional o proporcionar varias opciones para reenviar su correo.

La dirección virtual que ofrece Alliance se utiliza para fines distintos al correo. Por ejemplo, uno de los principales beneficios de tener una dirección en un edificio comercial establecido en lugar de un apartado de correos es la posibilidad de solicitar licencias comerciales, acuerdos de crédito, creación de empresas y otras razones.

Los clientes también son bienvenidos a visitar el centro por trabajo o para encontrarse con colegas y clientes. Los centros cuentan con recepcionistas y salas de reuniones en el lugar, y se puede reservar una oficina de día con tarifas horarias flexibles a partir de $10 por hora.

Algunas de las características clave que forman parte de las soluciones de oficina virtual de Alliance incluyen:

Las ubicaciones están disponibles en la mayoría de las ciudades importantes.

• Reenvío de correo
• Tarifas planas
• Soporte amable y servicial
• Número local o de pago
• Recepcionista en vivo con servicio dedicado.
• Servicio de contestador telefónico
• Hot desks y oficinas privadas
• Los planes de oficina virtual comienzan en $49/mes.

4. Sococo: lo mejor para equipos remotos

La mejor solución de oficina en línea

¡Espacio de oficina virtual en línea para equipos, la administración de la oficina en tiempo real colabora de forma remota lado a lado! Los planes comienzan desde $13.49/mes/por asiento.

Sococo elimina la soledad del trabajo remoto mediante la creación de un espacio de trabajo basado en Internet diseñado para sentirse como una oficina con personas que conoce (ya que puede controlar a sus compañeros de trabajo de forma natural) independientemente de la ubicación donde se encuentre su equipo.

Es la oficina en línea que le permite trabajar junto a sus colegas. Es posible ver a los miembros de su equipo reunidos dentro de las salas de conferencias e incluso observar cómo se comparte la pantalla. Como resultado, Sococo brinda servicios únicos en comparación con otros servicios de oficina virtual proporcionados por otras empresas que operan en este campo.

Incorpore con Zoom Webex Integre Zoom y Webex Google Hangouts para acceder a las funciones de video y chat. Además, obtienes 300 minutos de video y video de voz a través de Sococo cada mes. La plataforma es capaz de eliminar las barreras que puede causar la separación física.

A través de la capacidad de contratar a la persona adecuada para su equipo, independientemente de la ubicación, Sococo le permite aumentar la diversidad, fomentar la creatividad y disminuir la rotación.

5. Incfile: lo mejor para abrir una LLC rápidamente

Incfile es un agente registrado con el gobierno que puede satisfacer todas sus necesidades legales y fiscales antes, durante y después del registro de una LLC. Además, los clientes de incfile reciben asistencia telefónica y por correo electrónico ilimitada y acceso a la herramienta de seguimiento en tiempo real de los pedidos mientras esperan sus documentos.

Su tablero Incfile es un depósito digital de cada uno de sus documentos LLC para la formación y realiza un seguimiento de los plazos críticos, el cumplimiento y los recordatorios, asegurándose de que no se pierda ninguno de los requisitos. Además, cuando se registre haciendo clic en el siguiente botón, obtendrá una consulta de impuestos para empresas de 60 minutos con un experto en impuestos sin costo alguno.

Incfile proporciona una dirección comercial en línea en los siguientes estados: Arizona, California, Colorado, Delaware, Florida, Georgia, Illinois, Massachusetts, Nueva Jersey, Nuevo México, Nueva York, Nevada, Carolina del Norte, Ohio, Oregón, Pensilvania, Carolina del Sur, Dakota del Sur, Texas, Utah, Virginia y Washington.

6. Regus

Regus se encuentra entre las empresas de oficinas virtuales de mayor reputación disponibles. Con más de 30 años de experiencia, Regus es ahora uno de los principales proveedores de servicios de oficina virtual.

Ofrece servicios como espacio de oficina físico, espacio de coworking y espacios de oficina virtual, junto con salas de reuniones en más de 3000 ubicaciones en todo el mundo.

Desde sus inicios, Regus siempre se ha enfocado en la calidad de su servicio. Esta es la razón por la que ha sido elogiado por grandes empresas como Disney, Airbnb, Spotify y muchas más.

7. Oficina virtual de InCitySpace

Seattle es la ciudad comercial más poblada de todo el estado de Washington, EE. UU. Muchas empresas extranjeras quieren tener una dirección en Seattle para obtener un mayor reconocimiento de marca, así como beneficios fiscales y lograr estatus.

La oficina virtual de InCitySpace puede cumplir con los requisitos de su dirección comercial en Seattle. ICS proporciona direcciones postales auténticas. No son solo direcciones virtuales que las autoridades no pueden confirmar.

Usar una dirección de Seattle o una dirección de EE. UU. para negocios le permite usar cuentas corrientes corporativas.

ICS posee las licencias necesarias para que estos negocios operen en los EE. UU., lo que significa que debe cumplir con todas las leyes federales y estatales aplicables.

8. servcorp

Servcorp tiene la distinción de ser una de las firmas de oficinas virtuales más calificadas y confiables.

Además de su rentabilidad y calidad de servicio, Servcorp se enfoca principalmente en brindar una amplia gama de opciones, por lo que están presentes en más de 20 países con más de 150 oficinas.

Con la experiencia de más de 46 años de experiencia en la industria, Servcorp ha atendido a más de 50,000 clientes sin comprometer la calidad.

9. Kumoespacio

Kumospace puede llevar los espacios de oficina en línea al siguiente paso al brindar la experiencia visual de una oficina dentro del mundo virtual. Puede ver quién está trabajando en una estructura similar a un piso. Hay sillas, mesas, mamparas de escritorio, mesas y todo lo que solía tener su lugar de trabajo. Pero todos están en línea.

Sus colegas se identifican por sus avatares en las imágenes de la interfaz. Con la función Movimiento, puede verificar si alguien no está en su escritorio.

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