Beneficios de las hojas de tiempo digitales sobre las de papel

Con tantos trabajos en línea en todo el mundo, también lo hace la práctica de realizar un seguimiento del tiempo y el trabajo. Nos esforzamos por la practicidad y la eficiencia, especialmente con procesos que son breves pero se acumulan con el tiempo (como borrar su correo electrónico). Hoy en día, la mayoría de las empresas no pueden imaginar trabajar con hojas de tiempo en papel, ya que las digitales brindan tanta comodidad y facilidad de uso.

Si se encuentra entre aquellos que aún no están convencidos de su efectividad, hemos compilado una lista de los beneficios que brindan las hojas de tiempo digitales y cómo pueden cambiar su vida laboral, para mejor, por supuesto.

Los mayores problemas con las hojas de asistencia en papel y las tarjetas perforadas

Para resaltar cómo las hojas de tiempo en papel pueden costarle dinero, tiempo y energía, usaremos un ejemplo. Eche un vistazo a la hoja de tiempo a continuación.

Ejemplo de una hoja de tiempo de amherst.edu

Si bien no estamos tratando de decir que las hojas de tiempo en papel son malas (para algunas personas y empresas funciona mucho mejor), estamos muy a favor de la digitalización. Y aunque la hoja de tiempo anterior está muy bien completada, hay varios puntos débiles por errores.

Por supuesto, sus equivalentes digitales presentan sus propios conjuntos de desafíos, pero son mucho más fáciles de atrapar en el tiempo y los errores en las hojas de tiempo se minimizan más fácilmente.

Cubren un período demasiado amplio

Si bien las hojas de tiempo de dos semanas no son infrecuentes, cuando están en un formato escrito como este, no puede ver muchos detalles sobre la jornada laboral de una persona. Lo que obtienes son números y algo de información básica.

Esto está bien si tiene un trabajo que pone más énfasis en su presencia, o que otros no dependen de su trabajo, o simplemente proporciona hojas de tiempo a contabilidad para calcular su nómina.

Hay más espacio para el error humano y la explotación

Cuando las hojas de tiempo se completan a mano y se basan únicamente en anotar el tiempo de inactividad, hay varias aperturas para los problemas:

• La letra de una persona es ilegible;
• La forma en que redondean el tiempo es incorrecta, lo que compromete las entradas de tiempo;
• Llenan mal los campos;
• Calcular la nómina requiere más atención, ya que los deslices son más fáciles de hacer;
• Una persona puede olvidar u omitir deliberadamente escribir una tarea o un descanso.

Con las hojas de tiempo en papel, siempre habrá una manera de engañar al sistema. En uno de mis antiguos lugares de trabajo, no completábamos hojas de tiempo como tales, pero teníamos lectores de tarjetas de identificación de la empresa en la puerta principal y trasera (donde teníamos nuestros descansos). Estos lectores de tarjetas desbloquearían la puerta, por lo que el sistema sabría cuándo entró y salió del edificio (comenzó y terminó su jornada laboral y cuándo tomó descansos).

No hace falta decir que pronto se podían ver grupos de cinco personas tomando un descanso para fumar, uno de los cuales decía: “¡Este descanso lo pago yo!”. mientras abría la puerta, mientras que el resto de ellos ni siquiera escanearon sus identificaciones (por lo tanto, sus descansos no se registraron). En muchos casos, los empleadores luchan por encontrar la mejor manera de realizar un seguimiento de las horas de sus empleados.

La moraleja de la historia es: algunas personas encontrarán formas de eludir las reglas, y los sistemas obsoletos de cronometraje lo hacen mucho más fácil para ellos, mientras que usted sufre las pérdidas.

Trabajo adicional para otros departamentos

Para los gerentes y líderes de equipo , las hojas de tiempo en papel pueden ser un archivo de pesadilla para revisar en momentos en que tienen que hacer evaluaciones de proyectos o verificar cómo les está yendo a sus equipos en general. Y la información básica, como la hora en que entraron y salieron del edificio, no ayudará mucho. Para ellos, las entradas de tiempo con un poco más de detalle y las hojas de tiempo colectivas son mucho más útiles.

Para los contadores , una hoja de tiempo como la de nuestro ejemplo parece ahorrar mucho tiempo, ya que la persona ya había calculado su nómina. Sin embargo, es seguro suponer que el contador volverá a hacer los cálculos matemáticos para asegurarse de que todo esté al pie de la letra. Por no hablar de introducir los mismos datos en su propio software o libros. Esto solo duplica el trabajo, e innecesariamente.

Para los autónomos , una hoja de tiempo como esta funciona en su detrimento. Los clientes a menudo solicitarán algún tipo de desglose de sus procesos y plazos. Si bien el trabajador independiente tiene derecho a brindar la menor cantidad de información que desee, una gran parte de la confianza se basa en la transparencia. Poder mostrarle a su cliente cuánto tiempo dedica por día a cada parte de su proyecto es invaluable. Construye una mejor comprensión y le ayuda a justificar sus tarifas.

Detectas los problemas demasiado tarde

Imagine que un empleado se le acerca y le explica un problema que ha tenido con su compañero de equipo durante semanas. Se mostraron reacios a decir algo al principio, porque querían resolver el problema por su cuenta o no causar un alboroto. El compañero de equipo siempre llegaba tarde con su parte del proyecto, inventaba excusas y entregaba resultados mediocres. Hay varias banderas rojas importantes aquí:

1. El problema estuvo allí durante semanas y no lo sabías;
2. Debe revisar toneladas de hojas de tiempo para recopilar evidencia para confrontar al empleado;
3. Tendrá que hacer nuevas estimaciones de proyectos manualmente mientras se acerca rápidamente la fecha límite.

Para los autónomos, el problema es similar: un cliente quiere retrasar un plazo o te acusa de tardar demasiado. Por lo tanto, para respaldarse, deberá dedicar mucho tiempo a revisar todos los documentos (o libros), buscando manualmente la información que necesita. Todo el tiempo esperando que llevaras la cuenta de todo.

Habiendo dicho todo eso, simplemente introduciendo una hoja de tiempo digital y un rastreador de tiempo, puede evitar todos estos problemas y multiplicar por diez sus ganancias.

Razones para usar hojas de tiempo digitales

En esta sección, nos centraremos en los múltiples beneficios de las hojas de tiempo digitales para usted (o su negocio). Y al final de la lista, verá cuán indispensable puede llegar a ser una sola pieza de software.

Le permiten editar hojas de tiempo y entradas de tiempo

Con una hoja de tiempo digital, existe la opción de editar la descripción de cada entrada de tiempo. Esto es perfecto para agregar detalles sobre la tarea relacionada con esa entrada. Información como las herramientas utilizadas, o quién asignó la tarea, etc.

Si bien puede argumentar que lo mismo está disponible en una hoja de tiempo en papel, siempre hay problemas de ilegibilidad y personas que marcan o reemplazan a sus compañeros de trabajo (riesgo de robo de tiempo). Pero con un registro de tiempo digital y una hoja de tiempo, obtienes tres soluciones a estos problemas:

1. Es más fácil borrar y corregir una entrada de tiempo digitalmente que en papel;
2. Cada empleado tiene sus propias credenciales de inicio de sesión, por lo que no pueden anotar el tiempo entre ellos, y
3. Los empleadores pueden bloquear la opción de edición en el propio software. Esto significa que los empleados requerirán aprobación antes de editar una entrada de tiempo, lo cual es excelente para evitar el robo de tiempo.

Edición de entrada de tiempo en Clockify

También hay numerosas plantillas de hojas de tiempo para aquellos que no quieren instalar un software separado pero les gusta la idea de tener una cuenta digitalizada y limpia de los tiempos de todos.

Mejor visión general de todos y todo

Esta es la era de la transparencia y la rendición de cuentas. Y con las hojas de tiempo en papel, no tiene ese lujo.

Las hojas de tiempo digitales le permiten ver lo que todos están haciendo en tiempo real. Es mucho más fácil buscar a un empleado específico para ver su disponibilidad, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y qué tan bien se alinea el tiempo de trabajo con sus estimaciones.

En el ejemplo anterior, puede ver qué empleado trabaja en qué proyecto, e incluso puede buscar en las hojas de horas un empleado específico.

Estará fácilmente al tanto de las estimaciones del proyecto

Cada proyecto requerirá que haga estimaciones de tiempo que afectan cada aspecto del mismo: cómo asigna el presupuesto a medida que avanza el proyecto, qué compañeros de equipo están disponibles para qué, qué tareas están afectando los plazos, cómo cambian las prioridades y más.

Con las hojas de tiempo en papel, puede ser complicado seguir qué tan bien el proyecto está siguiendo sus estimaciones. Hay un retraso en el procesamiento de la información, y es simplemente más largo y más agotador revisar todo.

El cronometraje digital, por otro lado, hace que todo sea instantáneo. El software está diseñado para entregarle cualquier información que necesite lo más rápido posible. Después de ingresar la información necesaria, como estimaciones de tiempo y presupuesto en este caso, el software puede rastrear todas las entradas de tiempo que hacen los empleados y compararlas con sus estimaciones.

Seguimiento de estimaciones de proyectos en Clockify .

Tiene la opción de seguir la progresión del proyecto a medida que avanza y ver si está adelantado o retrasado. Y entrega esa información cuando lo desee, en cuestión de minutos. Todo es cuestión de dejar que el software haga todo el trabajo pesado.

Los problemas son más fáciles de detectar

Después de mencionar las estimaciones, es lógico que nos acerquemos directamente al tema de los retrasos en los proyectos y cómo las hojas de tiempo digitales pueden ayudarlo a prevenirlos.

Algunas de las principales razones de los plazos tardíos incluyen:

• falta de motivación o productividad;
• Problemas de asignación de tareas;
• Empleados abrumados;
• Solicitudes irrazonables de los clientes, etc.

¿Creería que casi todos esos problemas se pueden evitar con la ayuda de las hojas de tiempo?

Es sencillo.

En lugar de usar solo una hoja de horas que muestra cuándo alguien entró y salió de la oficina al final del día, el seguimiento en tiempo real lo ayuda a detectar un problema creciente con días o incluso semanas de anticipación. En el momento en que la tarea de alguien se demora más o permanece en espera más de lo necesario, puede actuar en el acto y llegar a la causa raíz.

Sin mencionar que tener un informe de estimación del proyecto a solo un clic de distancia puede ayudarlo a ver si una fecha límite en particular será difícil de cumplir incluso con semanas de anticipación. Para que pueda ponerse en contacto con sus clientes y hacerles saber en consecuencia, en lugar de enfrentarse a desagradables correos electrónicos y llamadas tardías.

Cronometraje más preciso

Con un rastreador de tiempo digital, sus hojas de tiempo se volverán tan detalladas como usted quiera que sean.

Los rastreadores de tiempo modernos le dan la opción de

• Etiquetar sus entradas de tiempo, para que sepa qué tipo de trabajo hizo

(contabilidad, reuniones, desarrollo, testing, lluvia de ideas de proyectos, etc.)

• Integración con otras aplicaciones que usa

(navegador web, software de contabilidad, herramienta de gestión de proyectos, etc.)

En ambas cuentas, cada entrada que realice tiene la opción de especificar el tipo de trabajo que realizó. Y normalmente, todo lo que tiene que hacer es ingresar la información una vez y se transferirá a todas sus entradas futuras.

Un beneficio sorprendente cuando se trata de precisión es la opción de crear directamente una entrada de tiempo desde su calendario en línea. Al igual que:

Como puede ver arriba, un rastreador de tiempo digital puede trabajar mano a mano con su calendario. Cuando conecta los dos, no hay necesidad de ingresar datos manualmente en su entrada de tiempo para esa tarea específica en su lista. La "Reunión con el cliente X" en la imagen de arriba muestra que, con un clic en el botón 'reproducir', inicia el temporizador para esa tarea. Y cuando haya terminado, la entrada de tiempo va directamente a la hoja de tiempo.

¡Tan simple como eso!

Menos espacio para el error humano y menos molestias para todos los involucrados

Echemos un vistazo a otro ejemplo de una hoja de tiempo en papel:

Ejemplo de hoja de tiempo en papel de Psychology.illinois.edu

Hemos mencionado que estos tienen un propósito específico: simplemente anotar las horas trabajadas para facilitar el cálculo de la nómina.

Y al mismo tiempo, esto significa que algunas (si no la mayoría) de las personas hojearán los campos preguntando qué tipo de tarea se estaba realizando en ese intervalo de tiempo. Además, los supervisores podrían simplemente firmar rápidamente estas hojas de tiempo para revisar el lote y dejarlas a un lado para más adelante. También requiere una letra legible y evitar cualquier daño (como manchas y rasgaduras en el papel).

Con una hoja de tiempo digital, muy poco de su finalización depende de los empleados y supervisores. Si bien las entradas de tiempo aún deben completarse, el software hace el resto: calcular la nómina, extraer información, formular informes, buscar entradas específicas e incluso presentar una descripción general de las tareas y los tiempos de trabajo de todos.

Los informes están a un clic de distancia

Por último, pero no menos importante, informar sobre el progreso del proyecto. Con todo lo mencionado anteriormente, el software recibe suficiente información para generar una vista compleja y rica en datos de todo lo que pueda desear:

• Quién trabajó en qué tarea y delegación general de tareas;
• Horas trabajadas en general;
• Avance del proyecto, tiempo restante, presupuesto y gastos;
• Tiempo ahorrado y tiempo perdido;
• Horas facturables vs no facturables, y más.

Y para la relación con el cliente, documentos como estos son vitales. El software de cronometraje le permite obtener toda esta información de sus hojas de tiempo digitales en un abrir y cerrar de ojos. Lo cual es útil cuando un cliente te llama para una reunión sobre el proyecto a primera hora de la mañana.

Conclusión

Las ventajas de tener una hoja de tiempo digital son demasiadas para contarlas. Hemos cubierto solo algunos que parecen persistir con las hojas de tiempo en papel, con la esperanza de ilustrar cómo pueden facilitar su vida laboral. Hay menos margen para el error humano, aceleran todos los procesos, facilitan el cálculo de la nómina y el seguimiento de proyectos... Y los rastreadores digitales parecen mejorar cada vez más con el tiempo. Entonces, ¿por qué no modernizarse y ahorrarse mucho dinero, tiempo y recursos?