Cómo crear una política de PTO (+ plantilla de política de PTO)

Si es dueño de un negocio, puede atraer candidatos valiosos y talentosos ofreciéndoles salarios competitivos. Pero, además de la motivación financiera, muchas personas apreciarán igualmente una política atractiva de PTO. Cuando lo piensas, tener suficiente tiempo libre para disfrutar de la vida fuera del trabajo es lo que todos deseamos. Entonces, como empleador, tiene esta increíble oportunidad de brindarle a su personal un formato de PTO que sea adecuado para ellos.

En este artículo, le daremos algunos consejos prácticos sobre cómo crear una política de PTO. Antes de hacerlo, primero lo guiaremos a través de los conceptos básicos de PTO y la política de PTO, como los diversos tipos de políticas y cómo las leyes regulan este asunto.

¿Qué son las PTO y las políticas de PTO?

El tiempo libre pagado (PTO, por sus siglas en inglés) es el tiempo que los empleados pasan sin trabajar, pero aún así se les paga por estas horas. PTO es un término general que incluye:

• vacación,
• dias personales,
• baja por enfermedad,
• duelo,
• servicio de jurado,
• permisos de maternidad y paternidad, y
• trabajo voluntario.

Por lo tanto, los empleados pueden tomar tiempo libre no solo para vacaciones, sino también para otros fines, como licencia por maternidad o servicio de jurado.

¿Qué regula la política de PTO?

Ahora, la política de PTO regula:

• El número total de días de PTO que los trabajadores obtienen cada año.
• Si los empleados obtienen días de PTO como una suma global única o si pueden acumular días libres . La acumulación permite a los trabajadores ganar su PTO con el tiempo. Las acumulaciones dependerán de los años de servicio que tengan los empleados. Los trabajadores pueden usar el tiempo libre acumulado antes de que caduque, que puede ser al final de un año calendario o un año de aniversario de trabajo.
• Si los empleados tienen que seguir la política de reinversión del saldo no utilizado o de úselo o piérdalo. Con el saldo no utilizado transferido, los empleadores permiten que sus trabajadores agreguen días no utilizados al saldo del próximo año. Por ejemplo, si un empleado tiene 15 días de PTO por año y solo usa 10 días, podrá transferir estos 5 días de PTO al año siguiente. Por otro lado, la política de úsalo o piérdelo significa que los trabajadores tienen que usar todos los días de PTO que obtienen por año. Si no, pierden estos días libres.

Además, la política de PTO debe indicar quién está a cargo de aprobar el tiempo libre, como Recursos Humanos, supervisores o cualquier otra persona. Y, los empleados deben saber cuándo solicitar tiempo libre, ya que debe haber una cantidad de tiempo requerida antes de tomar días libres. Por ejemplo, los trabajadores deben presentar sus solicitudes dos semanas antes de irse de vacaciones.

Vale la pena señalar que las políticas de PTO no son las mismas para los trabajadores asalariados y por hora. Por ejemplo, los empleados por hora no obtienen PTO ilimitado porque tienen derecho al pago de horas extras. Por el contrario, los empleados asalariados no pueden recibir horas extras.

Tres tipos de pólizas de PTO

Si es un empleador, asegúrese de que existen varios tipos de pólizas de PTO:

1. toma de fuerza tradicional,
2. toma de fuerza flexible, y
3. toma de fuerza ilimitada.

Toma de fuerza tradicional

Cuando las empresas optan por la política de PTO tradicional, crean varias categorías específicas para los días libres, como vacaciones, licencia por enfermedad y días personales. De esta manera, los empleados deben elegir una categoría en particular al solicitar su tiempo libre.

Para los trabajadores, la ventaja clave de las reglas tradicionales de PTO es que la cantidad de días de PTO aumenta cuanto más tiempo trabajan los empleados en una empresa. Por lo tanto, se reducirá la rotación de empleados, lo que es beneficioso para los empleadores.

Sin embargo, el principal inconveniente es que los trabajadores pueden sentir que tienen opciones limitadas para tomarse días libres. Entonces, para evitar que sus saldos suban, los trabajadores pueden informar sus días libres incorrectamente.

• ¿En qué caso los empleadores deben usar la política tradicional de PTO?

En situaciones en las que los empleadores quieren saber exactamente cómo usan sus empleados su tiempo libre (en qué ocasiones).

Toma de fuerza flexible

El PTO flexible (el banco de PTO) es un conjunto único de días de PTO. Los empleados tienen una cantidad fija de su tiempo libre y pueden usar estos días como quieran. Por lo tanto, no hay categorías distintas, como vacaciones, servicio de jurado o licencia por enfermedad.

El PTO flexible brinda a los empleados la libertad de organizar sus días libres como quieran. Por ejemplo, los padres que trabajan pueden usar su tiempo libre para apoyar a sus hijos en algunos eventos deportivos.

Pero, el inconveniente clave aquí es que puede ser difícil para los empleadores establecer un límite anual de días de PTO para los empleados.

• ¿En qué caso los empleadores deben usar la política de PTO flexible?

En situaciones en las que los empleadores buscan una manera de tratar fácilmente con la administración.

Toma de fuerza ilimitada

Con la política de PTO ilimitado, los empleados pueden tomarse todo el tiempo libre que deseen, siempre que sus gerentes aprueben estos días libres. En general, las empresas rara vez utilizan este tipo de regla PTO. Entonces, es por eso que las empresas que optan por este formato de PTO atraen a muchos empleados talentosos.

Pero, el problema principal con la política de PTO ilimitado es que algunas encuestas muestran que el PTO ilimitado generalmente se infrautiliza. Eso se debe a que a los trabajadores les resulta difícil elegir el número apropiado de días libres.

• ¿En qué caso los empleadores deben usar la política de PTO ilimitado?

La póliza ilimitada funciona bien cuando los empleadores quieren controlar las finanzas de la empresa. En empresas donde los empleados tienen PTO ilimitado, los trabajadores no pueden acumular días libres. Por lo tanto, cuando un empleado deja la empresa, el empleador no está obligado a pagar el tiempo de vacaciones.

¿Cuánto PTO dan la mayoría de las empresas?

Ahora, independientemente del tipo de política de PTO que elijan las empresas, la cantidad promedio de días que reciben los empleados por año puede ser de 13 a 26, según la encuesta SHRM. Hablando de políticas tradicionales que separan las categorías de PTO, los números promedio son:

• 8 a 22 días para vacaciones,
• 7 a 19 por días de enfermedad y,
• 4 días personales para empleados de tiempo completo.

Es importante tener en cuenta que estos días dependen de la antigüedad en el servicio de los empleados.

¿Cómo se regula el PTO por ley?

¿Están obligados los empresarios a conceder a sus trabajadores tiempo libre remunerado? Bueno, la respuesta puede variar porque los niveles federal y estatal regulan este tema de manera diferente.

Según la FLSA, los empleadores no están obligados a pagar a sus empleados por el tiempo no trabajado (vacaciones, días personales, feriados). Beneficios como este dependen del acuerdo entre el empleador y el empleado.

A nivel estatal, las regulaciones de PTO son diferentes de un estado a otro. Las leyes estatales regulan algunos asuntos, como lo que sucede con el tiempo de vacaciones no utilizado y si los empleadores están obligados a pagar a los trabajadores. Además, la política de úsalo o piérdelo es ilegal en determinados estados. Por el contrario, en algunos estados, como Washington, los empleadores están obligados a proporcionar a los trabajadores licencia por enfermedad remunerada. Aquí está la lista de estados y más detalles sobre sus regulaciones de licencia por enfermedad.

Por lo tanto, los empleadores deben prestar mucha atención a las leyes federales y estatales al crear una política de PTO.

¿Cómo se puede hacer una política de tiempo libre pagado?

Ahora que conoce las partes más importantes de las políticas de PTO, aquí hay algunos consejos para crear la política de PTO que funcione para su empresa.

Decidir sobre el número apropiado de días de PTO

Si elige la política de PTO tradicional o flexible para su negocio, piense en la cantidad adecuada de días de PTO que le dará a sus empleados. ¿Cómo tomas esta decisión? Puede investigar un poco para descubrir cómo otras empresas en su industria y área geográfica lidian con este problema.

Por ejemplo, algunos estudios muestran que los empleados que trabajan en el sector sin fines de lucro/fundaciones tienen un promedio de 17,5 días de vacaciones pagadas al año. Los trabajadores de la industria militar y gubernamental tienen un promedio de 17,3 días libres al año.

Hablando de varios estados, el PTO promedio para propietarios de pequeñas empresas en los estados del noreste (Nueva York, New Hampshire, Maine) es de 11,4 días al año. California y otros estados del oeste permiten 9,4 días de PTO, mientras que los estados del sur y el medio oeste tienen un promedio de 8,5 días al año.

También vale la pena señalar que, con las reglas adecuadas de PTO, puede asegurarse de que sus mejores empleados no abandonen la empresa. He aquí cómo: recompense a los trabajadores con más tiempo libre cuanto más tiempo trabajen en su empresa. De esta manera, los empleados también se sentirán más apreciados por sus esfuerzos.

Decidir sobre la opción de rollover

Al crear la política de PTO, es crucial elegir si permitirá a sus trabajadores la opción de reinversión o la política de úselo o piérdalo.

Primero, recuerde verificar las regulaciones de su estado sobre la opción de reinversión porque algunos estados exigen un plan de reinversión para PTO. Si este es el caso en su ubicación, asegúrese de anotar más detalles sobre este tema. A continuación, ¿tienen los empleados la posibilidad de trasladar los días de PTO no utilizados al próximo aniversario laboral o año calendario? Elija una opción y agréguela a su política de PTO.

Por otra parte, si opta por la política de úselo o piérdalo, incluya esa información en su política de PTO. Además, puede recordarles a sus empleados de vez en cuando que se tomen sus días libres y evitar perder su valioso tiempo libre.

Establecer el proceso de aprobación de PTO

Una vez que haya determinado la cantidad de días que los trabajadores pueden usar y otras opciones invaluables, asegúrese de establecer algunas reglas básicas para solicitar tiempo libre.

En primer lugar, los empleados deben conocer una fecha límite para enviar su solicitud de tiempo libre. Por ejemplo, si los trabajadores quieren tomarse más de 5 días, deberán solicitar el permiso con dos semanas de anticipación. Al tomar menos días libres, los empleados pueden solicitar tiempo libre dos días antes de usarlo.

Ahora, estas reglas se aplican a cualquier tipo de PTO, pero centrémonos en los días de enfermedad en particular. Trabajar en negocios como hoteles y restaurantes generalmente significa trabajar por turnos. Dichos entornos de trabajo exigen un trabajo dinámico, por lo que tener menos empleados en un turno puede ser bastante problemático. Para prevenir estas situaciones, los empleadores deben establecer una fecha límite realista para reportarse enfermo. Por lo tanto, será más fácil encontrar trabajadores que tomen el turno de alguien.

Además, la política del PTO debe establecer quién está a cargo de aprobar los días libres. Dependiendo de la cantidad de empleados en su empresa, puede ser un departamento de recursos humanos, un gerente o un empleador.

Permita que sus empleados verifiquen su saldo y acumulación de PTO

Como su empleador o gerente, es lógico que realice un seguimiento del tiempo libre de su equipo. Pero, para mejorar la confianza entre usted y su equipo, asegúrese de permitir que sus empleados verifiquen su saldo de PTO.

Si está utilizando un software para solicitar y aprobar PTO, dé a sus trabajadores acceso para revisar su tiempo libre. Por ejemplo, puede probar Clockify, el rastreador de tiempo libre y vacaciones, para este propósito. Aquí, un empleado puede ver su historial de saldo, que muestra las solicitudes de tiempo libre y los cambios en la acumulación, como en la captura de pantalla a continuación.

En este ejemplo, podemos ver un saldo de vacaciones. Entonces, cada vez que el usuario envíe una solicitud de tiempo libre, esta acción se agregará a la lista. Además, cuando los gerentes o administradores aprueban o rechazan solicitudes, el historial de Saldo también incluirá estas acciones.

Asegúrese de que su póliza cumpla con todas las leyes y regulaciones

Ya hablamos sobre cómo los diferentes estados tienen varias regulaciones en lo que respecta a la política de PTO. Entonces, antes de compartir su política de PTO con los empleados, tómese un tiempo para explorar las leyes y regulaciones federales, estatales y locales. Esa es la mejor manera de asegurarse de que su póliza cumpla con todas las leyes.

Además, si su empresa emplea trabajadores en más de una jurisdicción, verifique si existen variaciones entre las diversas áreas de autoridad.

Incluya su política de PTO en un manual del empleado

La información valiosa siempre debe ser compartida. Por lo tanto, no deje a sus empleados en la oscuridad cuando se trata de las reglas de PTO. En su lugar, agregue su política de PTO a un manual del empleado. Cada vez que los nuevos trabajadores ingresen a su empresa, tendrán todos los detalles que necesitan saber sobre el tiempo libre pagado.

Además, informe a sus empleados que pueden acudir a usted si tienen alguna pregunta sobre su PTO.

Una plantilla de política de PTO

Para ayudarlo a crear una política de PTO que se adapte a su negocio, creamos una plantilla de política de PTO. En la captura de pantalla a continuación, puede ver una parte de esta plantilla, que puede descargar en el enlace a continuación.

Descargar plantilla de política de PTO

Estas son las categorías clave que incluye esta plantilla:

1. Introducción: en resumen, aquí es donde se explica qué es el PTO y cuándo los empleados pueden comenzar a usar sus días libres. Además, puedes agregar el tipo de tu póliza (tradicional, flexible o ilimitada).
2. Política de acumulación y transferencia : explique quién es elegible para ganar sus días de PTO y cuándo los empleados pueden comenzar a usar el tiempo acumulado. También debe incluir un programa de acumulación. Además, aclare si los trabajadores pueden transferir días de PTO no utilizados. De ser así, si los empleados deben transferir los días no utilizados al siguiente año calendario o aniversario laboral. Aclare si hay alguna diferencia entre los empleados de medio tiempo y los de tiempo completo.
3. Licencia por enfermedad: dado que la licencia por enfermedad es obligatoria en algunos estados, aquí es donde puede ingresar esos datos, según la ubicación de su empresa.
4. Solicitudes y aprobaciones de PTO: simplemente aclare cómo los empleados pueden solicitar tiempo libre y quién aprueba los días de PTO.
5. Terminación: cuando un empleado deja la empresa, ¿qué sucede con sus días de PTO no utilizados acumulados? Asegúrese de explicar en esta sección.

Conclusión

Al crear una política de PTO, tendrá que tomar varias decisiones:

• En primer lugar, deberá decidir si desea proporcionar a sus empleados el formato PTO tradicional, flexible o ilimitado.
• Luego, deberá pensar si desea permitir que sus trabajadores acumulen su tiempo libre o si recibirán una suma al comienzo del año.
• También deberá elegir si brindará a los empleados la opción de transferir sus días libres no utilizados o si tienen que usar todos los días de PTO antes de fin de año.

Además, es crucial que siga las leyes y reglamentos ya que la política de PTO tiene que cumplir con todos los niveles de leyes.

Una vez que cree su propia política de PTO, asegúrese de incluirla en un manual del empleado. Finalmente, aliente a sus trabajadores a comunicarse con usted si tienen alguna pregunta o inquietud sobre su PTO.