Cómo ordenar tu espacio digital

La limpieza digital se ha vuelto tan esencial como cepillarse los dientes dos veces al día. Especialmente ahora, cuando la industria del conocimiento se ha trasladado masivamente al trabajo en línea y remoto. Nuestro bienestar mental y productividad pueden sufrir grandes consecuencias a menos que aprendamos a mantener nuestros espacios en línea ordenados y organizados. La capacidad de atención fragmentada, el agotamiento, el agobio y la irritabilidad son solo algunos de los síntomas de un espacio digital desordenado.

En este artículo, veremos los riesgos que conlleva el desorden digital y cómo comenzar a limpiar su espacio de trabajo digital.

¿Qué es la limpieza digital?

En resumen, ordenar su espacio digital significa limpiar su computadora, teléfono o tableta (o los tres) de todas las aplicaciones y archivos que ya no usa.

Significa aprender a aceptar que muchos de sus programas, aplicaciones y extensiones son opcionales, mientras que solo unos pocos tienen un propósito real, tanto en su trabajo como en su vida personal. Pero ya puedo oírte preguntarte: “ ¿Necesito un declutter digital? “Tal vez te las estés arreglando bien porque sabes exactamente dónde está todo.

Pero, ¿qué pasa con todos esos archivos de los que se ha olvidado, que acumulan polvo en el espacio de su disco? El hecho de que no los uses no significa que sean inofensivos.

¿Por qué deberías hacer un declutter digital?

El desorden digital en realidad puede tener efectos psicológicos adversos en los trabajadores del conocimiento. Hoy en día, se nos alienta a recopilar grandes cantidades de información y almacenarla para uso futuro, posibles oportunidades profesionales, materiales de aprendizaje, etc.

Además, existe otro tipo de enmascaramiento de desorden digital como algo beneficioso que todo trabajador del conocimiento debería poseer.

Si bien sabemos que la sobreexposición a las redes sociales y al contenido digital en general puede ser perjudicial para nuestra vida personal, a menudo pasamos por alto su impacto en las carreras. Los trabajadores del conocimiento confían en los espacios digitales para crecer, mantenerse actualizados y conectarse. Hemos perpetuado la idea de que estar en línea es la única forma de no perder nunca una oportunidad profesional. Y eso incluye innumerables cuentas de redes sociales: LinkedIn, Twitter, Medium, Quora, Facebook, Instagram: ¡esté presente en todas partes!

Sin embargo, Cal Newport, autor de Digital Minimalism and Deep Work , que ahora se ha convertido en un nombre familiar, demostró que esto simplemente no es cierto.

El daño que trae el desorden digital

En su charla TEDx , Newport revela que tener todas estas cuentas provoca una atención fragmentada y conduce a un daño permanente en la concentración. Nuestra capacidad de concentración disminuye cuanto más nos distraemos o realizamos múltiples tareas. Y con todo en línea diseñado para alimentar nuestro corto período de atención, por supuesto que estaremos condenados a ese destino.

Newport afirma que esta naturaleza multitarea que hemos desarrollado contrasta directamente con lo que la economía moderna valora: trabajo profundo y enfoque. La tecnología que nos enseñaron nos ayuda a progresar en el trabajo en realidad está trabajando en nuestra contra, sin que nos demos cuenta.

Entonces, podría argumentar que para los trabajadores digitales, la necesidad de estar en todas las plataformas como Facebook, LinkedIn, Twitter y otras puede contribuir a la mentalidad de "siempre conectado" que impide el trabajo diario. Es el desorden adicional al que prestamos atención, que nos quita demasiado para obtener pocos beneficios. Intrínsecamente ponemos tanta presión en ser visibles para otras personas, marcas o empresas influyentes en línea, que ni siquiera nos damos cuenta de cómo nuestros activos más valiosos (enfoque y energía) se están deteriorando.

Cómo la limpieza digital te salva la vida

Ahora, deshacerse del desorden digital se aplica tanto a su presencia en línea como a la forma en que administra sus archivos de trabajo (y personales), cómo organiza las cosas, cómo se ve su escritorio e incluso con qué frecuencia recuerda vaciar la Papelera de reciclaje. Se trata de recuperar el control sobre su flujo de trabajo y recoger las piezas de su atención fragmentada.

Al igual que en la vida real, una computadora desordenada genera una mente desordenada. Y, volviendo a la mención de atención fracturada de Newport, tiene sentido por qué un espacio de disco más vacío te haría bien mentalmente.

Intenta recordar cada vez que quisiste descargar un archivo, solo para encontrarte buscando una carpeta apropiada:

Las descargas incluyen todo menos el fregadero de la cocina.
Hay varias carpetas con nombres similares en su escritorio.

No puede encontrar un lugar adecuado que sea lo suficientemente directo como para no olvidarse del archivo.

Y termina guardándolo en el escritorio o creando una carpeta única completamente nueva que olvida eliminar más tarde.

Ahorrarse la frustración, el tiempo y la energía en estas pequeñas cosas se suma con el tiempo.

¿Qué espacios digitales debería ordenar?

Consideremos cómo puede ordenar su computadora de trabajo, pero también su teléfono y su espacio digital personal.

Ordenar su computadora/archivos de trabajo

Comenzaremos con la limpieza de su espacio de trabajo digital, ya que es el lugar donde más se necesita su atención. Echemos un vistazo a los pequeños cambios que necesita introducir para asegurarse de que su atención no se desvíe.

No seas perezoso con los archivos de nombres

Haga que sus nombres de archivo "tengan sentido". Sí, todos queremos descargar archivos más rápido y continuar con nuestro trabajo, pero esto va en detrimento de nuestro futuro.

¿Qué sucederá cuando necesite escanear una carpeta empaquetada para ese archivo en particular, pero no pueda encontrarlo entre todas esas variaciones de "17253933625" o "H02QL6-PDF-ENG.doc" o, mi favorito, "IMG_20200728_161623.jpg"? . Por cierto, esos son ejemplos reales, de mi propia carpeta de descargas. No me hagas empezar con los nombres de las capturas de pantalla.

El consejo que planeo seguir a partir de hoy es tener más en cuenta los nombres de los archivos. En todo caso, facilita mucho la limpieza del disco: puedo identificar más rápidamente qué imágenes y archivos se deben mover a carpetas específicas o eliminar. Tendemos a pasar por alto esos archivos mal titulados como si no estuvieran abarrotando nuestras computadoras. Hasta que nos quedemos sin espacio.

Y para entonces, hemos creado un enorme sumidero de tiempo al tener que limpiarlo todo.

Tenga solo varias carpetas designadas (o trátelas como una lista de tareas pendientes)

Si no está seguro de cómo categorizar sus carpetas de trabajo, trátelas como un tablero Kanban.

Limite su carga de trabajo a solo tres o cuatro carpetas:

1. Importante (cosas que necesita todos los días, o ese día específico);
2. Tareas pendientes (cosas que necesita al día siguiente, o dentro de unos días);
3. Varios (archivos que descargó para un uso futuro indeterminado).

Solo tenga en cuenta revisar esas carpetas diariamente y mover los documentos según su urgencia o necesidad. Una forma similar de categorizar sus carpetas es a través de Eisenhower Matrix:

1. Cosas importantes y urgentes
2. Cosas importantes pero no urgentes
3. Cosas sin importancia pero urgentes
4. Cosas sin importancia y no urgentes

Estas son sólo algunas ideas para empezar. Piénselo un poco y adapte un estilo de categorización que se adapte mejor a su flujo de trabajo.

Mantenga las aplicaciones más utilizadas en su barra de tareas

Hablando desde la experiencia personal, el espacio guardado en su escritorio puede ayudarlo a darse cuenta de qué software usa más. Entonces, ordena esas aplicaciones.

Simplemente mueva las aplicaciones de uso frecuente a su barra de tareas y eliminará la necesidad de minimizar constantemente las ventanas para llegar al escritorio. Como beneficio adicional, las aplicaciones están a solo un clic de distancia. Así es como se ve el mío:

Una pequeña sección de mi barra de tareas con solo 6 aplicaciones.

Uso Ubuntu y hago la mayor parte de mi escritura en línea, por lo que las herramientas aquí son Pumble (la aplicación de chat del equipo de la compañía), un navegador de archivos, Chrome, una herramienta de captura de pantalla y un programa de manipulación de imágenes.

Su escritorio no debe ser su carpeta de "descargas"

Como escritor profesional desde hace mucho tiempo, tampoco estoy libre de culpa por esta transgresión digital. Queriendo terminar rápidamente con las cosas, trataría el escritorio como una forma más rápida de almacenar mis archivos en línea. Después de todo, ¿quién tiene tiempo para buscar la carpeta correcta?

Pero la verdad es que esos pocos segundos adicionales para encontrar la carpeta correcta serán mejores a largo plazo. Hace unos días decidí limpiar mi escritorio, inspirado por esta investigación, solo para darme cuenta de que no recuerdo por qué descargué algunos de los archivos .pdf, imágenes o capturas de pantalla. Incluso después de que los archivos cumplieron su propósito, simplemente olvidé eliminarlos.

Y ese es precisamente el tema. Cuanto más tiempo permanezcan esos archivos en nuestro escritorio, más insensibles nos volveremos a ellos, y nuestros cerebros olvidarán que están allí. El desorden se convierte en nuestro nuevo fondo de escritorio.

Por lo tanto, para su propia cordura y para ahorrar tiempo de limpieza, use la carpeta de descarga para el propósito previsto y recuerde purgarla diariamente. O, cada vez que necesito un impulso de motivación, solo recuerdo las sabias palabras de Roy Trenneman del exitoso programa "IT Crowd" :

“¡Jen, [la computadora portátil] está infectada! ¡Si fuera un ser humano, le dispararía en la cara!”.

Todos deberíamos esforzarnos por ser más como Roy: estrictos sobre lo que puede y no puede estar en nuestros escritorios.

Limite qué programas se iniciarán al iniciar

Por lo general, el nuevo software tendrá la opción de iniciarse al inicio, de forma predeterminada. Y normalmente no pensamos en nada de eso, hasta que demasiadas aplicaciones comienzan a consumir la potencia de arranque de la computadora.

Muy pronto, la computadora tarda siglos en despertarse de su letargo. Y esto solo ralentiza todo su trabajo desde el principio.

Afortunadamente, puede optar por no hacerlo y activarlos manualmente uno por uno. La mayoría de los programas tendrán la opción

Minimiza tu lista de chat

Ahora, esto es algo que siempre hago por motivos personales, pero he notado que muchos de mis compañeros de trabajo no lo hacen.

Está limpiando tu lista de DM en el chat de la empresa.

Para cualquiera que trabaje en una empresa más grande, especialmente de forma remota, una aplicación de comunicación es vital. Es donde ahora pasamos la mayor parte de nuestro tiempo haciendo lluvia de ideas, discutiendo y resolviendo problemas. Sin embargo, he notado que chatear a través de una aplicación es mucho más fácil para mí cuando mi lista de DM no está plagada de personas.

También he notado que, en algunos casos, a la gente no le importa esto. Simplemente terminan su chat y nunca miran hacia atrás. Pero para mí, desplazarme por una lista interminable para averiguar quién me hizo ping es una molestia adicional.

Es por eso que salgo de todos mis DM y me quedo con una o dos personas con las que hablo más a menudo. Un pequeño cambio como este hace que sea más fácil encontrar compañeros de trabajo y evita filtrar a través de una lista más grande de personas. Aquí hay una captura de pantalla de mi barra lateral de chat de Pumble. Un antes y un después, si quieres:

Se ve mucho más ordenado, ¿no? Además, puede colapsar cualquier categoría que no use. En mi caso, son los canales que no frecuento. Y he hecho una sección adicional con todos los canales del escritor. De esta manera, cuando aparezca una notificación, sabré si es algo que requiere atención inmediata o no.

Practique la gestión de las pestañas del navegador

Este consejo habla por sí solo: aprende a limitar el uso de las pestañas de tu navegador. Siempre debe tener hasta 5 pestañas abiertas en todo momento. No más que eso, preferiblemente menos.

Ver una docena o más de pestañas abiertas crea una sensación adicional de urgencia y agobio, incluso si no está abarrotado de trabajo. Sin mencionar que ralentizan terriblemente los tiempos de carga de su navegador.

Utilice marcadores (pero también manténgalos limpios, ordenados y filtrados con frecuencia), escanee sus pestañas cada hora más o menos para verificar si puede cerrar las que ya no usa, etc.

Administra tu bandeja de entrada

Esto es todo lo que puede hacer para ordenar su correo electrónico:

1. Cree filtros para los correos electrónicos entrantes, de modo que su correo entrante se clasifique inmediatamente en la carpeta correcta. Puede encontrar las instrucciones de Google para eso aquí.
2. Practique "Bandeja de entrada cero", acuñada por Merlin Mann: clasificar su correo electrónico de manera rápida y eficiente todos los días, para que no pierda demasiado tiempo pensando en ello;
3. No revise sus correos electrónicos más de dos veces al día y tenga un horario designado para ello;
4. Trate de administrar su productividad de correo electrónico como lo recomienda Patty Kreamer, entrenadora de productividad, en su entrevista con Clockify:

Elimine los correos electrónicos que ya no necesita, reenvíe los correos electrónicos que deben reenviarse y luego elimínelos o archívelos. Si no se necesita ninguna acción, pero el correo electrónico tiene información importante, archívelo en algún lugar. Como lo resume Kreamer, la bandeja de entrada no es una unidad de almacenamiento para correos electrónicos no queridos.

Y esas son verdaderamente palabras por las que podemos vivir. Entonces, la próxima vez que abra un correo electrónico, decida en ese momento qué quiere hacer con él y hágalo. No más desnatados.

Realice limpiezas diarias del navegador/en línea

Puede integrar este nuevo hábito de limpieza en su rutina diaria de relajación. Justo antes de fichar la salida, asegúrese de marcar la siguiente lista:

️ Limpie su correo electrónico del día (archivar, mover, eliminar);

️ Limpiar la carpeta Descargas ;

️ Cierre todas las pestañas innecesarias, borre su historial de búsqueda del día (¡marque los sitios web importantes de antemano!) Y guarde el caché;

️ Vacíe la Papelera de reciclaje;

️ Cierre todos los DM de la aplicación de chat de su empresa.

Todo esto se puede hacer en 20 minutos, como máximo. Después de una semana o dos, incluso puede reducir ese tiempo a 10 minutos. Además de ordenar, obtendrá un buen cierre y brindará una sensación de tranquilidad al final de su jornada laboral.

Despejando tu teléfono

Su teléfono también puede ser un pequeño gran nido de desorden, si se lo permite. Dado que es más accesible que una computadora, la limpieza es ligeramente diferente.

Elimina todas las aplicaciones de redes sociales porque estarás menos tentado

Un consejo amigable que encontrará en muchos artículos en línea y del propio Cal Newport es eliminar todas las aplicaciones de redes sociales de su teléfono y limitar su uso solo a su computadora.

Cada aplicación tiene su contraparte basada en la web. Puede ser menos tentador navegar a través de Instagram en su computadora, ya que la experiencia del usuario no es tan fluida y rápida como lo es en la aplicación.

Limpia tu galería

Limpiar tu teléfono es tan simple como unos pocos pasos:

1. Revise sus fotos, capturas de pantalla y otras imágenes en busca de fotos duplicadas, de baja resolución y tomadas accidentalmente. Algunos teléfonos incluso tienen una opción integrada para identificarlo por usted;
2. Ordenar fotos en carpetas;
3. Mueva toda su galería a la nube y elimínela por completo de su teléfono o conserve las más importantes.

Después de todo, ¿con qué frecuencia abre su galería y simplemente revisa las imágenes? Probablemente no todos los días. Por lo tanto, no hay motivo para que ocupen espacio en la memoria de su teléfono.

Limpia y administra tus descargas

Personalmente, no reviso las Descargas hasta que accidentalmente me encuentro con la carpeta mientras busco algo específico.

¡Y, vaya, cada vez que me sorprende la cantidad de archivos que acumulan polvo allí!

Desde archivos .pdf para descripciones de vitaminas, recetas encontradas mientras navegaba, hasta gifs e imágenes que olvidé que estaban allí.

Elimine los archivos que son antiguos o que ya han cumplido su propósito.

️ Nota: un cálido consejo que podría ofrecer sería no descargar aplicaciones sospechosas de limpieza de teléfonos. A menos que pueda encontrar algunos de una fuente confiable, es mejor hacerlo manualmente.

Ordenar su espacio digital personal

Ordenar su computadora personal no será muy diferente a la del trabajo. Solo hay algunas cosas adicionales a tener en cuenta.

Organiza tus archivos personales

Muévase a través de cada uno de sus discos, uno por uno, y busque carpetas y archivos que ya no use. Trate de sofocar el acaparador que piensa que “algunos de estos archivos podrían ser útiles algún día”: Por experiencia personal, esos documentos que ha escrito y los proyectos que hizo hace cuatro o cinco años, probablemente ya no sean importantes. Archive solo los documentos más importantes y deseche el resto.

Si esto es un movimiento demasiado drástico, siempre puede comprar un SSD (una unidad de estado sólido), que puede conectar a su computadora como un USB y transferir todo allí. Los SSD pueden alcanzar hasta 30 Terabytes de espacio de memoria, que es más de lo que la mayoría de nosotros necesitaremos. Del mismo modo, puede usar Dropbox o Google Drive para almacenar archivos en línea.

Ordenar archivos de música

Hoy en día, muy pocas personas escucharán música directamente desde sus computadoras. Con servicios de transmisión como Soundcloud y Spotify , e incluso YouTube , hay poca necesidad de almacenar música localmente.

Cree sus listas de reproducción personales en línea y sin mucho miedo, porque las probabilidades de que su conexión a Internet se rompa durante días son escasas. Sin embargo, puede ordenar la música que todavía escucha en carpetas específicas para improvisar sin conexión.

Mueve tus fotos

Las fotos digitales pueden ser los mayores transgresores cuando se trata de desorden. Y en muy raras ocasiones decidimos navegar por nuestro ordenador en busca de recuerdos. Todavía es una actividad reservada para álbumes físicos, y con razón. Aquí están sus opciones para el desorden de fotos:

1. Organícelos en carpetas apropiadas y muévalos a un SSD;
2. Subirlas a Google Fotos ;
3. Elige los que más te gusten y hazlos. Compre un álbum físico (¡o varios!) y disfrútelos como un objeto con el que puede interactuar, en lugar de un archivo digital.

Sucedió algo similar cuando le pedí a mi madre algunas fotos antiguas, solo para que me dieran un SSD que, según dijo, contenía todas nuestras fotos de la infancia. Y después de enchufarlo, revisé las carpetas, nos reímos un poco, y luego lo apagué y lo guardé. Realmente se sentía como un álbum de fotos digital. Lo cual tampoco es mala idea.

Purga tus cuentas sociales

Su presencia personal en línea también puede estar abarrotada hasta el borde. Especialmente sus cuentas de redes sociales.

Apenas el año pasado, hice una especie de purga, y me di cuenta de lo caótico que se sentía tener mi correo electrónico de la escuela secundaria en la web e innumerables cuentas de sitios web que solo usé durante dos meses (si es que lo hice).

Lo que recomendamos aquí es eliminar todas las cuentas no utilizadas, eliminar las cuentas de correo electrónico muy antiguas (si pudiera recordar las contraseñas) y verificar su perfil de Google en busca de sitios web en los que se haya registrado (y olvidado).

Además, un usuario de Reddit hizo una increíble lista de verificación de limpieza en línea, basada en su propia experiencia. Dependiendo de qué tan lejos quieras llegar, puedes seguir algunos o todos sus puntos.

Revisar las extensiones del navegador

Las extensiones de navegador son un aspecto tan pequeño de nuestra existencia en línea y, sin embargo, pueden causar cierta frustración. A menudo olvidamos que incluso están allí. Tenía una aplicación de idiomas que incorporaría sin problemas palabras extranjeras en mis páginas web, por lo que puedo aprender nuevos términos. Sin embargo, después de un tiempo, lo deshabilité y olvidé habilitarlo nuevamente.

¡Solo unas semanas después descubrí que todavía tenía esa extensión en mi navegador, y varias otras! No estaban arruinando mi experiencia, pero estaban acumulando polvo. Entonces, en lugar de simplemente deshabilitarlos, los eliminé. Ahora tengo tres que uso más, y es lo más limpio que podría pedir. Reduce el estrés cuando ve solo tres íconos en su barra de herramientas.

También puedes llevarlo un paso más allá.

En la configuración de Google , puede deshabilitar su barra de herramientas de marcadores (si no la usa con frecuencia) y eliminar la barra de título de sus ventanas. Menos texto = imágenes más claras. Al igual que:

El superior tiene Configuración: Google Chrome visible, así como los marcadores debajo de mi barra de búsqueda. Pero el de abajo oculta toda la información que podría no necesitar y condensa las partes importantes, como los botones de salida, minimizar y maximizar.

Ahora que hemos cubierto todo lo que puede hacer para despejar su espacio digital, ¿cómo lo pone en práctica? ¿Por dónde empiezas? ¿Y si quieres dedicar una cantidad limitada de tiempo a ordenar?

Cómo hacer un despeje digital en un tiempo limitado

No importa si desea dedicar 10 minutos, 100 minutos o 30 días a ordenar su espacio digital, tenemos una lista de verificación para usted.

Limpiar en 10 minutos

Si solo tiene 10 minutos al día, pero aún desea obtener la plena satisfacción de una computadora ordenada, esto es lo que puede hacer.

1. Cierra todas las pestañas innecesarias en tu navegador
2. Ordenar, archivar o eliminar correos electrónicos de ese día
3. Salga de todos los DM en el chat de la empresa (para comenzar con una pizarra limpia al día siguiente)
4. Vacíe su carpeta de Este método corto pero dulce es ideal para limpiezas temporales. O hasta que consigas reservar algo más de tiempo para la “limpieza profunda”.

   Limpiar en 100 minutos

   En caso de que tenga más de 10 minutos, una hora y media completa, de hecho, puede hacer todo lo anterior y más:

   1. Limpia tu historial de búsqueda del día
   2. Prepare documentos importantes para el día siguiente (en una carpeta designada)
   3. Encuentre y elimine íconos innecesarios de su escritorio (también capturas de pantalla, cualquier archivo descargado)
   4. Ordene las notas y las tareas pendientes en un solo documento
   5. Desactiva las notificaciones o pausalas hasta el día siguiente
   6. Revise los correos electrónicos muy antiguos y archívelos, clasifíquelos o elimínelos
   7. Limpie sus componentes de hardware (teclado, monitor, mouse, etc.)

   Limpiar en 30 días

   La mejor manera de abordar la limpieza digital como proyecto es extenderlo durante cuatro semanas.

   ¿Por qué?

   30 días es mucho tiempo porque los pequeños pasos son mucho más fáciles de manejar. Le da suficiente tiempo para reflexionar sobre el mejor curso de acción para usted . Además, si necesita eliminar gigabytes de archivos y reorganizar toda su computadora, querrá tener tiempo para pensar las cosas.

   1. Analice qué le causa estrés y dónde es peor su desorden digital. Planifique el orden de limpieza. Pregúntese:
   • ¿Qué te está causando el agobio digital?
   • ¿Por qué desea ordenar su computadora/teléfono?
   • ¿Qué parte de la limpieza evitarías o pospondrías instintivamente?
   2. Trabaja en tu navegador y redes sociales

   Es una transición bastante fácil hacia el pez más grande: su computadora. Simplemente aplique los métodos que hemos enumerado anteriormente, un día a la vez. Deje de seguir personas y cuentas, elimine cuentas de correo electrónico antiguas, llegue a cero en la bandeja de entrada, etc.

   3. Limpia los archivos de tu computadora

   Divide tus limpiezas en días. Cada día debe pertenecer a un disco o carpeta diferente, según el desorden.

   4. Revisar, volver a visitar y reinar en esos hábitos.

   Establece una rutina de limpieza y nuevos hábitos que seguirás a diario. De esa manera, pasa al modo de mantenimiento, lo que hace que las limpiezas futuras sean más fáciles, más rápidas y menos complicadas.

   Conclusión

   La limpieza digital se ha convertido en una necesidad si queremos sobrevivir en la era digital. Si bien nuestras computadoras son una cosa más que limpiar después de nuestro espacio vital, no tienen por qué ser una molestia. El simple hecho de establecer rutinas de diez minutos todos los días ya puede marcar una gran diferencia.

   ️ ¿Qué opinas de nuestros consejos de limpieza? ¿Alguna que hayas estado aplicando inconscientemente? ¿O eres una persona que siempre mantiene sus computadoras ordenadas, por lo que tienes algunos consejos para compartir? Escríbenos a [email protected] y es posible que incluyamos tu consejo o anécdota en uno de nuestros próximos artículos.