Planifique el seminario web perfecto

Los seminarios web son máquinas de generación de leads de dinamita. Las personas que se registran y se presentan están motivadas para resolver un problema o satisfacer una necesidad, y ya confían en usted hasta cierto punto. Desea asegurarse de que el seminario web que produce cumpla con sus expectativas, al tiempo que maximiza sus oportunidades de conversión.

Producir un seminario web ofrece su propio conjunto de desafíos únicos, pero con una planificación estratégica, un enfoque de proyecto y una ejecución atenta, se encontrará creando seminarios web totalmente profesionales.

1. El tema

Las ideas para un seminario web pueden provenir de cualquier lugar, incluidos sus propios clientes potenciales y clientes. Al decidir si el tema es el correcto, considere a su audiencia y lo que necesitan saber. Pregunte a algunos de sus buenos clientes. Eche un vistazo a lo que están haciendo sus competidores y siéntese en uno de sus eventos. Mire las agendas de las ferias comerciales para ver qué temas están de moda. Luego haz estas preguntas:

• ¿Este seminario web satisfaría un objetivo comercial?
• ¿Puedes atraer a suficientes personas y generar suficiente valor para justificar el tiempo y los gastos?
• ¿A las personas les importa el problema lo suficiente como para dedicar su tiempo a escuchar un seminario web al respecto?
• ¿Tiene un orador que pueda abordar el tema con originalidad, experiencia y credibilidad?
• ¿Puede ofrecer una presentación atractiva (que dé tiempo para una sesión de preguntas y respuestas) en 60 minutos o menos?
• ¿Puede obtener la aceptación y el apoyo interno que necesita?

Si puede responder a todas estas preguntas con un rotundo "sí", comience a reclutar oradores y un equipo de apoyo.

2. La gente

Necesitará un equipo para ejecutar el seminario web:

• El organizador suele ser un empleado de su empresa.Esta persona organiza la logística y coordina todos los detalles, incluida la configuración del registro, la gestión del evento y la comunicación con los participantes. TechSoup estima que el compromiso de tiempo del organizador es de aproximadamente 10 a 20 horas por seminario web.
• El orador puede o no ser un empleado.Podría usar un líder de práctica de su departamento de ventas o marketing, o podría contratar a un analista, consultor o líder de la industria. Esta persona debe ser un experto en el tema y un buen orador. Si elige a alguien muy conocido y respetado, la reputación y la red social de esa persona podrían ayudar a atraer a los asistentes. Asegúrese de que el presentador sepa cuáles son sus objetivos comerciales y de ejecución para el seminario web, incluso cómo desea que se realicen las preguntas y respuestas y si desea que la audiencia participe antes (por ejemplo, en una encuesta). Estimación de TechSoup del tiempo de preparación y presentación: de cuatro a seis horas por hora de seminario web.
• Es bueno tenerun asistente , aunque muchos organizadores organizan seminarios web por sí mismos o con el apoyo en vivo de su proveedor de servicios de seminarios web.Considere tener un asistente si está trabajando con un nuevo software de seminarios web, si a veces experimenta problemas técnicos, si planea fomentar las preguntas constantes y la interactividad de la audiencia, si la audiencia será grande o si el organizador será un participante activo. .

3. La historia

• Decida qué historia contará su presentación .Haz un esquema o usa un diagrama para aclararte la idea principal, los puntos clave de apoyo y los puntos de validación o prueba. Tenga en cuenta que las personas no ven seminarios web para comprar algo, sino para aprender algo. Cumplir con esa expectativa.
• Conoce a tu audiencia .Un seminario web muy general atraerá a una audiencia más alta del embudo. Cuanto más estricto sea el enfoque de su seminario web, es más probable que los asistentes busquen una solución a un problema específico y un poco más adelante en el viaje del comprador.
• Mantenga las diapositivas simples .No abrume las diapositivas con demasiado texto; asegúrese de haber dejado mucho espacio en blanco.
• Haga que los títulos de las diapositivas hagan su trabajo .Preste mucha atención a los títulos de las diapositivas. Si luego publica su conjunto de diapositivas sin narración, los títulos ayudarán al lector a lo largo de la presentación.
• Agregue notas del orador a sus diapositivas .Lo ayudan a mantenerse encaminado y se aseguran de que cubra todos los puntos que desea abordar. Asegúrese de imprimir las diapositivas de su seminario web con las notas del orador, de modo que esté cubierto si falla la tecnología. También puede tomar notas durante su presentación y la sesión de preguntas y respuestas.
• Obtenga breves biografías de sus oradores mucho antes del seminario web.Cuando haga la introducción, tenga un mensaje conciso y poderoso sobre su orador; esto hace que ambos se vean más profesionales.
• Considere elaborar un guión que el presentador pueda leer para ciertas partes de la presentación, por ejemplo, una descripción general de la empresa, biografías de los oradores, etc. Asegúrese de que el número de diapositiva esté claramente indicado para que el presentador no se confunda sobre cuándo demandar el guión.Asegúrese de que el presentador tenga la oportunidad de practicar esto varias veces en una habitación tranquila donde pueda hablar en voz alta; esto hará que suene coloquial en lugar de rutinario.
• Ponga la información de contacto en la diapositiva de cierre .Cuando hable con esta diapositiva, asegúrese de cubrir los próximos pasos que debe seguir la audiencia, agradezca a los presentadores por su tiempo y agradezca también a los asistentes.
• Asegúrese de que la información de contacto incluya métodos variados , como una dirección de correo electrónico, URL, número de teléfono u otras formas en que las personas puedan tomar la iniciativa de ponerse en contacto.

4. Las imágenes

Los seminarios web no son solo teleconferencias glorificadas: la capacidad de compartir contenido visual puede mejorar enormemente su mensaje. Pero las imágenes débiles literalmente harán que tu audiencia desvíe la mirada; una vez que eso suceda, será difícil recuperar su atención.

• Cree imágenes que sean fáciles de leer y atractivas a la vista. Siempre que sea posible, haga su punto con imágenes, no con palabras.
• Evite la trampa de diseñar sus imágenes para una gran pantalla de proyección. Su audiencia puede estar viendo la presentación en una ventana en una pantalla pequeña, incluso una tableta o un teléfono inteligente.
• Eso también significa que una presentación que funciona muy bien en una sala de conferencias o auditorio debe revisarse para el formato de seminario web. Las diapositivas se ven muy diferentes en una ventana de 5 pulgadas que en una pantalla de proyección de 15 pies.
• Asegúrese de que sus imágenes complementen el material en lugar de repetirlo.
• Mantenga la plantilla de la diapositiva simple para que la audiencia se centre en el contenido.
• Use una sola plantilla incluso si hay varios oradores.
• Use fuentes comunes para que pueda estar seguro de que se muestran correctamente.
• Use el pie de página para recordar a las personas sobre los hashtags y quién es el patrocinador del evento.

Establezca puntos de partida claros y únicos para el contenido de su seminario web: simplemente poner su propia marca en la información disponible en cualquier lugar de la web hará perder el tiempo a sus espectadores. Cree una llamada a la acción que ayude a la audiencia a obtener valor de sus consejos a corto plazo. La gratificación instantánea genera lealtad, ayuda a la identidad de su marca y anima a su audiencia a volver por más.

Sabe que Act-On puede ayudarlo a administrar todos los elementos de comunicación en torno a su seminario web, ¿no es así? ¿No? Entonces, visite el Centro de excelencia de Act-On para obtener más información sobre cómo Act-On puede ayudar a que sus eventos en línea y fuera de línea sean más exitosos.

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