¿Cómo escribir un correo electrónico de cancelación de evento?

1. ¿Qué es un correo electrónico de cancelación de evento?
2. ¿Cuándo debe escribir una carta de cancelación de evento?
3. ¿Por qué necesita escribir una carta de cancelación de evento?
4. Paso a paso: cómo escribir un correo electrónico de cancelación de evento

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Mailchimp: generador y remitente de correo electrónico
3. Reply.io: divulgación de correo electrónico personal, llamadas y tareas
4. Mailtrack: el enlace del correo electrónico abre el seguimiento
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¿Tiene una situación en la que tiene que cancelar un evento después de que las personas se registraron? ¿Tratando de encontrar la manera correcta de hacerlo? Pues usted ha venido al lugar correcto. Lo ayudaremos a escribir el correo electrónico correcto para cancelar su evento que no perjudique a su audiencia.

Este artículo proporcionará toda la información sobre la importancia del correo electrónico de cancelación de eventos. También te explicaremos cómo redactar el email de cancelación de un evento paso a paso. Entonces, ¡mantente firme y sigue leyendo!

¿Qué es un correo electrónico de cancelación de evento?

Escribir un correo electrónico de cancelación de evento puede ser una tarea difícil si no conoce las tácticas de escritura. Un correo electrónico que informa a la audiencia sobre la cancelación del evento se denomina correo electrónico de cancelación de evento. Idealmente, debe enviarse al menos unas semanas o meses antes. Puede contener información sobre el próximo evento. Además, muchas organizaciones han admitido que los correos electrónicos de cancelación son una de las cosas difíciles de escribir porque estás aplastando los sueños de muchos asistentes de asistir.

Cancelar un evento puede costarle a algunos de los asistentes que esperaban este evento. Por lo tanto, es importante tocar los acordes correctos en el correo electrónico y hacerles saber que realmente lamenta esto y, si es posible, brindar incentivos para el próximo evento, como un pequeño descuento o algo similar.

Contenido importante en un correo electrónico de cancelación de evento:

• Razones relevantes para la cancelación,
• Detalles del evento por qué se cancela,
• Otros pasos a seguir por un asistente,
• Reembolsos, si es necesario.

¿Cuándo debe escribir una carta de cancelación de evento?

Los correos electrónicos de cancelación deben enviarse a sus asistentes antes de que ocurra un evento. Debe indicar dónde se suponía que tendría lugar el evento, escribir la fecha, la hora y el lugar. Además, debe incluir detalles sobre la cancelación y por qué circunstancias inevitables se cerró. Debe enviarse lo antes posible antes del evento para que les dé tiempo a los asistentes a cambiar sus horarios.

Además, si hay alguna especulación sobre la cancelación, no envíe el correo electrónico. Es aconsejable informar a los solicitantes de registro solo después de que se haya tomado la decisión final. Pero no canceles un evento solo unos días antes del día del evento. Esto puede ser visto por los asistentes como poco profesional o anfitriones desorganizados.

También debe considerar el hecho de que algunos asistentes vienen de otros países para conferencias o seminarios internacionales y tienen reservas de vuelos y alojamiento. También hay que cancelarlos.

¿Por qué necesita escribir una carta de cancelación de evento?

Bueno, la razón principal para escribir una carta de cancelación de un evento es evidentemente obvia. Si no escribe un correo electrónico sobre un evento cancelado, perderá a todos los inscritos y asistentes. Nunca asistirán a ningún otro evento organizado por usted o su organización, empresa en el futuro.

En primer lugar, organice un evento solo si está seguro. Por supuesto, en caso de situaciones de cancelación, escribirás un breve correo electrónico explicando las circunstancias por las que los organizadores cancelan el evento. Pero debe asegurarse de que la gente entienda su razonamiento en caso de que sea realmente innegable.

Cuando las personas tengan preguntas o quejas sobre la cancelación, respóndelas con un tono explicativo simple y trata de hacerles entender la necesidad de cancelar.

Paso a paso: Cómo escribir un correo electrónico de cancelación de evento

Ahora que conoce toda la información sobre "qué", "cuándo" y "por qué", pasemos directamente a la guía paso a paso. Le explicaremos brevemente todo el procedimiento e intentaremos explicarle cada detalle. Para escribir un correo electrónico de cancelación, siga los pasos que se detallan a continuación:

Elige el formato adecuado para la carta de cancelación de tu evento

Hacer esto puede ser un poco desafiante ya que no sabe qué formato es mejor para su audiencia. Primero, repasemos lo básico. Hay dos tipos de formato, uno es formal, que requiere redacción profesional y está escrito para grandes eventos como webinars o seminarios internacionales, y el otro es el formato menos formal que incluye un enfoque amigable.

El formato menos formal puede usarse para eventos locales o fiestas, que no son tan grandes y se concentran en la audiencia local y la juventud. Los eventos oficiales deben seguir el formato formal para mantener el decoro en la oficina.

Informar a los destinatarios sobre la cancelación

Es de suma importancia que escriba una línea de asunto adecuada, como "Evento cancelado", "Evento cancelado" o "Cancelación desafortunada". Tales líneas de asunto resaltan el propósito de este evento (que el evento ha sido cancelado) y, por lo tanto, informa al destinatario al respecto.

Después de que la línea de asunto demuestre claramente el motivo de este correo electrónico, luego en el cuerpo, puede comenzar a describir el resto de los detalles, pero comience diciendo y agregando contenido como "el evento ha sido cancelado", "lamentablemente, el evento ha sido cancelado". ” y otras frases similares.

Da una razón por la cual el evento fue cancelado:

Mencione el motivo detalladamente en el correo electrónico. Esto debe ocupar el máximo espacio entre otros detalles en el cuerpo del correo electrónico. Aunque mencioné que debería ser una explicación “elaborada” y “detallada”, debería ser corta como máximo de 100-200 palabras. Trate de mantenerse profesional y al punto.

Escriba una disculpa por la cancelación del evento en su correo electrónico

Esta es una necesidad absoluta en el mensaje de cancelación de eventos. Una disculpa es imprescindible ya sea al comenzar unas pocas líneas o al agregarlas en el siguiente párrafo antes de explicar los motivos.

Puede escribir los siguientes ejemplos para disculparse:

• “Lamentamos informarle”,
• “En nombre del comité/organización, me disculpo”,
• “Por favor acepte nuestras más sinceras disculpas” y así sucesivamente.

Ofrecer una disculpa por la cancelación del evento es una de las partes más cruciales del correo electrónico sin la cual puede sonar grosero e irrespetuoso.

Emita los términos de reembolso en el mensaje de cancelación de su evento

En un correo electrónico de cancelación, un destinatario está buscando términos de reembolso o está listo para dispararle escribiendo un correo electrónico solicitando un reembolso. Esto puede generar tensión entre usted y su asistente debido al dinero, en la mayoría de los casos, el dinero actúa como la raíz de todas las disputas. Por lo tanto, mencione claramente los términos y condiciones del reembolso y cómo los participantes recibirán su dinero debido al evento cancelado .

Además, mencione el monto que se tomará como comisión o como tarifa de servicio. Una organización grande y renombrada que tomó una gran suma de dinero debe devolver el dinero como se indica en las normas y reglamentos.  

Termina la carta con agradecimiento.

Finalmente, después de escribir todo el correo electrónico, al final, escriba unas palabras de agradecimiento. Esto agregará un toque suave a su copia profesional y permitirá que su correo electrónico se vea elegante. Esta apreciación es importante para que los participantes sepan que el tiempo y el dinero que gastaron en el registro han sido considerados y valorados.

Puedes agregar oraciones como:

• Realmente apreciamos el tiempo que nos ha brindado,
• Su interés en esta conferencia es muy apreciado,
• Sentimos los inconvenientes causados,
• Fue un placer hablar con usted y le deseamos todo lo mejor.

Envía la carta lo antes posible.

La audiencia esperará con ansias este evento y se programará de acuerdo con él. Tal noticia de cancelación puede romperles el corazón, especialmente si se envía unos días antes del evento.

Para evitar todos los problemas, el anuncio de cancelación del evento debe hacerse mucho antes de la fecha real del evento. Y solo después de que se haya tomado la decisión final, envíe el correo electrónico de cancelación lo antes posible.

Los mejores ejemplos del correo electrónico de cancelación de eventos

Aquí hay algunos ejemplos que explicarán todos los puntos dados anteriormente. Es más fácil ver estos correos electrónicos visualmente después de leer todos esos consejos. Esto facilitará su tarea de escribir un aviso de cancelación de evento .

Los siguientes son algunos ejemplos de los correos electrónicos de cancelación de eventos:

  fuente

En el ejemplo anterior, la forma en que explicaron por qué se canceló el evento es muy buena y definitiva: ayuda a evitar confusiones. Además, han dado un enlace para el próximo evento.

Esta imagen es más como una plantilla, pero explica mucho sobre cómo disculparse, los motivos de la cancelación, las palabras de agradecimiento y muestra el próximo evento.

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El correo electrónico anterior proporciona a los participantes los detalles de cancelación junto con la información de financiación; esto es muy importante para cualquier campaña de correo electrónico. Es genial ser claro y conciso. Debe explicar en la cancelación del evento, por qué los participantes no pudieron asistir y cómo realizar el reembolso de inmediato.

Piense en todo el correo electrónico

Esperamos que este artículo haya resultado útil, ya que tratamos de explicar todos los aspectos de un correo electrónico de cancelación. Además, todos los pasos que se dan en el correo electrónico anterior deben usarse en el correo electrónico según el tipo de evento. Trate de mantenerlo lo más profesional posible y más amigable para eventos informales.

Además, cada vez que reciba un correo electrónico de los asistentes con consultas, intente responderles con la información requerida lo antes posible. Si no puede proporcionarles esa información, simplemente puede escribir que no tiene información al respecto en este momento y se lo hará saber en un período de tiempo determinado.

Además, siempre intente verificar dos veces el texto en busca de errores gramaticales, tipográficos y ortográficos antes de enviar el correo electrónico. Asegúrese de agregar toda la información relevante sobre el evento que se cancela y la información de contacto de la persona responsable o el anfitrión. Puede hacerlo agregando una firma en el pie de página del correo electrónico.

Al utilizar el servicio NEWOLDSTAMP , puede adjuntar la firma de correo electrónico con los datos de contacto y el banner profesional en un par de pasos simples.
Ahora que ya sabes cómo escribir un email de cancelación de evento, ¡ sé valiente y adelante!