8 pasos para crear, producir y promover un seminario web exitoso

Los seminarios web pueden ser una forma poderosa de llegar a nuevas audiencias, desarrollar asociaciones comerciales rentables y fortalecer las relaciones con los clientes existentes. Pueden respaldar múltiples esfuerzos estratégicos, incluido el conocimiento de la marca, la generación de prospectos, la capacitación y la educación, y el liderazgo intelectual. Durante la última década, los seminarios web han pasado de ser una herramienta de productividad que permite pequeños eventos de colaboración a un canal de contenido esencial para la mayoría de los especialistas en marketing B2B. De hecho, según el Content Marketing Institute, más del 60 % de los profesionales del marketing utilizan seminarios web como parte de sus programas de marketing de contenidos.

El poder de los seminarios web es claro: pueden brindar experiencias ricas y atractivas, crear interés, generar confianza y alentar a los participantes a dar el siguiente paso natural en su proceso de toma de decisiones. También tienen una gran longevidad porque se pueden aprovechar en muchos tipos diferentes de contenido:

• Un seminario web grabado se puede cargar como un video a través de canales como YouTube.
• Las diapositivas se pueden compartir en SlideShare.
• La transcripción se puede utilizar para crear publicaciones de blog y artículos.
• Las preguntas formuladas durante una sesión de preguntas y respuestas se pueden usar para generar ideas para aún más contenido.

Los seminarios web tienden a convertirse a una tasa más alta que muchos otros tipos de contenido porque las personas que asisten a ellos se han autoseleccionado por tener un desafío que resolver que es lo suficientemente importante como para intercambiar su tiempo, y consideran que el tema es lo suficientemente valioso como para proporcionar su información de contacto en intercambiar por acceso. Además, la fecha límite para registrarse indica algún grado de urgencia o necesidad. Además, uno en vivo es interactivo. Cuando los prospectos asisten a un seminario web, hacen preguntas y revisan los materiales de seguimiento, puede ser una señal de que están muy comprometidos y, por lo tanto, son un prospecto más atractivo.

Aquí hay ocho pasos que lo ayudarán a crear un seminario web exitoso y le proporcionarán una plantilla para desarrollar una campaña en curso.

1. Planifique su seminario web

La planificación de su seminario web es un paso esencial para garantizar que sea un éxito. Al desarrollar su plan, asegúrese de aclarar lo siguiente:

• Tu público objetivo
• El tema y el formato del evento.
• El programa de producción
• Cómo lo promocionarás

Su plan de seminario web lo ayudará a crear un evento que resuene con su público objetivo. También lo ayudará a administrar los detalles de producción y promoción del seminario web. Asegúrese de detallar los pasos principales necesarios para cumplir con su programa de producción, alcanzar las fechas clave y determinar los propietarios.

2. Crea tu seminario web

Producir un webinar no es tarea fácil. Cuando se disponga a crear su evento, asegúrese de que el seminario web cubra un tema de alto valor que resonará con su público objetivo. Idealmente, debe encontrar un presentador (o varios presentadores) que sean expertos en la materia y oradores atractivos. Al desarrollar su cronograma de producción detallado, debe permitir al menos tres o cuatro semanas para la producción y promoción del evento; He visto a proveedores promocionar con una anticipación de seis a ocho semanas. Deberá dedicar tiempo a crear correos electrónicos promocionales, una página de destino y la presentación del seminario web en sí. También puede tomar algún tiempo reclutar y administrar a los oradores que presentarán en su seminario web.

Cuando cree su correo electrónico promocional y sus páginas de destino, tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:

• Cree títulos persuasivos, líneas de asunto y llamadas a la acción. ¿Necesitas ayuda? Estos son algunos consejos para escribir mejores títulos y líneas de asunto, así como llamadas a la acción convincentes.
• Diríjase a un tipo específico de cliente potencial y personalice los mensajes según sus intereses. Obtenga más información sobre cómo (y por qué) crear un segmento de audiencia.
• Proporcione información para resolver problemas en lugar de simplemente tratar de vender un producto.
• Use oradores expertos que compartirán mejores prácticas y consejos específicos diseñados para brindar valor real.

3. Promocione su seminario web

El éxito de su seminario web dependerá en gran medida de su capacidad para correr la voz al respecto. El marketing por correo electrónico es una forma extremadamente efectiva de promocionar eventos en línea. De hecho, debe anticipar que el correo electrónico generará la gran mayoría de los registros. Como mínimo, planee enviar tres correos electrónicos antes del evento. Asegúrese de que sus correos electrónicos estén bien elaborados y adaptados al público objetivo del seminario web. También puede usar otros canales promocionales, como las redes sociales (publicaciones de blog, Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn, etc.) y mostrar publicidad para ayudar a promocionar su seminario web.

Durante la etapa de planificación de la promoción, para respaldar el éxito de su seminario web, es posible que desee trazar un mapa del proceso de uso de correos electrónicos antes y después del evento de esta manera:

• Envíe un correo electrónico de invitación al seminario web al segmento de la lista correspondiente.
• Los solicitantes de registro reciben un correo electrónico de confirmación. Los no registrados reciben una segunda invitación con un mensaje diferente.
• Los inscritos reciben un correo electrónico de recordatorio justo antes del seminario web.
• Envíe un mensaje de "gracias por asistir" a aquellos a los que se presentó con un enlace a la grabación.
• Envía un mensaje de "lo siento, te lo perdiste" a aquellos que se registraron y no se presentaron con un enlace a la grabación.

Es posible que también desee incluir cualquier otra actividad promocional en su mapa de procesos, como anuncios de búsqueda pagados, publicaciones de blog, redes sociales, promoción en sitios web de terceros, etc.

4. Organice su seminario web

Organizar el seminario web en vivo puede ser una experiencia atractiva y divertida. Hay logística previa al evento que requiere atención a los detalles, pero una vez que el seminario web esté en vivo, su moderador y oradores harán la mayor parte del trabajo. Su trabajo es asegurarse de que estén preparados para ofrecer una presentación atractiva a sus asistentes. Hay muchos servicios que facilitan el proceso, incluidos Citrix GoToWebinar, ON24 y Cisco WebEx.

5. Promociona tu webinar (otra vez)

Después de que se lleve a cabo su seminario web, debe hacer que esté disponible una versión bajo demanda. Puede promocionar esto a través de correo electrónico y canales sociales. Asegúrese de enviar un correo electrónico de seguimiento a las personas que se registraron, pero que no asistieron al seminario web en vivo. Considere agregar el on-demand a uno de una serie de correos electrónicos de crianza.

6. Use el seminario web para la generación de prospectos

Si la generación de prospectos es uno de sus objetivos comerciales, los seminarios web pueden ayudarlo a lograrlo. Definir un plan de seguimiento de los leads. Por ejemplo, el departamento de marketing debe hacer un seguimiento de las personas que se registraron para el evento, pero que no asistieron. Un simple correo electrónico que dirija a las personas a la versión a pedido del evento funciona bien e incluso puede incluir una pieza secundaria de contenido que se relacione con el tema del seminario web para brindarle a su audiencia otra oportunidad de interactuar más con su marca. Las ventas pueden hacer un seguimiento de los asistentes por teléfono y correo electrónico, pero asegúrese de que las ventas estén equipadas con un guión que haga referencia al tema del seminario web.

7. Medir el rendimiento del webinar

Como cualquier campaña de marketing, asegúrese de medir el rendimiento de su seminario web. Preste mucha atención a la cantidad de clientes potenciales generados por el seminario web y solicite comentarios de ventas sobre la calidad de estos clientes potenciales. Recuerde que muchos de estos clientes potenciales requerirán una atención continua.

8. Califique a sus inscritos (y su seminario web)

Puede otorgar diferentes puntajes a los clientes potenciales "atendidas" y "registradas". Si su plataforma de seminarios web muestra los datos, observe cuánto tiempo las personas se quedaron con la presentación. Podría dar a los clientes potenciales con la hora completa de tiempo de visualización una puntuación más alta. ¿Se quedó la mitad de tu audiencia en los primeros cinco minutos? ¿Nadie llegó a la mitad del camino? Esa es una señal de que la calidad de su seminario web no es la que debería ser, O que su título y promociones establecieron expectativas (de un tema, quizás) que no se cumplieron.

9. Producir seminarios web adicionales

Sus prospectos valorarán más sus seminarios web si se realizan con regularidad. Puede comenzar produciendo un seminario web por trimestre. Luego aumente a un seminario web por mes, o cada seis semanas, dependiendo de su carga de trabajo y sus resultados. Si los seminarios web están brindando clientes potenciales de la más alta calidad, analice por qué y haga más de lo que funciona... incluidos más seminarios web.

¿Quieres más información sobre cómo sacar el máximo partido a tus eventos online y offline? Eche un vistazo a esta guía gratuita para obtener aún más información sobre cómo organizar eventos efectivos en línea y en persona.