PTOポリシーの作成方法（+ PTOポリシーテンプレート）

あなたがビジネスオーナーであるならば、あなたは彼らに競争力のある給料を提供することによって価値があり才能のある候補者を引き付けることができます。 しかし、経済的な動機は別として、多くの人々は魅力的なPTOポリシーを等しく評価するでしょう。 考えてみると、仕事以外の生活を楽しむのに十分な休みをとることが私たちみんなの願いです。 したがって、雇用主として、あなたはスタッフに彼らに適したPTOフォーマットを提供するこの素晴らしい機会があります。

この記事では、PTOポリシーを作成するための実用的なヒントをいくつか紹介します。 その前に、まず、さまざまな種類のポリシーや法律がこの問題をどのように規制しているかなど、PTOおよびPTOポリシーの基本について説明します。

PTOおよびPTOポリシーとは何ですか？

有給休暇（PTO）は、従業員が仕事をしていない時間ですが、それでもこれらの時間に対して報酬が支払われます。 PTOは、以下を含む総称です。

• 休暇、
• 個人的な日、
• 病気休暇、
• 死別、
• 陪審義務、
• 産休と育児休暇、そして
• ボランティアの仕事。

そのため、従業員は休暇だけでなく、出産休暇や陪審員の職務などの他の目的でも休暇を取ることができます。

PTOポリシーは何を規制していますか？

現在、 PTOポリシーは以下を規制しています。

• 労働者が毎年取得するPTO日数の合計。
• 従業員がPTO日数を一括で取得するのか、それとも休日を取得できるのか。 発生により、労働者は時間の経過とともにPTOを獲得できます。 見越額は、従業員の勤続年数によって異なります。 労働者は、期限が切れる前に発生した休暇を使用できます。これは、暦年の終わりまたは就業記念年のいずれかになります。
• 従業員がロールオーバー未使用残高またはuse-it-or-lose-itポリシーに従わなければならない場合。 ロールオーバー未使用残高により、雇用主は労働者が翌年の残高に未使用日を追加することを許可します。 たとえば、従業員が1年に15日間のPTOを使用していて、使用日が10日しかない場合、この5日間のPTOを翌年に繰り越すことができます。 一方、use-it-or-lose-itポリシーは、労働者が1年に取得するすべてのPTO日数を使用する必要があることを意味します。 そうでなければ、彼らはこれらの日を失います。

さらに、PTOポリシーには、HR、スーパーバイザー、またはその他の人のように、休暇の承認を担当する人を明記する必要があります。 また、休暇を取る前に必要な時間が必要なため、従業員はいつ休暇を要求するかを知っておく必要があります。 たとえば、労働者は休暇に行く2週間前にリクエストを提出する必要があります。

PTOポリシーは、サラリーマンと時間給労働者で同じではないことに注意してください。 たとえば、時間外労働の資格があるため、時間給の従業員は無制限のPTOを取得できません。 それどころか、サラリーマンは残業を受け取ることができません。

3種類のPTOポリシー

雇用主の場合は、次のようなPTOポリシーがあることを確認してください。

1. 従来のPTO、
2. 柔軟なPTO、および
3. 無制限のPTO。

従来のPTO

企業が従来のPTOポリシーを選択する場合、休暇、病欠、個人的な日など、休日にいくつかの特定のカテゴリを作成します。 このように、従業員は休暇を要求するときに特定のカテゴリを選択する必要があります。

労働者にとって、従来のPTO規則の主な利点は、PTO日数が増えると、従業員が会社で働く時間が長くなることです。 したがって、従業員の離職率が減少し、雇用主にとって有益です。

ただし、主な欠点は、労働者が休暇を取る選択肢が限られているように感じる可能性があることです。 そのため、残高が増えないようにするために、労働者は休日を誤って報告する場合があります。

• どのような場合に、雇用主は従来のPTOポリシーを使用する必要がありますか？

雇用主が従業員が休暇をどのように使用しているか（どのような場合）を正確に知りたい場合。

柔軟なPTO

フレキシブルPTO（PTOバンク）は、PTO日の単一のプールです。 従業員は一定の休暇をとっており、最近は好きなように利用できます。 したがって、休暇、陪審義務、病欠などの明確なカテゴリはありません。

柔軟なPTOにより、従業員は自由に休日を自由に整理できます。 たとえば、働く親は、いくつかのスポーツイベントで子供たちをサポートするために休暇を利用することができます。

ただし、ここでの主な欠点は、雇用主が従業員のPTO日数の年間制限を設定することが難しい場合があることです。

• 雇用主はどのような場合に柔軟なPTOポリシーを使用する必要がありますか？

雇用主が行政に簡単に対処する方法を探している状況。

無制限のPTO

無制限のPTOポリシーにより、従業員は、マネージャーが最近の休暇を承認する限り、好きなだけ休暇を取ることができます。 一般に、企業がこのタイプのPTOルールを使用することはまだめったにありません。 したがって、このPTO形式を選択する企業は、多くの有能な従業員を引き付けるのです。

ただし、無制限のPTOポリシーの主な問題は、無制限のPTOが通常十分に活用されていないことを示す調査があることです。 これは、労働者が適切な休日数を選択するのが難しいと感じているためです。

• 雇用主はどのような場合に無制限のPTOポリシーを使用する必要がありますか？

無制限のポリシーは、雇用主が会社の財務を監視したい場合にうまく機能します。 従業員が無制限のPTOを持っている会社では、労働者は休日を稼ぐことができません。 したがって、従業員が退職した場合、雇用主は休暇の支払いを義務付けられていません。

ほとんどの企業はどのくらいのPTOを提供していますか？

現在、SHRMの調査によると、企業が選択するPTOポリシーの種類に関係なく、従業員が1年に受け取る平均日数は13日から26日です。 PTOカテゴリを分離する従来のポリシーと言えば、平均数は次のとおりです。

• 休暇は8〜22日、
• 病欠の場合は7〜19、および
• フルタイムの従業員のための4個人日。

最近は従業員の勤続期間に依存していることに注意することが重要です。

PTOは法律によってどのように規制されていますか？

雇用主は労働者に有給休暇を与える必要がありますか？ まあ、連邦と州のレベルがこの問題を異なって規制しているので、答えは変わる可能性があります。

FLSAによると、雇用主は、働いていない時間（休暇、個人の日、休日）について従業員に支払う義務はありません。 このようなメリットは、雇用主と従業員の間の合意によって異なります。

州レベルでは、PTO規制は州ごとに異なります。 州法は、未使用の休暇で何が起こるか、雇用主が労働者に支払いを義務付けられているかどうかなど、いくつかの問題を規制しています。 また、特定の州では、使用または紛失のポリシーは違法です。 それどころか、ワシントンのようないくつかの州では、雇用主は労働者に有給の病気休暇を提供することを要求されています。 州のリストと病欠規制の詳細は次のとおりです。

したがって、雇用主は、PTOポリシーを作成する際に、連邦法および州法に細心の注意を払う必要があります。

どうすれば有給休暇ポリシーを作成できますか？

PTOポリシーの最も重要な部分がわかったので、次に、会社で機能するPTOポリシーを作成するためのヒントをいくつか紹介します。

適切なPTO日数を決定します

ビジネスに従来のまたは柔軟なPTOポリシーを選択する場合は、従業員に与える適切なPTO日数を検討してください。 この決定をどのように行いますか？ あなたはあなたの業界や地理的地域の他の会社がこの問題にどのように対処しているかを発見するためにいくつかの調査をすることができます。

たとえば、一部の調査によると、非営利/財団セクターで働く従業員は、平均して年間17.5日の有給休暇を持っています。 政府および軍需産業の労働者は、平均して年間17。3日休みがあります。

さまざまな州と言えば、北東部の州（ニューヨーク、ニューハンプシャー、メイン）の中小企業経営者の平均PTOは年間11。4日です。 カリフォルニア州および西部の他の州では9.4PTO日が許可されていますが、南部および中西部の州では年間平均8。5日​​です。

また、適切なPTOルールを使用すると、最高の従業員が会社を辞めないようにすることができることにも注意してください。 方法は次のとおりです。会社で働く時間が長いほど、より多くの休暇で労働者に報酬を与えます。 そうすることで、従業員も自分たちの努力に対してより感謝されるようになります。

ロールオーバーオプションを決定する

PTOポリシーを作成するときは、ワーカーにロールオーバーオプションを許可するか、それともuse-it-or-lose-itポリシーを許可するかを選択することが重要です。

まず、一部の州ではPTOのロールオーバー計画が義務付けられているため、ロールオーバーオプションに関する州の規制を確認することを忘れないでください。 これがあなたの場所に当てはまる場合は、この主題に関する詳細を必ず書き留めてください。 次に、従業員は未使用のPTO日を次の就業記念日または暦年に繰り越す可能性がありますか？ 1つのオプションを選択し、それをPTOポリシーに追加します。

繰り返しになりますが、use-it-or-lose-itポリシーを選択した場合は、その情報をPTOポリシーに含めてください。 その上、あなたは時々あなたの従業員に彼らの休日を取り、彼らの貴重な休暇を失うのを防ぐように思い出させることができます。

PTO承認プロセスを設定する

労働者が使用できる日数やその他の貴重なオプションを決定したら、休暇を要求するためのいくつかの基本ルールを設定してください。

まず、従業員は休暇申請の提出期限を知る必要があります。 たとえば、労働者が5日以上かかりたい場合は、2週間前に休暇をとる必要があります。 休業日数が少ない場合は、利用の2日前に休業を申請することができます。

現在、これらのルールはすべてのタイプのPTOに適用されますが、特に病欠に焦点を当てましょう。 ホテルやレストランのようなビジネスで働くことは、通常、シフトで働くことを意味します。 このような作業環境では動的な作業が必要になるため、シフトに参加する従業員が少なくなると非常に問題が発生する可能性があります。 これらの状況を防ぐために、雇用主は病人を呼ぶための現実的な期限を設定する必要があります。 したがって、誰かのシフトを取る労働者を見つけるのは簡単になります。

さらに、PTOポリシーには、休日の承認を誰が担当するかを記載する必要があります。 会社の従業員数に応じて、これは人事部門、マネージャー、または雇用者のいずれかになります。

従業員にPTOの残高と見越額を確認させます

彼らの雇用主またはマネージャーとして、あなたがあなたのチームの休暇を追跡することは論理的です。 ただし、あなたとあなたのチームの間の信頼を高めるために、必ず従業員にPTOのバランスを確認させてください。

PTOの要求と承認にソフトウェアを使用している場合は、従業員に休暇を確認するためのアクセス権を付与します。 たとえば、この目的のために、休暇と休暇のトラッカーであるClockifyを試すことができます。 ここで、従業員は、下のスクリーンショットのように、休暇申請と見越額の変更を示す残高履歴を確認できます。

この例では、休暇のバランスを確認できます。 したがって、ユーザーが休暇申請を送信するたびに、このアクションがリストに追加されます。 また、マネージャーまたは管理者がリクエストを承認または拒否すると、残高履歴にはこれらのアクションも含まれます。

ポリシーがすべての法律および規制に準拠していることを確認してください

PTOポリシーに関しては、さまざまな州にさまざまな規制があることについてはすでに説明しました。 したがって、PTOポリシーを従業員と共有する前に、時間をかけて連邦、州、および地方の法律や規制を調べてください。 これは、ポリシーがすべての法律に準拠していることを確認するための最良の方法です。

さらに、あなたの会社が複数の管轄区域で労働者を雇用している場合は、権限のさまざまな領域の間に違いがあるかどうかを確認してください。

PTOポリシーを従業員ハンドブックに含める

貴重な情報は常に共有する必要があります。 したがって、PTOルールに関しては、従業員を暗闇に放置しないでください。 代わりに、PTOポリシーを従業員ハンドブックに追加してください。 新しい労働者があなたの会社で始めるときはいつでも、彼らは彼らが有給休暇について知る必要があるすべての詳細を持っているでしょう。

また、PTOについて質問がある場合は、従業員があなたのところに来ることができることを従業員に知らせてください。

PTOポリシーテンプレート

ビジネスに適したPTOポリシーを作成できるように、PTOポリシーテンプレートを作成しました。 以下のスクリーンショットでは、このテンプレートの一部を見ることができます。これは、以下のリンクからダウンロードできます。

PTOポリシーテンプレートをダウンロードする

このテンプレートに含まれる主なカテゴリは次のとおりです。

1. はじめに：簡単に言うと、ここでPTOとは何か、従業員が休日をいつ使い始めることができるかを説明します。 さらに、ポリシーのタイプ（従来型、柔軟、または無制限）を追加できます。
2. 見越およびロールオーバーポリシー：PTO日数を獲得できるのは誰か、および従業員が見越時間の使用を開始できる時期を説明します。 見越スケジュールも含める必要があります。 また、労働者が未使用のPTO日を持ち越すことを許可されているかどうかを明確にします。 もしそうなら、従業員が未使用の日を次の暦または就業記念年に繰り越すべきかどうか。 パートタイムとフルタイムの従業員の間に違いがあるかどうかを明確にします。
3. 病気休暇：一部の州では病気休暇が義務付けられているため、会社の場所に応じて、ここにそのデータを入力できます。
4. PTOの要求と承認：従業員が休暇を要求する方法と、誰がPTO日を承認するかを明確にするだけです。
5. 終了：従業員が会社を辞めた場合、未使用のPTO日数はどうなりますか？ このセクションで必ず説明してください。

結論

PTOポリシーを作成するときは、次のいくつかの決定を行う必要があります。

• まず、従業員に従来の、柔軟な、または無制限のPTO形式を提供するかどうかを判断する必要があります。
• 次に、あなたはあなたがあなたの労働者に彼らの休暇を稼ぐことを許可したいかどうか、あるいは彼らが年の初めに1つの合計を得るかどうかについて考える必要があるでしょう。
• また、未使用の休日を繰り越すオプションを従業員に提供するか、年末までにすべてのPTO日を使用する必要があるかを選択する必要があります。

さらに、PTOポリシーはすべてのレベルの法律に準拠する必要があるため、法律や規制に従うことが重要です。

独自のPTOポリシーを作成したら、それを従業員ハンドブックに必ず含めてください。 最後に、PTOについて質問や懸念がある場合は、従業員に連絡するように促します。