紙のタイムシートに対するデジタルの利点

世界中で非常に多くの仕事がオンラインになっているので、時間と仕事を追跡する習慣もそうです。 私たちは実用性と効率性を追求しており、特にプロセスは短時間ですが、時間の経過とともに蓄積されます（メールの消去など）。 今日、ほとんどの企業は紙のタイムシートでの作業を想像することはできません。デジタルタイムシートは非常に快適で使いやすいからです。

あなたがまだその有効性を確信していない人の中にいるなら、私たちはデジタルタイムシートがもたらす利点のリストをまとめました、そしてもちろん、彼らがあなたの仕事の生活を逆さまにする方法をまとめました。

紙のタイムシートとパンチカードの最大の問題

紙のタイムシートがどのようにお金、時間、エネルギーを消費するかを強調するために、例を使用します。 以下のタイムシートをご覧ください。

amherst.eduのタイムシートの例

紙のタイムシートが悪いと言っているわけではありませんが（一部の個人や企業にとっては、はるかにうまく機能します）、私たちは非常にデジタル化を推進しています。 上記のタイムシートはうまく記入されていますが、間違いにはいくつかの弱点があります。

もちろん、それらのデジタル版には独自の課題がありますが、時間内にはるかに簡単に捕らえられ、タイムシートの間違いをより簡単に最小限に抑えることができます。

彼らはあまりにも広い期間をカバーしています

2週間のタイムシートは珍しいことではありませんが、このような書面の形式である場合、人の就業時間についての詳細をあまり見ることができません。 あなたが得るのは数字といくつかの最低限の情報です。

あなたが自分の存在をより重視する仕事をしている場合、他の人があなたの仕事に依存していない場合、または単にあなたの給与を計算するために会計にタイムシートを提供する場合、これは問題ありません。

ヒューマンエラーと悪用の余地があります

タイムシートが手作業で記入され、ダウンタイムの記録のみに依存している場合、問題のいくつかの可能性があります。

• 人の手書きは判読できません。
• 彼らが時間を切り上げる方法は間違っており、時間エントリを危険にさらしています。
• 彼らは間違ってフィールドに記入します。
• スリップアップは簡単に作成できるため、給与の計算にはさらに焦点を当てる必要があります。
• 人は、タスクや休憩を書き留めることを忘れたり、意図的に省略したりすることができます。

紙のタイムシートを使用すると、システムをだます方法が常にあります。 私の古い職場の1つでは、タイムシート自体に記入していませんでしたが、メインドアとバックドア（休憩があった場所）に会社のIDカードリーダーがありました。 これらのカードリーダーはドアのロックを解除するので、システムはあなたが建物に出入りしたとき（仕事の開始と終了、および休憩をとったとき）を認識します。

言うまでもなく、すぐに5人のグループが煙の休憩を取り、1人が「この休憩は私にあります！」と言っているのを見ることができます。 ドアのロックを解除している間、残りの人はIDをスキャンしていませんでした（したがって、休憩は登録されていませんでした）。 多くの場合、雇用主は従業員の時間を追跡するための最良の方法を見つけるのに苦労しています。

話の教訓は次のとおりです。一部の人々はルールを回避する方法を見つけるでしょう、そしてあなたが損失に苦しんでいる間、時代遅れの計時システムは彼らにとってそれをはるかに簡単にします。

他の部門のための追加作業

マネージャーやチームリーダーにとって、紙のタイムシートは、プロジェクトの評価を行ったり、チームが全体的にどのように進んでいるかを確認したりする必要があるときに通過する悪夢のようなアーカイブになる可能性があります。 そして、彼らが建物に出入りした時間のような最低限の情報はあまり役に立ちません。 彼らにとっては、もう少し詳細なタイムエントリと集合的なタイムシートがはるかに便利です。

会計士の場合、この例のようなタイムシートは、その人がすでに給与を計算しているため、多くの時間を節約できるようです。 ただし、すべてが本のとおりであることを確認するために、会計士が再び計算を行うことを推測するのは安全です。 自分のソフトウェアや本に同じデータを入力することは言うまでもありません。 これは作業を2倍にするだけで、不必要にそうなります。

フリーランサーにとって、このようなタイムシートは彼らに不利益をもたらします。 クライアントは、プロセスと期限のある種の内訳を要求することがよくあります。 フリーランサーは必要なだけ情報を提供する権利を持っていますが、信頼の大部分は透明性に依存しています。 プロジェクトの各部分に1日あたりどのくらいの時間を費やしているかをクライアントに示すことができることは非常に貴重です。 それはより良い理解を構築し、あなたがあなたの率を正当化するのを助けます。

問題を見つけるのが遅すぎます

従業員があなたに近づき、チームメイトと何週間も抱えていた問題を提示するとします。 彼らは最初は何も言うことを躊躇し、自分たちで問題を解決したい、あるいは騒ぎを起こさないようにしたかった。 チームメイトは一貫してプロジェクトの彼らの部分に遅れ、言い訳を作り、標準以下の結果を出しました。 ここにはいくつかの大きな危険信号があります。

1. 問題は何週間もありましたが、あなたはそれに気づいていませんでした。
2. 従業員と対峙する証拠を収集するには、大量のタイムシートを確認する必要があります。
3. 締め切りが迫っている間は、新しいプロジェクトの見積もりを手動で行う必要があります。

フリーランサーの場合、問題は似ています。クライアントが期限を延期したい、または時間がかかりすぎたと非難します。 したがって、自分自身をバックアップするには、必要な情報を手動で検索して、すべての論文（または本）を調べるのにかなりの時間を費やす必要があります。 あなたがすべてを数え続けることを望んでいる間ずっと。

以上のことをすべて踏まえると、デジタルタイムシートとタイムトラッカーを導入するだけで、これらすべての問題を防ぎ、収益を10倍にすることができます。

デジタルタイムシートを使用する理由

このセクションでは、あなた（またはあなたのビジネス）にとってのデジタルタイムシートの複数の利点に焦点を当てます。 そして、リストの終わりまでに、単一のソフトウェアがいかに不可欠になるかがわかります。

タイムシートとタイムエントリを編集できます

デジタルタイムシートを使用すると、各タイムエントリの説明を編集するオプションがあります。 これは、そのエントリに関連するタスクに関する詳細を追加するのに最適です。 使用したツールやタスクの割り当て者などの情報。

同じことが紙のタイムシートで利用可能であると主張することはできますが、常に判読不能の問題があり、人々は同僚のためにパンチしたり記入したりします（時間の盗難のリスク）。 しかし、デジタルタイムトラッカーとタイムシートを使用すると、これらの問題に対する3つの解決策が得られます。

1. 紙の上よりもデジタルで時間エントリを削除して修正する方が簡単です。
2. 各従業員は独自のログイン資格情報を持っているため、お互いに時間を記録することはできません。
3. 雇用主は、ソフトウェア自体の編集オプションをロックできます。 これは、従業員が時間エントリを編集する前に承認を必要とすることを意味します。これは、時間の盗難を防ぐのに最適です。

Clockifyでのタイムエントリ編集

別のソフトウェアをインストールしたくないが、すべての人の時代のクリーンカットされたデジタル化されたアカウントを持つというアイデアが好きな人のためのタイムシートテンプレートも多数あります。

すべての人とすべてのより良い概要

これは透明性と説明責任の時代です。 そして、紙のタイムシートでは、そのような贅沢はありません。

デジタルタイムシートを使用すると、誰もがリアルタイムで何をしているかを確認できます。 特定の従業員を検索して、彼らの空き状況を確認し、プロジェクトの進捗状況を追跡し、作業時間が見積もりとどの程度一致しているかを確認する方がはるかに簡単です。

上記の例では、どの従業員がどのプロジェクトに取り組んでいるかを確認でき、特定の従業員のタイムシートを検索することもできます。

プロジェクトの見積もりを簡単に把握できます

すべてのプロジェクトでは、プロジェクトのあらゆる側面に影響を与える時間の見積もりを行う必要があります。プロジェクトの進行に合わせて予算を割り当てる方法、どのチームメイトが何に対応できるか、どのタスクが期限に影響を与えているか、優先順位がどのように変わるかなどです。

紙のタイムシートでは、プロジェクトが見積もりをどの程度順守しているかを追跡するのは難しい場合があります。 情報処理には遅れがあり、すべてを処理するのは単純に長く、負担がかかります。

一方、デジタルタイムキーピングは、すべてを瞬時に行います。 このソフトウェアは、必要な情報をできるだけ早く提供するように設計されています。 この場合の時間と予算の見積もりなど、必要な情報を入力すると、ソフトウェアは、従業員が入力したすべての時間を追跡し、それらを見積もりと比較できます。

Clockifyでプロジェクトの見積もりを追跡します。

プロジェクトの進行状況を追跡し、プロジェクトが進んでいるか遅れているかを確認するオプションがあります。 そして、それはあなたが望むときはいつでも、数分以内にその情報を届けます。 それはすべて、ソフトウェアにすべての面倒な作業を任せることの問題です。

問題を見つけやすくなります

見積もりについて言及した後、プロジェクトの遅延の問題と、デジタルタイムシートがそれらを防ぐのにどのように役立つかについて私たちが主張するのは論理的です。

締め切りが遅れる最大の理由は次のとおりです。

• 意欲や生産性の欠如;
• タスク割り当ての問題;
• 圧倒される従業員;
• 不当なクライアントリクエストなど。

これらの問題のほぼすべてがタイムシートの助けを借りて回避できると思いますか？

簡単だ。

誰かが一日の終わりにオフィスに出入りした時間を示すタイムシートだけを使用する代わりに、リアルタイムの追跡は、数日または数週間先に発生する問題を見つけるのに役立ちます。 誰かのタスクに時間がかかったり、必要以上に保留になったりした瞬間に、その場で行動して根本的な原因にたどり着くことができます。

言うまでもなく、クリックするだけでプロジェクト見積もりレポートを入手できると、特定の期限を数週間先まで満たすことが難しいかどうかを確認するのに役立ちます。 したがって、不快な遅れた電子メールや電話に直面する代わりに、クライアントに連絡してそれに応じて知らせることができます。

より正確な計時

デジタルタイムトラッカーを使用すると、タイムシートが必要なだけ詳細になります。

現代のタイムトラッカーはあなたに

• 時間エントリにラベルを付けることで、どのような種類の作業を行ったかがわかります

（会計、会議、開発、テスト、プロジェクトのブレーンストーミングなど）

• 使用している他のアプリとの統合

（Webブラウザ、会計ソフトウェア、プロジェクト管理ツールなど）

どちらのアカウントでも、作成する各エントリには、実行した作業の種類を指定するオプションがあります。 そして通常、あなたがしなければならないのは一度情報を入力することだけであり、それはあなたの将来のすべてのエントリに転送されます。

正確さに関して驚くべき利点の1つは、オンラインカレンダーから時間エントリを直接作成するオプションにあります。 そのようです：

上記のように、デジタルタイムトラッカーはカレンダーと連携して機能します。 2つを接続する場合、リストの特定のタスクの時間エントリにデータを手動で入力する必要はありません。 上の写真の「クライアントXとのミーティング」は、「再生」ボタンを1回クリックするだけで、そのタスクのタイマーを開始することを示しています。 完了すると、タイムエントリはタイムシートに直接表示されます。

それと同じくらい簡単です！

ヒューマンエラーの余地が少なく、関係者全員の煩わしさが軽減されます

紙のタイムシートの別の例を見てみましょう。

Psychology.illinois.eduの紙のタイムシートの例

これらは特定の目的に役立つと述べました。単に、給与計算を容易にするために働いた時間を書き留めるだけです。

同時に、これは、一部の（ほとんどではないにしても）人々がその時間枠でどのタイプのタスクが実行されていたかを尋ねるフィールドをざっと目を通すことを意味します。 さらに、監督者はこれらのタイムシートにすばやく署名してロットを確認し、後で使用するために取っておくこともできます。 また、読みやすい手書きが必要であり、損傷（紙の汚れや裂け目など）を回避する必要があります。

デジタルタイムシートでは、完成のほとんどが従業員と上司に依存していません。 時間のエントリを入力する必要がありますが、ソフトウェアが残りの作業を行います。給与の計算、情報の抽出、レポートの作成、特定のエントリの検索、さらには全員のタスクと作業に費やした時間の概要の表示です。

レポートはワンクリックでアクセスできます

最後になりましたが、プロジェクトの進捗状況を報告します。 前述のすべてのことで、ソフトウェアには、必要なすべての複雑でデータが豊富なビューを生成するのに十分な情報が提供されています。

• 誰がどのタスクと全体的なタスクの委任に取り組んだか。
• 時間は一般的に働いた。
• プロジェクトの進捗状況、残り時間、予算および費用。
• 時間の節約と時間の浪費。
• 請求可能な時間と請求不可能な時間など。

そして、クライアントとの関係には、このようなドキュメントが不可欠です。 タイムキーピングソフトウェアを使用すると、瞬く間にデジタルタイムシートからこれらすべての情報を取得できます。 これは、クライアントが朝一番にプロジェクトについての会議を希望していると電話をかけたときに便利です。

結論

デジタルタイムシートを持つことの利点は、数えるには多すぎます。 紙のタイムシートに残っているように見えるものだけを取り上げ、それらがどのようにあなたの仕事の生活を楽にすることができるかを説明することを望んでいます。 人為的エラーの余地が少なくなり、すべてのプロセスが高速化され、給与計算とプロジェクト追跡が容易になります…そして、デジタルトラッカーは時間とともにますます良くなっているように見えます。 では、近代化して多くのお金、時間、リソースを節約してみませんか？