Interne E-Mail-Signaturen: Die besten Tipps und Beispiele

1. Warum verwenden Unternehmen interne E-Mail-Signaturen?
2. Externe vs. interne E-Mail-Signatur
3. Was gehört in eine externe E-Mail-Signatur?
4. Eine interne E-Mail-Signatur sollte enthalten sein
5. Tipps zur Erstellung der besten internen E-Mail-Signatur
6. Wie implementiert man interne E-Mail-Signaturen?
7. Beste Beispiele für interne E-Mail-Signaturen

Das Signieren Ihrer E-Mails erscheint logisch. Aber wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen, werden Sie feststellen, dass es viele unsignierte Briefe gibt. Dennoch freut es den Rezipienten immer, zu wissen, mit wem er es zu tun hat, oder zumindest das Gefühl zu haben, dass auf der anderen Seite des Bildschirms eine reale Person sitzt.

In großen Unternehmen arbeiten Mitarbeiter oft in verschiedenen Gebäuden, Städten oder sogar Ländern. In solchen Fällen dient die E-Mail oft als einer der wichtigsten Kommunikationskanäle. Und es liegt im besten Interesse des Unternehmens, diese Kommunikation so effizient und bequem wie möglich zu gestalten.

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Warum Unternehmen interne E-Mail-Signaturen verwenden

Die Verwendung einer E-Mail-Signatur für die interne Kommunikation ist für Organisationen mit vielen Mitarbeitern wichtig. Es trägt dazu bei, Gespräche persönlicher und menschlicher zu gestalten, Professionalität zu wahren, indem es sich an Geschäftsstandards hält, und Mitarbeiter über die neuesten Unternehmensnachrichten zu informieren.

Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Ihre interne E-Mail-Kommunikation verbessern können.

Externe vs. interne E-Mail-Signatur

Viele Unternehmen verwenden dieselbe E-Mail-Fußzeile für externe und interne Nachrichten. Sehr oft bestehen E-Mails, die an Kollegen geschrieben werden, nur aus wenigen Wörtern, und die Fußzeile ist viel länger als der Inhalt der Nachricht selbst.

Best Practices für E-Mail-Signaturen schreiben jedoch vor, dass interne Signaturen so kurz wie möglich sein sollten, aber dennoch die wesentlichen Informationen über die Absender enthalten sollten.

Im Allgemeinen sollte Ihre organisationsinterne E-Mail-Signatur im Vergleich zu Ihrer externen E-Mail-Fußzeile sehr gering sein. In den meisten Fällen müssen Ihre Kollegen keine Werbebanner, Links zu sozialen Medien, Haftungsausschlüsse usw. sehen.

Was gehört in eine externe E-Mail-Signatur?

• Logo/Foto

Wir empfehlen, ein Foto von Ihnen in Ihre professionelle E-Mail-Signatur aufzunehmen, da dies eine gute Möglichkeit ist, Ihre E-Mail-Kommunikation zu personalisieren und bessere Beziehungen zu Ihrem Empfänger aufzubauen.

• Alle Kontaktdaten

Dazu gehören Name, Titel, Telefonnummer(n), E-Mail, Adresse, Firmenname und Website.

• Social-Media-Links

Fügen Sie diese Links hinzu, um Ihre soziale Präsenz und Ihre besten Inhalte bei der Zielgruppe mit der höchsten Chance auf eine Verbindung zu bewerben – den Empfängern, die Ihre E-Mails lesen.

• Haftungsausschluss (optional)

In einigen Ländern ist ein gesetzlicher Haftungsausschluss per E-Mail erforderlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen verschiedene globale Vorschriften einhält.

• Banner- oder CTA-Buttons (optional)

Möglicherweise möchten Sie Werbebanner in Ihren externen E-Mails verwenden, um Ihre Produkte, Dienstleistungen, Veranstaltungen, Zertifizierungen und Auszeichnungen in jeder von Ihnen gesendeten E-Mail zu bewerben.

Sehen Sie sich ein Beispiel für eine gute externe E-Mail-Signatur an.

Eine interne E-Mail-Signatur sollte enthalten

Wie bereits erwähnt, sollten Sie mit Ihrem internen E-Mail-Design klug umgehen, um die Kommunikation reibungslos und leicht verständlich zu gestalten. Halten Sie Ihre organisationsinterne Signatur minimalistisch und überlassen Sie den ganzen „Schnickschnack“ Ihrer externen.

Idealerweise sollte Ihre interne E-Mail-Fußzeile die folgenden Elemente enthalten:

• Foto

Genau wie bei einer externen Signatur ist ein Foto wichtig, um Ihre Kommunikation persönlicher zu gestalten. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie oder Ihr Team von verschiedenen Standorten aus arbeiten und sich nicht persönlich treffen können. Aber denken Sie daran, sich an Geschäftsstandards zu halten. Fotos vom Strand mit einem Glas Tequila sind im Geschäftsleben nicht akzeptabel.

• Name und Nachname

Sie werden überrascht sein, aber wir haben viele E-Mail-Signaturen gesehen, die nicht einmal den Namen des Absenders enthielten. Tu das nicht. Es ist besser, sowohl einen Vor- als auch einen Nachnamen anzugeben.

• Berufsbezeichnung

Fügen Sie Ihre Berufsbezeichnung und Abteilung hinzu. Dies hilft Ihrem Kollegen aus einer anderen Abteilung/einem anderen Standort zu verstehen, mit welcher Art von Person er es zu tun hat.

• Email

Sie denken vielleicht, dass das Hinzufügen einer E-Mail-Adresse zu einer E-Mail-Fußzeile sinnlos ist, da die Empfänger auf „Antworten“ klicken können, wenn sie Ihre E-Mail beantworten möchten. Einige E-Mail-Clients zeigen jedoch nur die Namen der Absender an, und wenn Ihre E-Mail weitergeleitet wird, sieht der nächste Empfänger den Namen, nicht die E-Mail-Adresse. Das Einfügen einer E-Mail-Adresse in Ihre Signatur kann auf lange Sicht allen Zeit sparen.

• Telefon

Fügen Sie die Nummer hinzu, unter der Sie am häufigsten erreichbar sind. Es ist besser zu vermeiden, viele Nummern in eine interne Signatur aufzunehmen.

• Standort optional)

Wenn Ihre Organisation über mehrere Büros verfügt, müssen Sie möglicherweise einen Standort hinzufügen, damit die Leser wissen, woher Ihre Nachricht stammt.

Hier ist ein Beispiel für eine gute organisationsinterne E-Mail-Signatur.

Tipps zur Erstellung der besten internen E-Mail-Signatur

Befolgen Sie diese einfachen Tipps, um Ihre interne E-Mail-Signatur attraktiv und professionell zu gestalten:

• Halten Sie sich an die Vorlage

Lassen Sie Mitarbeiter nicht unterschiedliche Vorlagen für ihre Unterschriften verwenden. Wenn Sie mehrere Signaturen für alle Mitarbeiter erstellen und verwalten möchten, ist es einfacher, E-Mail-Signaturgeneratoren wie Newoldstamp auszuprobieren.  

• Halten Sie es klar

Verwenden Sie nur die absolut notwendigen Angaben.

• Verwenden Sie 1-2 Schriftarten und Farben

Machen Sie sich nicht verrückt mit Schriftarten und Farben. Verwenden Sie 1-2 websichere Schriftarten und minimieren Sie die Farbpalette auf nur 2-3 Farben. Es ist immer eine gute Idee, sich an Ihre Unternehmensfarben zu halten.

• Verwenden Sie ein professionelles Foto

Verwenden Sie Fotos, die in einem professionellen Umfeld oder mit neutralem Hintergrund aufgenommen wurden.

• Organisieren Sie alle Elemente

Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Elemente oben stehen.

Wie implementiert man interne E-Mail-Signaturen?

Bei E-Mail-Fußzeilen geht es nicht nur um ihren visuellen Aspekt. Es gibt auch eine technische Seite, die ebenso wichtig ist.

Idealerweise sollten sowohl externe als auch interne Signaturen für verschiedene Geräte und Browser optimiert werden. Jede Signatur sollte rechtzeitig aktualisiert werden. Außerdem sollten alle Mitarbeiter in der Lage sein, zwei Arten von Signaturen für ausgehende und eingehende E-Mails zu verwenden. Und das ist in Organisationen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern nicht einfach zu erreichen. In solchen Fällen ist es schwierig, auf spezielle Software zu verzichten , die es ermöglicht, mehrere Signaturen von einem Dashboard aus zu erstellen, bereitzustellen und zu verwalten.

Die besten Beispiele für interne E-Mail-Signaturen

Jetzt möchten wir Ihnen einige der besten Beispiele für interne E-Mail-Signaturen zeigen. Lass dich inspirieren!

Fazit

E-Mail-Signaturen (intern, extern) sind eine hervorragende Möglichkeit, Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben, Kunden und Mitarbeiter aufzuklären, wertvolle Informationen zu teilen usw. Im Gegensatz zu externen E-Mail-Fußzeilen sollten die internen kürzer und minimalistischer sein.

Während es einfach sein mag, eine persönliche E-Mail-Signatur zu erstellen, ist es für große Organisationen mühsam, alle Signaturen im gesamten Unternehmen zu erstellen, bereitzustellen und zu aktualisieren, es sei denn, sie verwenden spezielle Software, mit der sie E-Mail-Signaturen für mehrere Benutzer einfach erstellen und verwalten können .

Wenn Sie also nach einer bequemen Möglichkeit suchen, E-Mail-Signaturen (extern und intern) in Ihrem Unternehmen zu entwerfen und zu kontrollieren, sind wir hier, um Ihnen zu helfen. Erfahren Sie mehr oder testen Sie die Software noch heute kostenlos.