내부 이메일 서명: 최고의 팁과 예

1. 회사에서 내부 이메일 서명을 사용하는 이유는 무엇입니까?
2. 외부 및 내부 이메일 서명
3. 외부 이메일 서명에 무엇을 포함해야 합니까?
4. 내부 이메일 서명에는 다음이 포함되어야 합니다.
5. 최고의 내부 이메일 서명을 만드는 방법에 대한 팁
6. 내부 이메일 서명을 구현하는 방법은 무엇입니까?
7. 최고의 내부 이메일 서명 예시

이메일에 서명하는 것이 논리적으로 보입니다. 그러나 받은 편지함을 확인하면 서명되지 않은 편지가 많이 있음을 알 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 받는 사람은 항상 자신이 누구와 거래하는지 알게 되거나 적어도 화면 반대편에 실제 사람이 있다는 느낌에 기뻐합니다.

대기업에서 직원은 종종 다른 건물, 도시 또는 국가에서 일합니다. 이러한 경우 이메일은 종종 가장 중요한 커뮤니케이션 채널 중 하나가 됩니다. 그리고 이 커뮤니케이션을 가능한 한 효율적이고 편리하게 만드는 것이 회사의 최선의 이익입니다.

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회사에서 내부 이메일 서명을 사용하는 이유는 무엇입니까?

직원이 많은 조직에서는 내부 커뮤니케이션에 이메일 서명을 사용하는 것이 중요합니다. 대화를 보다 개인적이고 인간답게 만들고, 비즈니스 표준을 준수하여 전문성을 유지하고, 직원에게 최신 회사 뉴스를 알립니다.

내부 이메일 커뮤니케이션을 개선하는 방법을 알아보려면 이 문서를 확인하세요.

외부 및 내부 이메일 서명

많은 회사에서 외부 및 내부 메시지에 동일한 이메일 바닥글을 사용합니다. 종종 동료에게 보낸 이메일은 몇 단어에 불과하고 바닥글은 메시지 자체의 내용보다 훨씬 깁니다.

그러나 이메일 서명 모범 사례에 따르면 내부 서명은 가능한 한 짧아야 하지만 발신자에 대한 필수 정보는 제공해야 합니다.

일반적으로 조직 내 이메일 서명은 외부 이메일 바닥글에 비해 매우 작아야 합니다. 대부분의 경우 동료는 프로모션 배너, 소셜 미디어 링크, 법적 고지 사항 등을 볼 필요가 없습니다.

외부 이메일 서명에 무엇을 포함해야 합니까?

• 로고/사진

이메일 커뮤니케이션을 개인화하고 받는 사람과 더 나은 관계를 구축하는 좋은 방법이므로 전문 이메일 서명에 자신의 사진을 포함하는 것이 좋습니다.

• 모든 연락처 정보

여기에는 이름, 직위, 전화번호, 이메일, 주소, 회사 이름 및 웹사이트가 포함됩니다.

• 소셜 미디어 링크

이 링크를 추가하여 귀하의 소셜 인지도와 최고의 콘텐츠를 연결할 가능성이 가장 높은 청중, 즉 귀하의 이메일을 읽는 수신자에게 홍보하십시오.

• 법적 면책 조항(선택 사항)

회사가 다양한 글로벌 규정을 준수하는지 확인하기 위해 일부 국가에서는 법적 이메일 면책 조항이 필요합니다.

• 배너 또는 CTA 버튼(선택사항)

외부 이메일에 프로모션 배너를 사용하여 보내는 모든 이메일에 제품, 서비스, 이벤트, 인증 및 상을 광고할 수 있습니다.

좋은 외부 이메일 서명의 예를 참조하십시오.

내부 이메일 서명에는 다음이 포함되어야 합니다.

앞서 언급했듯이 커뮤니케이션을 원활하고 소화하기 쉽게 하려면 내부 이메일 디자인을 현명하게 사용해야 합니다. 조직 내 서명을 최소한으로 유지하고 외부 서명을 위해 모든 "종소리와 휘파람"을 남겨 두십시오.

이상적으로 내부 이메일 바닥글에는 다음 요소가 포함되어야 합니다.

• 사진

외부 서명과 마찬가지로 사진은 커뮤니케이션을 보다 개인적으로 만드는 데 중요합니다. 이것은 귀하 또는 귀하의 팀이 다른 위치에서 작업하고 직접 만날 수 없을 때 매우 유용합니다. 그러나 비즈니스 표준을 고수해야 합니다. 테킬라 한 잔과 함께 해변에서 찍은 사진은 비즈니스에서 용납되지 않습니다.

• 이름 및 성

당신은 놀랄 것입니다. 그러나 우리는 보낸 사람의 이름조차 포함하지 않은 많은 이메일 서명을 보았습니다. 그러지 마세요. 이름과 성을 모두 포함하는 것이 좋습니다.

• 직위

직함과 부서를 추가하십시오. 이것은 다른 부서/지역의 동료가 어떤 유형의 사람을 상대하는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

• 이메일

이메일 바닥글에 이메일 주소를 추가하는 것은 무의미하다고 생각할 수 있습니다. 받는 사람이 이메일에 답장을 하고 싶을 때 "답장"을 클릭할 수 있기 때문입니다. 그러나 일부 이메일 클라이언트는 발신자 이름만 표시하며, 귀하의 이메일이 전달되면 다음 수신자에게는 이메일 주소가 아닌 이름이 표시됩니다. 서명에 이메일 주소를 포함하면 장기적으로 모든 사람의 시간을 절약할 수 있습니다.

• 핸드폰

가장 자주 연락할 수 있는 번호를 추가하십시오. 하나의 내부 서명에 많은 숫자를 포함하지 않는 것이 좋습니다.

• 위치(선택사항)

조직에 여러 사무실이 있는 경우 독자에게 메시지의 출처를 알 수 있도록 위치를 추가해야 할 수 있습니다.

다음은 조직 내 이메일 서명의 좋은 예입니다.

최고의 내부 이메일 서명을 만드는 방법에 대한 팁

내부 이메일 서명 구성을 매력적이고 전문적으로 유지하려면 다음과 같은 간단한 팁을 따르십시오.

• 템플릿에 충실

직원이 서명에 다른 템플릿을 사용하도록 허용하지 마십시오. 모든 직원에 대해 여러 서명을 만들고 관리하려는 경우 Newoldstamp와 같은 이메일 서명 생성기를 사용하는 것이 더 쉬울 것입니다.  

• 명확하게 유지

절대적으로 필요한 세부 정보만 사용하십시오.

• 1~2개의 글꼴 및 색상 사용

글꼴과 색상에 열광하지 마십시오. 1-2 개의 웹 안전 글꼴 을 사용하고 색상 팔레트를 2-3개의 색상으로 최소화합니다. 회사 색상을 고수하는 것은 항상 훌륭한 아이디어입니다.

• 전문가용 사진 사용

전문적인 환경이나 중립적인 배경에서 촬영한 사진을 사용하십시오.

• 모든 요소를 ​​정리

가장 중요한 요소를 맨 위에 놓으십시오.

내부 이메일 서명을 구현하는 방법은 무엇입니까?

이메일 바닥글은 시각적 측면에만 국한되지 않습니다. 똑같이 중요한 기술적 측면도 있습니다.

이상적으로는 외부 및 내부 서명 모두 다양한 장치와 브라우저에 최적화되어야 합니다. 모든 서명은 정시에 업데이트되어야 합니다. 또한 모든 직원은 아웃바운드 및 인바운드 이메일에 대해 두 가지 유형의 서명을 사용할 수 있어야 합니다. 수백 또는 수천 명의 직원이 있는 조직에서는 이를 달성하기가 쉽지 않습니다. 이러한 경우 하나의 대시보드에서 여러 서명을 생성, 배포 및 관리할 수 있는 특수 소프트웨어 없이는 수행하기 어렵습니다 .

최고의 내부 이메일 서명 예

이제 최고의 내부 이메일 서명 예를 보여 드리겠습니다. 영감을 얻으십시오!

결론

이메일 서명(내부, 외부)은 제품 또는 서비스를 홍보하고, 고객과 직원을 교육하고, 중요한 정보를 공유하는 등의 훌륭한 방법입니다. 외부 이메일 바닥글과 달리 내부 바닥글은 더 짧고 최소한이어야 합니다.

개인 전자 메일 서명을 만드는 것은 쉬울 수 있지만 대규모 조직의 경우 여러 사용자의 전자 메일 서명을 쉽게 만들고 관리할 수 있는 특수 소프트웨어를 사용하지 않는 한 회사 전체의 모든 서명을 만들고 배포하고 업데이트하기가 어렵습니다. .

따라서 회사 전체에서 이메일 서명(외부 및 내부)을 디자인하고 제어하는 ​​편리한 방법을 찾고 있다면 저희가 도와드리겠습니다. 지금 자세히 알아보거나 소프트웨어를 무료로 사용해 보십시오.