Signatures d'e-mails internes : les meilleurs conseils et exemples

1. Pourquoi les entreprises utilisent-elles des signatures email internes ?
2. Signature d'e-mail externe ou interne
3. Que faut-il inclure dans une signature email externe ?
4. Une signature électronique interne doit inclure
5. Conseils pour créer la meilleure signature d'e-mail interne
6. Comment mettre en place des signatures email internes ?
7. Meilleurs exemples de signatures d'e-mails internes

Signer vos e-mails semble logique. Mais si vous vérifiez votre boîte de réception, vous remarquerez qu'il y a beaucoup de lettres non signées. Néanmoins, les destinataires sont toujours ravis de savoir avec qui ils traitent, ou du moins de sentir qu'il y a une vraie personne de l'autre côté de l'écran.

Dans les grandes entreprises, les employés travaillent souvent dans des bâtiments, des villes ou même des pays différents. Dans de tels cas, le courrier électronique est souvent l'un des canaux de communication les plus importants. Et il est dans l'intérêt de l'entreprise de rendre cette communication aussi efficace et pratique que possible.

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Pourquoi les entreprises utilisent-elles des signatures électroniques internes ?

L'utilisation d'une signature électronique pour la communication interne est importante pour les organisations comptant de nombreux employés. Cela permet de rendre les conversations plus personnelles et humaines, de maintenir le professionnalisme en respectant les normes de l'entreprise et d'informer les employés des dernières nouvelles de l'entreprise.

Consultez cet article pour savoir comment améliorer votre communication interne par e-mail.

Signature d'e-mail externe ou interne

De nombreuses entreprises utilisent le même pied de page pour les messages externes et internes. Très souvent, les e-mails écrits à des collègues ne contiennent que quelques mots et le pied de page est beaucoup plus long que le contenu du message lui-même.

Cependant, les meilleures pratiques en matière de signature électronique dictent que les signatures internes doivent être aussi courtes que possible tout en fournissant les informations essentielles sur les expéditeurs.

En général, votre signature d'e-mail intra-organisationnelle doit être très minimale par rapport à votre pied de page d'e-mail externe. Dans la plupart des cas, vos collègues n'ont pas besoin de voir les bannières promotionnelles, les liens vers les réseaux sociaux, les mentions légales, etc.

Que mettre dans une signature mail externe ?

• Logo/photo

Nous vous recommandons d'inclure une photo de vous dans votre signature d'e-mail professionnelle, car c'est un bon moyen de personnaliser vos communications par e-mail et d'établir de meilleures relations avec votre destinataire.

• Toutes les coordonnées

Cela inclut un nom, un titre, un ou plusieurs numéros de téléphone, une adresse e-mail, une adresse, le nom de l'entreprise et un site Web.

• Liens vers les médias sociaux

Ajoutez ces liens pour promouvoir votre présence sociale et votre meilleur contenu auprès du public ayant le plus de chances de s'y connecter - les destinataires qui lisent vos e-mails.

• Mentions légales (facultatif)

Une clause de non-responsabilité légale par e-mail est requise dans certains pays pour garantir que l'entreprise se conforme aux diverses réglementations mondiales.

• Bannière ou boutons CTA (facultatif)

Vous pouvez utiliser des bannières promotionnelles dans vos e-mails externes pour annoncer vos produits, services, événements, certifications et récompenses dans chaque e-mail que vous envoyez.

Voir un exemple d'une bonne signature d'e-mail externe.

Une signature électronique interne doit inclure

Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous devez être intelligent avec la conception de votre e-mail interne pour rendre la communication fluide et facile à digérer. Gardez votre signature intra-organisationnelle minimaliste et laissez toutes les « cloches et sifflets » pour votre signature externe.

Idéalement, le pied de page de votre e-mail interne devrait inclure les éléments suivants :

• Photo

Tout comme une signature externe, une photo est importante pour personnaliser votre communication. Ceci est très utile lorsque vous ou votre équipe travaillez depuis différents endroits et que vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne. Mais rappelez-vous de vous en tenir aux normes commerciales. Les photos de la plage avec un verre de tequila sont inacceptables en affaires.

• Nom et surnom

Vous seriez surpris, mais nous avons vu de nombreuses signatures d'e-mails qui n'incluaient même pas le nom de l'expéditeur. Ne fais pas ça. Il est préférable d'inclure à la fois un nom et un prénom.

• Titre d'emploi

Ajoutez votre intitulé de poste et votre département. Cela aidera votre collègue d'un autre service/emplacement à comprendre à quel type de personne il a affaire.

• E-mail

Vous pensez peut-être qu'ajouter une adresse e-mail au pied de page d'un e-mail est inutile car les destinataires peuvent cliquer sur "Répondre" s'ils souhaitent répondre à votre e-mail. Cependant, certains clients de messagerie n'affichent que les noms des expéditeurs, et si votre e-mail est transféré, le prochain destinataire verra le nom, pas l'adresse e-mail. Inclure une adresse e-mail dans votre signature peut faire gagner du temps à tout le monde à long terme.

• Téléphoner

Ajoutez le numéro auquel vous êtes joignable le plus souvent. Il est préférable d'éviter d'inclure plusieurs chiffres dans une seule signature interne.

• Localisation optionnelle)

Si votre organisation a plusieurs bureaux, il peut être nécessaire d'ajouter un emplacement pour faire savoir aux lecteurs d'où vient votre message.

Voici un exemple de bonne signature email intra-organisationnelle.

Conseils pour créer la meilleure signature d'e-mail interne

Pour que la composition de votre signature électronique interne reste attrayante et professionnelle, suivez ces conseils simples :

• Respectez le modèle

Ne laissez pas les employés utiliser des modèles différents pour leurs signatures. Si vous cherchez à créer et à gérer plusieurs signatures pour tous les employés, il vous sera alors plus facile d'essayer des générateurs de signatures d'e-mails comme Newoldstamp.  

• Gardez-le clair

N'utilisez que les détails absolument nécessaires.

• Utilisez 1-2 polices et couleurs

Ne devenez pas fou avec les polices et les couleurs. Utilisez 1-2 polices sécurisées pour le Web et réduisez la palette de couleurs à seulement 2-3 couleurs. C'est toujours une excellente idée de s'en tenir aux couleurs de votre entreprise.

• Utilisez une photo professionnelle

Utilisez des photos prises dans un environnement professionnel ou avec un fond neutre.

• Organisez tous les éléments

Assurez-vous de mettre les éléments les plus importants en haut.

Comment mettre en place des signatures email internes ?

Les pieds de page des e-mails ne concernent pas seulement leur aspect visuel. Il y a aussi un côté technique qui est tout aussi important.

Idéalement, les signatures externes et internes doivent être optimisées pour divers appareils et navigateurs. Chaque signature doit être mise à jour à temps. De plus, tous les employés doivent pouvoir utiliser deux types de signatures pour les e-mails sortants et entrants. Et ce n'est pas facile à réaliser dans des organisations comptant des centaines ou des milliers de travailleurs. Dans de tels cas, il est difficile de se passer d'un logiciel spécial permettant de créer, de déployer et de gérer plusieurs signatures à partir d'un seul tableau de bord.

Meilleurs exemples de signatures d'e-mails internes

Maintenant, nous voulons vous montrer quelques-uns des meilleurs exemples de signatures d'e-mails internes. Être inspiré!

Conclusion

La signature d'e-mail (interne, externe) est un excellent moyen de promouvoir des produits ou des services, d'éduquer les clients et les employés, de partager des informations précieuses, etc. Contrairement aux pieds de page d'e-mails externes, les pieds de page internes doivent être plus courts et plus minimalistes.

Bien qu'il puisse être facile de créer une signature électronique personnelle, pour les grandes organisations, il est difficile de créer, de déployer et de mettre à jour toutes les signatures dans toute l'entreprise, à moins qu'elles n'utilisent un logiciel spécialisé qui leur permet de créer et de gérer facilement des signatures électroniques pour plusieurs utilisateurs. .

Donc, si vous cherchez un moyen pratique de concevoir et de contrôler les signatures d'e-mails (externes et internes) dans votre entreprise, nous sommes là pour vous aider. Découvrez-en plus ou essayez le logiciel gratuitement dès aujourd'hui.