Внутренние подписи электронной почты: лучшие советы и примеры

1. Почему компании используют внутренние электронные подписи?
2. Внешняя и внутренняя подпись электронной почты
3. Что включить во внешнюю подпись электронной почты?
4. Внутренняя подпись электронной почты должна включать
5. Советы по созданию лучшей внутренней электронной подписи
6. Как внедрить внутренние электронные подписи?
7. Лучшие примеры внутренней электронной подписи

Подписание ваших электронных писем кажется логичным. Но если вы проверите свой почтовый ящик, то заметите, что там много неподписанных писем. Тем не менее получателям всегда приятно знать, с кем они имеют дело, или хотя бы чувствовать, что по ту сторону экрана находится реальный человек.

В крупных компаниях сотрудники часто работают в разных зданиях, городах и даже странах. В таких случаях электронная почта часто служит одним из важнейших каналов связи. И в интересах компании сделать это общение максимально эффективным и удобным.

Загрузите наш отчет , чтобы узнать, как компании могут получить максимальную отдачу от общения на рабочем месте.

Почему компании используют внутренние электронные подписи?

Использование подписи электронной почты для внутренней связи важно для организаций с большим количеством сотрудников. Это помогает сделать разговоры более личными и человечными, поддерживать профессионализм, придерживаясь бизнес-стандартов, и информировать сотрудников о последних новостях компании.

Прочтите эту статью, чтобы узнать, как улучшить внутреннюю коммуникацию по электронной почте.

Внешняя и внутренняя подпись электронной почты

Многие компании используют один и тот же нижний колонтитул электронной почты для внешних и внутренних сообщений. Очень часто электронные письма, написанные коллегам, состоят всего из нескольких слов, а нижний колонтитул намного длиннее, чем содержание самого сообщения.

Однако лучшие практики подписи электронной почты требуют, чтобы внутренние подписи были как можно короче, но при этом содержали важную информацию об отправителях.

Как правило, ваша внутриорганизационная подпись электронной почты должна быть минимальной по сравнению с нижним колонтитулом вашей внешней электронной почты. В большинстве случаев вашим коллегам не нужно видеть рекламные баннеры, ссылки на социальные сети, правовые оговорки и т. д.

Что включить во внешнюю подпись электронной почты?

• Логотип/фото

Мы рекомендуем включить вашу фотографию в вашу профессиональную подпись электронной почты, так как это хороший способ персонализировать ваши сообщения электронной почты и наладить лучшие отношения с получателем.

• Вся контактная информация

Это включает в себя имя, должность, номер(а) телефона, адрес электронной почты, адрес, название компании и веб-сайт.

• Ссылки на социальные сети

Добавьте эти ссылки, чтобы продвигать свое присутствие в социальных сетях и ваш лучший контент среди аудитории с наибольшей вероятностью связаться с ним — получателей, которые читают ваши электронные письма.

• Правовая оговорка (необязательно)

В некоторых странах требуется юридический отказ от ответственности по электронной почте, чтобы гарантировать, что компания соблюдает различные международные правила.

• Баннер или кнопки CTA (необязательно)

Возможно, вы захотите использовать рекламные баннеры во внешних электронных письмах, чтобы рекламировать свои продукты, услуги, события, сертификаты и награды в каждом отправляемом вами электронном письме.

См. пример хорошей внешней электронной подписи.

Внутренняя подпись электронной почты должна включать

Как мы упоминали ранее, вы должны быть умны с дизайном внутренней электронной почты, чтобы общение было гладким и легким для восприятия. Сохраняйте минималистичную внутриорганизационную подпись и оставьте все «прибамбасы» для внешней.

В идеале нижний колонтитул внутреннего письма должен включать следующие элементы:

• Фото

Как и в случае с внешней подписью, фотография важна для того, чтобы сделать ваше общение более личным. Это очень полезно, когда вы или ваша команда работаете из разных мест и не можете встретиться друг с другом лично. Но не забывайте придерживаться бизнес-стандартов. Фото с пляжа за бокалом текилы недопустимо в бизнесе.

• Имя и фамилия

Вы удивитесь, но мы видели много электронных подписей, в которых даже не было имени отправителя. Не делай этого. Лучше указать и имя, и фамилию.

• Должность

Добавьте название должности и отдел. Это поможет вашему коллеге из другого отдела/места понять, с каким человеком он имеет дело.

• Эл. адрес

Вы можете подумать, что добавление адреса электронной почты в нижний колонтитул электронного письма бессмысленно, потому что получатели могут нажать «Ответить», если они хотят ответить на ваше письмо. Однако некоторые почтовые клиенты отображают только имена отправителей, и если ваша электронная почта будет переадресована, следующий получатель увидит имя, а не адрес электронной почты. Включение адреса электронной почты в вашу подпись может сэкономить время для всех в долгосрочной перспективе.

• Телефон

Добавьте номер, по которому с вами можно связаться чаще всего. Лучше избегать включения многих цифр в одну внутреннюю подпись.

• Местоположение (необязательно)

Если у вашей организации несколько офисов, может потребоваться добавить адрес, чтобы читатели знали, откуда приходит ваше сообщение.

Вот пример хорошей внутриорганизационной электронной подписи.

Советы о том, как сделать лучшую внутреннюю подпись электронной почты

Чтобы ваша внутренняя подпись электронной почты оставалась привлекательной и профессиональной, следуйте этим простым советам:

• Придерживайтесь шаблона

Не позволяйте сотрудникам использовать разные шаблоны для своих подписей. Если вы хотите создавать и управлять несколькими подписями для всех сотрудников, вам будет проще попробовать генераторы подписей электронной почты, такие как Newoldstamp.  

• Держите это ясно

Используйте только те детали, которые абсолютно необходимы.

• Используйте 1-2 шрифта и цвета

Не сходите с ума со шрифтами и цветами. Используйте 1-2 веб-шрифта и сократите цветовую палитру до 2-3 цветов. Всегда полезно придерживаться корпоративных цветов.

• Используйте профессиональное фото

Используйте фотографии, сделанные в профессиональной среде или на нейтральном фоне.

• Организуйте все элементы

Обязательно поместите самые важные элементы вверху.

Как внедрить внутренние электронные подписи?

Нижние колонтитулы электронной почты важны не только для визуального аспекта. Не менее важна и техническая сторона.

В идеале как внешние, так и внутренние подписи должны быть оптимизированы для различных устройств и браузеров. Каждая подпись должна обновляться вовремя. Кроме того, все сотрудники должны иметь возможность использовать два типа подписей для исходящих и входящих сообщений электронной почты. А этого нелегко добиться в организациях с сотнями или тысячами работников. В таких случаях сложно обойтись без специального программного обеспечения , позволяющего создавать, развертывать и управлять несколькими подписями с одного дашборда.

Лучшие примеры внутренней электронной подписи

Теперь мы хотим показать вам некоторые из лучших примеров внутренней электронной подписи. Вдохновиться!

Вывод

Подпись электронной почты (внутренняя, внешняя) — отличный способ продвигать продукты или услуги, обучать клиентов и сотрудников, делиться ценной информацией и т. д. В отличие от внешних колонтитулов электронной почты, внутренние должны быть короче и минималистичнее.

Хотя создать личную подпись электронной почты может быть легко, для крупных организаций очень сложно создавать, развертывать и обновлять все подписи во всей компании, если они не используют специализированное программное обеспечение, которое позволяет им легко создавать и управлять подписями электронной почты для нескольких пользователей. .

Итак, если вы ищете удобный способ разработки и управления подписями электронной почты (внешними и внутренними) в вашей компании, мы здесь, чтобы помочь. Узнайте больше или попробуйте программу бесплатно уже сегодня.