Assinaturas de e-mail internas: as melhores dicas e exemplos

1. Por que as empresas usam assinaturas internas de e-mail?
2. Assinatura de e-mail externa x interna
3. O que incluir em uma assinatura de e-mail externa?
4. Uma assinatura de e-mail interna deve incluir
5. Dicas de como fazer a melhor assinatura interna de e-mail
6. Como implementar assinaturas internas de e-mail?
7. Melhores exemplos de assinatura de e-mail interno

Assinar seus e-mails parece lógico. Mas se você verificar sua caixa de entrada, notará que há muitas cartas não assinadas. No entanto, os destinatários sempre gostam de saber com quem lidam, ou pelo menos sentir que há uma pessoa real do outro lado da tela.

Em grandes empresas, os funcionários geralmente trabalham em diferentes prédios, cidades ou mesmo países. Nesses casos, o e-mail geralmente serve como um dos canais de comunicação mais importantes. E é do interesse da empresa tornar essa comunicação o mais eficiente e conveniente possível.

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Por que as empresas usam assinaturas internas de e-mail?

Usar uma assinatura de e-mail para comunicação interna é importante para organizações com muitos funcionários. Ele ajuda a tornar as conversas mais pessoais e humanas, manter o profissionalismo seguindo os padrões de negócios e informar os funcionários sobre as últimas notícias da empresa.

Confira este artigo para saber como melhorar sua comunicação interna por e-mail.

Assinatura de e-mail externa x interna

Muitas empresas usam o mesmo rodapé de e-mail para mensagens externas e internas. Muitas vezes, e-mails escritos para colegas são apenas algumas palavras, e o rodapé é muito maior do que o conteúdo da mensagem em si.

No entanto, as práticas recomendadas de assinatura de e-mail determinam que as assinaturas internas sejam as mais curtas possível, mas ainda forneçam as informações essenciais sobre os remetentes.

Em geral, sua assinatura de e-mail intraorganizacional deve ser mínima em comparação com o rodapé de e-mail externo. Na maioria dos casos, seus colegas não precisam ver banners promocionais, links de mídia social, isenções de responsabilidade legais etc.

O que incluir em uma assinatura de e-mail externa?

• Logo/foto

Recomendamos incluir uma foto sua em sua assinatura de e-mail profissional, pois é uma boa maneira de personalizar suas comunicações por e-mail e construir melhores relacionamentos com seu destinatário.

• Todas as informações de contato

Isso inclui um nome, cargo, número(s) de telefone, e-mail, endereço, nome da empresa e site.

• Links de mídia social

Adicione esses links para promover sua presença social e seu melhor conteúdo para o público com maior chance de se conectar com ele – os destinatários que leem seus e-mails.

• Isenção de responsabilidade legal (opcional)

Um aviso legal de e-mail é exigido em alguns países para garantir que a empresa esteja em conformidade com vários regulamentos globais.

• Botões de banner ou CTA (opcional)

Você pode usar banners promocionais em seus e-mails externos para anunciar seus produtos, serviços, eventos, certificações e prêmios em todos os e-mails enviados.

Veja um exemplo de uma boa assinatura de e-mail externa.

Uma assinatura de e-mail interna deve incluir

Como mencionamos anteriormente, você deve ser inteligente com seu design de e-mail interno para tornar a comunicação suave e fácil de digerir. Mantenha sua assinatura intraorganizacional minimalista e deixe todos os “sinos e assobios” para a externa.

Idealmente, o rodapé do seu e-mail interno deve incluir os seguintes elementos:

• foto

Assim como com uma assinatura externa, uma foto é importante para tornar sua comunicação mais pessoal. Isso é muito útil quando você ou sua equipe trabalham em locais diferentes e não podem se encontrar pessoalmente. Mas lembre-se de seguir os padrões de negócios. Fotos da praia com um copo de tequila são inaceitáveis ​​nos negócios.

• Nome e sobrenome

Você ficaria surpreso, mas vimos muitas assinaturas de e-mail que nem incluíam o nome do remetente. Não faça isso. É melhor incluir um nome e um sobrenome.

• Cargo

Adicione seu cargo e departamento. Isso ajudará seu colega de outro departamento/local a entender com que tipo de pessoa está lidando.

• E-mail

Você pode pensar que adicionar um endereço de e-mail a um rodapé de e-mail é inútil porque os destinatários podem clicar em “Responder” se quiserem responder ao seu e-mail. No entanto, alguns clientes de e-mail exibem apenas os nomes dos remetentes e, se seu e-mail for encaminhado, o próximo destinatário verá o nome, não o endereço de e-mail. Incluir um endereço de e-mail em sua assinatura pode economizar tempo para todos a longo prazo.

• Telefone

Adicione o número pelo qual você pode ser contatado com mais frequência. É melhor evitar incluir muitos números em uma assinatura interna.

• Localização opcional)

Se sua organização tiver vários escritórios, pode ser necessário adicionar um local para que os leitores saibam de onde vem sua mensagem.

Aqui está um exemplo de uma boa assinatura de e-mail intraorganizacional.

Dicas de como fazer a melhor assinatura interna de e-mail

Para manter sua composição interna de assinatura de e-mail atraente e profissional, siga estas dicas simples:

• Atenha-se ao modelo

Não permita que os funcionários usem modelos diferentes para suas assinaturas. Se você deseja criar e gerenciar várias assinaturas para todos os funcionários, será mais fácil tentar geradores de assinatura de e-mail como o Newoldstamp.  

• Mantenha-o claro

Use apenas os detalhes que são absolutamente necessários.

• Use 1-2 fontes e cores

Não enlouqueça com fontes e cores. Use 1-2 fontes seguras para a Web e minimize a paleta de cores para apenas 2-3 cores. É sempre uma excelente ideia manter as cores corporativas.

• Use uma foto profissional

Use fotos tiradas em ambiente profissional ou com fundo neutro.

• Organize todos os elementos

Certifique-se de colocar os elementos mais importantes no topo.

Como implementar assinaturas de e-mail internas?

Rodapés de e-mail não são apenas sobre seu aspecto visual. Há também um lado técnico que é igualmente importante.

Idealmente, as assinaturas externas e internas devem ser otimizadas para vários dispositivos e navegadores. Cada assinatura deve ser atualizada a tempo. Além disso, todos os funcionários devem poder usar dois tipos de assinaturas para e-mails enviados e recebidos. E isso não é fácil de conseguir em organizações com centenas ou milhares de trabalhadores. Nesses casos, é difícil prescindir de um software especial que permita criar, implantar e gerenciar várias assinaturas a partir de um painel.

Melhores exemplos de assinatura de e-mail interno

Agora, queremos mostrar alguns dos melhores exemplos de assinatura de e-mail interno. Inspire-se!

Conclusão

A assinatura de e-mail (interna, externa) é uma excelente maneira de promover produtos ou serviços, educar clientes e funcionários, compartilhar informações valiosas, etc. Ao contrário dos rodapés de e-mail externos, os internos devem ser mais curtos e minimalistas.

Embora possa ser fácil criar uma assinatura de e-mail pessoal, para grandes organizações, é difícil criar, implantar e atualizar todas as assinaturas em toda a empresa, a menos que usem software especializado que permita criar e gerenciar facilmente assinaturas de e-mail para vários usuários .

Portanto, se você está procurando uma maneira conveniente de projetar e controlar assinaturas de e-mail (externas e internas) em sua empresa, estamos aqui para ajudar. Saiba mais ou experimente o software gratuitamente hoje mesmo.