Firmas de correo electrónico internas: los mejores consejos y ejemplos

1. ¿Por qué las empresas utilizan firmas de correo electrónico internas?
2. Firma de correo electrónico externa vs. interna
3. ¿Qué incluir en una firma de correo electrónico externa?
4. Una firma de correo electrónico interno debe incluir
5. Consejos sobre cómo hacer la mejor firma de correo electrónico interna
6. ¿Cómo implementar firmas internas de correo electrónico?
7. Los mejores ejemplos de firmas de correo electrónico internas

Firmar tus correos electrónicos parece lógico. Pero si revisa su bandeja de entrada, notará que hay muchas cartas sin firmar. Sin embargo, a los destinatarios siempre les agrada saber con quién tratan, o al menos sentir que hay una persona real al otro lado de la pantalla.

En las grandes empresas, los empleados suelen trabajar en diferentes edificios, ciudades o incluso países. En tales casos, el correo electrónico a menudo sirve como uno de los canales de comunicación más importantes. Y lo mejor para la empresa es hacer que esta comunicación sea lo más eficiente y conveniente posible.

Descargue nuestro informe para saber cómo las empresas pueden aprovechar al máximo las comunicaciones en el lugar de trabajo.

¿Por qué las empresas utilizan firmas de correo electrónico internas?

El uso de una firma de correo electrónico para la comunicación interna es importante para las organizaciones con muchos empleados. Ayuda a que las conversaciones sean más personales y humanas, mantiene el profesionalismo al cumplir con los estándares comerciales e informa a los empleados sobre las últimas noticias de la empresa.

Consulte este artículo para obtener información sobre cómo mejorar su comunicación interna por correo electrónico.

Firma de correo electrónico externa vs. interna

Muchas empresas utilizan el mismo pie de página de correo electrónico para los mensajes externos e internos. Muy a menudo, los correos electrónicos escritos a colegas son solo unas pocas palabras y el pie de página es mucho más largo que el contenido del mensaje en sí.

Sin embargo, las mejores prácticas de firma de correo electrónico dictan que las firmas internas deben ser lo más cortas posible pero aún así proporcionar la información esencial sobre los remitentes.

En general, su firma de correo electrónico dentro de la organización debe ser mínima en comparación con su pie de página de correo electrónico externo. En la mayoría de los casos, sus colegas no necesitan ver pancartas promocionales, enlaces de redes sociales, avisos legales, etc.

¿Qué incluir en una firma de correo electrónico externa?

• Logotipo/foto

Recomendamos incluir una foto suya en su firma de correo electrónico profesional, ya que es una buena manera de personalizar sus comunicaciones por correo electrónico y construir mejores relaciones con su destinatario.

• Toda la información de contacto

Esto incluye un nombre, cargo, número(s) de teléfono, correo electrónico, dirección, nombre de la empresa y sitio web.

• Enlaces de redes sociales

Agregue estos enlaces para promocionar su presencia social y su mejor contenido para la audiencia con la mayor posibilidad de conectarse con ellos: los destinatarios que leen sus correos electrónicos.

• Aviso legal (opcional)

En algunos países se requiere un descargo de responsabilidad legal por correo electrónico para garantizar que la empresa cumpla con varias regulaciones globales.

• Botones de banner o CTA (opcional)

Es posible que desee utilizar pancartas promocionales en sus correos electrónicos externos para publicitar sus productos, servicios, eventos, certificaciones y premios en cada correo electrónico que envíe.

Vea un ejemplo de una buena firma de correo electrónico externa.

Una firma de correo electrónico interno debe incluir

Como mencionamos anteriormente, debe ser inteligente con el diseño de su correo electrónico interno para que la comunicación sea fluida y fácil de digerir. Mantenga su firma dentro de la organización minimalista y deje todas las "campanas y silbatos" para su firma externa.

Idealmente, el pie de página de su correo electrónico interno debe incluir los siguientes elementos:

• Foto

Al igual que con una firma externa, una foto es importante para que su comunicación sea más personal. Esto es muy útil cuando usted o su equipo trabajan desde diferentes lugares y no pueden conocerse en persona. Pero recuerde ceñirse a los estándares comerciales. Las fotos de la playa con un vaso de tequila son inaceptables en los negocios.

• Nombre y apellido

Te sorprendería, pero vimos muchas firmas de correo electrónico que ni siquiera incluían el nombre del remitente. No hagas eso. Es mejor incluir tanto un nombre como un apellido.

• Título profesional

Agregue su cargo y departamento. Esto ayudará a su colega de otro departamento/ubicación a comprender con qué tipo de persona está tratando.

• Correo electrónico

Puede pensar que agregar una dirección de correo electrónico al pie de página de un correo electrónico no tiene sentido porque los destinatarios pueden hacer clic en "Responder" si quieren responder su correo electrónico. Sin embargo, algunos clientes de correo electrónico solo muestran los nombres de los remitentes y, si se reenvía su correo electrónico, el próximo destinatario verá el nombre, no la dirección de correo electrónico. Incluir una dirección de correo electrónico en su firma puede ahorrar tiempo para todos a largo plazo.

• Teléfono

Agregue el número en el que se le puede localizar con más frecuencia. Es mejor evitar incluir muchos números en una firma interna.

• Ubicación opcional)

Si su organización tiene varias oficinas, podría ser necesario agregar una ubicación para que los lectores sepan de dónde proviene su mensaje.

Este es un ejemplo de una buena firma de correo electrónico dentro de la organización.

Consejos sobre cómo hacer la mejor firma de correo electrónico interna

Para mantener la composición de su firma de correo electrónico interna atractiva y profesional, siga estos sencillos consejos:

• Apégate a la plantilla

No permita que los empleados usen diferentes plantillas para sus firmas. Si está buscando crear y administrar varias firmas para todos los empleados, le resultará más fácil probar los generadores de firmas de correo electrónico como Newoldstamp.  

• mantenlo claro

Utilice sólo aquellos detalles que sean absolutamente necesarios.

• Usa 1-2 fuentes y colores

No te vuelvas loco con las fuentes y los colores. Use 1-2 fuentes seguras para la web y minimice la paleta de colores a solo 2-3 colores. Siempre es una excelente idea ceñirse a los colores corporativos.

• Usa una foto profesional

Usa fotos tomadas en un entorno profesional o con un fondo neutro.

• Organiza todos los elementos

Asegúrate de poner los elementos más importantes en la parte superior.

¿Cómo implementar firmas de correo electrónico internas?

Los pies de página de correo electrónico no son solo sobre su aspecto visual. También hay un aspecto técnico que es igualmente importante.

Idealmente, tanto las firmas externas como las internas deben optimizarse para varios dispositivos y navegadores. Cada firma debe ser actualizada a tiempo. Además, todos los empleados deberían poder usar dos tipos de firmas para los correos electrónicos entrantes y salientes. Y esto no es fácil de lograr en organizaciones con cientos o miles de trabajadores. En tales casos, es difícil prescindir de un software especial que permita crear, implementar y administrar múltiples firmas desde un tablero.

Los mejores ejemplos de firmas de correo electrónico internas

Ahora, queremos mostrarle algunos de los mejores ejemplos de firmas de correo electrónico internas. ¡Inspírate!

Conclusión

La firma de correo electrónico (interna, externa) es una excelente manera de promocionar productos o servicios, educar a clientes y empleados, compartir información valiosa, etc. A diferencia de los pies de página de correo electrónico externos, los internos deben ser más cortos y minimalistas.

Si bien puede ser fácil crear una firma de correo electrónico personal, para las grandes organizaciones es complicado crear, implementar y actualizar todas las firmas en toda la empresa, a menos que usen un software especializado que les permita crear y administrar fácilmente firmas de correo electrónico para múltiples usuarios. .

Entonces, si está buscando una forma conveniente de diseñar y controlar las firmas de correo electrónico (externas e internas) en toda su empresa, estamos aquí para ayudarlo. Obtenga más información o pruebe el software de forma gratuita hoy.