Tanda Tangan Email Internal: Tips dan Contoh Terbaik

1. Mengapa perusahaan menggunakan tanda tangan email internal?
2. Tanda tangan email eksternal vs. internal
3. Apa yang harus disertakan dalam tanda tangan email eksternal?
4. Tanda tangan email internal harus menyertakan
5. Tips cara membuat tanda tangan email internal terbaik
6. Bagaimana menerapkan tanda tangan email internal?
7. Contoh tanda tangan email internal terbaik

Menandatangani email Anda tampaknya logis. Tetapi jika Anda memeriksa kotak masuk Anda, Anda akan melihat bahwa ada banyak surat yang tidak ditandatangani. Namun demikian, penerima selalu senang mengetahui dengan siapa mereka berurusan, atau setidaknya merasa bahwa ada orang yang nyata di sisi lain layar.

Di perusahaan besar, karyawan sering bekerja di gedung, kota, atau bahkan negara yang berbeda. Dalam kasus seperti itu, email sering berfungsi sebagai salah satu saluran komunikasi yang paling penting. Dan merupakan kepentingan terbaik perusahaan untuk membuat komunikasi ini seefisien dan senyaman mungkin.

Unduh laporan kami untuk mempelajari bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan komunikasi di tempat kerja mereka.

Mengapa perusahaan menggunakan tanda tangan email internal?

Menggunakan tanda tangan email untuk komunikasi internal penting bagi organisasi dengan banyak karyawan. Ini membantu membuat percakapan lebih pribadi dan manusiawi, menjaga profesionalisme dengan tetap berpegang pada standar bisnis, dan memberi tahu karyawan tentang berita perusahaan terbaru.

Lihat artikel ini untuk mempelajari cara meningkatkan komunikasi email internal Anda.

Tanda tangan email eksternal vs. internal

Banyak perusahaan menggunakan footer email yang sama untuk pesan eksternal dan internal. Sangat sering, email yang ditulis ke rekan kerja hanya beberapa kata, dan footer jauh lebih panjang daripada isi pesan itu sendiri.

Namun, praktik terbaik tanda tangan email menentukan bahwa tanda tangan internal harus sesingkat mungkin tetapi tetap memberikan informasi penting tentang pengirim.

Secara umum, tanda tangan email intra-organisasi Anda harus sangat minim dibandingkan dengan catatan kaki email eksternal Anda. Dalam kebanyakan kasus, kolega Anda tidak perlu melihat spanduk promosi, tautan media sosial, penafian hukum, dll.

Apa yang harus disertakan dalam tanda tangan email eksternal?

• Logo/foto

Sebaiknya sertakan foto diri Anda dalam tanda tangan email profesional Anda karena ini adalah cara yang baik untuk mempersonalisasi komunikasi email Anda dan membangun hubungan yang lebih baik dengan penerima Anda.

• Semua informasi kontak

Ini termasuk nama, jabatan, nomor telepon, email, alamat, nama perusahaan, dan situs web.

• Tautan media sosial

Tambahkan tautan ini untuk mempromosikan kehadiran sosial Anda dan konten terbaik Anda kepada audiens dengan peluang tertinggi untuk terhubung dengannya — penerima yang membaca email Anda.

• Penafian hukum (opsional)

Penafian email resmi diperlukan di beberapa negara untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi berbagai peraturan global.

• Tombol spanduk atau CTA (opsional)

Anda mungkin ingin menggunakan spanduk promosi di email eksternal Anda untuk mengiklankan produk, layanan, acara, sertifikasi, dan penghargaan Anda di setiap email yang Anda kirim.

Lihat contoh tanda tangan email eksternal yang bagus.

Tanda tangan email internal harus menyertakan

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Anda harus pintar dengan desain email internal Anda untuk membuat komunikasi lancar dan mudah dicerna. Jaga agar tanda tangan intra-organisasi Anda tetap minimalis dan tinggalkan semua "lonceng dan peluit" untuk yang eksternal Anda.

Idealnya, footer email internal Anda harus menyertakan elemen berikut:

• Foto

Sama seperti tanda tangan eksternal, foto penting untuk membuat komunikasi Anda lebih pribadi. Ini sangat membantu ketika Anda atau tim Anda bekerja dari lokasi yang berbeda dan tidak dapat bertemu satu sama lain secara langsung. Tapi ingat untuk tetap berpegang pada standar bisnis. Foto dari pantai dengan segelas tequila tidak dapat diterima dalam bisnis.

• Nama dan nama keluarga

Anda akan terkejut tetapi kami melihat banyak tanda tangan email yang bahkan tidak mencantumkan nama pengirimnya. Jangan lakukan itu. Lebih baik untuk memasukkan nama dan nama keluarga.

• Judul pekerjaan

Tambahkan jabatan dan departemen pekerjaan Anda. Ini akan membantu kolega Anda dari departemen/lokasi lain memahami tipe orang seperti apa yang mereka hadapi.

• Surel

Anda mungkin berpikir bahwa menambahkan alamat email ke footer email tidak ada gunanya karena penerima dapat mengklik "Balas" jika mereka ingin menjawab email Anda. Namun, beberapa klien email hanya menampilkan nama pengirim, dan jika email Anda diteruskan, penerima berikutnya akan melihat nama, bukan alamat email. Menyertakan alamat email dalam tanda tangan Anda dapat menghemat waktu untuk semua orang dalam jangka panjang.

• Telepon

Tambahkan nomor yang paling sering Anda hubungi. Sebaiknya hindari memasukkan banyak angka dalam satu tanda tangan internal.

• Lokasi (opsional)

Jika organisasi Anda memiliki beberapa kantor, mungkin perlu menambahkan lokasi untuk memberi tahu pembaca dari mana pesan Anda berasal.

Berikut adalah contoh tanda tangan email intra-organisasi yang baik.

Kiat tentang cara membuat tanda tangan email internal terbaik

Untuk menjaga komposisi tanda tangan email internal Anda tetap menarik dan profesional, ikuti tips sederhana ini:

• Tetap pada template

Jangan biarkan karyawan menggunakan templat yang berbeda untuk tanda tangan mereka. Jika Anda ingin membuat dan mengelola banyak tanda tangan untuk semua karyawan, maka Anda akan lebih mudah mencoba pembuat tanda tangan email seperti Newoldstamp.  

• Tetap jelas

Gunakan hanya detail yang benar-benar diperlukan.

• Gunakan 1-2 font dan warna

Jangan tergila-gila dengan font dan warna. Gunakan 1-2 font web-safe dan minimalkan palet warna menjadi hanya 2-3 warna. Itu selalu merupakan ide bagus untuk tetap berpegang pada warna perusahaan Anda.

• Gunakan foto profesional

Gunakan foto yang diambil di lingkungan profesional atau dengan latar belakang netral.

• Atur semua elemen

Pastikan untuk menempatkan elemen yang paling penting di atas.

Bagaimana cara menerapkan tanda tangan email internal?

Footer email tidak hanya tentang aspek visualnya. Ada juga sisi teknis yang tak kalah pentingnya.

Idealnya, tanda tangan eksternal dan internal harus dioptimalkan untuk berbagai perangkat dan browser. Setiap tanda tangan harus diperbarui tepat waktu. Plus, semua karyawan harus dapat menggunakan dua jenis tanda tangan untuk email keluar dan masuk. Dan ini tidak mudah dicapai dalam organisasi dengan ratusan atau ribuan pekerja. Dalam kasus seperti itu, sulit dilakukan tanpa perangkat lunak khusus yang memungkinkan pembuatan, penerapan, dan pengelolaan banyak tanda tangan dari satu dasbor.

Contoh tanda tangan email internal terbaik

Sekarang, kami ingin menunjukkan kepada Anda beberapa contoh tanda tangan email internal terbaik. Terinspirasi!

Kesimpulan

Tanda tangan email (internal, eksternal) adalah cara terbaik untuk mempromosikan produk atau layanan, mendidik klien dan karyawan, berbagi informasi berharga, dll. Tidak seperti footer email eksternal, footer internal harus lebih pendek dan lebih minimalis.

Meskipun mungkin mudah untuk membuat tanda tangan email pribadi, untuk organisasi besar, sulit untuk membuat, menyebarkan, dan memperbarui semua tanda tangan di seluruh perusahaan kecuali jika mereka menggunakan perangkat lunak khusus yang memungkinkan mereka dengan mudah membuat dan mengelola tanda tangan email untuk banyak pengguna .

Jadi, jika Anda mencari cara mudah untuk merancang dan mengontrol tanda tangan email (eksternal dan internal) di seluruh perusahaan Anda, kami siap membantu. Cari tahu lebih lanjut atau coba perangkat lunak gratis hari ini.