Firme e-mail interne: i migliori suggerimenti ed esempi

1. Perché le aziende utilizzano firme e-mail interne?
2. Firma e-mail esterna e interna
3. Cosa includere in una firma e-mail esterna?
4. Dovrebbe includere una firma e-mail interna
5. Suggerimenti su come creare la migliore firma e-mail interna
6. Come implementare le firme e-mail interne?
7. I migliori esempi di firme e-mail interne

Firmare le tue email sembra logico. Ma se controlli la tua casella di posta, noterai che ci sono molte lettere non firmate. Tuttavia, i destinatari sono sempre felici di sapere con chi hanno a che fare, o almeno di sentire che c'è una persona reale dall'altra parte dello schermo.

Nelle grandi aziende, i dipendenti lavorano spesso in edifici, città o persino paesi diversi. In questi casi, l'e-mail è spesso uno dei canali di comunicazione più importanti. Ed è nell'interesse dell'azienda rendere questa comunicazione il più efficiente e conveniente possibile.

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Perché le aziende utilizzano firme e-mail interne?

L'utilizzo di una firma e-mail per le comunicazioni interne è importante per le organizzazioni con molti dipendenti. Aiuta a rendere le conversazioni più personali e umane, a mantenere la professionalità attenendosi agli standard aziendali e a informare i dipendenti sulle ultime novità dell'azienda.

Dai un'occhiata a questo articolo per scoprire come migliorare la tua comunicazione e-mail interna.

Firma e-mail esterna e interna

Molte aziende utilizzano lo stesso piè di pagina e-mail per i messaggi esterni e interni. Molto spesso le email scritte ai colleghi sono solo poche parole e il footer è molto più lungo del contenuto del messaggio stesso.

Tuttavia, le migliori pratiche per le firme e-mail impongono che le firme interne siano il più brevi possibile ma forniscano comunque le informazioni essenziali sui mittenti.

In generale, la tua firma e-mail all'interno dell'organizzazione dovrebbe essere minima rispetto al tuo piè di pagina e-mail esterno. Nella maggior parte dei casi, i tuoi colleghi non hanno bisogno di vedere banner promozionali, link ai social media, disclaimer legali, ecc.

Cosa includere in una firma e-mail esterna?

• Logo/foto

Ti consigliamo di includere una tua foto nella tua firma e-mail professionale poiché è un buon modo per personalizzare le tue comunicazioni e-mail e costruire relazioni migliori con il destinatario.

• Tutte le informazioni di contatto

Ciò include nome, titolo, numero/i di telefono, e-mail, indirizzo, nome dell'azienda e sito web.

• Collegamenti ai social media

Aggiungi questi collegamenti per promuovere la tua presenza sui social e i tuoi contenuti migliori al pubblico con le maggiori possibilità di connettersi con esso: i destinatari che leggono le tue e-mail.

• Disclaimer legale (facoltativo)

In alcuni paesi è richiesto un disclaimer e-mail legale per garantire che l'azienda sia conforme a varie normative globali.

• Pulsanti Banner o CTA (opzionali)

Potresti voler utilizzare banner promozionali nelle tue e-mail esterne per pubblicizzare i tuoi prodotti, servizi, eventi, certificazioni e premi in ogni e-mail che invii.

Guarda un esempio di una buona firma e-mail esterna.

Dovrebbe includere una firma e-mail interna

Come accennato in precedenza, dovresti essere intelligente con il design della tua e-mail interna per rendere la comunicazione fluida e facile da digerire. Mantieni minimalista la tua firma intra-organizzativa e lascia tutti i "campanelli e fischietti" per quella esterna.

Idealmente, il piè di pagina interno dell'e-mail dovrebbe includere i seguenti elementi:

• Foto

Proprio come con una firma esterna, una foto è importante per rendere la tua comunicazione più personale. Questo è molto utile quando tu o il tuo team lavorate da luoghi diversi e non potete incontrarvi di persona. Ma ricorda di attenersi agli standard aziendali. Le foto dalla spiaggia con un bicchiere di tequila sono inaccettabili negli affari.

• Nome e cognome

Saresti sorpreso, ma abbiamo visto molte firme di posta elettronica che non includevano nemmeno il nome del mittente. Non farlo. È meglio includere sia un nome che un cognome.

• Titolo di lavoro

Aggiungi il tuo titolo di lavoro e il dipartimento. Questo aiuterà il tuo collega di un altro dipartimento/sede a capire con che tipo di persona ha a che fare.

• E-mail

Potresti pensare che aggiungere un indirizzo e-mail a un piè di pagina di un'e-mail sia inutile perché i destinatari possono fare clic su "Rispondi" se vogliono rispondere alla tua e-mail. Tuttavia, alcuni client di posta elettronica visualizzano solo i nomi dei mittenti e, se l'e-mail viene inoltrata, il destinatario successivo vedrà il nome, non l'indirizzo e-mail. Includere un indirizzo e-mail nella tua firma può far risparmiare tempo a tutti a lungo termine.

• Telefono

Aggiungi il numero al quale puoi essere raggiunto più spesso. È meglio evitare di includere molti numeri in una firma interna.

• Posizione opzionale)

Se la tua organizzazione ha diversi uffici, potrebbe essere necessario aggiungere una posizione per far sapere ai lettori da dove proviene il tuo messaggio.

Ecco un esempio di una buona firma e-mail all'interno dell'organizzazione.

Suggerimenti su come creare la migliore firma e-mail interna

Per mantenere la composizione della firma e-mail interna attraente e professionale, segui questi semplici suggerimenti:

• Attenersi al modello

Non consentire ai dipendenti di utilizzare modelli diversi per le proprie firme. Se stai cercando di creare e gestire più firme per tutti i dipendenti, troverai più facile provare i generatori di firme e-mail come Newoldstamp.  

• Tienilo chiaro

Usa solo quei dettagli che sono assolutamente necessari.

• Usa 1-2 caratteri e colori

Non impazzire con caratteri e colori. Usa 1-2 caratteri sicuri per il Web e riduci la tavolozza dei colori a soli 2-3 colori. È sempre un'ottima idea attenersi ai colori aziendali.

• Usa una foto professionale

Usa foto scattate in un ambiente professionale o con uno sfondo neutro.

• Organizza tutti gli elementi

Assicurati di mettere gli elementi più importanti in cima.

Come implementare le firme e-mail interne?

I piè di pagina delle email non riguardano solo il loro aspetto visivo. C'è anche un lato tecnico che è altrettanto importante.

Idealmente, sia le firme esterne che quelle interne dovrebbero essere ottimizzate per vari dispositivi e browser. Ogni firma dovrebbe essere aggiornata in tempo. Inoltre, tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di utilizzare due tipi di firme per le e-mail in uscita e in entrata. E questo non è facile da ottenere nelle organizzazioni con centinaia o migliaia di lavoratori. In questi casi, è difficile fare a meno di un software speciale che consente di creare, distribuire e gestire più firme da un'unica dashboard.

I migliori esempi di firme e-mail interne

Ora, vogliamo mostrarti alcuni dei migliori esempi di firme e-mail interne. Fatti ispirare!

Conclusione

La firma e-mail (interna, esterna) è un modo eccellente per promuovere prodotti o servizi, educare clienti e dipendenti, condividere informazioni preziose, ecc. A differenza dei piè di pagina e-mail esterni, quelli interni dovrebbero essere più brevi e minimalisti.

Sebbene possa essere facile creare una firma e-mail personale, per le grandi organizzazioni è difficile creare, distribuire e aggiornare tutte le firme dell'intera azienda a meno che non utilizzino software specializzato che consenta loro di creare e gestire facilmente firme e-mail per più utenti .

Quindi, se stai cercando un modo conveniente per progettare e controllare le firme e-mail (esterne e interne) nella tua azienda, siamo qui per aiutarti. Scopri di più o prova il software gratuitamente oggi stesso.