توقيعات البريد الإلكتروني الداخلية: أفضل النصائح والأمثلة

1. لماذا تستخدم الشركات توقيعات البريد الإلكتروني الداخلية؟
2. الخارجية مقابل التوقيع الداخلي للبريد الإلكتروني
3. ما الذي يجب تضمينه في توقيع البريد الإلكتروني الخارجي؟
4. يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني الداخلي
5. نصائح حول كيفية عمل أفضل توقيع داخلي للبريد الإلكتروني
6. كيف يتم تنفيذ توقيعات البريد الإلكتروني الداخلية؟
7. أفضل أمثلة توقيع البريد الإلكتروني الداخلي

توقيع رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك يبدو منطقيا. ولكن إذا قمت بفحص صندوق الوارد الخاص بك ، فستلاحظ وجود العديد من الأحرف غير الموقعة. ومع ذلك ، يسعد المستلمون دائمًا بمعرفة من يتعاملون معه ، أو على الأقل الشعور بوجود شخص حقيقي على الجانب الآخر من الشاشة.

في الشركات الكبيرة ، غالبًا ما يعمل الموظفون في مبانٍ أو مدن أو حتى بلدان مختلفة. في مثل هذه الحالات ، يعمل البريد الإلكتروني غالبًا كواحدة من أهم قنوات الاتصال. ومن مصلحة الشركة أن تجعل هذا الاتصال فعالاً ومريحًا قدر الإمكان.

قم بتنزيل تقريرنا لمعرفة كيف يمكن للشركات تحقيق أقصى استفادة من الاتصالات في مكان العمل.

لماذا تستخدم الشركات توقيعات البريد الإلكتروني الداخلية؟

يعد استخدام توقيع البريد الإلكتروني للاتصال الداخلي أمرًا مهمًا للمؤسسات التي بها العديد من الموظفين. فهو يساعد في جعل المحادثات شخصية وإنسانية أكثر ، والحفاظ على الاحتراف من خلال الالتزام بمعايير العمل ، وإبلاغ الموظفين بآخر أخبار الشركة.

راجع هذه المقالة للتعرف على كيفية تحسين اتصالات البريد الإلكتروني الداخلية الخاصة بك.

توقيع البريد الإلكتروني الخارجي في مقابل التوقيع الداخلي

تستخدم العديد من الشركات نفس تذييل البريد الإلكتروني للرسائل الخارجية والداخلية. في كثير من الأحيان ، تكون رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة إلى الزملاء مجرد كلمات قليلة ، ويكون التذييل أطول بكثير من محتوى الرسالة نفسها.

ومع ذلك ، فإن أفضل ممارسات توقيع البريد الإلكتروني تملي أن التوقيعات الداخلية يجب أن تكون قصيرة قدر الإمكان مع استمرار توفير المعلومات الأساسية عن المرسلين.

بشكل عام ، يجب أن يكون توقيع البريد الإلكتروني داخل المؤسسة ضئيلاً للغاية مقارنةً بتذييل البريد الإلكتروني الخارجي. في معظم الحالات ، لا يحتاج زملاؤك إلى رؤية اللافتات الترويجية وروابط وسائل التواصل الاجتماعي وإخلاء المسؤولية القانونية وما إلى ذلك.

ما الذي يجب تضمينه في توقيع البريد الإلكتروني الخارجي؟

• الشعار / الصورة

نوصي بتضمين صورة لك في توقيع البريد الإلكتروني المهني الخاص بك لأنه طريقة جيدة لتخصيص اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك وبناء علاقات أفضل مع المستلم الخاص بك.

• جميع معلومات الاتصال

يتضمن هذا الاسم والمسمى الوظيفي ورقم (أرقام) الهاتف والبريد الإلكتروني والعنوان واسم الشركة والموقع الإلكتروني.

• روابط وسائل التواصل الاجتماعي

أضف هذه الروابط لتعزيز حضورك الاجتماعي وأفضل محتوى لديك للجمهور الذي يتمتع بأكبر فرصة للتواصل معه - المستلمون الذين قرأوا رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

• إخلاء المسؤولية القانونية (اختياري)

مطلوب إخلاء مسؤولية قانوني عبر البريد الإلكتروني في بعض البلدان لضمان امتثال الشركة للوائح العالمية المختلفة.

• أزرار لافتة أو CTA (اختياري)

قد ترغب في استخدام لافتات ترويجية في رسائل البريد الإلكتروني الخارجية للإعلان عن منتجاتك وخدماتك وأحداثك وشهاداتك وجوائزك في كل بريد إلكتروني ترسله.

شاهد مثالاً على توقيع بريد إلكتروني خارجي جيد.

يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني الداخلي

كما ذكرنا سابقًا ، يجب أن تكون ذكيًا في تصميم بريدك الإلكتروني الداخلي لجعل الاتصال سلسًا وسهل الفهم. حافظ على توقيعك داخل المنظمة في أضيق الحدود واترك كل "الأجراس والصفارات" من أجل توقيعك الخارجي.

من الناحية المثالية ، يجب أن يتضمن تذييل بريدك الإلكتروني الداخلي العناصر التالية:

• صورة

كما هو الحال مع التوقيع الخارجي ، فإن الصورة مهمة لجعل اتصالاتك أكثر خصوصية. هذا مفيد للغاية عندما تعمل أنت أو فريقك من مواقع مختلفة ولا يمكنك مقابلة بعضكما البعض شخصيًا. لكن تذكر أن تلتزم بمعايير العمل. الصور من الشاطئ مع كأس من التكيلا غير مقبولة في الأعمال التجارية.

• اسم ولقب

ستندهش لكننا رأينا العديد من توقيعات البريد الإلكتروني التي لم تتضمن حتى اسم المرسل. لا تفعل ذلك. من الأفضل تضمين اسم ولقب.

• مسمى وظيفي

أضف المسمى الوظيفي والقسم. سيساعد هذا زميلك من قسم / موقع آخر على فهم نوع الشخص الذي يتعامل معه.

• البريد الإلكتروني

قد تعتقد أن إضافة عنوان بريد إلكتروني إلى تذييل البريد الإلكتروني لا طائل من ورائه لأن المستلمين يمكنهم النقر فوق "رد" إذا كانوا يريدون الرد على بريدك الإلكتروني. ومع ذلك ، فإن بعض عملاء البريد الإلكتروني يعرضون أسماء المرسلين فقط ، وإذا تمت إعادة توجيه بريدك الإلكتروني ، فسيرى المستلم التالي الاسم وليس عنوان البريد الإلكتروني. يمكن أن يؤدي تضمين عنوان بريد إلكتروني في توقيعك إلى توفير الوقت للجميع على المدى الطويل.

• هاتف

أضف الرقم الذي يمكن الوصول إليك من خلاله في أغلب الأحيان. من الأفضل تجنب تضمين العديد من الأرقام في توقيع داخلي واحد.

• موقع اختياري)

إذا كان لمؤسستك عدة مكاتب ، فقد يكون من الضروري إضافة موقع للسماح للقراء بمعرفة مصدر رسالتك.

فيما يلي مثال على توقيع بريد إلكتروني جيد داخل المؤسسة.

نصائح حول كيفية عمل أفضل توقيع داخلي للبريد الإلكتروني

للحفاظ على تكوين توقيع بريدك الإلكتروني الداخلي جذابًا واحترافيًا ، اتبع هذه النصائح البسيطة:

• التمسك بالقالب

لا تدع الموظفين يستخدمون قوالب مختلفة لتوقيعاتهم. إذا كنت تتطلع إلى عمل وإدارة توقيعات متعددة لجميع الموظفين ، فستجد أنه من الأسهل تجربة مولدات توقيع البريد الإلكتروني مثل Newoldstamp.  

• اجعلها واضحة

استخدم فقط تلك التفاصيل الضرورية للغاية.

• استخدم 1-2 من الخطوط والألوان

لا تكن مجنونًا بالخطوط والألوان. استخدم خطًا أو خطين آمنين للويب وقم بتصغير لوحة الألوان إلى 2-3 ألوان فقط. من الجيد دائمًا التمسك بألوان شركتك.

• استخدم صورة احترافية

استخدم الصور الملتقطة في بيئة احترافية أو بخلفية محايدة.

• تنظيم كل العناصر

تأكد من وضع العناصر الأكثر أهمية في الأعلى.

كيف يتم تنفيذ توقيعات البريد الإلكتروني الداخلية؟

لا تتعلق تذييلات البريد الإلكتروني بالجانب المرئي فقط. هناك أيضًا جانب تقني لا يقل أهمية.

من الناحية المثالية ، يجب تحسين كل من التوقيعات الخارجية والداخلية لمختلف الأجهزة والمتصفحات. يجب تحديث كل توقيع في الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون جميع الموظفين قادرين على استخدام نوعين من التوقيعات لرسائل البريد الإلكتروني الصادرة والواردة. وهذا ليس من السهل تحقيقه في المنظمات التي تضم مئات أو آلاف العاملين. في مثل هذه الحالات ، يصعب الاستغناء عن البرامج الخاصة التي تسمح بإنشاء ونشر وإدارة تواقيع متعددة من لوحة معلومات واحدة.

أفضل أمثلة توقيع البريد الإلكتروني الداخلي

الآن ، نريد أن نعرض لك بعضًا من أفضل أمثلة توقيع البريد الإلكتروني الداخلي. اشعل حماسك!

استنتاج

يعد توقيع البريد الإلكتروني (داخليًا ، خارجيًا) طريقة ممتازة للترويج للمنتجات أو الخدمات ، وتثقيف العملاء والموظفين ، ومشاركة المعلومات القيمة ، وما إلى ذلك. على عكس تذييلات البريد الإلكتروني الخارجية ، يجب أن تكون التذييلات الداخلية أقصر وأكثر بساطة.

في حين أنه قد يكون من السهل إنشاء توقيع بريد إلكتروني شخصي ، إلا أنه بالنسبة للمؤسسات الكبيرة ، فإنه من الصعب إنشاء ونشر وتحديث جميع التواقيع في الشركة بأكملها ما لم تستخدم برامج متخصصة تتيح لهم إنشاء وإدارة توقيعات البريد الإلكتروني بسهولة لعدة مستخدمين .

لذلك ، إذا كنت تبحث عن طريقة ملائمة لتصميم والتحكم في توقيعات البريد الإلكتروني (الخارجية والداخلية) عبر شركتك ، فنحن هنا لمساعدتك. اكتشف المزيد أو جرب البرنامج مجانًا اليوم.