内部电子邮件签名：最佳提示和示例

1. 为什么公司使用内部电子邮件签名？
2. 外部与内部电子邮件签名
3. 外部电子邮件签名中包含什么？
4. 内部电子邮件签名应包括
5. 如何制作最佳内部电子邮件签名的提示
6. 如何实现内部邮件签名？
7. 最佳内部电子邮件签名示例

签署您的电子邮件似乎合乎逻辑。 但是，如果您检查收件箱，您会注意到有许多未签名的信件。 尽管如此，接收者总是很高兴知道他们与谁打交道，或者至少觉得屏幕的另一边有一个真实的人。

在大公司，员工经常在不同的建筑物、城市甚至国家工作。 在这种情况下，电子邮件通常是最重要的沟通渠道之一。 让这种沟通尽可能高效和方便符合公司的最大利益。

下载我们的报告，了解公司如何充分利用工作场所的沟通。

为什么公司使用内部电子邮件签名？

对于拥有许多员工的组织来说，使用电子邮件签名进行内部通信非常重要。 它有助于使对话更加个性化和人性化，通过遵守业务标准来保持专业精神，并让员工了解最新的公司新闻。

查看这篇文章，了解如何改善您的内部电子邮件通信。

外部与内部电子邮件签名

许多公司对外部和内部消息使用相同的电子邮件页脚。 很多时候，写给同事的电子邮件只是几句话，页脚比邮件本身的内容长得多。

但是，电子邮件签名最佳实践要求内部签名应尽可能短，但仍提供有关发件人的基本信息。

一般来说，与您的外部电子邮件页脚相比，您的组织内部电子邮件签名应该非常少。 在大多数情况下，您的同事不需要看到促销横幅、社交媒体链接、法律免责声明等。

外部电子邮件签名中应包含哪些内容？

• 标志/照片

我们建议在您的专业电子邮件签名中包含您自己的照片，因为这是个性化您的电子邮件通信并与您的收件人建立更好关系的好方法。

• 所有联系信息

这包括姓名、职务、电话号码、电子邮件、地址、公司名称和网站。

• 社交媒体链接

添加这些链接以向最有可能与它联系的受众（阅读您的电子邮件的收件人）宣传您的社交存在和您的最佳内容。

• 法律免责声明（可选）

某些国家/地区要求提供合法的电子邮件免责声明，以确保公司遵守各种全球法规。

• 横幅或 CTA 按钮（可选）

您可能希望在外部电子邮件中使用促销横幅，在您发送的每封电子邮件中宣传您的产品、服务、活动、认证和奖励。

查看一个良好的外部电子邮件签名示例。

内部电子邮件签名应包括

正如我们之前提到的，您应该巧妙地设计内部电子邮件，以使沟通顺畅且易于消化。 保持您的组织内部签名简约，并将所有“花里胡哨”留给您的外部签名。

理想情况下，您的内部电子邮件页脚应包含以下元素：

• 照片

与外部签名一样，照片对于使您的交流更加个性化很重要。 当您或您的团队在不同地点工作并且无法亲自见面时，这非常有用。 但请记住遵守业务标准。 海滩上的照片和一杯龙舌兰酒在商业上是不可接受的。

• 名和姓

您会感到惊讶，但我们看到许多电子邮件签名甚至没有包含发件人的姓名。 不要那样做。 最好同时包含姓名和姓氏。

• 职称

添加您的职位和部门。 这将帮助您来自其他部门/地点的同事了解他们正在与哪种类型的人打交道。

• 电子邮件

您可能认为将电子邮件地址添加到电子邮件页脚是没有意义的，因为如果收件人想要回复您的电子邮件，他们可以单击“回复”。 但是，一些电子邮件客户端只显示发件人的姓名，如果您的电子邮件被转发，下一个收件人将看到姓名，而不是电子邮件地址。 从长远来看，在签名中包含电子邮件地址可以为每个人节省时间。

• 电话

添加最常联系到您的号码。 最好避免在一个内部签名中包含多个数字。

• 位置（可选）

如果您的组织有多个办公室，则可能需要添加一个位置以让读者知道您的消息来自哪里。

这是一个良好的组织内电子邮件签名示例。

有关如何制作最佳内部电子邮件签名的提示

为了使您的内部电子邮件签名组合具有吸引力和专业性，请遵循以下简单提示：

• 坚持模板

不要让员工为他们的签名使用不同的模板。 如果您希望为所有员工制作和管理多个签名，那么您会发现尝试像Newoldstamp 这样的电子邮件签名生成器会更容易。  

• 保持清晰

只使用那些绝对必要的细节。

• 使用 1-2 种字体和颜色

不要对字体和颜色发疯。 使用 1-2种网络安全字体，并将调色板最小化为 2-3 种颜色。 坚持你的企业色彩总是一个好主意。

• 使用专业照片

使用在专业环境或中性背景下拍摄的照片。

• 组织所有元素

确保将最重要的元素放在顶部。

如何实现内部电子邮件签名？

电子邮件页脚不仅仅是关于它们的视觉方面。 还有一个同样重要的技术方面。

理想情况下，外部和内部签名都应该针对各种设备和浏览器进行优化。 每个签名都应该及时更新。 此外，所有员工都应该能够对出站和入站电子邮件使用两种类型的签名。 这在拥有数百或数千名员工的组织中并不容易实现。 在这种情况下，如果没有允许从一个仪表板创建、部署和管理多个签名的特殊软件，就很难做到这一点。

最佳内部电子邮件签名示例

现在，我们想向您展示一些最好的内部电子邮件签名示例。 获得灵感！

结论

电子邮件签名（内部、外部）是推广产品或服务、教育客户和员工、共享有价值信息等的绝佳方式。与外部电子邮件页脚不同，内部电子邮件页脚应该更短、更简约。

虽然创建个人电子邮件签名可能很容易，但对于大型组织来说，制作、部署和更新整个公司的所有签名是一件很痛苦的事情，除非他们使用专门的软件，让他们可以轻松地为多个用户创建和管理电子邮件签名.

因此，如果您正在寻找一种方便的方式来设计和控制整个公司的电子邮件签名（外部和内部），我们随时为您提供帮助。 了解更多信息或立即免费试用该软件。