内部電子メール署名：最良のヒントと例

1.なぜ企業は内部の電子メール署名を使用するのですか？
2.外部と内部の電子メール署名
3.外部の電子メール署名に何を含めるか？
4.内部の電子メール署名には次のものを含める必要があります
5.最高の内部メール署名を作成するためのヒント
6.内部の電子メール署名を実装する方法は？
7.内部の電子メール署名の最良の例

メールに署名するのは理にかなっているようです。 ただし、受信トレイを確認すると、署名されていない文字がたくさんあることに気付くでしょう。 それにもかかわらず、受信者は常に自分が誰と取引しているのかを知っていること、または少なくとも画面の反対側に実在の人物がいることを感じて喜んでいます。

大企業では、従業員はさまざまな建物、都市、さらには国で働くことがよくあります。 このような場合、電子メールは多くの場合、最も重要なコミュニケーションチャネルの1つとして機能します。 そして、このコミュニケーションを可能な限り効率的かつ便利にすることが会社の最大の利益になります。

レポートをダウンロードして、企業が職場のコミュニケーションを最大限に活用する方法を学びましょう。

企業が内部の電子メール署名を使用するのはなぜですか？

多くの従業員を抱える組織にとって、内部コミュニケーションに電子メールの署名を使用することは重要です。 それは会話をより個人的で人間的なものにし、ビジネス基準に固執することによってプロ意識を維持し、そして最新の会社のニュースについて従業員に知らせるのを助けます。

内部の電子メール通信を改善する方法については、この記事を確認してください。

外部と内部の電子メール署名

多くの企業は、外部メッセージと内部メッセージに同じ電子メールフッターを使用しています。 多くの場合、同僚に宛てた電子メールはほんの数語であり、フッターはメッセージ自体の内容よりもはるかに長くなります。

ただし、電子メール署名のベストプラクティスでは、内部署名はできるだけ短くする必要がありますが、それでも送信者に関する重要な情報を提供します。

一般に、組織内の電子メール署名は、外部の電子メールフッターと比較して非常に最小限である必要があります。 ほとんどの場合、同僚は販促バナー、ソーシャルメディアリンク、法的免責事項などを見る必要はありません。

外部の電子メール署名に何を含めるか？

• ロゴ/写真

自分の写真をプロの電子メール署名に含めることをお勧めします。これは、電子メール通信をパーソナライズし、受信者とのより良い関係を構築するための良い方法です。

• すべての連絡先情報

これには、名前、役職、電話番号、電子メール、住所、会社名、およびWebサイトが含まれます。

• ソーシャルメディアリンク

これらのリンクを追加して、ソーシャルプレゼンスと最高のコンテンツを、それに接続する可能性が最も高いオーディエンス、つまりメールを読んだ受信者に宣伝します。

• 免責事項（オプション）

一部の国では、会社がさまざまな世界的な規制に準拠していることを確認するために、法的な電子メールの免責事項が必要です。

• バナーまたはCTAボタン（オプション）

外部の電子メールでプロモーションバナーを使用して、送信するすべての電子メールで製品、サービス、イベント、認定、および賞を宣伝することをお勧めします。

優れた外部電子メール署名の例を参照してください。

内部の電子メール署名には、

先に述べたように、コミュニケーションをスムーズで消化しやすいものにするために、内部の電子メールの設計を賢くする必要があります。 組織内の署名を最小限に抑え、すべての「ベルとホイッスル」を外部の署名に残します。

理想的には、内部の電子メールフッターに次の要素を含める必要があります。

• 写真

外部の署名と同様に、写真はコミュニケーションをより個人的なものにするために重要です。 これは、あなたやあなたのチームが異なる場所で働いていて、直接会うことができない場合に非常に役立ちます。 ただし、ビジネス標準に固執することを忘れないでください。 テキーラを一杯飲んだビーチからの写真は、ビジネスでは受け入れられません。

• 名前と苗字

驚かれることでしょうが、送信者の名前すら含まれていない電子メールの署名がたくさん見られました。 そうしないでください。 名前と名前の両方を含めることをお勧めします。

• 職名

役職と部署を追加します。 これは、別の部門/場所の同僚が、彼らが扱っている人のタイプを理解するのに役立ちます。

• Eメール

受信者があなたの電子メールに返信したい場合は「返信」をクリックできるので、電子メールフッターに電子メールアドレスを追加することは無意味だと思うかもしれません。 ただし、一部の電子メールクライアントには送信者の名前のみが表示され、電子メールが転送されると、次の受信者には電子メールアドレスではなく名前が表示されます。 署名に電子メールアドレスを含めると、長期的にはすべての人の時間を節約できます。

• 電話

最も頻繁に到達できる番号を追加します。 1つの内部署名に多くの番号を含めないようにすることをお勧めします。

• 任意の場所）

組織に複数のオフィスがある場合は、メッセージの送信元を読者に知らせるための場所を追加する必要がある場合があります。

これは、組織内の優れた電子メール署名の例です。

最高の内部メール署名を作成するためのヒント

内部の電子メール署名構成を魅力的でプロフェッショナルなものに保つには、次の簡単なヒントに従ってください。

• テンプレートに固執する

従業員が署名に異なるテンプレートを使用することを許可しないでください。 すべての従業員の複数の署名を作成および管理する場合は、 Newoldstampなどの電子メール署名ジェネレーターを試す方が簡単です。  

• 明確にしてください

絶対に必要な詳細のみを使用してください。

• 1〜2のフォントと色を使用する

フォントや色に夢中にならないでください。 1〜2のWebセーフフォントを使用し、カラーパレットを2〜3色に最小化します。 あなたの会社の色に固執することは常に素晴らしい考えです。

• プロの写真を使用する

プロの環境またはニュートラルな背景で撮影した写真を使用してください。

• すべての要素を整理する

最も重要な要素を一番上に配置してください。

内部の電子メール署名を実装する方法は？

メールフッターは、視覚的な側面だけではありません。 同様に重要な技術的側面もあります。

理想的には、外部署名と内部署名の両方をさまざまなデバイスとブラウザ用に最適化する必要があります。 すべての署名は時間どおりに更新する必要があります。 さらに、すべての従業員は、送信メールと受信メールに2種類の署名を使用できる必要があります。 そして、これは数百または数千の労働者を抱える組織で達成するのは簡単ではありません。 このような場合、 1つのダッシュボードから複数の署名を作成、展開、および管理できる特別なソフトウェアなしで実行することは困難です。

最高の内部電子メール署名の例

ここで、内部の電子メール署名の最良の例をいくつか紹介します。 インスピレーションを得ます！

結論

電子メールの署名（内部、外部）は、製品やサービスの宣伝、クライアントや従業員の教育、貴重な情報の共有などに最適な方法です。外部の電子メールフッターとは異なり、内部の電子メールフッターは短く、最小限に抑える必要があります。

個人の電子メール署名を作成するのは簡単かもしれませんが、大規模な組織では、複数のユーザーの電子メール署名を簡単に作成および管理できる専用のソフトウェアを使用しない限り、会社全体ですべての署名を作成、展開、および更新するのは面倒です。 。

したがって、会社全体で電子メールの署名（外部および内部）を設計および制御するための便利な方法を探している場合は、私たちがお手伝いします。 詳細を確認するか、ソフトウェアを今すぐ無料でお試しください。