內部電子郵件簽名：最佳提示和示例

1. 為什麼公司使用內部電子郵件簽名？
2. 外部與內部電子郵件簽名
3. 外部電子郵件簽名中包含什麼？
4. 內部電子郵件簽名應包括
5. 如何製作最佳內部電子郵件簽名的提示
6. 如何實現內部郵件簽名？
7. 最佳內部電子郵件簽名示例

簽署您的電子郵件似乎合乎邏輯。 但是，如果您檢查收件箱，您會注意到有許多未簽名的信件。 儘管如此，接收者總是很高興知道他們與誰打交道，或者至少覺得屏幕的另一邊有一個真實的人。

在大公司，員工經常在不同的建築物、城市甚至國家工作。 在這種情況下，電子郵件通常是最重要的溝通渠道之一。 讓這種溝通盡可能高效和方便符合公司的最大利益。

下載我們的報告，了解公司如何充分利用工作場所的溝通。

為什麼公司使用內部電子郵件簽名？

對於擁有許多員工的組織來說，使用電子郵件簽名進行內部通信非常重要。 它有助於使對話更加個性化和人性化，通過遵守業務標準來保持專業精神，並讓員工了解最新的公司新聞。

查看這篇文章，了解如何改善您的內部電子郵件通信。

外部與內部電子郵件簽名

許多公司對外部和內部消息使用相同的電子郵件頁腳。 很多時候，寫給同事的電子郵件只是幾句話，頁腳比郵件本身的內容長得多。

但是，電子郵件簽名最佳實踐要求內部簽名應盡可能短，但仍提供有關發件人的基本信息。

一般來說，與您的外部電子郵件頁腳相比，您的組織內部電子郵件簽名應該非常少。 在大多數情況下，您的同事不需要看到促銷橫幅、社交媒體鏈接、法律免責聲明等。

外部電子郵件簽名中應包含哪些內容？

• 標誌/照片

我們建議在您的專業電子郵件簽名中包含您自己的照片，因為這是個性化您的電子郵件通信並與您的收件人建立更好關係的好方法。

• 所有聯繫信息

這包括姓名、職務、電話號碼、電子郵件、地址、公司名稱和網站。

• 社交媒體鏈接

添加這些鏈接以向最有可能與它聯繫的受眾（閱讀您的電子郵件的收件人）宣傳您的社交存在和您的最佳內容。

• 法律免責聲明（可選）

某些國家/地區要求提供合法的電子郵件免責聲明，以確保公司遵守各種全球法規。

• 橫幅或 CTA 按鈕（可選）

您可能希望在外部電子郵件中使用促銷橫幅，在您發送的每封電子郵件中宣傳您的產品、服務、活動、認證和獎勵。

查看一個良好的外部電子郵件簽名示例。

內部電子郵件簽名應包括

正如我們之前提到的，您應該巧妙地設計內部電子郵件，以使溝通順暢且易於消化。 保持您的組織內部簽名簡約，並將所有“花里胡哨”留給您的外部簽名。

理想情況下，您的內部電子郵件頁腳應包含以下元素：

• 照片

與外部簽名一樣，照片對於使您的交流更加個性化很重要。 當您或您的團隊在不同地點工作並且無法親自見面時，這非常有用。 但請記住遵守業務標準。 海灘上的照片和一杯龍舌蘭酒在商業上是不可接受的。

• 名和姓

您會感到驚訝，但我們看到許多電子郵件簽名甚至沒有包含發件人的姓名。 不要那樣做。 最好同時包含姓名和姓氏。

• 職稱

添加您的職位和部門。 這將幫助您來自其他部門/地點的同事了解他們正在與哪種類型的人打交道。

• 電子郵件

您可能認為將電子郵件地址添加到電子郵件頁腳是沒有意義的，因為如果收件人想要回复您的電子郵件，他們可以單擊“回复”。 但是，一些電子郵件客戶端只顯示發件人的姓名，如果您的電子郵件被轉發，下一個收件人將看到姓名，而不是電子郵件地址。 從長遠來看，在簽名中包含電子郵件地址可以為每個人節省時間。

• 電話

添加最常聯繫到您的號碼。 最好避免在一個內部簽名中包含多個數字。

• 位置（可選）

如果您的組織有多個辦公室，則可能需要添加一個位置以讓讀者知道您的消息來自哪裡。

這是一個良好的組織內電子郵件簽名示例。

有關如何製作最佳內部電子郵件簽名的提示

為了使您的內部電子郵件簽名組合具有吸引力和專業性，請遵循以下簡單提示：

• 堅持模板

不要讓員工為他們的簽名使用不同的模板。 如果您希望為所有員工製作和管理多個簽名，那麼您會發現嘗試像Newoldstamp 這樣的電子郵件簽名生成器會更容易。  

• 保持清晰

只使用那些絕對必要的細節。

• 使用 1-2 種字體和顏色

不要對字體和顏色發瘋。 使用 1-2種網絡安全字體，並將調色板最小化為 2-3 種顏色。 堅持你的企業色彩總是一個好主意。

• 使用專業照片

使用在專業環境或中性背景下拍攝的照片。

• 組織所有元素

確保將最重要的元素放在頂部。

如何實現內部電子郵件簽名？

電子郵件頁腳不僅僅是關於它們的視覺方面。 還有一個同樣重要的技術方面。

理想情況下，外部和內部簽名都應該針對各種設備和瀏覽器進行優化。 每個簽名都應該及時更新。 此外，所有員工都應該能夠對出站和入站電子郵件使用兩種類型的簽名。 這在擁有數百或數千名員工的組織中並不容易實現。 在這種情況下，如果沒有允許從一個儀表板創建、部署和管理多個簽名的特殊軟件，就很難做到這一點。

最佳內部電子郵件簽名示例

現在，我們想向您展示一些最好的內部電子郵件簽名示例。 獲得靈感！

結論

電子郵件簽名（內部、外部）是推廣產品或服務、教育客戶和員工、分享有價值信息等的絕佳方式。與外部電子郵件頁腳不同，內部電子郵件頁腳應該更短、更簡約。

雖然創建個人電子郵件簽名可能很容易，但對於大型組織而言，製作、部署和更新整個公司的所有簽名是一件很痛苦的事情，除非他們使用專門的軟件，讓他們可以輕鬆地為多個用戶創建和管理電子郵件簽名.

因此，如果您正在尋找一種方便的方式來設計和控制整個公司的電子郵件簽名（外部和內部），我們隨時為您提供幫助。 了解更多信息或立即免費試用該軟件。