Semnături interne de e-mail: cele mai bune sfaturi și exemple

1. De ce companiile folosesc semnături interne de e-mail?
2. Semnătură de e-mail externă vs. internă
3. Ce să includeți într-o semnătură externă de e-mail?
4. O semnătură internă de e-mail ar trebui să includă
5. Sfaturi despre cum să faci cea mai bună semnătură internă de e-mail
6. Cum se implementează semnăturile interne de e-mail?
7. Cele mai bune exemple de semnături de e-mail interne

Semnarea e-mailurilor pare logică. Dar dacă vă verificați căsuța de e-mail, veți observa că există multe scrisori nesemnate. Cu toate acestea, destinatarii sunt întotdeauna încântați să știe cu cine au de-a face sau cel puțin să simtă că există o persoană reală de cealaltă parte a ecranului.

În companiile mari, angajații lucrează adesea în diferite clădiri, orașe sau chiar țări. În astfel de cazuri, e-mailul servește adesea ca unul dintre cele mai importante canale de comunicare. Și este în interesul companiei să facă această comunicare cât mai eficientă și convenabilă posibil.

Descărcați raportul nostru pentru a afla cum companiile pot profita la maximum de comunicările la locul de muncă.

De ce companiile folosesc semnături interne de e-mail?

Utilizarea unei semnături de e-mail pentru comunicarea internă este importantă pentru organizațiile cu mulți angajați. Ajută să facă conversațiile mai personale și mai umane, să mențină profesionalismul prin respectarea standardelor de afaceri și să informeze angajații despre cele mai recente știri ale companiei.

Consultați acest articol pentru a afla cum să vă îmbunătățiți comunicarea internă prin e-mail.

Semnătură de e-mail externă vs. internă

Multe companii folosesc același subsol de e-mail pentru mesajele externe și interne. Foarte des, e-mailurile scrise colegilor sunt doar câteva cuvinte, iar subsolul este mult mai lung decât conținutul mesajului în sine.

Cu toate acestea, cele mai bune practici de semnătură de e-mail impun ca semnăturile interne să fie cât mai scurte posibil, dar să ofere totuși informațiile esențiale despre expeditori.

În general, semnătura dvs. de e-mail intra-organizațională ar trebui să fie foarte minimă în comparație cu subsolul de e-mail extern. În cele mai multe cazuri, colegii tăi nu trebuie să vadă bannere promoționale, link-uri de rețele sociale, declinări legale etc.

Ce să includeți într-o semnătură externă de e-mail?

• Logo/fotografie

Vă recomandăm să includeți o fotografie a dvs. în semnătura dvs. de e-mail profesională, deoarece este o modalitate bună de a vă personaliza comunicările prin e-mail și de a construi relații mai bune cu destinatarul dvs.

• Toate informațiile de contact

Aceasta include un nume, titlu, numere de telefon, e-mail, adresă, numele companiei și site-ul web.

• Link-uri de social media

Adăugați aceste link-uri pentru a vă promova prezența socială și cel mai bun conținut pentru publicul cu cele mai mari șanse de a intra în legătură cu acesta - destinatarii care vă citesc e-mailurile.

• Declinarea răspunderii juridice (opțional)

În unele țări este necesară o declarație legală de declinare a răspunderii prin e-mail pentru a se asigura că compania respectă diverse reglementări globale.

• Butoane banner sau CTA (opțional)

Poate doriți să utilizați bannere promoționale în e-mailurile externe pentru a vă promova produsele, serviciile, evenimentele, certificările și premiile în fiecare e-mail pe care îl trimiteți.

Vedeți un exemplu de semnătură de e-mail externă bună.

O semnătură internă de e-mail ar trebui să includă

După cum am menționat mai devreme, ar trebui să fiți inteligent cu designul dvs. de e-mail intern pentru a face comunicarea lină și ușor de digerat. Păstrați-vă semnătura intra-organizațională minimalistă și lăsați toate „clopotele și fluierele” pentru cea externă.

În mod ideal, subsolul de e-mail intern ar trebui să includă următoarele elemente:

• Fotografie

La fel ca în cazul unei semnături externe, o fotografie este importantă pentru a vă face comunicarea mai personală. Acest lucru este foarte util atunci când tu sau echipa ta lucrezi din locații diferite și nu te poți întâlni personal. Dar nu uitați să respectați standardele de afaceri. Fotografiile de pe plajă cu un pahar de tequila sunt inacceptabile în afaceri.

• Numele și prenumele

Ai fi surprins, dar am văzut multe semnături de e-mail care nici măcar nu includeau numele expeditorului. Nu face asta. Este mai bine să includeți atât un nume, cât și un prenume.

• Denumirea funcției

Adăugați titlul postului și departamentul dvs. Acest lucru îl va ajuta pe colegul tău din alt departament/locație să înțeleagă cu ce tip de persoană are de-a face.

• E-mail

S-ar putea să credeți că adăugarea unei adrese de e-mail la subsolul unui e-mail este inutilă, deoarece destinatarii pot face clic pe „Răspunde” dacă doresc să vă răspundă la e-mail. Cu toate acestea, unii clienți de e-mail afișează numai numele expeditorilor, iar dacă e-mailul dvs. este redirecționat, următorul destinatar va vedea numele, nu adresa de e-mail. Includerea unei adrese de e-mail în semnătură poate economisi timp pentru toată lumea pe termen lung.

• Telefon

Adăugați numărul la care puteți fi contactat cel mai des. Este mai bine să evitați includerea mai multor numere într-o singură semnătură internă.

• Locație (opțional)

Dacă organizația dvs. are mai multe birouri, ar putea fi necesar să adăugați o locație pentru a informa cititorii de unde provine mesajul dvs.

Iată un exemplu de semnătură bună de e-mail intra-organizațională.

Sfaturi despre cum să faci cea mai bună semnătură internă de e-mail

Pentru a menține compoziția internă a semnăturii dvs. de e-mail atractivă și profesionistă, urmați aceste sfaturi simple:

• Respectați șablonul

Nu lăsați angajații să folosească șabloane diferite pentru semnăturile lor. Dacă doriți să creați și să gestionați mai multe semnături pentru toți angajații, atunci vă va fi mai ușor să încercați generatoare de semnături de e-mail precum Newoldstamp.  

• Ține-l clar

Folosiți doar acele detalii care sunt absolut necesare.

• Utilizați 1-2 fonturi și culori

Nu înnebuniți cu fonturile și culorile. Utilizați 1-2 fonturi sigure pentru web și minimizați paleta de culori la doar 2-3 culori. Este întotdeauna o idee excelentă să rămâi la culorile tale corporative.

• Utilizați o fotografie profesională

Utilizați fotografii realizate într-un mediu profesional sau pe un fundal neutru.

• Organizați toate elementele

Asigurați-vă că puneți cele mai importante elemente în partea de sus.

Cum se implementează semnăturile interne de e-mail?

Subsolurile e-mailului nu se referă doar la aspectul lor vizual. Există și o latură tehnică care este la fel de importantă.

În mod ideal, atât semnăturile externe, cât și cele interne ar trebui optimizate pentru diverse dispozitive și browsere. Fiecare semnătură ar trebui actualizată la timp. În plus, toți angajații ar trebui să poată folosi două tipuri de semnături pentru e-mailurile de ieșire și de intrare. Și acest lucru nu este ușor de realizat în organizațiile cu sute sau mii de lucrători. În astfel de cazuri, este dificil să faci fără software special care permite crearea, implementarea și gestionarea mai multor semnături dintr-un singur tablou de bord.

Cele mai bune exemple de semnături de e-mail interne

Acum, vrem să vă arătăm câteva dintre cele mai bune exemple de semnături de e-mail interne. A fi inspirat!

Concluzie

Semnătura de e-mail (internă, externă) este o modalitate excelentă de a promova produse sau servicii, de a educa clienții și angajații, de a împărtăși informații valoroase etc. Spre deosebire de subsolurile de e-mail externe, cele interne ar trebui să fie mai scurte și mai minimaliste.

Deși ar putea fi ușor să creezi o semnătură de e-mail personală, pentru organizațiile mari, este dificil să faci, să implementezi și să actualizezi toate semnăturile din întreaga companie, cu excepția cazului în care folosesc software specializat care le permite să creeze și să gestioneze cu ușurință semnăturile de e-mail pentru mai mulți utilizatori. .

Deci, dacă sunteți în căutarea unei modalități convenabile de a proiecta și controla semnăturile de e-mail (externe și interne) în cadrul companiei dvs., suntem aici pentru a vă ajuta. Aflați mai multe sau încercați software-ul gratuit astăzi.