Wewnętrzne podpisy e-mail: najlepsze wskazówki i przykłady

1. Dlaczego firmy używają wewnętrznych podpisów e-mail?
2. Zewnętrzny a wewnętrzny podpis e-mail
3. Co zawrzeć w zewnętrznym podpisie e-mail?
4. Wewnętrzny podpis e-mail powinien zawierać
5. Wskazówki, jak zrobić najlepszy wewnętrzny podpis e-mail
6. Jak zaimplementować wewnętrzne podpisy e-mail?
7. Najlepsze przykłady wewnętrznych podpisów e-mail

Podpisywanie e-maili wydaje się logiczne. Ale jeśli sprawdzisz swoją skrzynkę odbiorczą, zauważysz, że jest wiele niepodpisanych listów. Mimo to odbiorcy zawsze chętnie wiedzą, z kim mają do czynienia, a przynajmniej czują, że po drugiej stronie ekranu jest realna osoba.

W dużych firmach pracownicy często pracują w różnych budynkach, miastach, a nawet krajach. W takich przypadkach e-mail często służy jako jeden z najważniejszych kanałów komunikacji. A w najlepszym interesie firmy jest, aby ta komunikacja była jak najbardziej wydajna i wygodna.

Pobierz nasz raport , aby dowiedzieć się, jak firmy mogą w pełni wykorzystać komunikację w miejscu pracy.

Dlaczego firmy używają wewnętrznych podpisów e-mail?

Używanie podpisu e-mail do komunikacji wewnętrznej jest ważne dla organizacji z wieloma pracownikami. Pomaga uczynić rozmowy bardziej osobistymi i ludzkimi, zachować profesjonalizm poprzez przestrzeganie standardów biznesowych oraz informować pracowników o najnowszych wiadomościach z firmy.

Zapoznaj się z tym artykułem, aby dowiedzieć się, jak poprawić wewnętrzną komunikację e-mail.

Zewnętrzny a wewnętrzny podpis e-mail

Wiele firm używa tej samej stopki e-mail do wiadomości zewnętrznych i wewnętrznych. Bardzo często maile pisane do współpracowników to tylko kilka słów, a stopka jest znacznie dłuższa niż sama treść wiadomości.

Jednak najlepsze praktyki dotyczące podpisów w wiadomościach e-mail nakazują, aby podpisy wewnętrzne były jak najkrótsze, ale nadal zawierały istotne informacje o nadawcach.

Ogólnie rzecz biorąc, podpis e-maila wewnątrz organizacji powinien być bardzo minimalny w porównaniu do stopki zewnętrznej wiadomości e-mail. W większości przypadków Twoi współpracownicy nie muszą widzieć banerów promocyjnych, linków do mediów społecznościowych, zastrzeżeń prawnych itp.

Co zawrzeć w zewnętrznym podpisie e-mail?

• Logo/zdjęcie

Zalecamy dołączenie swojego zdjęcia do profesjonalnego podpisu e-mail, ponieważ jest to dobry sposób na spersonalizowanie komunikacji e-mail i budowanie lepszych relacji z odbiorcą.

• Wszystkie informacje kontaktowe

Obejmuje to imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail, adres, nazwę firmy i stronę internetową.

• Linki do mediów społecznościowych

Dodaj te linki, aby promować swoją obecność w mediach społecznościowych i najlepsze treści wśród odbiorców z największą szansą na nawiązanie z nimi kontaktu — odbiorców, którzy czytają Twoje e-maile.

• Zastrzeżenie prawne (opcjonalnie)

W niektórych krajach wymagane jest prawne wyłączenie odpowiedzialności w wiadomości e-mail, aby zapewnić zgodność firmy z różnymi globalnymi przepisami.

• Przyciski banerowe lub wezwania do działania (opcjonalnie)

Możesz użyć banerów promocyjnych w zewnętrznych wiadomościach e-mail, aby reklamować swoje produkty, usługi, wydarzenia, certyfikaty i nagrody w każdej wysyłanej wiadomości e-mail.

Zobacz przykład dobrego zewnętrznego podpisu w wiadomości e-mail.

Wewnętrzny podpis e-mail powinien zawierać

Jak wspomnieliśmy wcześniej, powinieneś być mądry w projektowaniu wewnętrznego e-maila, aby komunikacja była płynna i łatwa do strawienia. Zachowaj minimalistyczny podpis wewnątrz organizacji i pozostaw wszystkie „dzwonki i gwizdki” dla zewnętrznego.

W idealnym przypadku Twoja wewnętrzna stopka e-mail powinna zawierać następujące elementy:

• Zdjęcie

Podobnie jak w przypadku podpisu zewnętrznego, zdjęcie jest ważne, aby Twoja komunikacja była bardziej osobista. Jest to bardzo pomocne, gdy Ty lub Twój zespół pracujecie w różnych lokalizacjach i nie możecie spotkać się osobiście. Pamiętaj jednak, aby trzymać się standardów biznesowych. Zdjęcia z plaży z kieliszkiem tequili są niedopuszczalne w biznesie.

• Imię i nazwisko

Byłbyś zaskoczony, ale widzieliśmy wiele podpisów e-mail, które nawet nie zawierały nazwy nadawcy. Nie rób tego. Lepiej podać zarówno imię, jak i nazwisko.

• Stanowisko

Dodaj swoje stanowisko i dział. Pomoże to Twojemu koledze z innego działu/lokalizacji zrozumieć, z jakim typem osoby ma do czynienia.

• E-mail

Możesz pomyśleć, że dodanie adresu e-mail do stopki e-maila nie ma sensu, ponieważ odbiorcy mogą kliknąć „Odpowiedz”, jeśli chcą odpowiedzieć na Twój e-mail. Jednak niektórzy klienci poczty e-mail wyświetlają tylko nazwy nadawców, a jeśli wiadomość e-mail zostanie przekazana dalej, następny odbiorca zobaczy nazwę, a nie adres e-mail. Dołączenie adresu e-mail do podpisu może na dłuższą metę zaoszczędzić czas wszystkim.

• Telefon

Dodaj numer, pod którym można się z Tobą najczęściej kontaktować. Lepiej unikać umieszczania wielu cyfr w jednym podpisie wewnętrznym.

• Lokalizacja ocjonalnie)

Jeśli Twoja organizacja ma kilka biur, może być konieczne dodanie lokalizacji, aby czytelnicy wiedzieli, skąd pochodzi Twoja wiadomość.

Oto przykład dobrego podpisu e-mail wewnątrz organizacji.

Wskazówki, jak zrobić najlepszy wewnętrzny podpis e-mail

Aby zachować atrakcyjną i profesjonalną kompozycję wewnętrznego podpisu e-mail, postępuj zgodnie z tymi prostymi wskazówkami:

• Trzymaj się szablonu

Nie pozwól pracownikom używać różnych szablonów podpisów. Jeśli chcesz tworzyć i zarządzać wieloma podpisami dla wszystkich pracowników, łatwiej będzie wypróbować generatory podpisów e-mail, takie jak Newoldstamp.  

• Niech to będzie jasne

Używaj tylko tych szczegółów, które są absolutnie niezbędne.

• Użyj 1-2 czcionek i kolorów

Nie szalej z czcionkami i kolorami. Użyj 1-2 bezpiecznych czcionek internetowych i zminimalizuj paletę kolorów do zaledwie 2-3 kolorów. Zawsze dobrym pomysłem jest trzymanie się barw firmowych.

• Użyj profesjonalnego zdjęcia

Używaj zdjęć zrobionych w profesjonalnym środowisku lub na neutralnym tle.

• Uporządkuj wszystkie elementy

Upewnij się, że najważniejsze elementy umieściłeś na górze.

Jak zaimplementować wewnętrzne podpisy e-mail?

Stopki e-maili to nie tylko aspekt wizualny. Jest też strona techniczna, która jest równie ważna.

Idealnie, zarówno zewnętrzne, jak i wewnętrzne podpisy powinny być zoptymalizowane pod kątem różnych urządzeń i przeglądarek. Każdy podpis powinien być aktualizowany na czas. Ponadto wszyscy pracownicy powinni mieć możliwość korzystania z dwóch rodzajów podpisów dla wychodzących i przychodzących wiadomości e-mail. A nie jest to łatwe do osiągnięcia w organizacjach zatrudniających setki lub tysiące pracowników. W takich przypadkach trudno obejść się bez specjalnego oprogramowania , które umożliwia tworzenie, wdrażanie i zarządzanie wieloma podpisami z jednego pulpitu nawigacyjnego.

Najlepsze przykłady wewnętrznych podpisów e-mail

Teraz chcemy pokazać niektóre z najlepszych przykładów wewnętrznych podpisów e-mail. Zainspirować się!

Wniosek

Podpis e-mail (wewnętrzny, zewnętrzny) to doskonały sposób na promocję produktów lub usług, edukowanie klientów i pracowników, dzielenie się cennymi informacjami itp. W przeciwieństwie do zewnętrznych stopek e-maili, wewnętrzne powinny być krótsze i bardziej minimalistyczne.

Chociaż utworzenie osobistego podpisu w wiadomości e-mail może być łatwe, w przypadku dużych organizacji tworzenie, wdrażanie i aktualizowanie wszystkich podpisów w całej firmie może być trudne, chyba że korzystają one ze specjalistycznego oprogramowania, które umożliwia łatwe tworzenie podpisów wiadomości e-mail dla wielu użytkowników i zarządzanie nimi .

Jeśli więc szukasz wygodnego sposobu projektowania i kontrolowania podpisów e-mail (zewnętrznych i wewnętrznych) w Twojej firmie, jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc. Dowiedz się więcej lub wypróbuj oprogramowanie za darmo już dziś.