Dahili E-posta İmzaları: En İyi İpuçları ve Örnekler

1. Şirketler neden dahili e-posta imzalarını kullanır?
2. Harici ve dahili e-posta imzası
3. Harici bir e-posta imzasına ne dahil edilmelidir?
4. Dahili bir e-posta imzası şunları içermelidir:
5. En iyi dahili e-posta imzasının nasıl oluşturulacağına dair ipuçları
6. Dahili e-posta imzaları nasıl uygulanır?
7. En iyi dahili e-posta imza örnekleri

E-postalarınızı imzalamak mantıklı görünüyor. Ancak gelen kutunuzu kontrol ederseniz, birçok imzasız mektup olduğunu fark edeceksiniz. Yine de alıcılar kiminle anlaştıklarını bilmekten veya en azından ekranın diğer tarafında gerçek bir insan olduğunu hissetmekten her zaman memnun olurlar.

Büyük şirketlerde çalışanlar genellikle farklı binalarda, şehirlerde ve hatta ülkelerde çalışır. Bu gibi durumlarda, e-posta genellikle en önemli iletişim kanallarından biri olarak hizmet eder. Ve bu iletişimi mümkün olduğunca verimli ve kullanışlı hale getirmek şirketin çıkarınadır.

Şirketlerin işyeri iletişimlerinden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceklerini öğrenmek için raporumuzu indirin .

Şirketler neden dahili e-posta imzalarını kullanıyor?

İç iletişim için bir e-posta imzası kullanmak, çok sayıda çalışanı olan kuruluşlar için önemlidir. Görüşmeleri daha kişisel ve insani hale getirmeye, iş standartlarına bağlı kalarak profesyonelliği sürdürmeye ve çalışanları en son şirket haberleri hakkında bilgilendirmeye yardımcı olur.

Dahili e-posta iletişiminizi nasıl geliştireceğinizi öğrenmek için bu makaleye göz atın.

Harici ve dahili e-posta imzası

Birçok şirket, harici ve dahili mesajlar için aynı e-posta alt bilgisini kullanır. Çoğu zaman, iş arkadaşlarına yazılan e-postalar sadece birkaç kelimedir ve alt bilgi, mesajın içeriğinden çok daha uzundur.

Bununla birlikte, e-posta imzası en iyi uygulamaları, dahili imzaların mümkün olduğunca kısa olmasını, ancak yine de gönderenler hakkında temel bilgileri sağlaması gerektiğini belirtir.

Genel olarak, kurum içi e-posta imzanız, harici e-posta alt bilginize kıyasla çok az olmalıdır. Çoğu durumda, iş arkadaşlarınızın tanıtım afişlerini, sosyal medya bağlantılarını, yasal sorumluluk reddi beyanlarını vb. görmesi gerekmez.

Harici bir e-posta imzasına neler dahil edilmelidir?

• Logo/fotoğraf

E-posta iletişimlerinizi kişiselleştirmenin ve alıcınızla daha iyi ilişkiler kurmanın iyi bir yolu olduğundan, profesyonel e-posta imzanıza kendi fotoğrafınızı eklemenizi öneririz.

• Tüm iletişim bilgileri

Buna bir isim, unvan, telefon numarası(lar), e-posta, adres, şirket adı ve web sitesi dahildir.

• Sosyal medya bağlantıları

Sosyal varlığınızı ve en iyi içeriğinizi, onunla bağlantı kurma şansı en yüksek olan hedef kitleye, yani e-postalarınızı okuyan alıcılara tanıtmak için bu bağlantıları ekleyin.

• Yasal sorumluluk reddi (isteğe bağlı)

Şirketin çeşitli küresel düzenlemelere uymasını sağlamak için bazı ülkelerde yasal bir e-posta sorumluluk reddi beyanı gereklidir.

• Banner veya CTA düğmeleri (isteğe bağlı)

Gönderdiğiniz her e-postada ürünlerinizin, hizmetlerinizin, etkinliklerinizin, sertifikalarınızın ve ödüllerinizin reklamını yapmak için harici e-postalarınızda tanıtım afişleri kullanmak isteyebilirsiniz.

İyi bir harici e-posta imzası örneğine bakın.

Dahili bir e-posta imzası şunları içermelidir:

Daha önce de belirttiğimiz gibi, iletişimi sorunsuz ve sindirimi kolay hale getirmek için dahili e-posta tasarımınızla akıllı olmalısınız. Kurum içi imzanızı minimalist tutun ve tüm "çan ve ıslıkları" harici imzanız için bırakın.

İdeal olarak, dahili e-posta alt bilginiz aşağıdaki öğeleri içermelidir:

• Fotoğraf

Tıpkı harici bir imzada olduğu gibi, iletişiminizi daha kişisel hale getirmek için bir fotoğraf önemlidir. Bu, siz veya ekibiniz farklı konumlardan çalışırken ve yüz yüze görüşemediğinizde çok faydalıdır. Ancak iş standartlarına bağlı kalmayı unutmayın. Bir bardak tekila ile sahilden fotoğraflar iş dünyasında kabul edilemez.

• Adı ve soyadı

Şaşıracaksınız ama gönderenin adını bile içermeyen birçok e-posta imzası gördük. Bunu yapma. Hem bir isim hem de bir soyadı eklemek daha iyidir.

• İş ismi

İş unvanınızı ve departmanınızı ekleyin. Bu, başka bir departmandan/yerden iş arkadaşınızın ne tür bir insanla uğraştığını anlamasına yardımcı olacaktır.

• E-posta

Bir e-posta altbilgisine bir e-posta adresi eklemenin anlamsız olduğunu düşünebilirsiniz, çünkü alıcılar e-postanızı yanıtlamak isterlerse "Yanıtla"yı tıklayabilirler. Ancak, bazı e-posta istemcileri yalnızca gönderenlerin adlarını görüntüler ve e-postanız yönlendirilirse, sonraki alıcı e-posta adresini değil adı görür. İmzanıza bir e-posta adresi eklemek, uzun vadede herkes için zaman kazandırabilir.

• Telefon

Size en sık ulaşabileceğiniz numarayı ekleyin. Tek bir dahili imzaya birçok sayı eklemekten kaçınmak daha iyidir.

• İsteğe bağlı konum)

Kuruluşunuzun birden fazla ofisi varsa, okuyucuların mesajınızın nereden geldiğini bilmesini sağlamak için bir konum eklemeniz gerekebilir.

İşte iyi bir kurum içi e-posta imzası örneği.

En iyi dahili e-posta imzasının nasıl yapılacağına dair ipuçları

Dahili e-posta imza kompozisyonunuzu çekici ve profesyonel tutmak için şu basit ipuçlarını izleyin:

• Şablona bağlı kalın

Çalışanların imzaları için farklı şablonlar kullanmasına izin vermeyin. Tüm çalışanlar için birden fazla imza oluşturmak ve yönetmek istiyorsanız, Newoldstamp gibi e-posta imza oluşturucularını denemeyi daha kolay bulacaksınız.  

• açık tut

Yalnızca kesinlikle gerekli olan ayrıntıları kullanın.

• 1-2 yazı tipi ve renk kullanın

Yazı tiplerine ve renklere deli olmayın. 1-2 web uyumlu yazı tipi kullanın ve renk paletini yalnızca 2-3 renge indirin. Kurumsal renklerinize bağlı kalmak her zaman harika bir fikirdir.

• Profesyonel bir fotoğraf kullanın

Profesyonel bir ortamda veya nötr bir arka planda çekilmiş fotoğrafları kullanın.

• Tüm öğeleri düzenleyin

En önemli öğeleri en üste koyduğunuzdan emin olun.

Dahili e-posta imzaları nasıl uygulanır?

E-posta altbilgileri yalnızca görsel yönleriyle ilgili değildir. Aynı derecede önemli olan teknik bir taraf da var.

İdeal olarak, hem harici hem de dahili imzalar çeşitli cihazlar ve tarayıcılar için optimize edilmelidir. Her imza zamanında güncellenmelidir. Ayrıca, tüm çalışanlar giden ve gelen e-postalar için iki tür imza kullanabilmelidir. Ve bunu yüzlerce ya da binlerce çalışanı olan organizasyonlarda başarmak kolay değil. Bu gibi durumlarda, tek bir gösterge panosundan birden çok imza oluşturmaya, dağıtmaya ve yönetmeye izin veren özel bir yazılım olmadan yapmak zordur .

En iyi dahili e-posta imza örnekleri

Şimdi size en iyi dahili e-posta imza örneklerinden bazılarını göstermek istiyoruz. İlham almak!

Çözüm

E-posta imzası (dahili, harici), ürünleri veya hizmetleri tanıtmak, müşterileri ve çalışanları eğitmek, değerli bilgileri paylaşmak vb. için mükemmel bir yoldur. Harici e-posta alt bilgilerinden farklı olarak, dahili olanlar daha kısa ve daha minimalist olmalıdır.

Kişisel bir e-posta imzası oluşturmak kolay olsa da, büyük kuruluşlar için, birden fazla kullanıcı için e-posta imzalarını kolayca oluşturup yönetmelerini sağlayan özel yazılımlar kullanmadıkları sürece, tüm şirketteki tüm imzaları oluşturmak, dağıtmak ve güncellemek zahmetlidir. .

Bu nedenle, şirketiniz genelinde e-posta imzalarını (harici ve dahili) tasarlamanın ve kontrol etmenin uygun bir yolunu arıyorsanız, size yardımcı olmak için buradayız. Daha fazlasını öğrenin veya yazılımı bugün ücretsiz deneyin.