ลายเซ็นอีเมลภายใน: เคล็ดลับและตัวอย่างที่ดีที่สุด

1. เหตุใดบริษัทต่างๆ จึงใช้ลายเซ็นอีเมลภายใน
2. ลายเซ็นอีเมลภายนอกกับภายใน
3. สิ่งที่จะรวมในลายเซ็นอีเมลภายนอก?
4. ลายเซ็นอีเมลภายในควรประกอบด้วย
5. เคล็ดลับในการสร้างลายเซ็นอีเมลภายในที่ดีที่สุด
6. จะใช้ลายเซ็นอีเมลภายในได้อย่างไร
7. ตัวอย่างลายเซ็นอีเมลภายในที่ดีที่สุด

การลงชื่ออีเมลของคุณดูสมเหตุสมผล แต่หากคุณตรวจสอบกล่องจดหมายเข้า คุณจะพบว่ามีจดหมายที่ไม่ได้ลงชื่อจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม ผู้รับยินดีเสมอที่รู้ว่าพวกเขาจัดการกับใคร หรืออย่างน้อยก็รู้สึกว่ามีคนจริงอยู่อีกด้านของหน้าจอ

ในบริษัทขนาดใหญ่ พนักงานมักจะทำงานในอาคาร เมือง หรือแม้แต่ประเทศต่างๆ ในกรณีเช่นนี้ อีเมลมักเป็นช่องทางการสื่อสารที่สำคัญที่สุดช่องทางหนึ่ง และเพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัทในการทำให้การสื่อสารนี้มีประสิทธิภาพและสะดวกที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ดาวน์โหลดรายงานของเรา เพื่อเรียนรู้ว่าบริษัทต่างๆ จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการสื่อสารในที่ทำงานได้อย่างไร

เหตุใดบริษัทจึงใช้ลายเซ็นอีเมลภายใน

การใช้ลายเซ็นอีเมลสำหรับการสื่อสารภายในเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก ช่วยให้การสนทนาเป็นส่วนตัวและเป็นมนุษย์มากขึ้น รักษาความเป็นมืออาชีพโดยยึดมาตรฐานทางธุรกิจ และแจ้งพนักงานเกี่ยวกับข่าวสารล่าสุดของบริษัท

ดูบทความนี้เพื่อเรียนรู้วิธีปรับปรุงการสื่อสารทางอีเมลภายในของคุณ

ลายเซ็นอีเมลภายนอกกับภายใน

หลายบริษัทใช้ส่วนท้ายของอีเมลเดียวกันสำหรับข้อความภายนอกและภายใน บ่อยครั้ง อีเมลที่เขียนถึงเพื่อนร่วมงานเป็นเพียงคำสองสามคำ และส่วนท้ายนั้นยาวกว่าเนื้อหาของข้อความเอง

อย่างไรก็ตาม แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอีเมลกำหนดว่าลายเซ็นภายในควรสั้นที่สุด แต่ยังคงให้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับผู้ส่ง

โดยทั่วไป ลายเซ็นอีเมลภายในองค์กรของคุณควรน้อยที่สุดเมื่อเทียบกับส่วนท้ายของอีเมลภายนอก ในกรณีส่วนใหญ่ เพื่อนร่วมงานของคุณไม่จำเป็นต้องเห็นแบนเนอร์ส่งเสริมการขาย ลิงก์โซเชียลมีเดีย คำปฏิเสธความรับผิดชอบทางกฎหมาย ฯลฯ

สิ่งที่จะรวมไว้ในลายเซ็นอีเมลภายนอก?

• โลโก้/รูปภาพ

เราแนะนำให้ใส่รูปถ่ายของคุณเองในลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ เนื่องจากเป็นวิธีที่ดีในการปรับแต่งการสื่อสารทางอีเมลให้เป็นส่วนตัวและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้รับ

• ข้อมูลการติดต่อทั้งหมด

ซึ่งรวมถึงชื่อ ตำแหน่ง หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล ที่อยู่ ชื่อบริษัท และเว็บไซต์

• ลิงค์โซเชียลมีเดีย

เพิ่มลิงก์เหล่านี้เพื่อส่งเสริมสถานะทางสังคมและเนื้อหาที่ดีที่สุดของคุณให้กับผู้ชมโดยมีโอกาสสูงสุดในการเชื่อมต่อกับพวกเขา นั่นคือผู้รับที่อ่านอีเมลของคุณ

• ข้อจำกัดความรับผิดชอบทางกฎหมาย (ไม่บังคับ)

ในบางประเทศจำเป็นต้องมีข้อจำกัดความรับผิดชอบทางอีเมลทางกฎหมายเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับระดับโลกต่างๆ

• ปุ่มแบนเนอร์หรือ CTA (ไม่บังคับ)

คุณอาจต้องการใช้แบนเนอร์ส่งเสริมการขายในอีเมลภายนอกของคุณเพื่อโฆษณาผลิตภัณฑ์ บริการ กิจกรรม การรับรอง และรางวัลในอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง

ดูตัวอย่างลายเซ็นอีเมลภายนอกที่ดี

ลายเซ็นอีเมลภายในควรประกอบด้วย

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คุณควรฉลาดในการออกแบบอีเมลภายในของคุณ เพื่อให้การสื่อสารราบรื่นและเข้าใจง่าย รักษาลายเซ็นภายในองค์กรของคุณให้เรียบง่ายและปล่อยให้ "เสียงระฆังและเสียงนกหวีด" ทั้งหมดสำหรับบุคคลภายนอกของคุณ

ตามหลักการแล้ว ส่วนท้ายอีเมลภายในของคุณควรประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

• รูปถ่าย

เช่นเดียวกับลายเซ็นภายนอก ภาพถ่ายเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้การสื่อสารของคุณเป็นส่วนตัวมากขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณหรือทีมของคุณทำงานจากสถานที่ต่าง ๆ และไม่สามารถมาพบกันได้ แต่อย่าลืมยึดมาตรฐานธุรกิจ ภาพถ่ายจากชายหาดพร้อมแก้วเตกีลาเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ในการทำธุรกิจ

• ชื่อและนามสกุล

คุณจะแปลกใจ แต่เราเห็นลายเซ็นอีเมลจำนวนมากที่ไม่มีชื่อผู้ส่งด้วยซ้ำ อย่าทำอย่างนั้น จะดีกว่าที่จะรวมทั้งชื่อและนามสกุล

• ตำแหน่งงาน

เพิ่มตำแหน่งงานและแผนกของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณจากแผนก/สถานที่อื่นเข้าใจว่าพวกเขากำลังติดต่อกับบุคคลประเภทใด

• อีเมล

คุณอาจคิดว่าการเพิ่มที่อยู่อีเมลในส่วนท้ายของอีเมลนั้นไม่มีประโยชน์เพราะผู้รับสามารถคลิก "ตอบกลับ" ได้หากต้องการตอบอีเมลของคุณ อย่างไรก็ตาม โปรแกรมรับส่งอีเมลบางโปรแกรมจะแสดงเฉพาะชื่อผู้ส่ง และหากอีเมลของคุณถูกส่งต่อ ผู้รับรายต่อไปจะเห็นชื่อ ไม่ใช่ที่อยู่อีเมล การรวมที่อยู่อีเมลในลายเซ็นของคุณสามารถประหยัดเวลาสำหรับทุกคนในระยะยาว

• โทรศัพท์

เพิ่มหมายเลขที่คุณติดต่อได้บ่อยที่สุด เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงการรวมตัวเลขจำนวนมากในลายเซ็นภายในฉบับเดียว

• ที่ตั้ง (ไม่บังคับ)

ถ้าองค์กรของคุณมีสำนักงานหลายแห่ง อาจจำเป็นต้องเพิ่มตำแหน่งที่ตั้งเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าข้อความของคุณมาจากไหน

นี่คือตัวอย่างลายเซ็นอีเมลภายในองค์กรที่ดี

เคล็ดลับในการสร้างลายเซ็นอีเมลภายในที่ดีที่สุด

เพื่อให้องค์ประกอบลายเซ็นอีเมลภายในของคุณน่าสนใจและเป็นมืออาชีพ ให้ทำตามเคล็ดลับง่ายๆ เหล่านี้:

• ยึดติดกับแม่แบบ

อย่าให้พนักงานใช้เทมเพลตที่แตกต่างกันสำหรับลายเซ็น หากคุณต้องการสร้างและจัดการหลายลายเซ็นสำหรับพนักงานทุกคน คุณจะพบว่ามันง่ายกว่าที่จะลองใช้ตัวสร้างลายเซ็นอีเมล เช่น Newoldstamp  

• ให้มันชัดเจน

ใช้เฉพาะรายละเอียดที่จำเป็นอย่างยิ่งเท่านั้น

• ใช้แบบอักษรและสี 1-2 แบบ

อย่าคลั่งไคล้แบบอักษรและสี ใช้ แบบอักษรที่ปลอดภัยสำหรับเว็บ 1-2 แบบ และย่อจานสีให้เหลือเพียง 2-3 สี คุณควรยึดมั่นในสีสันขององค์กรอยู่เสมอ

• ใช้รูปถ่ายมืออาชีพ

ใช้ภาพที่ถ่ายในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพหรือพื้นหลังที่เป็นกลาง

• จัดระเบียบองค์ประกอบทั้งหมด

อย่าลืมใส่องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดไว้ด้านบน

จะใช้ลายเซ็นอีเมลภายในได้อย่างไร

ส่วนท้ายของอีเมลไม่ได้เป็นเพียงเกี่ยวกับรูปลักษณ์เท่านั้น นอกจากนี้ยังมีด้านเทคนิคที่มีความสำคัญเท่าเทียมกัน

ตามหลักการแล้ว ลายเซ็นทั้งภายนอกและภายในควรได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับอุปกรณ์และเบราว์เซอร์ต่างๆ ทุกลายเซ็นควรได้รับการอัปเดตตรงเวลา นอกจากนี้ พนักงานทุกคนควรสามารถใช้ลายเซ็นได้สองประเภทสำหรับอีเมลขาออกและขาเข้า และนี่ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะบรรลุในองค์กรที่มีพนักงานหลายแสนคน ในกรณีเช่นนี้ จะทำได้ยากหากไม่มี ซอฟต์แวร์พิเศษ ที่อนุญาตให้สร้าง ปรับใช้ และจัดการลายเซ็นหลายรายการจากแดชบอร์ดเดียว

ตัวอย่างลายเซ็นอีเมลภายในที่ดีที่สุด

ตอนนี้ เราต้องการแสดงตัวอย่างลายเซ็นอีเมลภายในที่ดีที่สุดบางส่วน ได้รับแรงบันดาลใจ!

บทสรุป

ลายเซ็นอีเมล (ภายใน ภายนอก) เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการโปรโมตผลิตภัณฑ์หรือบริการ ให้ความรู้แก่ลูกค้าและพนักงาน แบ่งปันข้อมูลที่มีค่า ฯลฯ ส่วนท้ายของอีเมลควรสั้นกว่าและเรียบง่ายกว่าซึ่งแตกต่างจากส่วนท้ายของอีเมลภายนอก

แม้ว่าการสร้างลายเซ็นอีเมลส่วนบุคคลอาจเป็นเรื่องง่าย แต่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ การสร้าง ปรับใช้ และอัปเดตลายเซ็นทั้งหมดในบริษัททั้งหมดเป็นเรื่องยาก เว้นแต่พวกเขาจะใช้ซอฟต์แวร์พิเศษที่ช่วยให้สร้างและจัดการลายเซ็นอีเมลสำหรับผู้ใช้หลายรายได้อย่างง่ายดาย .

ดังนั้น หากคุณกำลังมองหาวิธีที่สะดวกในการออกแบบและควบคุมลายเซ็นอีเมล (ภายนอกและภายใน) ในบริษัทของคุณ เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมหรือทดลองใช้ซอฟต์แวร์ได้ฟรีวันนี้